독일 전자 인보이스 의무화: 일정과 규칙

2025년 1월 1일부터 독일에 사업장을 둔 모든 사업자는 전자 인보이스(E-Rechnung)를 받을 수 있어야 합니다. 프리랜서와 소규모 사업자(Kleinunternehmer)도 마찬가지입니다. 독일 내 다른 사업자에게 전자 인보이스를 발행하는 것은 2028년 1월 1일 이후 거래부터 의무이며, 전년도 총매출이 80만 유로를 넘었다면 2027년 1월 1일 이후 거래부터 의무입니다. Kleinunternehmer(§ 19 UStG)와 총액 250유로 이하 인보이스는 발행 의무에서 영구적으로 제외됩니다.

이 글은 독일에서 프리랜서나 개인사업자로 일하는 분, 그리고 한국 등 다른 나라에서 독일 고객에게 청구하면서 이 규정이 적용되는지 궁금한 분(대부분 적용되지 않습니다)을 위한 안내입니다.

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독일에서 말하는 전자 인보이스란

독일 부가가치세법(§ 14 Abs. 1 UStG)은 E-Rechnung을 "구조화된 전자 형식으로 발행·전송·수신되어 전자적 처리가 가능한 인보이스"로 정의합니다. 형식은 유럽 표준 EN 16931을 따르거나 이와 호환되어야 합니다.

그 밖의 모든 것은 "기타 인보이스"(sonstige Rechnung)입니다. 종이뿐 아니라 일반 PDF, 스캔본, 사진, 이메일 본문에 적은 청구 내용도 여기에 해당합니다. 독일 연방재무부(BMF)는 "데이터가 포함되지 않은 PDF 파일"을 명시적으로 기타 인보이스로 봅니다. Word나 대부분의 프로그램으로 만든 PDF는 이메일로 보내더라도 E-Rechnung이 아닙니다.

실무에서 알아야 할 형식은 두 가지입니다.

ZUGFeRD에서 법적으로 의미가 있는 것은 XML 부분입니다. BMF에 따르면 PDF와 XML 내용이 다르면 구조화 데이터가 우선합니다.

일정

경과 규정은 § 27 Abs. 38 UStG에 있습니다. 기준은 인보이스 날짜가 아니라 거래(용역 제공)를 한 날짜입니다.

예시: 베를린에 살며 독일에서 부가가치세 사업자로 등록한 개발자(연매출 7만 유로)가 뮌헨의 스타트업에 3,000유로와 부가세 570유로(19%)를 청구한다고 합시다. 2026년 11월 작업이면 PDF로 충분합니다. 2027년 3월 작업도 2026년 매출이 80만 유로 이하이므로 PDF가 가능합니다. 2028년 2월 작업은 E-Rechnung이어야 합니다.

수신: 2025년부터 적용되는 규칙

독일에 사업장을 둔 모든 사업자는 전자 인보이스를 받을 기술적 준비를 해야 하며, BMF는 Kleinunternehmer도 포함된다고 밝히고 있습니다. 독일의 공급업체는 동의 없이도 전자 인보이스를 보낼 수 있습니다.

일반 이메일 주소로 받으면 충분하고 전용 주소는 필요 없습니다. 다만 파일을 읽고 원본을 보관할 수 있어야 합니다.

• XML 파일(ZUGFeRD는 PDF 파일 전체)을 변경하지 않고 8년간 보관합니다(§ 14b UStG).
• XRechnung은 뷰어로 열어 확인합니다. 출력물은 파일을 대신하지 못합니다.
• 다른 인보이스와 마찬가지로 기재 내용을 확인합니다.

E-Rechnung 수령을 거부하더라도 대신 PDF나 종이 인보이스를 요구할 권리는 없습니다.

발행 의무 대상

의무는 양쪽 모두 독일에 사업장(본점, 고정사업장 또는 주소)을 둔 사업자이고, 거래가 고객의 사업을 위한 것일 때 적용됩니다. 매입자 발행 인보이스(Gutschrift), § 13b UStG의 국내 역과세(리버스 차지), 고객이 Kleinunternehmer이거나 면세 거래만 하는 사업자(예: 주택 임대인)인 경우도 포함됩니다.

다음 경우는 의무 대상이 아닙니다.

• 개인 고객(B2C): PDF나 종이를 계속 사용할 수 있습니다. 소비자에게 E-Rechnung을 보내려면 본인 동의가 필요합니다.
• 국경 간 거래: 한쪽이라도 독일에 사업장이 없으면 의무가 없습니다. 서울의 디자이너가 프랑크푸르트 기업에 청구하는 경우, 계약에서 달리 정하지 않았다면 PDF로 보낼 수 있습니다.
• 면세 용역(§ 4 Nr. 8~29 UStG, 많은 의료 행위 등). 인보이스 일부만 면세라면 인보이스 전체에 의무가 적용됩니다.

알아 두어야 할 세 가지 예외

의무가 적용되는 경우에도 다음 인보이스는 언제나 기타 인보이스(종이 또는 PDF)로 보낼 수 있습니다.

1. Kleinunternehmer(§ 19 UStG, § 34a UStDV). 2028년 이후에도 같습니다. 부가가치세를 청구하지 않는 소규모 사업자를 위한 독일 제도입니다. 다만 PDF로 보내려면 여전히 고객의 동의가 필요하며, 고객이 PDF 인보이스를 이의 없이 받아 왔다면 묵시적 동의로 봅니다.
2. 소액 인보이스: 총액 250유로 이하(§ 33 UStDV). 택시 요금이나 89유로짜리 부품 등입니다.
3. 여객 운송 승차권(§ 34 UStDV).

이 경우에도 E-Rechnung을 보낼 수 있으며, 독일의 사업자 고객이 따로 동의할 필요는 없습니다.

E-Rechnung에 들어가야 할 내용

기재 사항은 바뀌지 않습니다. § 14 Abs. 4 UStG의 필수 항목, 즉 양 당사자의 이름과 주소, 독일 세금번호(Steuernummer) 또는 VAT 번호, 연속된 인보이스 번호, 발행일, 거래일, 수량과 내용, 공급가액, 세율과 세액입니다. 자세한 예시는 독일 프리랜서 인보이스 가이드에서 볼 수 있습니다.

새로운 점은 이 내용이 어디에 있어야 하느냐입니다. 필수 항목은 구조화된 부분에 들어 있어야 합니다. XML에서 "내용은 첨부 PDF 참조"라고만 적는 것은 충분하지 않습니다. 다만 작업 시간 내역 같은 자료를 추가로 첨부할 수는 있습니다.

BMF는 두 가지 오류를 구분합니다.

• 형식 오류: 파일이 표준에 맞지 않는 경우입니다. 이때는 E-Rechnung이 아니라 기타 인보이스가 되며, 의무가 시작된 뒤에는 문제가 됩니다.
• 비즈니스 규칙 오류: 항목이 빠졌거나 다른 항목과 맞지 않는 경우입니다. XRechnung에 구매자 참조(BT-10)가 없더라도 부가가치세상 문제는 없습니다. 하지만 잘못된 세율은 여전히 내용상의 오류입니다.

검증 도구(밸리데이터)를 쓰면 두 가지 오류를 모두 찾기 쉽습니다. 독일 공공기관에 보내는 인보이스에서는 구매자 참조가 보통 Leitweg-ID이며, 이것이 없으면 대개 XRechnung을 받지 않습니다.

다섯 단계로 준비하기

1. 수신 이메일 정하기. 공급업체에 E-Rechnung을 보낼 이메일 주소를 알려 줍니다.
2. 보관 방법 정하기. 원본 파일을 8년간 변경 없이 보관할 곳을 정합니다.
3. 대상인지 확인하기. Kleinunternehmer인지, 개인 고객만 있는지, 독일 밖 고객만 있는지 확인합니다. 어느 쪽도 아니라면 2027년과 2028년 중 언제부터인지 확인합니다.
4. 정보 채우기. 유효한 E-Rechnung에는 완전한 주소, 고객의 이메일 주소, Steuernummer 또는 VAT 번호, XRechnung의 경우 전화번호가 필요합니다.
5. 의무화 전에 테스트하기. 단골 고객에게 지금 ZUGFeRD 인보이스를 보내 상대 회계팀이 처리할 수 있는지 확인합니다.

독일 전자 인보이스 만들기

가끔 발행한다면 무료 XRechnung 생성기로 충분합니다. 판매자, 고객, 품목을 입력하면 입력하는 동안 빠진 필수 항목을 알려 주고, XRechnung 3.0(XML) 또는 ZUGFeRD PDF(PDF/A-3, EN 16931 프로필)를 내려받을 수 있습니다. 19%, 7%, 0% 세율을 지원하며 0%에서는 Kleinunternehmer(§ 19 UStG) 또는 역과세(§ 13b UStG)를 선택할 수 있습니다. 아무것도 저장되지 않으며 계정도 필요 없습니다.

정기적으로 청구한다면, 독일에 사업장을 둔 사업자는 Starter 요금제부터 KipBill 앱에서 모든 인보이스를 이 두 형식으로 내려받을 수 있습니다. 또한 앱에서 인보이스를 이메일로 보내면, 모든 품목에 부가세가 있고 정보가 모두 갖춰진 경우 첨부되는 PDF가 바로 ZUGFeRD 전자 인보이스가 됩니다. 공공기관용 XRechnung은 해당 기관 포털에 직접 업로드하셔야 합니다.

Peppol 네트워크를 통한 발송은 지원하지 않습니다.

다른 EU 국가의 전자 인보이스 도입 현황은 2026년 EU 전자 인보이스 요건에 정리해 두었습니다.

자주 묻는 질문

2028년 이후에도 이메일로 PDF만 보내면 되나요?

독일 내 다른 사업자에게 보내는 인보이스라면 안 됩니다. 예외는 Kleinunternehmer, 250유로 이하 인보이스, 승차권입니다. 개인 고객과 해외 고객에게는 계속 PDF를 보낼 수 있습니다.

한국에서 독일 기업에 청구하고 있습니다. 적용되나요?

독일에 본점이나 고정사업장이 없다면 적용되지 않습니다. 의무는 양쪽 모두 독일에 사업장이 있을 때만 생깁니다. 그래도 고객이 E-Rechnung을 원할 수 있으며, 이때는 생성기로 만들 수 있습니다.

80만 유로 기준에는 어떤 매출이 포함되나요?

§ 19 Abs. 2 UStG에 따른 직전 역년의 총매출입니다. 2027년은 2026년 매출로 판단합니다.

XRechnung과 ZUGFeRD 중 무엇을 써야 하나요?

둘 다 유효하며, 형식은 고객과 합의해서 정합니다. 공공기관은 보통 XRechnung을 요구합니다. 전용 소프트웨어가 없는 기업은 평소처럼 PDF로 열 수 있는 ZUGFeRD를 더 편하게 여기는 경우가 많습니다.

전자 인보이스 소프트웨어에 인증이 필요한가요?

아니요. 독일에는 XRechnung이나 ZUGFeRD에 대한 소프트웨어 인증 제도가 없습니다. 다른 인보이스와 마찬가지로 내용에 대한 책임은 발행자에게 있습니다.

2026년 10월 20일 기준. 출처: § 14·§ 27 Abs. 38 UStG, § 33·§ 34a UStDV, BMF 고시(2024년 10월 15일, 2025년 10월 15일). 이 글은 세무 자문이 아닙니다.