Plantilla de factura en Excel gratis: qué incluir

Una factura hecha en Excel es válida en España si incluye los datos obligatorios del Reglamento de facturación, lleva un número correlativo y conservas una copia. La plantilla gratuita en Excel (.xlsx, con las fórmulas de totales e impuestos ya hechas) se descarga sin registro desde la página de plantillas de factura para descargar. Si prefieres no mantener ninguna hoja de cálculo, el generador de facturas gratuito te da el PDF terminado en unos minutos.

Un aviso antes de empezar: con Verifactu, a partir de 2027 la hoja de cálculo solo sirve si la usas de una manera concreta. Lo explicamos más abajo.

Qué debe llevar toda factura hecha en Excel

El artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) enumera los datos. Para la factura completa de un autónomo son estos:

Número y, si la usas, serie. Correlativo dentro de cada serie.
Fecha de expedición, y la fecha de la operación si es distinta.
Tu nombre y apellidos (o razón social) y los de tu cliente.
Tu NIF y el de tu cliente.
Tu domicilio y el de tu cliente.
Descripción de la operación: no basta con «servicios», mejor «Diseño de logotipo y manual de marca».
Base imponible, con el precio unitario sin IVA y cualquier descuento.
Tipo de IVA aplicado (21 %, 10 % o 4 %) y cuota. Si la operación está exenta, la referencia a la norma que lo justifica.

La firma, el logotipo o la fecha de vencimiento no son obligatorios. Aun así, añade la forma de pago y tu IBAN: ahorran correos y retrasos.

La retención de IRPF

Si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, la factura debe reflejar la retención de IRPF: el 15 % con carácter general, o el 7 % el año de inicio de la actividad y los dos siguientes. La retención se calcula sobre la base imponible, no sobre el total con IVA, y se resta al final. A particulares no se les aplica.

Factura simplificada

Para importes de hasta 400 € con IVA incluido puedes emitir una factura simplificada, sin los datos del cliente. Si el cliente es una empresa y quiere deducirse el IVA, te pedirá igualmente su NIF y domicilio.

Las tres fórmulas que necesita la hoja

La mayoría de errores en facturas hechas en Excel son de cálculo: una línea que no entra en la suma, un IRPF calculado sobre el total con IVA o un IVA redondeado línea a línea que acaba descuadrando un céntimo.

Un ejemplo: una diseñadora de Valencia factura a una tienda online un logotipo y el manual de marca.

	A (Concepto)	B (Cantidad)	C (Precio unitario)	D (IVA)	E (Base)
Fila 5	Diseño de logotipo	1	800,00 €	21 %	800,00 €
Fila 6	Manual de marca	1	400,00 €	21 %	400,00 €

1. Base por línea (en E5, y arrastra hacia abajo):

=B5*C5

2. IVA por tipo. Bajo la tabla, escribe cada tipo en su celda (21 % en D9; si usas otro, en D10) y en E9 calcula el IVA sobre la suma de ese tipo, no línea a línea:

=REDONDEAR(SUMAR.SI($D$5:$D$7;D9;$E$5:$E$7)*D9;2)

3. Retención y total. En E11, la retención; en E12, el total:

=REDONDEAR(SUMA(E5:E7)*15%;2)
=SUMA(E5:E7)+SUMA(E9:E10)-E11

Resultado: 1.200,00 € de base + 252,00 € de IVA − 180,00 € de IRPF = 1.272,00 € a cobrar.

Da formato de porcentaje a la columna D antes de escribir 21 y nunca introduzcas el tipo como texto (con un apóstrofo delante). Si no, SUMAR.SI no encuentra nada y el IVA se queda en 0,00 €. Prueba rápida: cambia un precio en 1 € y comprueba que base, IVA, IRPF y total se mueven.

La numeración: lo que Excel no hace por ti

Excel no sabe cuál fue tu última factura. Es habitual guardar la plantilla encima de una factura anterior o repetir un número. Tres costumbres ayudan:

Un formato fijo, por ejemplo 2026-001, 2026-002… Con el año delante empiezas en 001 cada enero sin repetir números.
Un libro de facturas emitidas en la misma carpeta: número, fecha, cliente, NIF, base, IVA, IRPF, total y fecha de cobro. Número nuevo = última fila más uno.
Un archivo por factura, con el número en el nombre: 2026-014_Tienda-Norte.xlsx. La plantilla, vacía y de solo lectura.

Envía un PDF y guarda la copia

No mandes nunca el archivo .xlsx al cliente: podría cambiar importes y el diseño se descoloca en otro ordenador. Exporta la factura a PDF (Archivo → Guardar como → PDF) y envía ese PDF.

Conserva una copia de cada factura emitida durante el plazo de prescripción, que es de cuatro años. Guarda el PDF que enviaste, no solo la hoja de cálculo, que se puede seguir modificando.

Excel y Verifactu: cuándo deja de valer

El Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Verifactu) obliga a usar programas adaptados: las sociedades, antes del 1 de enero de 2027; el resto, autónomos incluidos, antes del 1 de julio de 2027.

¿Y una hoja de cálculo? Según las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria, el reglamento no te afecta si usas Excel o Word exclusivamente para introducir los datos de la factura, expedirla e imprimirla y conservarla. Un listado de facturas con sumas sencillas tampoco lo cambia. En cambio, si la hoja procesa esos datos para generar otros resultados, por ejemplo una macro que crea el libro registro de facturas expedidas o registros contables, se considera un sistema informático de facturación y tendría que cumplir el reglamento.

Dicho de otro modo: una plantilla de Excel no es un software Verifactu y no lo será. Úsala solo para hacer la factura, sin automatismos que generen libros. La Agencia Tributaria ofrece además una aplicación gratuita de facturación básica para quien le baste. KipBill tampoco es, a día de hoy, un sistema Verifactu ni está certificado: compruébalo antes de elegir programa para 2027.

Para todo lo demás sobre facturar como autónomo, lee nuestra guía de facturación para autónomos en España.

Cuándo compensa dejar Excel

Excel va bien para las primeras facturas: gratis, sin conexión y con todas las fórmulas a la vista. Se hace pesado cuando emites varias facturas al mes: volver a escribir los datos de clientes, buscar el último número, cuadrar a mano lo cobrado con el extracto del banco.

Un programa de facturación se encarga justo de eso: numera solo, recuerda clientes y servicios y te dice qué facturas siguen pendientes. En KipBill puedes importar tus clientes, productos y facturas anteriores desde un Excel o un CSV, con sus números originales, y seguir donde lo dejó tu hoja.

¿Solo necesitas una factura sin hoja de cálculo? El generador de facturas para España calcula IVA e IRPF y te da el PDF, sin cuenta. Para tener numeración, clientes y cobros en un solo sitio, crea una cuenta gratis.

Preguntas frecuentes

¿Es legal una factura hecha en Excel?

Sí, si contiene todos los datos obligatorios del artículo 6 del Reglamento de facturación. La ley no dice con qué programa se hace. Con Verifactu, sigue siendo posible siempre que la hoja se limite a hacer, imprimir y guardar la factura.

¿Puedo usar la plantilla en Google Sheets o LibreOffice?

Sí. El .xlsx se abre en LibreOffice Calc y Numbers, y en la página de descarga hay una copia para Google Sheets. Según la configuración de idioma, Google Sheets puede pedir los nombres en inglés: SUM, SUMIF y ROUND en lugar de SUMA, SUMAR.SI y REDONDEAR.

¿Tengo que firmar la factura?

No. La firma no es un dato obligatorio, ni en papel ni en PDF.

¿Cómo corrijo una factura de Excel que ya envié?

No modifiques el archivo enviado. Emite una factura rectificativa, con su propia serie, que haga referencia al número y fecha de la factura original.

Actualizado el 27 de octubre de 2026. Fuentes: Real Decreto 1619/2012 y preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria sobre sistemas informáticos de facturación. Este artículo no sustituye el asesoramiento fiscal.