Fatturare da freelance nei Paesi Bassi

Una fattura valida di un libero professionista (zzp'er) nei Paesi Bassi riporta dodici dati fissi: il tuo nome e indirizzo e quelli del cliente, la tua partita IVA (btw-id), il numero alla Camera di commercio (KvK), un numero di fattura progressivo, la data della fattura, la data della prestazione, una descrizione, l'imponibile, l'aliquota e l'importo dell'IVA. Con il regime per le piccole imprese (KOR) non addebiti l'IVA e aggiungi una dicitura di esenzione. Se fatturi a un'azienda di un altro Paese UE, scrivi "btw verlegd" (inversione contabile) e la partita IVA del cliente.

Questa guida è per chi parla italiano e lavora in proprio nei Paesi Bassi, di solito con una eenmanszaak (ditta individuale). Spieghiamo ogni regola e chiudiamo con una fattura di esempio. Ti serve subito una fattura? Il generatore di fatture gratuito per i Paesi Bassi funziona senza account e ti dà un PDF.

I dati obbligatori in fattura

L'amministrazione fiscale olandese (Belastingdienst) li chiama factuureisen. Valgono per ogni impresa che addebita l'IVA (btw), professionisti compresi:

1. Il tuo nome completo e quello del cliente. La denominazione legale, o il nome commerciale se è iscritto alla KvK con indirizzo e città.
2. Il tuo indirizzo e quello del cliente. L'indirizzo reale dell'attività. Una casella postale da sola non basta.
3. Il tuo btw-id, il numero che inizia con NL.
4. Il tuo numero KvK, se sei iscritto alla Camera di commercio.
5. La data della fattura: il giorno in cui la emetti.
6. Un numero di fattura che segue il precedente. Puoi usare più serie, ma ogni numero compare una volta sola.
7. I beni forniti: tipo e quantità.
8. I servizi resi e la loro entità.
9. La data di consegna o della prestazione, o quella di un acconto.
10. L'imponibile per aliquota, con il prezzo unitario se serve.
11. L'aliquota IVA applicata.
12. L'importo dell'IVA.

Logo, firma e scadenza non sono obbligatori. Indica comunque IBAN e termini di pagamento, altrimenti aspetterai di più. Per le fatture fino a 100 € IVA inclusa valgono requisiti più leggeri.

Btw-id o omzetbelastingnummer: quale va in fattura?

All'iscrizione il Belastingdienst ti ha dato due numeri, e si confondono facilmente:

Il btw-id non contiene mai il tuo numero di cittadino (BSN). Trovi entrambi in Mijn Belastingdienst Zakelijk, alla voce Omzetbelasting.

Aliquote IVA: 21%, 9% e 0%

• 21% è l'aliquota ordinaria, per tutto ciò che non è esente e non rientra nel 9% o nello 0%. La maggior parte dei servizi da freelance (design, sviluppo, consulenza, marketing, traduzione) è qui.
• 9% vale per un elenco limitato di beni e servizi, per esempio gli alimenti. Nel dubbio consulta l'elenco del Belastingdienst.
• 0% si usa soprattutto per i beni spediti all'estero.

Alcune attività sono esenti, come certi servizi sanitari e didattici. In quel caso la fattura non riporta IVA, che non è la stessa cosa dell'aliquota zero.

Il regime per le piccole imprese (KOR)

Con la kleineondernemersregeling (KOR) non addebiti l'IVA ai clienti e non presenti dichiarazioni IVA. Possono aderire le imprese stabilite nei Paesi Bassi con un fatturato non superiore a 20.000 € per anno solare, sia nell'anno in corso sia in quello precedente.

Per le tue fatture significa:

• Non sei obbligato a emettere fattura, ma puoi farlo.
• Non compaiono né aliquota né importo IVA. La KvK consiglia questa dicitura: "Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB" (fattura esente IVA ai sensi dell'articolo 25 della legge IVA), simile alla dicitura del regime forfettario italiano.
• Secondo la KvK, i requisiti formali della fattura non si applicano a te. Una fattura ordinata, con numero, data e descrizione, ti evita comunque domande dai clienti.

Se superi i 20.000 € durante l'anno, l'esenzione termina con l'operazione che ti fa superare la soglia, e da quella fattura addebiti di nuovo l'IVA. Dal 2025 non c'è più un periodo minimo di adesione. Chi esce volontariamente non può rientrare per il resto dell'anno né per l'anno successivo.

Clienti all'estero: btw verlegd

Azienda in un altro Paese UE. Per un servizio a un'impresa in Italia o in Belgio, per esempio, di norma non addebiti l'IVA olandese. In fattura scrivi:

• la dicitura "btw verlegd" (inversione contabile);
• la partita IVA del cliente, con il prefisso del Paese.

Verifica prima quel numero su VIES, lo strumento della Commissione europea. Oltre alla dichiarazione IVA presenti di solito una opgaaf ICP, l'equivalente degli elenchi Intrastat dei servizi.

Cliente fuori dall'UE. Per servizi a un'azienda fuori dall'UE, di regola non metti IVA in fattura e non indichi il servizio nella dichiarazione olandese. Nel dubbio verifica se devi dichiarare qualcosa nel Paese del cliente. La nostra guida su come fatturare a clienti internazionali tratta anche valute e metodi di pagamento.

Fattura di esempio

Giulia Ferri è graphic designer e lavora da Utrecht con la sua eenmanszaak. Consegna un logo e un manuale di identità visiva a Bureau Noord B.V., ad Amsterdam.

Fattura 2026-047 Data fattura: 30-10-2026 · Data prestazione: 28-10-2026 · Scadenza: 29-11-2026

Da: Studio Ferri, Oudegracht 120, 3511 AZ Utrecht · KvK 12345678 · btw-id NL001234567B01 A: Bureau Noord B.V., Keizersgracht 300, 1016 EZ Amsterdam

Nei Paesi Bassi la data si scrive gg-mm-aaaa e l'importo con il simbolo davanti: € 2.746,70.

Se Giulia fosse nella KOR, la riga IVA sparirebbe, il totale sarebbe 2.270,00 € e in calce comparirebbe "Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB". Se il cliente fosse a Milano, il totale sarebbe sempre 2.270,00 €, con "btw verlegd" e la partita IVA italiana del cliente (IT…).

Termini di pagamento: cosa dice la legge

• Niente concordato? Tra imprese il termine è di 30 giorni.
• Massimo: tra imprese si possono concordare fino a 60 giorni.
• Cliente grande: una grande impresa deve pagare PMI e professionisti entro 30 giorni.

Se un cliente aziendale paga in ritardo, puoi chiedere gli interessi legali commerciali e spese di recupero di almeno 40 €. Prima, un sollecito gentile di solito funziona: usa i nostri modelli di email per i pagamenti in ritardo.

Per quanto tempo conservare le fatture

Devi conservare la contabilità per 7 anni, fatture comprese: quelle emesse e quelle ricevute. Per i dati sugli immobili il termine è di 10 anni. Conserva il PDF che hai davvero inviato, non solo un file modificabile.

Fattura elettronica: cosa vale oggi

Oggi nei Paesi Bassi non esiste l'obbligo di inviare fatture elettroniche tra imprese: un PDF via email basta. L'Europa però si muove: secondo la Commissione europea, dal 1° luglio 2030 si applicherà la comunicazione digitale delle operazioni transfrontaliere tra imprese, basata sulla fattura elettronica. Germania e Francia hanno già iniziato. La nostra panoramica sui requisiti di fatturazione elettronica nell'UE riassume cosa vale in ciascun Paese.

Fatturare più in fretta

La prima fattura si fa in fretta con Word o Excel. Con dieci clienti al mese diventa un lavoro: ricopiare indirizzi, cercare l'ultimo numero, seguire chi non ha pagato.

Domande frequenti

Il numero KvK deve comparire in fattura?

Sì, se sei iscritto alla KvK. Con una eenmanszaak lo sei quasi sempre.

Posso ricominciare la numerazione ogni anno?

Sì, purché ogni numero compaia una sola volta. Con l'anno nel numero (2026-001) il problema è risolto.

Sono nella KOR. Devo comunque mandare la fattura?

Non è obbligatorio. Le aziende di solito la chiedono per la contabilità: in quel caso senza IVA e con la dicitura di esenzione.

Devo addebitare l'IVA a un cliente in Italia?

Se è un'impresa con partita IVA valida, di norma no: "btw verlegd" e la sua partita IVA in fattura, poi la opgaaf ICP.

Come correggo una fattura già inviata?

Non modificare la fattura inviata. Emetti una nota di credito (creditfactuur) che richiami il numero originale e, se serve, una nuova fattura con un nuovo numero.

Aggiornato al 30 ottobre 2026. Fonti: Belastingdienst (requisiti della fattura, aliquote IVA, KOR, conservazione), KvK (usare la KOR), Ondernemersplein (numero di partita IVA, IVA sui servizi all'estero, termini di pagamento e spese di recupero), Commissione europea (VAT in the Digital Age). Questo articolo non sostituisce una consulenza fiscale.