Fattura proforma: cos'è, quando usarla + modello gratuito (2026)

Un cliente ti chiede una "fattura proforma" e ti blocchi. È la stessa cosa di un preventivo? La deve pagare? Vale ai fini fiscali? Non potresti mandare direttamente una fattura normale? Se hai mai esitato davanti a una richiesta del genere, non sei l'unico: la fattura proforma è uno dei documenti più fraintesi nella fatturazione delle piccole imprese.

La confusione conta, perché inviare il documento sbagliato al momento sbagliato crea problemi concreti: la dogana può bloccare una spedizione, un cliente può rifiutarsi di sbloccare un acconto o il tuo commercialista può segnalare una "vendita" che in realtà non è mai avvenuta. Fare le cose per bene ti fa apparire organizzato e mantiene la contabilità in ordine.

Questa guida spiega esattamente cos'è una fattura proforma, come si distingue da un preventivo e da una fattura commerciale, quando conviene inviarla, cosa scriverci e come funziona a livello fiscale. Alla fine trovi un modello di fattura proforma gratuito che puoi copiare e usare subito.

Cos'è una fattura proforma?

Una fattura proforma è un documento di vendita preliminare inviato all'acquirente prima che la merce venga consegnata o il lavoro completato. Mostra all'acquirente esattamente ciò che gli verrà addebitato — voci, quantità, prezzi, imposte e totale — così può approvare l'acquisto, organizzare il pagamento o sdoganare la merce, il tutto prima che venga emessa una fattura definitiva e giuridicamente vincolante.

L'espressione latina pro forma significa "per forma". Ed è proprio questo il senso: una fattura proforma somiglia a una fattura vera e contiene quasi le stesse informazioni, ma è una formalità emessa in anticipo, non una richiesta di pagamento registrata in contabilità.

La cosa più importante da capire è questa: una fattura proforma non è una fattura vera (commerciale). Non genera un credito, non entra nel registro delle vendite e nella maggior parte dei Paesi l'acquirente non può usarla per recuperare l'IVA. È una stima in buona fede presentata in formato fattura. Solo la fattura commerciale definitiva — emessa una volta confermato l'accordo — ha valore contabile e fiscale.

Fattura proforma, preventivo e fattura commerciale a confronto

Questi tre documenti formano una sequenza naturale in una vendita, ma non sono intercambiabili. Inviare quello sbagliato comunica la fase sbagliata della trattativa.

In breve: un preventivo dice "ecco quanto costerebbe", una fattura proforma dice "ecco ciò che hai accettato di pagare, pronto perché tu agisca" e una fattura commerciale dice "il lavoro è fatto — ti chiedo di pagare ora."

Quando conviene inviare una fattura proforma?

Ci sono sei situazioni in cui la fattura proforma è il documento giusto.

1. Richiedere un acconto o un anticipo

Quando hai bisogno di essere pagato prima di iniziare — un acconto su un progetto, una caparra di prenotazione o il pagamento anticipato completo di un prodotto — la fattura proforma permette al cliente di pagare a fronte di un documento formale senza che tu debba registrare una vendita non ancora avvenuta. Una volta ricevuto il pagamento, emetti la fattura vera.

2. Spedizioni internazionali e dogana

È l'uso classico. Le autorità doganali richiedono una fattura proforma per calcolare dazi e imposte su merci non ancora vendute o non ancora prezzate del tutto — campioni, ricambi, beni inviati in riparazione o spedizioni in attesa della fattura commerciale definitiva. Senza di essa, la spedizione può restare ferma alla frontiera.

3. Avviare il rapporto con un nuovo cliente

Con un cliente alla prima esperienza puoi voler mettere per iscritto ambito, prezzo e condizioni esatte prima che si muovano soldi o lavoro. Una fattura proforma è più formale e specifica di un preventivo, e questo rassicura entrambe le parti.

4. Ottenere un'approvazione interna o un ordine d'acquisto

Gli acquirenti aziendali e pubblici spesso non possono liberare fondi finché non hanno un documento che somigli a una fattura da allegare a un ordine d'acquisto o a un'approvazione di budget. Una proforma dà al loro ufficio amministrativo qualcosa di concreto su cui apporre il visto — senza che tu registri una vendita prematura.

5. Prova del costo per bandi, visti o finanziamenti

A volte chi presenta una domanda deve dimostrare un costo impegnato — per un bando, una richiesta di visto, un finanziamento per attrezzature o un'autorizzazione preventiva di spesa. La fattura proforma fornisce questa prova senza le conseguenze fiscali di una fattura vera.

6. Fissare prezzo e condizioni su un ordine personalizzato

Per ordini su misura o variabili in cui il totale finale dipende dalle specifiche, una proforma blocca le cifre concordate così non ci sono sorprese quando arriva la fattura commerciale.

Cosa deve contenere una fattura proforma

Una fattura proforma dovrebbe contenere quasi tutto ciò che contiene una fattura definitiva. Le due differenze che contano: deve essere chiaramente contrassegnata come "Fattura proforma" e non deve mai riportare un numero di fattura commerciale.

• La dicitura "Fattura proforma" — in evidenza, così nessuno la scambia per una fattura fiscale
• Un riferimento proforma univoco — separato dalla sequenza delle fatture (es. PF-2026-001)
• Data di emissione e data di validità/scadenza — i prezzi non devono restare aperti a tempo indeterminato
• I dati della tua attività — nome, indirizzo, contatti e partita IVA se prevista
• I dati dell'acquirente — nome, indirizzo e partita IVA per le vendite transfrontaliere
• Un dettaglio chiaro delle voci — descrizione, quantità, prezzo unitario e totale di riga
• Imponibile, imposta e totale complessivo — indica le aliquote IVA anche se non è ancora un documento fiscale
• Termini e modalità di pagamento — come ed entro quando ti aspetti di essere pagato una volta confermato
• Termini di consegna — per le merci, includi gli Incoterms, il peso e il Paese di origine per la dogana
• Una nota che non è una richiesta di pagamento — una riga breve come "Questa è una fattura proforma e non costituisce una fattura fiscale"

Come funzionano IVA e imposte su una fattura proforma

È qui che si commettono la maggior parte degli errori, quindi vale la pena essere precisi.

Una fattura proforma mostra l'imposta perché l'acquirente veda il costo complessivo previsto, ma non addebita l'imposta in senso contabile. Poiché una proforma non è una fattura fiscale valida, in genere l'acquirente non può recuperare l'IVA a credito usandola, e tu non dichiari alcuna IVA a debito sulla sua base. Il presupposto d'imposta si verifica quando emetti la fattura commerciale definitiva.

Il flusso pratico è semplice: emetti la proforma, ricevi la conferma o il pagamento, poi emetti subito una regolare fattura commerciale che diventa il documento fiscale ufficiale. Se un cliente paga a fronte di una proforma, la fattura definitiva che emetti dopo è quella che lui inserisce nella propria dichiarazione IVA — perciò deve riportare gli stessi importi.

Modello di fattura proforma gratuito

Copia la struttura qui sotto, sostituisci i campi tra parentesi e ottieni una fattura proforma valida. Mantieni l'intestazione "FATTURA PROFORMA" e la nota "non è una fattura fiscale": sono quelle due righe a renderla una proforma e non una fattura vera e propria.

                        FATTURA PROFORMA

[Nome della tua attività]               Proforma n.: PF-2026-001
[Indirizzo, città, CAP]                 Data di emissione: [GG/MM/AAAA]
[Email · Telefono]                      Valida fino al: [GG/MM/AAAA]
[Partita IVA]

INTESTATA A:
[Nome del cliente]
[Indirizzo del cliente]
[Partita IVA del cliente — per vendite transfrontaliere]

-------------------------------------------------------------------
Descrizione               Q.tà    Prezzo unit.    Totale riga
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[Prodotto o servizio 1]    2        100,00          200,00
[Prodotto o servizio 2]    1        150,00          150,00
-------------------------------------------------------------------
                                     Imponibile:     350,00
                                     IVA (20%):        70,00
                                     TOTALE:          420,00
-------------------------------------------------------------------

Termini di pagamento: [es. 100% anticipato / 50% acconto, entro 7 giorni]
Modalità di pagamento: [Bonifico bancario / carta — includi i dati]
Termini di consegna: [Incoterms, peso, Paese di origine — se merci]

Questa è una fattura proforma. Non è una fattura fiscale e non
costituisce una richiesta di pagamento. Verrà emessa una fattura
commerciale al momento della conferma.

Come creare una fattura proforma in KipBill

Preparare le proforma a mano in un editor di testo funziona una o due volte, ma diventa in fretta soggetto a errori — totali che non tornano, righe d'imposta mancanti e branding incoerente. KipBill elimina il lavoro manuale.

Parti da un preventivo o da una fattura. Compila il documento con le tue voci e KipBill calcola automaticamente imponibili, imposte e totali — niente calcoli con il foglio elettronico.

Numerazione separata. KipBill tiene preventivi, fatture e note di credito su sequenze di riferimento distinte, così la numerazione ufficiale delle tue fatture resta pulita e a prova di verifica.

Branding coerente. Ogni documento usa il tuo logo, i tuoi colori e il tuo layout, così una proforma appare professionale quanto la fattura definitiva.

Conversione con un clic. Quando il cliente conferma, converti il documento in una regolare fattura commerciale con un solo clic — le stesse voci, ora come tuo documento fiscale ufficiale. Niente ridigitazione, nessun importo che non torna.

Invio e monitoraggio. Invia il PDF direttamente al cliente e scopri quando è stato consegnato e aperto, così sai esattamente a che punto è la trattativa.

Domande frequenti

Una fattura proforma è giuridicamente vincolante?

No. Una fattura proforma non è una richiesta di pagamento giuridicamente vincolante e non genera un debito. Riflette le condizioni che entrambe le parti hanno concordato, ma l'obbligo legale di pagamento sorge solo quando emetti la fattura commerciale definitiva. Si colloca tra un preventivo (un'offerta) e una fattura (una richiesta).

Una fattura proforma richiede un pagamento?

Non di per sé. Una proforma indica all'acquirente quanto dovrà e come pagare, e viene spesso usata per richiedere un anticipo — ma non è di per sé una richiesta esigibile. Molte aziende incassano comunque a fronte di una proforma; quando lo fanno, emettono subito dopo una fattura commerciale come registrazione ufficiale.

Si può recuperare l'IVA su una fattura proforma?

No. Nell'UE, nel Regno Unito e nella maggior parte degli ordinamenti una proforma non è una fattura IVA valida, quindi l'acquirente non può usarla per recuperare l'IVA a credito. Solo la fattura commerciale definitiva consente il recupero dell'imposta. È il motivo principale per cui devi emettere una fattura vera e propria una volta confermata la vendita.

Qual è la differenza tra una fattura proforma e un preventivo?

Un preventivo è un'offerta inviata mentre il cliente sta ancora decidendo, e le sue condizioni sono negoziabili. Una fattura proforma viene inviata dopo che l'accordo è sostanzialmente concordato e presenta le cifre confermate in formato fattura, pronte perché l'acquirente paghi, sdogani la merce o ottenga un'approvazione interna. Una proforma è più formale e più definitiva di un preventivo.

Una fattura proforma può essere convertita in fattura commerciale?

Sì — e così dovrebbe essere. Una volta che l'acquirente conferma o paga, emetti una fattura commerciale con le stesse voci e gli stessi importi. Quella fattura definitiva diventa il documento legale e rilevante ai fini fiscali. In KipBill si tratta di una conversione con un clic, così le cifre coincidono sempre.

Quanto è valida una fattura proforma?

Una proforma dovrebbe includere una data di validità o scadenza, perché prezzi, disponibilità e tassi di cambio cambiano. La prassi comune è da 7 a 30 giorni. Una volta scaduta, emetti una proforma aggiornata invece di tenere per buone cifre ormai vecchie.

Serve una fattura proforma per le spedizioni internazionali?

Di solito sì. Le autorità doganali richiedono in genere una fattura proforma per calcolare i dazi su merci che non hanno ancora una fattura commerciale definitiva — come campioni, sostituzioni o beni inviati in riparazione. Includi Incoterms, peso e Paese di origine così la dogana può gestire la spedizione.

Posso semplicemente inviare una fattura normale al posto di una proforma?

Solo se la vendita è davvero conclusa e intendi che sia una richiesta legale di pagamento registrata in contabilità. Se stai chiedendo un anticipo, confermando le condizioni con un nuovo cliente o sdoganando la merce prima che la vendita sia definitiva, la proforma è la scelta corretta — e più pulita — perché tiene una vendita prematura fuori dai tuoi libri contabili.

Conclusione

Una fattura proforma è semplice una volta che ne capisci il ruolo: è il ponte tra l'accordo su un prezzo e l'incasso. Usala per richiedere anticipi, sdoganare merci, rassicurare nuovi clienti e ottenere approvazioni — poi falla sempre seguire da una regolare fattura commerciale che porta con sé il valore fiscale e contabile.

Ricorda le tre regole: contrassegnala chiaramente come proforma, tienila fuori dalla tua numerazione ufficiale delle fatture e convertila in una fattura vera nel momento in cui la vendita è confermata. Fai così e non esiterai mai più quando un cliente te ne chiederà una.

Se preferisci evitare la formattazione manuale, KipBill crea le proforma, le converte in fatture commerciali con un clic e tiene ogni documento sulla giusta sequenza di numerazione con il tuo branding. Abbinalo ai nostri modelli di fattura gratuiti e alla guida su come fatturare a clienti internazionali per gestire tutto il tuo flusso di fatturazione in un unico posto.