免费贷项通知单模板 + 正确的编写方法

您完成了工作，发出了发票，然后情况发生了变化。可能客户取消了项目的一部分，可能您计错了金额，可能商品被退回了。无论原因是什么，您都需要调整原始发票——而专业且合法的做法就是开具贷项通知单。

大多数自由职业者和小企业主从未写过贷项通知单。有些人甚至从未听说过。他们会开具"负数发票"、发送承诺退款的尴尬邮件，或者干脆删除原始发票当它从未存在过。所有这些做法都会造成会计问题、税务合规问题和不专业的印象。

在本指南中，您将准确了解贷项通知单是什么、何时需要、应包含什么内容，以及如何逐步编写。我们还附上了一个可以立即使用的免费贷项通知单模板。

什么是贷项通知单？

贷项通知单（也称为贷项凭证或贷方备忘录）是卖方向买方开具的正式文件，用于减少或取消先前开具的发票上的应付金额。它的功能与发票相反：发票说的是"您欠我这个金额"，贷项通知单说的是"我将您的欠款减少这个金额"。

贷项通知单不是退款收据。退款是将钱返还给客户。贷项通知单是改变未结余额的会计调整。有时贷项通知单会导致退款，有时会抵扣到未来的发票，有时只是将本不应存在的余额清零。

关键区别：一旦发票已开具并录入会计记录，就不应该删除或修改它。相反，应该开具一张引用原始发票并正式调整金额的贷项通知单。这样可以保持清晰的审计追踪，使账簿符合规定。

何时需要贷项通知单？

以下五种常见情况下，贷项通知单是正确的应对方式。

1. 计费错误

您开错了金额——可能将8小时记为10小时、使用了错误的费率，或者包含了不该有的行项目。贷项通知单在保留原始发票记录的同时纠正错误。

2. 部分退款

客户支付了完整服务套餐的费用，但您只交付了部分。例如，网站项目完成了但没有博客部分，或者咨询合约提前终止。贷项通知单正式确认未交付的部分并调整金额。

3. 商品退货

如果您销售实物商品且客户退回了部分或全部商品，贷项通知单记录退货并相应调整发票。这对库存跟踪和税额重新计算尤为重要。

4. 服务或项目取消

客户在完成前全面取消了项目。如果发票已经开具，不能简单地删除。贷项通知单取消全部金额，并提供发生了什么及为什么的清晰记录。

5. 开票后的价格调整或折扣

发票发出后达成了折扣协议，或发现了定价错误。与其重新开具发票（会造成哪个版本是"真的"的混淆），不如用贷项通知单干净地调整价格。

贷项通知单 vs 退款 vs 发票更正

这三个概念相关但不同。理解差异可以避免会计混乱。

	贷项通知单	退款	发票更正
是什么	减少应付金额的文件	退还给客户的款项	原始发票的修改版
何时使用	发票已开具需要调整时	已支付的款项需要退还时	发票尚未发送或记录时
会计影响	减少应收账款；调整税务负债	减少现金/银行余额	替换原始发票
税务影响	调整原始发票的增值税/GST	无直接税务调整（由贷项通知单处理）	在更正的发票上重新计算税额
审计追踪	原始发票保留，贷项通知单引用	贷项通知单+退款支付均记录	原始发票可能作废或被替换
最佳实践	先开贷项通知单，如已付款再处理退款	为了正确记录始终与贷项通知单配对	仅在发票进入会计系统前使用

贷项通知单应包含的内容

格式正确的贷项通知单必须包含特定信息才能在会计和税务上有效。以下是必填项。

贷项通知单编号

为每张贷项通知单分配唯一的连续编号。使用与发票不同的编号序列——例如，发票为INV-001、INV-002，贷项通知单为CN-001、CN-002。这避免了混淆，使两个系列都易于独立跟踪。

开具日期

贷项通知单的创建日期。这对税务报告期很重要——贷项通知单应落入税额调整适用的正确报告期内。

原始发票引用

始终包含原始发票编号及其开具日期。这在两份文件之间建立了直接联系，通常是税务机关的要求。

贷项原因

简短、清晰地说明为何发放贷项。示例："网页设计项目部分取消"、"计费错误——使用了错误的小时费率"、"商品退货——产品X 5件"。

被贷记的行项目

列出被贷记的具体项目、服务或金额。包括描述、数量、单价和总额——反映原始发票的格式，但显示贷项金额。

税额调整

如果原始发票包含增值税、GST或销售税，贷项通知单必须重新计算贷项金额上的税。这项调整是保持税务申报准确的关键。

贷项总额

被贷记的总金额，包括任何税额调整。应清晰显示且易于识别。

企业和客户信息

与发票一样，您的企业信息（名称、地址、税号）和客户信息（名称、地址）都应出现在贷项通知单上。

贷项通知单模板

以下是显示所有必填项的完整贷项通知单模板。创建自己的贷项通知单时可以作为参考。

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贷项通知单

发出方：	接收方：
您的企业名称	客户名称
企业地址123号	客户地址456号
上海市浦东新区	北京市朝阳区
VAT: GB123456789

贷项通知单编号：	CN-0012
日期：	2026年3月23日
原始发票：	INV-0045（2026年3月10日开具）
原因：	部分取消——网站项目中移除博客部分

描述	数量	单价	税额（20%）	总计
博客设计与开发	1	$800.00	$160.00	$960.00

小计：	$800.00
增值税（20%）：	$160.00
贷项总额：	$960.00

此贷项通知单将发票INV-0045的余额从$3,600.00减至$2,640.00。

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逐步指导：如何编写贷项通知单

让我们通过一个实际场景来展示每个字段如何填写。

场景： Sarah是一名自由网页设计师。她向客户GreenLeaf Marketing开具了$3,000加20%增值税（总计$3,600）的完整网站改版费用发票。项目包括首页、五个内页和一个博客部分。工作开始后，GreenLeaf决定从项目范围中删除博客部分。博客部分的报价为$800。

步骤1：分配贷项通知单编号

Sarah的上一张贷项通知单是CN-0011，所以这张是CN-0012。她将贷项通知单编号与发票编号分开管理，避免重叠或混淆。

步骤2：添加日期

今天的日期：2026年3月23日。Sarah将此记录为开具日期。由于她的增值税季度为1月至3月，这张贷项通知单属于当前报告期。

步骤3：引用原始发票

原始发票为INV-0045，于2026年3月10日开具。Sarah在贷项通知单中包含编号和日期，确保不会对调整哪张发票产生歧义。

步骤4：说明原因

Sarah写道："部分取消——根据客户2026年3月20日的要求，从项目范围中移除博客设计和开发部分。"清晰、具体、有日期。

步骤5：列出被贷记的项目

她添加一个行项目：

• 描述： 博客设计与开发
• 数量： 1
• 单价： $800.00
• 税额（20%）： $160.00
• 行合计： $960.00

步骤6：计算税额调整

原始发票包含$600.00的增值税（$3,000的20%）。贷项通知单将应税金额减少$800.00，因此增值税调整为$160.00。Sarah本季度的增值税纳税义务减少$160.00。

步骤7：显示贷项总额

小计：$800.00。增值税：$160.00。贷项总额：$960.00。INV-0045的新余额为$2,640.00（$3,600.00减去$960.00）。

步骤8：添加企业和客户信息

Sarah包含她的完整企业名称、地址和增值税号，以及GreenLeaf Marketing的名称和地址。这些信息与原始发票上的一致。

步骤9：发送并记录

Sarah将贷项通知单发送给GreenLeaf并记录在会计系统中。贷项通知单与INV-0045关联，应收账款和增值税纳税义务自动调整。

贷项通知单的税务影响

贷项通知单有直接的税务后果。各国规则不同，但核心原则相同：贷项通知单调整其开具期间的税务负债。

欧盟（增值税）

在EU，调整已开具发票的增值税金额时，法律要求必须开具贷项通知单。贷项通知单必须引用原始发票并清楚显示增值税调整。卖方的增值税负债减少，买方必须相应调整其增值税抵扣。

英国（HMRC）

英国在脱欧后遵循与EU类似的规则。HMRC要求在调整发票上的增值税时开具贷项通知单。贷项通知单必须包含增值税登记号、原始发票引用和贷项原因。

美国

美国没有联邦增值税制度，因此贷项通知单不是以同样方式的法律强制要求。但被视为清洁会计的最佳实践。如果收取州销售税，贷项通知单有助于记录调整并支持销售税退税申请。

一般规则

无论在哪个国家，始终在每张贷项通知单中引用原始发票。这一个做法就能解决大多数合规问题，为会计师或税务机关提供清晰的追踪路径。

常见的贷项通知单错误

即使是经验丰富的企业主也会犯这些错误。避免它们以保持会计清洁和税务申报准确。

1. 未引用原始发票

没有发票引用的贷项通知单在审计中本质上毫无意义。始终包含原始发票编号和日期。

2. 税额重新计算错误

如果原始发票对$1,000收取20%增值税（$200增值税），而您要贷记其中$400，则增值税贷项为$80——而非$200。税额必须按贷记金额比例重新计算，而非按原始总额。

3. 用负数发票代替贷项通知单

一些企业开具负数金额的发票而非适当的贷项通知单。这看似能达到同样效果，但会产生问题：税务机关可能不接受，会扰乱发票编号体系，使财务报表不清晰。

4. 未使用独立编号体系

贷项通知单应有自己的连续编号体系（CN-001、CN-002等）。混入发票编号序列会造成混乱，使独立跟踪每种文件类型更加困难。

5. 删除原始发票

永远不要删除已开具的发票。一旦它存在于会计记录中，就是审计追踪的一部分。改为开具贷项通知单来取消它。删除发票对税务审计员来说是一个警示信号，可能违反所在管辖区的记录保存要求。

在KipBill中创建贷项通知单

如果手动编写贷项通知单听起来很繁琐，那是因为确实如此。KipBill有一个专门的贷项通知单功能，旨在消除手工操作并减少错误可能性。

从任何发票创建。 打开任何已开具的发票，点击"创建贷项通知单"。KipBill自动填充客户信息、原始发票引用和行项目。您只需选择要贷记的项目并根据需要调整数量或金额。

自动税额重新计算。 选择要贷记的项目时，KipBill根据原始发票的税率自动重新计算增值税、GST或销售税。无需手动计算。

状态跟踪。 每张贷项通知单遵循清晰的工作流程：草稿、已发送、已应用或已取消。一目了然地查看哪些贷项通知单待处理、哪些已解决。

PDF生成。 KipBill生成与您发票品牌一致的专业贷项通知单PDF——相同的Logo、颜色和布局。文档保持一致性和精致外观。

邮件发送。 从KipBill一键直接向客户发送贷项通知单。邮件包含PDF附件和贷项的清晰摘要。

完整审计追踪。 每个操作都被记录——贷项通知单何时创建、发送、查看和应用。即使数月后出现问题，完整历史记录触手可及。

常见问题

可以对部分金额开具贷项通知单吗？

可以。贷项通知单可以覆盖原始发票的任何部分，从单个行项目到全额。部分贷项通知单常见于范围缩减、商品退货或价格调整。只需列出被贷记的具体项目和金额即可。

贷项通知单有有效期吗？

在大多数管辖区，贷项通知单没有正式的有效期。但最佳实践是在合理时间内——通常在同一财政年度内——应用。一些企业设定内部政策（例如，贷项通知单必须在90天内应用）。关于增值税或GST调整的时间限制，请查看当地税务法规。

贷项通知单可以抵扣未来的发票吗？

可以。当贷项通知单已开具但客户尚未支付原始发票时，它会减少应付余额。当客户已付款时，贷项可以退还或作为未来发票的抵扣。KipBill跟踪未结贷项，方便将其应用到新发票。

谁开具贷项通知单——卖方还是买方？

卖方（开具原始发票的一方）始终是开具贷项通知单的人。买方不能为自己开具贷项通知单。如果买方认为需要调整，他们请求卖方开具。

贷项通知单和借项通知单是一回事吗？

不是。贷项通知单减少买方对卖方的应付金额。借项通知单增加买方的应付金额——例如，在原始发票开具后需要添加额外费用时。它们是相反的文件，服务于不同目的。

总结

贷项通知单并不复杂，但很重要。它们保持会计准确、税务申报合规，以及客户关系的专业性。每位自由职业者和小企业主都应该知道何时开具以及如何正确编写。

需要记住的要点：始终引用原始发票、使用独立编号、按比例重新计算税额、永远不要删除已开具的发票——用贷项通知单代替。

如果想跳过手工操作，KipBill的贷项通知单功能处理从创建到PDF生成到邮件发送的整个过程——具有自动税额计算和完整的审计追踪。搭配KipBill的发票创建和免费发票模板，在一个地方管理您的整个账单工作流程。