Jak wysłać dokumenty do księgowej za kwartał

Z KipBill wyślesz księgowemu albo do biura rachunkowego wszystko z kwartału jednym linkiem. Otwórz w menu Dla księgowego, wybierz kwartał, wpisz adres e-mail księgowego i kliknij Wyślij. Księgowy dostanie e-mail z linkiem do strony, z której bez zakładania konta i bez instalowania czegokolwiek pobierze plik ZIP z każdą fakturą i notą kredytową w PDF, dowodami zakupu Twoich wydatków oraz Excelem z rejestrami sprzedaży i wydatków, podatkami według stawek, otrzymanymi płatnościami i sumami.

Jeśli wolisz, włącz raz automatyczną wysyłkę, a dokumenty będą wychodzić same trzeciego dnia po zakończeniu każdego kwartału. Funkcja jest dostępna w planach Starter, Pro i Business. W tym przewodniku pokazujemy każdy krok na prawdziwych zrzutach ekranu i dokładnie to, co dostaje Twój księgowy.

Krok po kroku

1. Otwórz „Dla księgowego” i wybierz okres

   W menu KipBill kliknij Dla księgowego. U góry wybierz Kwartał, Miesiąc lub Rok, a obok konkretny okres. Na start ustawiony jest ostatni zakończony kwartał.

   Niżej sekcja Co otrzyma Twój księgowy podlicza, co trafi do wysyłki: faktury i noty kredytowe, wydatki (i ile z nich ma paragon), otrzymane płatności oraz arkusz kalkulacyjny.

   kipbill.com/pl/dashboard/accountant

   

2. Sprawdź, co warto poprawić

   W sekcji Zanim wyślesz KipBill pokazuje to, co zobaczy też Twój księgowy i co warto wcześniej poprawić. Każda uwaga wskazuje, których dokumentów dotyczy, i ma link Popraw:

   • faktury bez NIP-u klienta;
   • wydatki bez paragonu;
   • szkice faktur, jeszcze niewystawione, które nie trafią do księgowego;
   • noty kredytowe wysłane, ale niezastosowane, które jeszcze się nie liczą;
   • anulowane faktury, które są na liście, ale nie wliczają się do sum;
   • kwoty w innych walutach, pokazane osobno i nigdy niesumowane.

   Sekcja Kwoty za okres pokazuje to samo, co zobaczy Twój księgowy: sprzedaż (netto), podatek należny, potrącenie (jeśli je stosujesz), wydatki (netto), podatek naliczony oraz różnicę między podatkiem należnym a naliczonym.

   

3. Dodaj swojego księgowego

   W sekcji Twój księgowy wpisz jego adres e-mail. Imię i nazwisko są opcjonalne. Wybierz język e-maila i arkusza (może być inny niż Twój), a jeśli chcesz, żeby dokumenty wychodziły same, zaznacz Wysyłaj automatycznie co kwartał. Kliknij Zapisz. Wystarczy zrobić to raz.

   

4. Kliknij Wyślij

   Kliknij przycisk Wyślij na z adresem e-mail Twojego księgowego. Księgowy dostanie e-mail z podsumowaniem okresu i przyciskiem Otwórz dokumenty, a Ty dostaniesz kopię tego, co otrzymał.

   Wolisz wysłać to przez WhatsAppa albo z własnej poczty? Kliknij Kopiuj link i wklej go, gdzie chcesz. Zobacz, co dostanie księgowy otwiera jego stronę dokładnie tak, jak on ją zobaczy. A Pobierz ZIP i Arkusz Excel pobierają pliki dla Ciebie.

   

Co otrzymuje Twój księgowy

E-mail z podsumowaniem

Wiadomość przychodzi w imieniu Twojej firmy i zawiera okres, liczbę faktur i wydatków, najważniejsze kwoty, to, co warto sprawdzić, oraz przycisk w kolorze Twojej marki. Jeśli księgowy odpowie, odpowiedź trafi do Ciebie.

Strona, z której pobierze wszystko

Przycisk otwiera stronę z kwotami za okres według walut i stawek podatku, z tym, co warto sprawdzić, oraz z dwoma przyciskami pobierania: Pobierz wszystko (ZIP) i Tylko arkusz (Excel). Działa na komputerze i na telefonie, bez zakładania konta.

Plik ZIP

• Sprzedaż i wydatki - 3. kwartał 2026.xlsx: arkusz kalkulacyjny.
• Faktury: każda faktura w PDF, dokładnie taka, jaką otrzymał Twój klient: z Twoim szablonem, Twoim logo i w języku, w którym została wystawiona.
• Noty kredytowe: każda nota kredytowa w PDF.
• Dowody zakupu: zdjęcie lub PDF każdego dowodu zakupu, w takiej postaci, w jakiej został przesłany.
• PRZECZYTAJ.txt: opis zawartości folderu.

Nazwa każdego pliku zawiera datę, numer oraz nazwę klienta lub dostawcy, więc pliki same układają się po kolei.

Excel

Ma cztery arkusze. Daty i kwoty są prawdziwymi datami i liczbami, więc Twój księgowy może je sortować, filtrować i sumować:

• Podsumowanie: dla każdej waluty sprzedaż według stawek podatku, potrącenia, wydatki według stawek, wynik, podatek należny minus naliczony, otrzymane płatności i to, co warto sprawdzić.
• Sprzedaż: jeden wiersz na fakturę i stawkę podatku, z NIP-em klienta. Noty kredytowe mają kwoty ujemne, a anulowane faktury są na liście, ale nie są wliczane do sum.
• Wydatki: jeden wiersz na wydatek, z NIP-em dostawcy i nazwą pliku jego dowodu zakupu w pliku ZIP.
• Otrzymane płatności: każda płatność z danego okresu, z fakturą, klientem i metodą płatności.

Automatyczna wysyłka co kwartał

Zaznacz Wysyłaj automatycznie co kwartał w danych księgowego. Trzeciego dnia po zakończeniu każdego kwartału (3 stycznia, 3 kwietnia, 3 lipca i 3 października) KipBill wyśle mu dokumenty za kwartał ze wszystkim, co będzie wtedy zapisane, a Ty dostaniesz kopię.

Jeśli tego nie włączysz, w pierwszych dniach każdego kwartału Panel przypomni Ci, że poprzedni kwartał jest gotowy dla Twojego księgowego, i pokaże przycisk do wysyłki.

Sprawdź, czy księgowy otworzył dokumenty

W sekcji Wysłane widzisz każdą wysyłkę: okres, kiedy i do kogo poszła oraz czy księgowy ją otworzył, z datą: jeszcze nie otwarto, otwarto lub pobrano. Twoje własne wejścia przez Zobacz, co dostanie księgowy nie są liczone.

Błędny adres albo link nie powinien już działać? Kliknij Wyłącz link, a od razu przestanie działać.

Jeśli coś zmienisz po wysłaniu

Link zawsze pokazuje dokumenty z danego okresu w ich aktualnej postaci. Jeśli po wysłaniu dodasz brakujący NIP, prześlesz paragon albo wystawisz fakturę z datą z tego kwartału, Twój księgowy zobaczy to przy otwarciu lub pobraniu. Nie trzeba wysyłać niczego ponownie.

Działa w każdym kraju

Nie opiera się na żadnym urzędowym formacie: to Twoje własne dokumenty w PDF i Excel z Twoimi rejestrami, w walucie i z podatkami każdej faktury (VAT, GST, podatek od sprzedaży, podatek u źródła lub inne). Jeśli fakturujesz w kilku walutach, każda ma własny blok, a kwot w różnych walutach nigdy się nie sumuje. E-mail i Excel mogą być w dowolnym z 12 języków KipBill.

Jakiego planu potrzebujesz

Funkcja Dla księgowego jest dostępna w planach Starter, Pro i Business. W planie Free możesz ją otworzyć i zobaczyć, ile faktur, wydatków i płatności trafiłoby do księgowego i co warto poprawić, ale bez kwot; do wysłania lub pobrania potrzebny jest plan Starter. Zobacz cennik.

W zespole mogą to wysłać właściciel i administratorzy firmy.