Wzór faktury w Excelu za darmo i KSeF

Od 2026 r. faktury VAT w Polsce wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF): od 1 lutego dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT), a od 1 kwietnia dla wszystkich pozostałych. Fakturę z Excela możesz jeszcze wystawić do 31 grudnia 2026 r., ale tylko jeśli w danym miesiącu łączna sprzedaż z VAT na fakturach wystawionych poza KSeF nie przekroczy 10 000 zł. Do tego, a także do faktur proforma i ofert, wystarczy darmowy wzór (.xlsx, z gotowymi formułami sum i VAT), który pobierzesz bez rejestracji na stronie wzory faktur do pobrania.

Jeśli nie chcesz prowadzić arkusza, darmowy generator faktur da ci gotowy PDF w kilka minut, do tych samych zastosowań.

KSeF w skrócie: co to znaczy dla faktury z Excela

Ministerstwo Finansów przedstawia limit 10 000 zł jako ułatwienie na czas przejścia na nowy system. Liczy się suma brutto faktur wystawionych w danym miesiącu poza KSeF, a nie twój cały obrót. Przykład: w październiku wystawiasz poza KSeF trzy faktury na 2 500 zł, 3 000 zł i 4 000 zł brutto, razem 9 500 zł. Mieścisz się w limicie. Czwarta faktura na 1 000 zł w tym samym miesiącu musiałaby już trafić do KSeF.

Szczegóły i aktualne komunikaty znajdziesz na stronie ksef.podatki.gov.pl. Co zmienia się w innych krajach UE, opisujemy w przeglądzie obowiązków e-fakturowania w UE.

Co musi zawierać faktura z Excela

W okresie, w którym możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, faktura VAT musi zawierać dane z art. 106e ustawy o VAT. Dla zwykłej faktury jednoosobowej działalności to przede wszystkim:

1. Data wystawienia i, jeśli jest inna, data sprzedaży lub wykonania usługi.
2. Kolejny numer, który jednoznacznie identyfikuje fakturę.
3. Imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy.
4. NIP sprzedawcy i NIP nabywcy.
5. Nazwa towaru lub usługi, miara i ilość, cena jednostkowa netto.
6. Wartość sprzedaży netto i stawka podatku (23 %, 8 %, 5 % lub 0 %).
7. Kwota podatku według stawek i kwota należności ogółem.

Podpis nie jest wymagany. Termin i sposób płatności oraz numer rachunku warto podać i tak, bo przyspieszają zapłatę.

Trzy formuły, których potrzebuje arkusz

Większość błędów w fakturach z Excela to błędy rachunkowe: wiersz poza sumą albo VAT zaokrąglany w każdym wierszu, przez co na końcu wychodzi grosz różnicy.

Przykład: trenerka z Krakowa wystawia fakturę za dwudniowe warsztaty i sprzedaje przy okazji dziesięć egzemplarzy swojej książki. Warsztaty mają stawkę 23 %, książki 5 %.

1. Wartość netto w wierszu (w E5, potem przeciągnij w dół):

=B5*C5

2. VAT według stawek. Pod tabelą wpisz każdą stawkę do osobnej komórki (23 % w D9, 5 % w D10). W E9, a potem w E10, policz VAT od sumy danej stawki, a nie od każdego wiersza:

=ZAOKR(SUMA.JEŻELI($D$5:$D$7;D9;$E$5:$E$7)*D9;2)

Wychodzi 1 150,00 zł przy 23 % i 29,50 zł przy 5 %.

3. Kwota należności ogółem:

=SUMA(E5:E7)+SUMA(E9:E10)

Wynik: 5 590,00 zł netto + 1 179,50 zł VAT = 6 769,50 zł brutto. Jeśli to jej jedyna faktura poza KSeF w tym miesiącu, mieści się w limicie 10 000 zł.

Numeracja: tego Excel za ciebie nie zrobi

Excel nie wie, jaki był twój ostatni numer faktury. Łatwo nadpisać starą fakturę albo użyć tego samego numeru dwa razy. Pomagają trzy nawyki:

• Stały schemat, np. 1/10/2026, 2/10/2026… albo 2026/001, 2026/002…
• Rejestr faktur w tym samym folderze: numer, data, nabywca, netto, VAT, brutto, data zapłaty. Przy fakturach poza KSeF dodaj kolumnę z sumą miesięczną, żeby widzieć, ile zostało do limitu 10 000 zł.
• Jeden plik na fakturę, z numerem w nazwie: 2026-014_Agencja-Polnoc.xlsx. Sam wzór zostaw pusty i tylko do odczytu.

Klientowi nigdy nie wysyłaj pliku .xlsx: mógłby zmienić kwoty, a na innym komputerze rozjedzie się układ. Wyeksportuj fakturę do PDF (Plik → Zapisz jako → PDF) i wyślij PDF.

Kiedy Excel nadal się przydaje

Także po 2026 r. arkusz zostaje dobrym narzędziem do faktur proforma, ofert, zestawień godzin i kosztów do refaktury. Proforma nie jest fakturą VAT, więc nie trafia do KSeF; służy do uzgodnienia kwoty albo poproszenia o zaliczkę.

KipBill nie wysyła faktur do KSeF. Do faktur VAT dla polskich nabywców potrzebujesz programu połączonego z KSeF albo bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów. Przy ofertach i proformach KipBill sam numeruje dokumenty, pamięta klientów i usługi oraz pokazuje, co zostało do zapłaty. Klientów, produkty i stare faktury zaimportujesz z pliku Excel lub CSV, z ich pierwotnymi numerami.

Najczęstsze pytania

Czy mogę jeszcze wystawić fakturę w Excelu?

Do 31 grudnia 2026 r. tak, jeśli suma sprzedaży z VAT na fakturach wystawionych poza KSeF w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. Od 2027 r. to ułatwienie wygasa.

Czy wzór działa w Google Sheets i LibreOffice?

Tak. Plik .xlsx otworzysz w LibreOffice Calc i Numbers, a na stronie pobierania jest osobna kopia dla Google Sheets. Zależnie od ustawień języka Google Sheets może wymagać angielskich nazw funkcji: SUM, SUMIF i ROUND zamiast SUMA, SUMA.JEŻELI i ZAOKR.

Czy faktura musi być podpisana?

Nie. Podpis nie należy do danych obowiązkowych faktury.

Stan na 27 października 2026 r. Źródła: ksef.podatki.gov.pl, art. 106e ustawy o VAT. Artykuł nie zastępuje porady księgowej ani doradcy podatkowego.