Rechnungsstellung als Freelancer in Großbritannien: Vollständiger Leitfaden 2026

Großbritannien beherbergt eine der größten freiberuflichen Arbeitskräfte Europas, mit über 4 Millionen Selbstständigen, die zur Wirtschaft beitragen. Ob Sie Softwareentwickler in Manchester, Grafikdesigner in London oder Berater in Edinburgh sind — korrekte Rechnungen auszustellen ist nicht nur gute Praxis, sondern eine gesetzliche Pflicht, die von HMRC durchgesetzt wird.

Dieser Leitfaden behandelt alles, was Sie über die Rechnungsstellung als Freelancer in Großbritannien im Jahr 2026 wissen müssen — von der Registrierung als Selbstständiger bis zum Verständnis von VAT, Making Tax Digital und der Abgabe Ihrer Self Assessment-Steuererklärung.

Registrierung als Selbstständiger bei HMRC

Bevor Sie legal tätig werden und Rechnungen ausstellen können, müssen Sie sich bei HM Revenue & Customs (HMRC) als Selbstständiger registrieren. Der Prozess ist unkompliziert:

1. Online registrieren auf GOV.UK für Self Assessment. Sie benötigen Ihre National Insurance-Nummer.
2. Frist: Sie müssen sich bis zum 5. Oktober nach Ende des Steuerjahres registrieren, in dem Sie Ihre Selbstständigkeit begonnen haben. Wenn Sie beispielsweise im August 2025 als Freelancer starten, müssen Sie sich bis zum 5. Oktober 2026 registrieren.
3. UTR erhalten: HMRC stellt Ihnen eine Unique Taxpayer Reference (UTR) aus — eine 10-stellige Nummer, die Sie für Steuererklärungen benötigen und die manchmal von Kunden angefordert wird.

Was auf einer britischen Rechnung stehen muss

Das britische Recht verlangt bestimmte Angaben auf Rechnungen. Die Anforderungen unterscheiden sich je nachdem, ob Sie VAT-registriert sind oder nicht.

Standardrechnung (nicht VAT-registriert)

Jede Rechnung, die Sie ausstellen, muss enthalten:

1. Eindeutige Rechnungsnummer — Fortlaufend, ohne Lücken (z. B. INV-001, INV-002).
2. Ihr Name (oder Firmenname) und Adresse.
3. Name des Kunden (oder Firmenname) und Adresse.
4. Rechnungsdatum — Das Datum der Rechnungsausstellung.
5. Lieferdatum — Das Datum, an dem Sie die Waren oder Dienstleistungen erbracht haben (falls abweichend vom Rechnungsdatum).
6. Klare Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen oder Waren.
7. Berechneter Betrag für jeden Posten oder Dienstleistung.
8. Gesamtbetrag.
9. Zahlungsbedingungen — Wann und wie Sie die Zahlung erwarten.

VAT-Rechnung (VAT-registrierte Freelancer)

Wenn Sie VAT-registriert sind, müssen Ihre Rechnungen zusätzlich enthalten:

• Ihre VAT-Registrierungsnummer.
• Den VAT-Satz für jeden Posten.
• Den VAT-Betrag für jeden Satz.
• Den Gesamtbetrag ohne VAT, den VAT-Betrag und den Gesamtbetrag inkl. VAT.

VAT verstehen

Die Value Added Tax (VAT) ist eine der wichtigsten steuerlichen Überlegungen für Freelancer in Großbritannien. Sie berechnen VAT auf Ihre Dienstleistungen, kassieren sie von Kunden und führen sie an HMRC ab.

VAT-Sätze

Satz	Prozentsatz	Gilt für
Standard	20%	Die meisten Waren und Dienstleistungen
Ermäßigt	5%	Haushaltsenergie, Kindersitze, bestimmte Renovierungen
Nullsatz	0%	Die meisten Lebensmittel, Kinderkleidung, Bücher, Zeitungen

Die meisten Freelance-Dienstleistungen — Beratung, Design, Entwicklung, Marketing, Redaktion — unterliegen dem Standardsatz von 20%.

VAT-Registrierungsschwelle

Sie müssen sich für VAT registrieren, wenn:

• Ihr steuerpflichtiger Umsatz in einem gleitenden 12-Monats-Zeitraum £90,000 übersteigt, oder
• Sie erwarten, dass Ihr Umsatz allein in den nächsten 30 Tagen £90,000 übersteigt.

Sie müssen sich innerhalb von 30 Tagen nach Ende des Monats registrieren, in dem Sie die Schwelle überschritten haben.

Freiwillige Registrierung

Auch wenn Ihr Umsatz unter £90,000 liegt, können Sie sich freiwillig für VAT registrieren. Dies ermöglicht Ihnen, die VAT auf Geschäftsausgaben zurückzufordern, was vorteilhaft sein kann, wenn Sie erhebliche Kosten haben. Es bedeutet jedoch auch, dass Sie Ihren Kunden VAT berechnen müssen, was Ihre Preise für nicht VAT-registrierte Kunden erhöhen kann.

Das Flat Rate Scheme

Das VAT Flat Rate Scheme ist für kleine Unternehmen mit einem steuerpflichtigen Umsatz von £150,000 oder weniger konzipiert. Anstatt die genaue VAT-Differenz zwischen Ihren Einnahmen und Ausgaben zu berechnen, zahlen Sie HMRC einen festen Prozentsatz Ihres Bruttoumsatzes (der Prozentsatz hängt von Ihrer Branche ab).

Dies vereinfacht Ihre VAT-Buchhaltung erheblich. Sie müssen das Schema verlassen, wenn Ihr Gesamteinkommen £230,000 (inkl. VAT) übersteigt.

Making Tax Digital (MTD)

Making Tax Digital ist das Programm von HMRC zur Modernisierung des britischen Steuersystems. Es verlangt von Unternehmen und Selbstständigen, digitale Aufzeichnungen zu führen und Steuerinformationen über kompatible Software einzureichen.

MTD für VAT

Wenn Sie VAT-registriert sind, müssen Sie bereits digitale Aufzeichnungen führen und VAT-Erklärungen über MTD-kompatible Software einreichen. Dies ist seit April 2022 obligatorisch.

MTD für Income Tax Self Assessment (MTD ITSA)

MTD wird schrittweise auf die Einkommensteuererklärung ausgeweitet:

Qualifizierendes Einkommen	Pflicht ab
Über £50,000	6. April 2026
Über £30,000	6. April 2027
Über £20,000	Ausstehende Gesetzgebung

Unter MTD ITSA müssen Sie statt einer einzelnen jährlichen Self Assessment-Erklärung vierteljährliche Updates Ihrer Einnahmen und Ausgaben über kompatible Software einreichen, plus eine Abschlusserklärung am Jahresende.

Einkommensteuer und National Insurance

Als selbstständiger Freelancer zahlen Sie Income Tax und National Insurance-Beiträge (NICs) auf Ihre Gewinne.

Income Tax-Sätze (2025-26)

Stufe	Steuerpflichtiges Einkommen	Satz
Personal Allowance	Bis £12,570	0%
Basic Rate	£12,571 – £50,270	20%
Higher Rate	£50,271 – £125,140	40%
Additional Rate	Über £125,140	45%

Ihre Personal Allowance verringert sich um £1 für jede £2 Einkommen über £100,000 und erreicht Null bei £125,140.

National Insurance für Selbstständige (2025-26)

Selbstständige zahlen zwei Klassen von National Insurance:

Class 2 NICs:

• Gewinne von £6,845 oder mehr: gelten als automatisch gezahlt (keine tatsächliche Zahlung erforderlich), um Ihren National Insurance-Nachweis zu schützen.
• Gewinne unter £6,845: freiwillige Beiträge von £3.50 pro Woche, wenn Sie Ihren NI-Nachweis aufrechterhalten möchten.

Class 4 NICs:

• 6% auf Gewinne zwischen £12,570 und £50,270.
• 2% auf Gewinne über £50,270.

Gewinnspanne	Class 4-Satz
Bis £12,570	0%
£12,570 – £50,270	6%
Über £50,270	2%

Payment on Account

Das Payment on Account-System überrascht viele neue Freelancer. Anstatt Ihre gesamte Steuerschuld nach Jahresende zu begleichen, verlangt HMRC Vorauszahlungen basierend auf der Rechnung des Vorjahres.

Wie es funktioniert

• Jede Zahlung beträgt 50% Ihrer Steuerschuld des Vorjahres (einschließlich Class 4 NICs).
• Erste Zahlung: 31. Januar (während des Steuerjahres).
• Zweite Zahlung: 31. Juli (nach Ende des Steuerjahres).
• Ausgleichszahlung: Jeder verbleibende Betrag ist bis zum 31. Januar des Folgejahres fällig.

Befreiungen

Sie müssen keine Payments on Account leisten, wenn:

• Ihre Steuerschuld des Vorjahres unter £1,000 lag, oder
• Mehr als 80% Ihrer Steuern an der Quelle eingezogen wurden (z. B. über PAYE oder Bankzinsabzüge).

Self Assessment-Steuererklärungen

Alle selbstständigen Freelancer müssen eine jährliche Self Assessment-Steuererklärung einreichen, um ihre Einkünfte und Ausgaben zu melden.

Wichtige Fristen (Steuerjahr 2024-25)

Frist	Datum
Registrierung für Self Assessment	5. Oktober 2025
Steuererklärung auf Papier	31. Oktober 2025
Online-Steuererklärung	31. Januar 2026
Steuerzahlung	31. Januar 2026
Zweite Payment on Account	31. Juli 2026

Strafen bei verspäteter Einreichung

HMRC verhängt gestaffelte Strafen bei Verspätung:

Verspätung	Strafe
1 Tag verspätet	£100
3 Monate verspätet	£10 pro Tag (bis zu 90 Tage, max. £900)
6 Monate verspätet	5% der fälligen Steuer oder £300 (je nachdem, was höher ist)
12 Monate verspätet	Weitere 5% der fälligen Steuer oder £300

Verspätete Zahlung führt außerdem zu Zinsen plus 5%-Zuschlägen nach 30 Tagen, 6 Monaten und 12 Monaten nach der Frist.

Rechnungsstellung an internationale und EU-Kunden nach dem Brexit

Seit dem Brexit haben sich die Regeln für die Rechnungsstellung an EU-Kunden geändert. Das Vereinigte Königreich ist nicht mehr Teil des EU-VAT-Systems, sodass der bisherige Reverse-Charge-Mechanismus für innergemeinschaftliche B2B-Dienstleistungen nicht mehr auf die gleiche Weise gilt.

Rechnungsstellung an EU-Kunden

• Wenn Sie Dienstleistungen an einen Geschäftskunden in der EU erbringen, liegt der Leistungsort in der Regel im Land des Kunden. Sie berechnen keine UK VAT, aber der Kunde muss möglicherweise VAT im Reverse-Charge-Verfahren in seinem Land abrechnen.
• Fügen Sie einen Hinweis auf Ihrer Rechnung hinzu wie: "Outside the scope of UK VAT. Reverse charge applies."
• Sie benötigen keine EU-VAT-Nummer mehr, aber Sie sollten den VAT-Status Ihres Kunden überprüfen.

Rechnungsstellung an internationale Kunden außerhalb der EU

• Dienstleistungen an Geschäftskunden außerhalb des UK und der EU liegen in der Regel außerhalb des Anwendungsbereichs der UK VAT.
• Es wird keine UK VAT berechnet. Fügen Sie einen Hinweis hinzu, dass die Lieferung außerhalb des Anwendungsbereichs der UK VAT liegt.

Rechnungsberechnungsbeispiele

Ohne VAT (nicht VAT-registriert)

Posten	Betrag
Webentwicklungsdienste (5 Tage à £400/Tag)	£2,000.00
Gesamtbetrag	£2,000.00

Mit VAT (VAT-registriert, Standardsatz)

Posten	Betrag
Webentwicklungsdienste (5 Tage à £400/Tag)	£2,000.00
VAT 20%	£400.00
Gesamtbetrag (inkl. VAT)	£2,400.00

Die £400 eingenommene VAT müssen in Ihrer VAT-Erklärung angegeben und an HMRC abgeführt werden, abzüglich der Vorsteuer, die Sie auf Geschäftsausgaben geltend machen können.

Aufbewahrungspflichten

HMRC verlangt, dass Sie alle Aufzeichnungen über Ihre geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben mindestens 5 Jahre nach der Abgabefrist am 31. Januar des betreffenden Steuerjahres aufbewahren. Das bedeutet, dass Aufzeichnungen für das Steuerjahr 2025-26 mindestens bis zum 31. Januar 2033 aufbewahrt werden müssen.

Ihre Aufzeichnungen müssen umfassen:

• Alle ausgestellten und erhaltenen Rechnungen.
• Kontoauszüge und Zahlungsbelege.
• Belege für Geschäftsausgaben.
• Fahrtenbücher (wenn Sie Fahrzeugkosten geltend machen).
• Aufzeichnungen über gekaufte oder verkaufte Vermögenswerte.

Praktische Tipps für Freelancer in Großbritannien

1. Registrieren Sie sich sofort bei HMRC. Warten Sie nicht auf Ihre erste Zahlung — registrieren Sie sich, sobald Sie als Freelancer starten.
2. Verwenden Sie fortlaufende Rechnungsnummern. Sie können jedes Steuerjahr neu beginnen, aber lassen Sie nie Lücken.
3. Legen Sie 25-30% Ihrer Einnahmen für Steuern zurück. Income Tax, NICs und möglicherweise VAT summieren sich schnell.
4. Trennen Sie geschäftliche und private Finanzen. Ein eigenes Geschäftskonto erleichtert die Buchhaltung und Ausgabenverfolgung erheblich.
5. Erfassen Sie alle abzugsfähigen Ausgaben. Homeoffice-Kosten, Software-Abonnements, Weiterbildung, Reisen, Ausrüstung und Versicherungen sind potenziell abzugsfähig.
6. Senden Sie Rechnungen zeitnah. Je schneller Sie fakturieren, desto schneller werden Sie bezahlt. Geben Sie klare Zahlungsbedingungen an (14 oder 30 Tage sind üblich).
7. Mahnen Sie überfällige Zahlungen. Gemäß der Late Payment of Commercial Debts Act können Sie Zinsen (8% plus Basiszins der Bank of England) und eine Pauschale für verspätete B2B-Zahlungen berechnen.
8. Nutzen Sie professionelle Rechnungssoftware. Tools wie KipBill (ab £2.49/Monat) automatisieren Nummerierung, Steuerberechnungen und PDF-Erstellung — Zeitersparnis und weniger Fehler bei jeder Rechnung.
9. Bewahren Sie Unterlagen mindestens 5 Jahre auf. HMRC kann bis zu 6 Jahre zurück prüfen (20 Jahre bei Betrugsverdacht).
10. Ziehen Sie einen Steuerberater in Betracht. Ein guter Steuerberater spart typischerweise mehr Steuern als er an Honorar kostet, besonders wenn Ihre Einnahmen wachsen.

Zusammenfassung

Korrekte Rechnungsstellung als Freelancer in Großbritannien ist nicht kompliziert, wenn Sie den Rahmen verstehen. Registrieren Sie sich rechtzeitig bei HMRC, nehmen Sie alle Pflichtangaben in Ihre Rechnungen auf, verstehen Sie Ihre VAT-Pflichten, reichen Sie Ihre Self Assessment-Erklärung fristgerecht ein und bewahren Sie gründliche Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre auf. Mit der Ausweitung von Making Tax Digital ab April 2026 ist der Umstieg auf digitale Buchführung jetzt eine wesentliche Vorbereitung. Befolgen Sie diese Regeln, und Sie können sich auf das konzentrieren, worauf es ankommt — Ihr Freelance-Geschäft aufzubauen und Ihre Kunden zu betreuen.