Utwórz za darmo fakturę XRechnung lub ZUGFeRD

XRechnung to niemiecki standard faktur elektronicznych: plik XML oparty na europejskiej normie EN 16931, który programy księgowe odczytują bez ręcznego przepisywania. Wymagają go instytucje publiczne w Niemczech, a między firmami jest jednym z formatów uznawanych za e-fakturę. To narzędzie tworzy XRechnung 3.0 w UBL.

Oba formaty zawierają te same dane EN 16931. XRechnung to sam plik XML, więc żeby go przeczytać, potrzebny jest program do podglądu. Faktura ZUGFeRD to PDF/A-3 z tymi danymi osadzonymi jako XML: klient otwiera ją jak każdy PDF, a program księgowy odczytuje dane. Firmy zwykle wolą ZUGFeRD; instytucje publiczne wymagają XRechnung.

Między firmami w Niemczech tak, etapami. Od 1 stycznia 2025 r. każda firma musi móc odbierać e-faktury (wystarczy skrzynka e-mail). Firmy z obrotem ponad 800 000 € w 2026 r. muszą je wystawiać od 2027 r., a wszystkie firmy od 1 stycznia 2028 r. Obowiązek nie obejmuje małych przedsiębiorców (Kleinunternehmer), faktur do 250 €, biletów na przejazd, klientów prywatnych ani klientów za granicą.

Zwykły PDF nie jest już e-fakturą, ale za zgodą klienta pozostaje dozwolony do końca 2026 r., a jeśli Twój obrót w poprzednim roku wyniósł najwyżej 800 000 €, to do końca 2027 r. Mali przedsiębiorcy (Kleinunternehmer) mogą dalej używać PDF, podobnie jak przy fakturach do 250 € i dla klientów prywatnych. PDF ZUGFeRD już teraz jest uznawany za e-fakturę, więc możesz przejść na ten format od razu, bez zmiany sposobu wysyłki.

Tylko do fakturowania instytucji publicznej: ten identyfikator kieruje fakturę w jej portalu do właściwego miejsca, a podaje go sama instytucja. Wpisz go jako numer referencyjny klienta. Między firmami Leitweg-ID nie jest potrzebny: wpisz numer zamówienia klienta albo zostaw pole puste, a e-faktura użyje symbolu zastępczego „-”, który akceptuje niemiecka administracja skarbowa.

Tak. Ustaw pozycje na 0 % VAT i wybierz „Mały przedsiębiorca (§ 19 UStG)”: e-faktura zawiera wtedy adnotację „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG” w miejscu przewidzianym przez standard. Kleinunternehmer nie muszą wystawiać e-faktur, ale mogą; muszą natomiast móc je odbierać.

Między firmami wystarczy e-mail z plikiem w załączniku. Instytucje publiczne przyjmują XRechnung przez swoje portale, np. federalne ZRE lub OZG-RE. Przechowuj każdą e-fakturę przez 8 lat (§ 14b UStG) w takiej postaci, w jakiej została wysłana: plik XML lub sam PDF ZUGFeRD, a nie wydruk.

Tak: bez konta, tyle faktur, ile potrzebujesz, i nic nie jest przechowywane. KipBill zarabia na płatnych planach, w których Twoi klienci, numeracja i ustawienia VAT są zapisane, a każdą fakturę zamienisz w PDF ZUGFeRD lub XRechnung kilkoma kliknięciami.