Fattura elettronica in Germania: scadenze e regole

Dal 1° gennaio 2025 ogni impresa stabilita in Germania deve poter ricevere fatture elettroniche (E-Rechnung), anche i liberi professionisti e i Kleinunternehmer. L'emissione diventa obbligatoria per le fatture ad altre imprese tedesche relative a operazioni effettuate dal 1° gennaio 2028, oppure già dal 1° gennaio 2027 se il volume d'affari totale dell'anno precedente ha superato 800.000 €. I Kleinunternehmer (§ 19 UStG) e le fatture fino a 250 € sono esonerati in modo permanente dall'obbligo di emissione.

Chi lavora con la fattura elettronica via SdI in Italia conosce già l'idea, ma il sistema tedesco funziona in modo diverso: non c'è un sistema di interscambio centrale e la fattura passa direttamente da chi la emette a chi la riceve. Questa guida è per gli italiani che lavorano in proprio in Germania e per chi, dall'Italia, fattura a clienti tedeschi.

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Che cos'è una fattura elettronica in Germania

La legge tedesca (§ 14, comma 1, UStG) definisce la E-Rechnung come una fattura «emessa, trasmessa e ricevuta in un formato elettronico strutturato» che ne consente l'elaborazione automatica. Il formato deve seguire la norma europea EN 16931 o essere interoperabile con essa.

Tutto il resto è una «altra fattura» (sonstige Rechnung): la carta, ma anche un normale PDF, una scansione, una foto o i dati scritti nel testo di un'email. Il Ministero federale delle Finanze (BMF) cita espressamente i «file PDF senza dati integrati». Il PDF che invii oggi da Word o dalla maggior parte dei programmi di fatturazione non è una E-Rechnung, anche se viaggia per email.

In pratica contano due formati:

	XRechnung	ZUGFeRD
Che cos'è	Un file XML puro	Un PDF con un XML incorporato (ibrido)
Leggibile a occhio	Solo con un visualizzatore	Sì, si apre come un PDF
Uso tipico	Enti pubblici, clienti con software contabile	Imprese che vogliono ancora «vedere» la fattura
Valido come E-Rechnung	Sì	Dalla versione 2.0.1, esclusi i profili MINIMUM e BASIC-WL

Nel ZUGFeRD conta giuridicamente l'XML: se PDF e XML non coincidono, secondo il BMF prevalgono i dati strutturati.

Il calendario

Le regole transitorie sono nel § 27, comma 38, UStG. Conta la data dell'operazione (quando hai svolto il lavoro), non la data della fattura.

Operazione effettuata nel	Cosa puoi inviare ai clienti aziendali in Germania
2025 e 2026	Carta, PDF (con il consenso del cliente) o E-Rechnung
2027, volume d'affari dell'anno precedente fino a 800.000 €	Ancora carta o PDF (con consenso) o E-Rechnung
2027, volume d'affari dell'anno precedente oltre 800.000 €	E-Rechnung (EDI ancora ammesso con consenso)
Dal 1° gennaio 2028	E-Rechnung per tutti

Un esempio: un fotografo di Torino che vive a Monaco, con partita IVA tedesca e 60.000 € di volume d'affari, fattura a un'agenzia di Amburgo 2.000 € più 380 € di IVA (19%). Per un servizio di novembre 2026 basta un PDF. Per uno di marzo 2027 anche, perché nel 2026 è rimasto sotto 800.000 €. Per uno di febbraio 2028 servirà una E-Rechnung.

Ricevere: cosa vale dal 2025

Ogni impresa stabilita in Germania deve essere in grado di ricevere fatture elettroniche, e il BMF chiarisce che vale anche per i Kleinunternehmer. Un fornitore tedesco non ha bisogno del tuo consenso per inviartene una.

Basta una normale casella email: non serve un indirizzo dedicato. Però devi poter leggere il file e conservare l'originale:

Conserva l'XML (o l'intero PDF ZUGFeRD) senza modifiche per otto anni (§ 14b UStG).
Usa un visualizzatore per leggere una XRechnung. La stampa non sostituisce il file.
Controlla i dati come per qualsiasi fattura.

Se rifiuti una E-Rechnung, non puoi pretendere un PDF o una fattura cartacea al suo posto.

Chi deve emetterle

L'obbligo vale quando entrambe le parti sono imprese stabilite in Germania (sede, stabile organizzazione o domicilio) e la prestazione è per l'attività del cliente. Riguarda anche l'autofattura (Gutschrift), il reverse charge interno del § 13b UStG e i clienti che sono a loro volta Kleinunternehmer o che hanno solo operazioni esenti (per esempio chi affitta abitazioni).

Non si applica:

ai privati (B2C): PDF e carta restano validi. Una E-Rechnung a un consumatore richiede il suo consenso;
alle fatture transfrontaliere: se una delle parti non è stabilita in Germania, non c'è obbligo. Una consulente di Bologna che fattura a un'azienda di Stoccarda può continuare a inviare la sua fattura in PDF al cliente tedesco, salvo accordi diversi nel contratto;
alle prestazioni esenti del § 4, numeri da 8 a 29, UStG, come molte prestazioni sanitarie. Se è esente solo una parte della fattura, l'obbligo vale per tutta la fattura.

Le tre esenzioni da conoscere

Anche quando l'obbligo si applica, queste fatture possono essere inviate sempre come «altra fattura» (carta o PDF):

Kleinunternehmer del § 19 UStG (§ 34a UStDV), anche dopo il 2028. È il regime tedesco dei piccoli imprenditori che non addebitano IVA, simile per certi versi al nostro forfettario. Per inviare un PDF serve comunque il consenso del cliente, che può essere tacito, per esempio se accetta i tuoi PDF senza obiezioni.
Fatture di piccolo importo fino a 250 € in totale (§ 33 UStDV), come un taxi o un ricambio da 89 €.
Biglietti per il trasporto di persone (§ 34 UStDV).

Anche in questi casi puoi inviare una E-Rechnung, senza che un cliente aziendale tedesco debba approvarla.

I Kleinunternehmer non devono emettere E-Rechnungen, ma devono poterle ricevere. La loro fattura deve sempre riportare l'esenzione del § 19 UStG. Se crei una XRechnung volontariamente, le righe vanno allo 0% con il motivo «Kleinunternehmer».

Che cosa deve contenere una E-Rechnung

Il contenuto non cambia: sono i dati obbligatori del § 14, comma 4, UStG, cioè nome e indirizzo di entrambe le parti, codice fiscale tedesco (Steuernummer) o partita IVA, numero di fattura progressivo, data di emissione, data della prestazione, quantità e descrizione, imponibile, aliquota e importo IVA. Li vediamo con esempi nella nostra guida alla fatturazione da freelance in Germania.

La novità è dove devono trovarsi: nella parte strutturata. Un rinvio nell'XML a un PDF allegato con la descrizione non basta. Puoi però allegare documenti aggiuntivi, come un prospetto delle ore.

Il BMF distingue due tipi di errore:

Errori di formato: il file non rispetta la norma. Allora non è una E-Rechnung ma una «altra fattura», il che è un problema quando l'obbligo è già in vigore.
Errori nelle regole di business: un campo manca o è in contrasto con un altro. La mancanza del riferimento dell'acquirente (BT-10) in una XRechnung è irrilevante ai fini IVA. Un'aliquota IVA sbagliata resta invece un errore di contenuto.

Un validatore aiuta a individuare entrambi. Nelle fatture agli enti pubblici tedeschi, il riferimento dell'acquirente è di solito il Leitweg-ID, senza il quale in genere non accettano una XRechnung.

Prepararsi in cinque passi

Scegli una casella. Comunica ai fornitori l'indirizzo email per le E-Rechnungen.
Organizza l'archivio. Decidi dove conservare i file originali, intatti, per otto anni.
Verifica se sei coinvolto. Kleinunternehmer, solo privati, solo clienti fuori dalla Germania? Se no: dal 2027 o dal 2028?
Completa i tuoi dati. Una E-Rechnung valida richiede indirizzi completi, l'email del cliente, la tua Steuernummer o partita IVA e, per la XRechnung, il tuo numero di telefono.
Prova prima della scadenza. Invia già ora una fattura ZUGFeRD ai clienti abituali e verifica che la loro contabilità la gestisca.

Fatture elettroniche tedesche con KipBill

Per fatture occasionali basta il generatore di XRechnung gratuito: inserisci venditore, cliente e righe, il modulo segnala mentre scrivi quali campi obbligatori mancano, e scarichi una XRechnung 3.0 (XML) o un PDF ZUGFeRD (PDF/A-3, profilo EN 16931). Gestisce 19%, 7% e 0% con il regime Kleinunternehmer (§ 19 UStG) o il reverse charge (§ 13b UStG). Non viene salvato nulla e non serve un account.

Se fatturi spesso, le imprese con sede in Germania scaricano qualsiasi fattura in uno dei due formati direttamente nell'app, dal piano Starter in su. E quando invii una fattura via email dall'app, il PDF allegato è già una fattura elettronica ZUGFeRD, purché ogni riga abbia l'IVA e i dati siano completi. Una XRechnung per un ente pubblico la carichi tu sul suo portale. KipBill non invia tramite la rete Peppol.

Fatturi dall'Italia a clienti tedeschi, o resti al PDF fino al 2027? Il generatore di fatture per la Germania crea la fattura con IVA senza registrazione. Per avere tutto in un unico posto, crea un account gratuito.

Per vedere come gli altri Paesi UE introducono la fattura elettronica, consulta la nostra panoramica sui requisiti di fatturazione elettronica nell'UE nel 2026.

Domande frequenti

Dopo il 2028 basta ancora un PDF via email?

Non per le fatture ad altre imprese in Germania, salvo Kleinunternehmer, fatture fino a 250 € e biglietti di trasporto. Per i privati e per i clienti all'estero il PDF resta ammesso.

Ho la partita IVA in Italia e fatturo ad aziende tedesche. Mi riguarda?

No, a meno che tu non abbia una sede o una stabile organizzazione in Germania. L'obbligo esiste solo se entrambe le parti sono stabilite lì. Il tuo cliente può comunque preferire una E-Rechnung, e il generatore la crea.

Quale volume d'affari conta per la soglia di 800.000 €?

Il volume d'affari totale ai sensi del § 19, comma 2, UStG dell'anno solare precedente: per il 2027, quello del 2026.

XRechnung o ZUGFeRD?

Sono validi entrambi; il formato si concorda con il cliente. Gli enti pubblici di solito chiedono la XRechnung. Le imprese senza software specifico spesso preferiscono ZUGFeRD, perché aprono il PDF come sempre.

Il software per la fattura elettronica deve essere certificato?

No. In Germania non esiste una certificazione dei software per XRechnung o ZUGFeRD. KipBill crea i file secondo la EN 16931 e li verifica nei propri test con il validatore KoSIT. Come per ogni fattura, la responsabilità del contenuto resta di chi la emette.

Aggiornato al 20 ottobre 2026. Fonti: §§ 14 e 27, comma 38, UStG, §§ 33 e 34a UStDV e le circolari del BMF del 15 ottobre 2024 e del 15 ottobre 2025. Questo articolo non sostituisce una consulenza fiscale.