免费Excel发票模板：必填信息与计算公式

在大多数国家，用Excel制作的发票是有效的，前提是包含当地税务机关要求的信息、使用唯一且连续的编号，并按法律规定的期限保存副本。免费的Excel模板（.xlsx，已内置合计和税额公式）可在发票模板下载页面免注册获取。如果不想维护表格，使用免费发票生成器几分钟就能得到一份PDF发票。

需要先说明一点：越来越多的国家要求企业之间使用结构化电子发票，而从Excel导出的PDF并不属于电子发票。下文会具体说明。

每张Excel发票应包含的信息

具体要求因国家而异，但大多数税务机关要求的核心信息基本相同：

1. 唯一的发票编号，与上一张连续。
2. 开票日期，以及与开票日期不同的交付或服务日期。
3. 您的名称、地址和税号（已登记增值税或消费税时）。
4. 客户的名称和地址，向企业开票时通常还需要客户税号。
5. 清楚的商品或服务描述：不要只写“咨询”，而要写“社交媒体策略培训，2天”。
6. 每一行的数量、单价和税率。
7. 不含税合计、按税率列出的税额和应付总额。

签名、标志和付款期限通常不是法定内容，但建议写上付款条件和银行账户，以免收款延误。

发票表格需要的三个公式

Excel发票中最常见的错误是计算错误：某一行没有计入合计，或者每行单独四舍五入税额，最后差了一分钱。

举例：一位培训师为一家公司开具两天培训的发票，同时出售十本自己的书。培训适用20%的税率，书籍适用5%的优惠税率（税率仅为示例，请以所在国家为准）。

1. 每行金额（在E5输入，然后向下填充）：

=B5*C5

2. 按税率计算税额。 在表格下方把每个税率单独填入一个单元格（D9填20%，D10填5%）。在E9输入公式后复制到E10，按每个税率的合计计算税额，而不是逐行计算：

=ROUND(SUMIF($D$5:$D$7,D9,$E$5:$E$7)*D9,2)

结果：20%税额为€240.00，5%税额为€12.45。

3. 应付总额：

=SUM(E5:E7)+SUM(E9:E10)

结果：不含税€1,449.00 + 税额€252.45 = €1,701.45。

发票编号：Excel不会替您处理

Excel不知道您上一张发票的编号。很多人每次都在模板上另存，结果不小心覆盖了旧发票，或者重复使用同一个编号。以下三个习惯很有帮助：

• 固定格式，例如 2026-001、2026-002……把年份放在前面，每年1月从001重新开始也不会重复。
• 发票登记表：在同一文件夹中记录编号、日期、客户、不含税金额、税额、总额和收款日期。新编号 = 最后一行加一。
• 一张发票一个文件，文件名包含编号，例如 2026-014_North-Agency.xlsx。模板本身保持空白并设为只读。

以PDF发送并保存副本

不要把.xlsx文件直接发给客户：对方可能修改金额，在另一台电脑上排版也可能错乱。请通过“文件 → 另存为 → PDF”导出后发送PDF。

请保存每张已开发票的副本。各国的保存期限不同，通常在五到十年之间。要保存实际发送的PDF，而不仅仅是之后还能修改的表格。

Excel发票何时不再够用

越来越多的国家要求企业之间使用结构化电子发票：一种客户软件可以直接读取的数据文件（XML，或内嵌XML的PDF）。从Excel导出的PDF无论多么整洁，都不是电子发票。例如，意大利多年前已开始实施，波兰从2026年起实施，法国从2026年9月起分阶段实施，德国从2027年起分阶段实施。我们的欧盟电子发票要求概览介绍了受影响的对象和时间。

如果您的客户所在国家没有此类要求，Excel模板仍然适用。

什么时候值得告别Excel

开始的几张发票用Excel就够了：免费、可离线使用，所有公式一目了然。但当您每月要开多张发票时，重复输入客户地址、查找上一个编号、对照银行流水核对未付款项，都会变得很麻烦。

发票软件正好能接手这些工作：自动编号，记住客户和服务项目，并显示哪些发票尚未付款。在KipBill中，您可以从Excel或CSV文件导入客户、产品和以往的发票，并保留原来的编号，从表格停下的地方继续。

常见问题

用Excel制作的发票有效吗？

有效，只要包含税务机关要求的全部信息。法律并不规定用什么软件制作发票。例外情况是在实行电子发票强制要求的国家向企业开票。

模板能在Google Sheets或LibreOffice中使用吗？

可以。.xlsx文件可在LibreOffice Calc和Numbers中打开，下载页面还提供单独的Google Sheets副本，上面的公式可以直接使用。

发票需要签名吗？

不需要。签名不属于发票的必填信息。

更新于2026年10月27日。本文不构成税务建议。