Modello fattura Excel gratis: quando si può usare

In Italia una fattura fatta in Excel non è valida per i clienti residenti o stabiliti in Italia: per queste operazioni la fattura deve essere elettronica e passare dal Sistema di Interscambio (SdI), anche per chi è in regime forfettario dal 1° gennaio 2024. Il PDF tirato fuori da Excel vale al massimo come copia di cortesia. Excel resta utile, però, per i clienti esteri, i preventivi e le fatture proforma: per questi usi il modello gratuito (.xlsx, con le formule di totali e IVA già pronte) si scarica senza registrazione dalla pagina modelli di fattura da scaricare.

Se non vuoi gestire un foglio di calcolo, il generatore di fatture gratuito ti dà un PDF pronto in pochi minuti, per gli stessi usi.

Quando la fattura elettronica è obbligatoria

L'obbligo riguarda le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, sia verso altre partite IVA sia verso privati. Dal 2024 vale per tutti i forfettari, qualunque sia il fatturato, con poche eccezioni per alcune categorie. Una fattura elettronica è un file XML nel formato FatturaPA, trasmesso allo SdI: finché non è stata trasmessa, la fattura non si considera emessa.

L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione servizi gratuiti per creare, inviare e conservare le fatture elettroniche. Per chi emette poche fatture all'anno sono una scelta da valutare prima di un software a pagamento.

Dove Excel resta utile

Clienti esteri

Per le operazioni con clienti non residenti né stabiliti in Italia la fattura elettronica è facoltativa. Se non la emetti tramite SdI, devi però comunicare i dati della fattura all'Agenzia con l'esterometro. Molti professionisti preparano quindi la fattura in Excel o in PDF per il cliente estero, nella sua lingua, e si occupano a parte della comunicazione.

Un esempio: una consulente di Bologna fattura a un'agenzia di Monaco di Baviera un servizio di localizzazione. Trattandosi di un servizio a un'impresa UE, l'IVA italiana non si applica e in fattura compaiono l'indicazione dell'operazione non soggetta (art. 7-ter del DPR 633/72) e la dicitura «inversione contabile», oltre alla partita IVA del cliente.

Preventivi e fatture proforma

Il preventivo e la proforma non sono fatture fiscali: servono a concordare l'importo o a chiedere un acconto prima di emettere la fattura vera. Excel va benissimo. Trovi un esempio completo nel nostro articolo sulla fattura proforma.

Brutta copia e conteggi

Ore lavorate, materiali, rimborsi spese: tanti professionisti fanno i conti in Excel e poi riportano i totali nel gestionale che invia allo SdI. Le formule qui sotto servono proprio a non sbagliare questi conti.

Le tre formule che servono al foglio

La maggior parte degli errori nelle fatture in Excel sono errori di calcolo: una riga fuori dalla somma, o un'IVA arrotondata riga per riga che alla fine sballa di un centesimo.

Un esempio di proforma per un cliente italiano: sviluppo di un sito e un anno di manutenzione, entrambi al 22 %.

1. Imponibile per riga (in E5, poi trascina in basso):

=B5*C5

2. IVA per aliquota. Sotto la tabella scrivi ogni aliquota in una cella (22 % in D9; un'eventuale seconda aliquota in D10) e in E9 calcola l'IVA sul totale di quell'aliquota, non riga per riga:

=ARROTONDA(SOMMA.SE($D$5:$D$7;D9;$E$5:$E$7)*D9;2)

3. Totale documento:

=SOMMA(E5:E7)+SOMMA(E9:E10)

Risultato: 1.500,00 € di imponibile + 330,00 € di IVA = 1.830,00 €. Se sei un professionista in regime ordinario e fatturi a un sostituto d'imposta, aggiungi la riga della ritenuta d'acconto (in genere il 20 % dell'imponibile) e sottraila dal netto a pagare.

Numerazione e invio

Anche per le fatture ai clienti esteri la numerazione deve essere progressiva, nella stessa serie delle altre fatture o in una serie dedicata. Excel non conosce il tuo ultimo numero: tieni un registro in un unico file (numero, data, cliente, imponibile, IVA, totale, data di incasso) e salva ogni documento con il numero nel nome, ad esempio 2026-014_Agentur-Nord.xlsx.

Al cliente non mandare mai il file .xlsx: potrebbe modificare gli importi e l'impaginazione cambia su un altro computer. Esporta in PDF (File → Salva con nome → PDF) e invia il PDF.

Quando conviene lasciare Excel

Excel va bene finché i documenti sono pochi. Diventa pesante quando ogni mese riscrivi gli indirizzi dei clienti, cerchi l'ultimo numero e controlli a mano sull'estratto conto chi ha pagato.

KipBill non invia fatture allo SdI: per le fatture ai clienti italiani ti serve un servizio che lo faccia, come quelli gratuiti dell'Agenzia. Per clienti esteri, preventivi e proforma, invece, KipBill numera i documenti da solo, ricorda clienti e servizi e mostra cosa resta da incassare. Clienti, prodotti e vecchie fatture si importano da un file Excel o CSV, con i loro numeri originali.

Domande frequenti

Posso emettere una fattura in Excel a un cliente italiano?

No, se tu e il cliente siete residenti o stabiliti in Italia: serve la fattura elettronica tramite SdI. Il PDF può accompagnarla solo come copia di cortesia.

E se sono in regime forfettario?

Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo vale anche per tutti i forfettari, indipendentemente dai ricavi.

Posso usare il modello in Google Sheets o LibreOffice?

Sì. Il file .xlsx si apre in LibreOffice Calc e Numbers, e nella pagina di download c'è una copia per Google Sheets. A seconda delle impostazioni di lingua, Google Sheets può richiedere i nomi inglesi: SUM, SUMIF e ROUND al posto di SOMMA, SOMMA.SE e ARROTONDA.

Devo firmare la fattura?

No. La firma non è tra i dati obbligatori della fattura.

Aggiornato al 27 ottobre 2026. Fonti: Agenzia delle Entrate, guida e FAQ sulla fatturazione elettronica. Questo articolo non sostituisce il parere di un commercialista.