كيفية إرسال الفواتير إلى المحاسب كل ربع سنة

باستخدام KipBill، يمكنك أن ترسل إلى محاسبك كل مستندات الربع في رابط واحد. افتح لمحاسبك من القائمة، واختر الربع، واكتب البريد الإلكتروني لمحاسبك، ثم اضغط أرسل. فتصله رسالة بريد إلكتروني فيها رابط إلى صفحة لا تحتاج إلى حساب ولا إلى تثبيت أي شيء، ينزّل منها ملف ZIP يضم كل فاتورة وكل إشعار دائن بصيغة PDF، وإيصالات مصروفاتك، وملف Excel فيه دفتر المبيعات ودفتر المصروفات، والضرائب حسب النسبة، والدفعات المستلمة، والإجماليات.

وإن شئت، ففعّل الإرسال التلقائي مرة واحدة، فيُرسل وحده في اليوم الثالث بعد نهاية كل ربع سنة. الميزة متاحة في خطط Starter وPro وBusiness. يعرض هذا الدليل كل خطوة بلقطات شاشة حقيقية، ويبيّن بالضبط ما يصل إلى محاسبك.

خطوة بخطوة

1. افتح «لمحاسبك» واختر الفترة

   من قائمة KipBill، اضغط لمحاسبك. في الأعلى، اختر ربع سنة أو شهر أو سنة، ثم اختر الفترة المحددة بجانبها. يظهر في البداية آخر ربع سنة انتهى.

   وتحت ذلك، يعدّ قسم ما يصل إلى محاسبك كل ما سيُرسل: الفواتير والإشعارات الدائنة، والمصروفات (وكم منها له إيصال)، والدفعات المستلمة، وجدول البيانات.

   kipbill.com/ar/dashboard/accountant

   

2. راجع ما يستحق الإصلاح

   في قسم قبل أن ترسله، يعرض لك KipBill ما سيراه محاسبك أيضًا ويستحق أن تصلحه أولًا. يذكر كل تنبيه المستندات المعنية، ومعه رابط إصلاح:

   • فواتير بلا رقم ضريبي للعميل؛
   • مصروفات بلا إيصال؛
   • مسودات فواتير لم تُصدر بعد، ولن تُرسل؛
   • إشعارات دائنة أُرسلت ولم تُطبَّق، فلا تُحتسب بعد؛
   • فواتير ملغاة، تظهر في القائمة ولا تُحتسب؛
   • مبالغ بعملات أخرى، تُعرض على حدة ولا تُجمع مع غيرها أبدًا.

   ويعرض قسم أرقام الفترة ما سيراه محاسبك نفسه: المبيعات (قبل الضريبة)، والضريبة المحصّلة، والاستقطاع إن كنت تطبّقه، والمصروفات (قبل الضريبة)، والضريبة المدفوعة، والفرق بين الضريبة المحصّلة والمدفوعة.

   

3. أضف محاسبك

   في قسم محاسبك، اكتب بريده الإلكتروني. الاسم اختياري. اختر لغة الرسالة وجدول البيانات، وقد تختلف عن لغتك، وإذا أردت أن يُرسل وحده، فحدّد أرسله تلقائيًا كل ربع سنة. ثم اضغط حفظ. لن تحتاج إلى ذلك إلا مرة واحدة.

   

4. اضغط «أرسل»

   اضغط الزر أرسل إلى الذي يظهر عليه البريد الإلكتروني لمحاسبك. تصله رسالة فيها ملخص الفترة وزر افتح المستندات، وتصلك نسخة مما وصله.

   هل تفضّل إرساله عبر WhatsApp أو من بريدك الإلكتروني؟ اضغط نسخ الرابط والصقه حيث تشاء. ويفتح لك زر اطّلع على ما سيصله صفحته كما سيراها. أما تنزيل ZIP وجدول البيانات فينزّلان الملفات لك أنت.

   

ما يصل إلى محاسبك

رسالة بريد إلكتروني بالملخص

تصله الرسالة باسم شركتك، وفيها الفترة، وعدد الفواتير والمصروفات، والأرقام الرئيسية، وما يستحق الانتباه، وزر بلون علامتك التجارية. وإذا ردّ عليها، يصلك ردّه أنت.

صفحة لتنزيل كل شيء

يفتح الزر صفحة فيها أرقام الفترة حسب العملة ونسبة الضريبة، وما يستحق الانتباه، وزرّا تنزيل: تنزيل كل شيء (ZIP) وجدول البيانات فقط (Excel). تعمل الصفحة على الكمبيوتر والهاتف، دون إنشاء أي حساب.

ملف ZIP

• المبيعات والمصروفات - الربع 3 من 2026.xlsx: جدول البيانات.
• الفواتير: كل فاتورة بصيغة PDF، تمامًا كما وصلت إلى عميلك، بقالبك وشعارك ولغتها.
• الإشعارات الدائنة: كل إشعار دائن بصيغة PDF.
• إيصالات المصروفات: صورة كل إيصال أو ملف PDF الخاص به، كما رفعته.
• اقرأني.txt: ما يحتويه المجلد.

يحمل اسم كل ملف التاريخ والرقم واسم العميل أو المورد، فتترتب الملفات من تلقاء نفسها.

ملف Excel

فيه أربع أوراق. والتواريخ والمبالغ فيه تواريخ وأرقام حقيقية، فيستطيع محاسبك الفرز والتصفية والجمع:

• الملخص: لكل عملة، المبيعات حسب نسبة الضريبة، والاستقطاع، والمصروفات حسب نسبة الضريبة، والنتيجة، والضريبة المحصّلة ناقص الضريبة المدفوعة، والدفعات المستلمة، وما يستحق الانتباه.
• المبيعات: صف لكل فاتورة ولكل نسبة ضريبة فيها، مع الرقم الضريبي للعميل. الإشعارات الدائنة بالسالب، والفواتير الملغاة مُدرجة لكنها لا تُحتسب.
• المصروفات: صف لكل مصروف، مع الرقم الضريبي للمورد واسم ملف إيصاله داخل ملف ZIP.
• الدفعات المستلمة: كل دفعة في الفترة، مع فاتورتها والعميل وطريقة الدفع.

دعه يُرسل وحده كل ربع سنة

حدّد أرسله تلقائيًا كل ربع سنة في بيانات محاسبك. في اليوم الثالث بعد نهاية كل ربع سنة (3 يناير و3 أبريل و3 يوليو و3 أكتوبر)، يرسل KipBill إلى محاسبك مستندات الربع بما تتضمنه في تلك اللحظة، وتصلك نسخة منها.

وإذا لم تفعّل ذلك، تذكّرك لوحة التحكم خلال الأيام الأولى من كل ربع سنة بأن الربع السابق جاهز لمحاسبك، مع زر لإرساله.

اعرف ما إذا كان محاسبك قد فتحه

في سجل الإرسال ترى كل إرسال: الفترة، ومتى أُرسل وإلى من، وحالته عند محاسبك: لم يُفتح بعد، أو تم فتحه أو تم تنزيله مع التاريخ. ولا تُحتسب زياراتك أنت عبر اطّلع على ما سيصله.

هل كتبت عنوانًا خاطئًا، أو لم تعد تريد أن يعمل الرابط؟ اضغط إيقاف الرابط فيتوقف عن العمل فورًا.

إذا غيّرت شيئًا بعد الإرسال

يعرض الرابط دائمًا مستندات الفترة كما هي في تلك اللحظة. فإذا أضفت بعد الإرسال رقمًا ضريبيًا كان ناقصًا، أو رفعت إيصالًا، أو أصدرت فاتورة بتاريخ يقع في ذلك الربع، فسيراه محاسبك عندما يفتح الرابط أو ينزّل الملفات. لا حاجة إلى إرساله مرة أخرى.

يعمل في أي بلد

لا يعتمد على أي صيغة رسمية: إنها مستنداتك أنت بصيغة PDF وملف Excel بدفاترك، بعملة كل فاتورة وضرائبها (ضريبة القيمة المضافة، أو ضريبة المبيعات، أو الاستقطاع، أو غيرها). وإذا كنت تُصدر فواتير بعدة عملات، فلكل عملة قسمها الخاص، ولا تُجمع المبالغ التي بعملات مختلفة أبدًا. ويمكن أن تصل الرسالة وملف Excel بأي لغة من اللغات الـ12 التي يتوفر بها KipBill.

الخطة التي تحتاج إليها

ميزة لمحاسبك متاحة في خطط Starter وPro وBusiness. في خطة Free يمكنك فتحها ومعرفة عدد الفواتير والمصروفات والدفعات التي ستُرسل وما يستحق الإصلاح، لكن دون المبالغ؛ وللإرسال أو التنزيل تحتاج إلى خطة Starter. اطّلع على الأسعار.

وفي الفريق، يستطيع مالك الشركة ومديروها إرساله.