Modèle de facture Excel gratuit : les mentions

Une facture faite sous Excel est valable en France si elle porte toutes les mentions obligatoires, un numéro unique qui suit la chronologie, et si vous en conservez une copie. Le modèle Excel gratuit (.xlsx, avec les formules de totaux et de TVA déjà en place) se télécharge sans inscription depuis la page modèles de facture à télécharger. Si vous préférez ne pas tenir de tableur, le générateur de factures gratuit vous donne un PDF prêt à envoyer en quelques minutes.

Une réserve dès le départ : pour facturer une entreprise française, le PDF tiré d'Excel ne suffira plus à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises. Nous y revenons plus bas.

Les mentions obligatoires d'une facture Excel

Pour une facture d'indépendant ou de petite entreprise, vérifiez que votre modèle contient :

Un numéro de facture unique, attribué dans l'ordre chronologique et sans trou dans la série.
La date d'émission et la date de la vente ou de la prestation.
Votre identité : nom ou dénomination, adresse, numéro SIREN, et numéro de TVA intracommunautaire si vous en avez un.
L'identité du client : nom et adresse.
La désignation précise de chaque prestation ou produit, avec la quantité et le prix unitaire hors taxes.
Le taux de TVA (20 %, 10 %, 5,5 % ou 2,1 %) et le montant de TVA, par taux.
Le total HT et le total TTC.
La date d'échéance, le taux des pénalités de retard et, entre professionnels, l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

Avec la réforme de la facture électronique, de nouvelles mentions s'ajoutent, dont le numéro SIREN du client et la nature des opérations (biens, services ou les deux). Notre guide de la facture électronique pour auto-entrepreneurs les détaille.

En franchise en base de TVA

Si vous êtes en franchise en base, vous ne facturez pas de TVA. Supprimez les lignes de TVA du modèle ou mettez le taux à 0 %, et ajoutez sous les lignes la mention :

TVA non applicable, art. 293 B du CGI

Sans cette mention, votre client peut croire à un oubli et vous demander une facture corrigée.

Les trois formules dont votre tableur a besoin

La plupart des erreurs dans une facture Excel sont des erreurs de calcul : une ligne oubliée dans le total, ou une TVA arrondie ligne par ligne qui finit par décaler d'un centime.

Un exemple : une formatrice lyonnaise facture un atelier de deux jours et vend douze exemplaires de son livre. L'atelier est à 20 %, le livre à 5,5 %.

	A (Désignation)	B (Qté)	C (Prix unitaire HT)	D (Taux TVA)	E (Montant HT)
Ligne 5	Atelier stratégie réseaux sociaux	2	600,00 €	20 %	1 200,00 €
Ligne 6	Livre « Planifier ses contenus »	12	24,90 €	5,5 %	298,80 €

1. Montant HT par ligne (en E5, puis recopiez vers le bas) :

=B5*C5

2. TVA par taux. Sous le tableau, mettez chaque taux dans sa cellule (20 % en D9, 5,5 % en D10). En E9, puis recopiez en E10, calculez la TVA sur le total de chaque taux, pas ligne par ligne :

=ARRONDI(SOMME.SI($D$5:$D$7;D9;$E$5:$E$7)*D9;2)

Vous obtenez 240,00 € à 20 % et 16,43 € à 5,5 %.

3. Total TTC :

=SOMME(E5:E7)+SOMME(E9:E10)

Résultat : 1 498,80 € HT + 256,43 € de TVA = 1 755,23 € TTC.

Mettez la colonne D au format pourcentage avant de taper 20, et ne saisissez jamais le taux sous forme de texte (avec une apostrophe devant). Sinon SOMME.SI ne trouve rien et la TVA reste à 0,00 €. Petit test : changez un prix de 1 € et vérifiez que HT, TVA et TTC bougent tous.

La numérotation : ce qu'Excel ne fait pas pour vous

Excel ne connaît pas votre dernier numéro de facture. Beaucoup d'indépendants réenregistrent le modèle à chaque fois, écrasent une ancienne facture ou réutilisent un numéro. Trois habitudes évitent ces erreurs :

Un format fixe, par exemple 2026-001, 2026-002… Avec l'année devant, vous repartez à 001 en janvier sans jamais répéter un numéro.
Un registre des factures dans le même dossier : numéro, date, client, HT, TVA, TTC, date de paiement. Nouveau numéro = dernière ligne plus un.
Un fichier par facture, avec le numéro dans le nom : 2026-014_Agence-Nord.xlsx. Le modèle reste vierge et en lecture seule.

Envoyer un PDF, conserver la copie

N'envoyez jamais le fichier .xlsx : le client pourrait modifier les montants, et la mise en page bouge sur un autre ordinateur. Exportez la facture en PDF (Fichier → Enregistrer sous → PDF) et envoyez ce PDF.

Conservez une copie de chaque facture émise : dix ans au titre du Code de commerce. Gardez le PDF envoyé, pas seulement le tableur, qu'on peut encore modifier.

Septembre 2027 : quand Excel ne suffit plus

Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA en France doit pouvoir recevoir des factures électroniques. L'émission devient obligatoire le 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises (les grandes entreprises et les ETI y sont déjà).

Une facture électronique au sens de la réforme est un fichier structuré (Factur-X, UBL ou CII) qui passe par une plateforme agréée. Un PDF exporté d'Excel n'en est pas une, même envoyé par e-mail. Après cette date, le modèle Excel reste utilisable pour vos clients particuliers et vos clients à l'étranger, avec la transmission de certaines données (e-reporting).

Besoin d'un fichier Factur-X dès aujourd'hui, pour tester avec un client ? Le générateur Factur-X gratuit le crée sans inscription.

Quand passer d'Excel à un logiciel

Excel convient très bien aux premières factures : gratuit, hors ligne, et chaque formule est visible. Cela devient fastidieux quand vous émettez plusieurs factures par mois : ressaisir les adresses, chercher le dernier numéro, pointer à la main les factures payées sur le relevé bancaire.

Un logiciel de facturation prend en charge exactement ces tâches : il numérote tout seul, retient vos clients et vos prestations, et montre ce qui reste à encaisser. Dans KipBill, vous importez vos clients, produits et anciennes factures depuis un fichier Excel ou CSV, avec leurs numéros d'origine, et vous reprenez là où votre tableur s'est arrêté.

Une seule facture à faire, sans tableur ? Le générateur de factures France reprend les mentions françaises et vous donne un PDF, sans compte. Pour avoir numéros, clients et relances au même endroit, créez un compte gratuit.

Questions fréquentes

Une facture faite sous Excel est-elle légale ?

Oui, si elle contient toutes les mentions obligatoires. La loi n'impose pas de logiciel. À partir de septembre 2027, pour une PME ou une micro-entreprise qui facture une entreprise française, il faudra une facture électronique.

Puis-je utiliser le modèle dans Google Sheets ou LibreOffice ?

Oui. Le fichier .xlsx s'ouvre dans LibreOffice Calc et Numbers, et la page de téléchargement propose une copie Google Sheets. Selon le réglage de langue, Google Sheets peut attendre les noms anglais : SUM, SUMIF et ROUND au lieu de SOMME, SOMME.SI et ARRONDI.

Faut-il signer la facture ?

Non. La signature ne fait pas partie des mentions obligatoires, ni sur papier ni en PDF.

Comment corriger une facture Excel déjà envoyée ?

Ne modifiez pas le fichier envoyé. Émettez une facture d'avoir qui renvoie au numéro et à la date de la facture d'origine, puis, si besoin, une nouvelle facture avec un nouveau numéro.

Mis à jour le 27 octobre 2026. Cet article ne remplace pas les conseils d'un expert-comptable.