德国电子发票强制令：时间表与规则

自2025年1月1日起，所有在德国设立的企业都必须能够接收电子发票（E-Rechnung），自由职业者和小规模经营者（Kleinunternehmer）也不例外。向德国境内其他企业开具电子发票，对2028年1月1日起发生的交易成为强制要求；如果上一年总营业额超过80万欧元，则从2027年1月1日起的交易就必须开具。Kleinunternehmer（§ 19 UStG）和总额不超过250欧元的发票永久免除开具义务。

本文写给在德国自雇或经营个体业务的华人，以及在其他国家向德国客户开票、想知道规则是否适用的人（通常不适用）。

客户或德国公共机构已经要求您提供XRechnung？使用免费XRechnung生成器，无需注册即可用中文界面生成XRechnung或ZUGFeRD格式的PDF。

德国所说的电子发票是什么

德国增值税法（§ 14 Abs. 1 UStG）将E-Rechnung定义为“以结构化电子格式开具、传输和接收”、可供电子处理的发票。格式必须符合欧洲标准EN 16931，或与之可互操作。

其他一切都属于“其他发票”（sonstige Rechnung）：纸质发票，以及普通PDF、扫描件、照片或写在邮件正文里的发票信息。德国联邦财政部（BMF）明确把“不含嵌入数据的PDF文件”列为其他发票。也就是说，您现在用Word或大多数开票软件生成的PDF，即使通过邮件发送，也不是E-Rechnung。

实务中需要了解两种格式：

在ZUGFeRD中，具有法律意义的是XML部分。根据BMF，PDF与XML内容不一致时，以结构化数据为准。

时间表

过渡规定见§ 27 Abs. 38 UStG。关键是交易（提供服务）的日期，而不是发票日期。

例如：一位住在柏林、在德国登记增值税的摄影师，年营业额6万欧元，向汉堡一家广告公司开票2,000欧元加增值税380欧元（19%）。2026年11月的工作可以发PDF；2027年3月的工作也可以，因为其2026年营业额低于80万欧元；2028年2月的工作则必须是E-Rechnung。

接收：自2025年起的规定

所有在德国设立的企业都必须具备接收电子发票的技术条件，BMF明确表示Kleinunternehmer也包括在内。德国供应商向您发送电子发票无需您的同意。

普通电子邮箱即可，不需要专用地址。但您必须能够读取文件并保存原件：

• 将XML文件（ZUGFeRD则为整个PDF文件）原样保存八年（§ 14b UStG）。
• 用查看器打开XRechnung。打印件不能代替文件。
• 像核对任何发票一样核对内容。

如果拒收E-Rechnung，您无权要求对方改发PDF或纸质发票。

谁必须开具

当交易双方都是在德国设立（注册地、常设机构或住所）的企业，且服务用于客户的经营时，适用开具义务。自开票（Gutschrift）、§ 13b UStG规定的境内反向征税，以及客户本身是Kleinunternehmer或只有免税业务（如住房出租人）的情形，也包括在内。

以下情形不适用：

• 个人客户（B2C）：仍可使用PDF或纸质发票。向消费者发送E-Rechnung须经其同意。
• 跨境发票：只要一方不在德国设立，就没有义务。一位在维也纳的设计师向慕尼黑的公司开票，除非合同另有约定，可以继续发送PDF。
• 免税服务（§ 4 Nr. 8至29 UStG，如许多医疗服务）。如果发票中只有部分免税，则整张发票都适用开具义务。

需要了解的三项例外

即使适用开具义务，以下发票也始终可以作为其他发票（纸质或PDF）发送：

1. Kleinunternehmer（§ 19 UStG、§ 34a UStDV），2028年以后亦然。这是德国针对不收取增值税的小规模经营者的制度。不过以PDF发送仍需客户同意，同意可以是默示的，例如客户一直无异议地接收您的PDF发票。
2. 小额发票：总额不超过250欧元（§ 33 UStDV），如出租车费或89欧元的零件。
3. 旅客运输票据（§ 34 UStDV）。

在这些情况下，您仍可发送E-Rechnung，德国企业客户无需另行同意。

E-Rechnung必须包含什么

内容没有变化：仍是§ 14 Abs. 4 UStG规定的必填信息，即双方名称和地址、德国税号（Steuernummer）或增值税号、连续的发票编号、开票日期、交易日期、数量和描述、不含税金额、税率和税额。详细示例见德国自由职业者开票指南。

新的是这些信息放在哪里：必须包含在结构化部分。仅在XML中写“内容见附件PDF”是不够的。不过您可以另外附上工时明细等材料。

BMF区分两类错误：

• 格式错误：文件不符合标准。这时它不是E-Rechnung，而是其他发票，义务生效后就会有问题。
• 业务规则错误：缺少字段或字段之间相互矛盾。XRechnung缺少买方参考（BT-10）在增值税上无影响；但税率错误仍是内容错误。

使用校验工具有助于发现这两类错误。开给德国公共机构的发票，买方参考通常是Leitweg-ID，缺少它一般不会被接受。

五步做好准备

1. 确定接收邮箱。 告知供应商电子发票应发送到哪个邮箱。
2. 安排存档。 确定原始文件八年不变地保存在哪里。
3. 确认是否受影响。 是否为Kleinunternehmer、只有个人客户或只有德国境外客户？如果都不是：从2027年还是2028年开始？
4. 补全资料。 有效的E-Rechnung需要完整地址、客户邮箱、您的Steuernummer或增值税号；XRechnung还需要您的电话号码。
5. 提前测试。 现在就给老客户发一张ZUGFeRD发票，看看对方财务能否处理。

生成德国电子发票

偶尔开票，用免费XRechnung生成器就够了：填写卖方、客户和明细，表单会在输入时提示缺少的必填字段，然后下载XRechnung 3.0（XML）或ZUGFeRD PDF（PDF/A-3，EN 16931配置）。支持19%、7%和0%税率，0%时可选Kleinunternehmer（§ 19 UStG）或反向征税（§ 13b UStG）。不保存任何数据，也无需账户。

经常开票的话，在德国设立的企业从Starter套餐起，可以在KipBill应用中把任何发票下载为这两种格式之一。

此外，从应用中通过邮件发送发票时，只要每一行都有增值税且信息完整，附件PDF就已是ZUGFeRD电子发票。面向公共机构的XRechnung需由您自己上传到该机构的门户。

暂不支持通过Peppol网络发送。

欧盟其他国家的电子发票推行情况，请参阅2026年欧盟电子发票要求。

常见问题

2028年以后还能只发PDF吗？

开给德国其他企业的发票不行，例外是Kleinunternehmer、250欧元以下的发票和乘车票据。开给个人客户和境外客户，仍可使用PDF。

我在德国境外向德国企业开票，适用吗？

除非您在德国有注册地或常设机构，否则不适用。只有双方都在德国设立时才有此义务。不过客户可能仍希望收到E-Rechnung，可以用生成器制作。

80万欧元门槛按哪个营业额计算？

按§ 19 Abs. 2 UStG规定的上一日历年总营业额计算：2027年看2026年的营业额。

XRechnung还是ZUGFeRD？

两者都有效，格式由双方约定。公共机构通常要求XRechnung。没有专用软件的企业往往更喜欢ZUGFeRD，因为可以像平常一样打开PDF。

电子发票软件需要认证吗？

不需要。德国没有针对XRechnung或ZUGFeRD的软件认证制度。与任何发票一样，内容由开票人负责。

信息截至2026年10月20日。来源：§ 14、§ 27 Abs. 38 UStG，§ 33、§ 34a UStDV，以及BMF 2024年10月15日和2025年10月15日的通函。本文不构成税务建议。