E-faktura w Niemczech: terminy i zasady

Od 1 stycznia 2025 r. każda firma mająca siedzibę w Niemczech musi być w stanie odbierać faktury elektroniczne (E-Rechnung), także freelancerzy i Kleinunternehmer. Wystawianie e-faktur innym niemieckim firmom staje się obowiązkowe dla transakcji wykonanych od 1 stycznia 2028 r., a już od 1 stycznia 2027 r., jeśli łączny obrót w poprzednim roku przekroczył 800 000 €. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) oraz faktury do 250 € są na stałe wyłączone z obowiązku wystawiania.

Ten poradnik jest dla Polaków prowadzących działalność w Niemczech oraz dla osób z jednoosobową działalnością w Polsce, które fakturują niemieckich klientów i chcą wiedzieć, czy obowiązek ich dotyczy (zwykle nie).

Klient albo niemiecki urząd już prosi o XRechnung? W darmowym generatorze XRechnung utworzysz XRechnung lub PDF ZUGFeRD bez rejestracji, po polsku.

Czym jest e-faktura w Niemczech

Niemiecka ustawa (§ 14 ust. 1 UStG) definiuje E-Rechnung jako fakturę „wystawioną, przesłaną i odebraną w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym", który umożliwia automatyczne przetwarzanie. Format musi być zgodny z europejską normą EN 16931 albo z nią interoperacyjny.

Wszystko inne to „inna faktura" (sonstige Rechnung): papier, ale też zwykły PDF, skan, zdjęcie albo dane wpisane w treść e-maila. Federalne Ministerstwo Finansów (BMF) wprost wymienia „pliki PDF bez zintegrowanych danych". PDF, który wysyłasz dziś z Worda lub większości programów do fakturowania, nie jest więc E-Rechnung, nawet jeśli idzie e-mailem.

W praktyce liczą się dwa formaty:

W ZUGFeRD prawnie liczy się XML: gdy PDF i XML się różnią, według BMF pierwszeństwo mają dane ustrukturyzowane.

W odróżnieniu od polskiego KSeF w Niemczech nie ma centralnej platformy: e-faktura trafia bezpośrednio od wystawcy do odbiorcy, na przykład e-mailem.

Harmonogram

Przepisy przejściowe są w § 27 ust. 38 UStG. Liczy się data wykonania usługi lub dostawy, a nie data faktury.

Przykład: programista z Wrocławia mieszkający w Berlinie, zarejestrowany jako podatnik VAT w Niemczech, z obrotem 60 000 €, wystawia agencji z Hamburga fakturę na 2000 € plus 380 € VAT (19%). Za projekt z listopada 2026 r. może wysłać PDF. Za projekt z marca 2027 r. również, bo jego obrót w 2026 r. nie przekroczył 800 000 €. Za projekt z lutego 2028 r. musi to być E-Rechnung.

Odbiór: co obowiązuje od 2025 r.

Każda firma mająca siedzibę w Niemczech musi mieć techniczną możliwość odbioru e-faktur, a BMF wyjaśnia, że dotyczy to także Kleinunternehmer. Niemiecki dostawca nie potrzebuje Twojej zgody, żeby wysłać Ci e-fakturę.

Wystarczy zwykła skrzynka e-mail; osobny adres tylko na e-faktury nie jest wymagany. Musisz jednak umieć odczytać plik i przechować oryginał:

• Przechowuj plik XML (lub cały PDF ZUGFeRD) bez zmian przez osiem lat (§ 14b UStG).
• Używaj przeglądarki plików, żeby odczytać XRechnung. Wydruk nie zastępuje pliku.
• Sprawdzaj dane jak na każdej fakturze.

Jeśli odmówisz przyjęcia E-Rechnung, nie możesz żądać zamiast niej PDF-a ani faktury papierowej.

Kto musi wystawiać e-faktury

Obowiązek dotyczy sytuacji, w której obie strony są przedsiębiorcami z siedzibą (stałym miejscem prowadzenia działalności lub miejscem zamieszkania) w Niemczech, a usługa jest wykonywana dla firmy klienta. Obejmuje też samofakturowanie (Gutschrift), krajowe odwrotne obciążenie z § 13b UStG oraz klientów, którzy sami są Kleinunternehmer lub mają wyłącznie sprzedaż zwolnioną (np. wynajmujący mieszkania).

Obowiązek nie dotyczy:

• Klientów prywatnych (B2C): PDF lub papier pozostają dozwolone. E-Rechnung do konsumenta wymaga jego zgody.
• Faktur transgranicznych: jeśli jedna ze stron nie ma siedziby w Niemczech, obowiązku nie ma. Graficzka z Poznania fakturująca firmę z Lipska może nadal wysyłać PDF, chyba że umowa stanowi inaczej.
• Usług zwolnionych z § 4 nr 8–29 UStG, np. wielu usług medycznych. Jeśli zwolniona jest tylko część faktury, obowiązek dotyczy całej faktury.

Trzy wyjątki, które warto znać

Nawet gdy obowiązek ma zastosowanie, te faktury można zawsze wysłać jako „inną fakturę" (papier lub PDF):

1. Kleinunternehmer z § 19 UStG (§ 34a UStDV), także po 2028 r. To niemieckie zwolnienie dla małych przedsiębiorców, którzy nie doliczają VAT, podobne do polskiego zwolnienia podmiotowego. Do wysłania PDF-a nadal potrzebna jest zgoda klienta; może być dorozumiana, np. gdy klient przyjmuje Twoje PDF-y bez sprzeciwu.
2. Faktury na małe kwoty do 250 € łącznie (§ 33 UStDV), np. za taksówkę lub część zamienną za 89 €.
3. Bilety na przewóz osób (§ 34 UStDV).

W tych przypadkach możesz mimo to wysłać E-Rechnung; niemiecki klient biznesowy nie musi się na to zgadzać.

Co musi zawierać E-Rechnung

Treść się nie zmienia: obowiązują elementy z § 14 ust. 4 UStG, czyli nazwa i adres obu stron, niemiecki numer podatkowy (Steuernummer) lub numer VAT UE, kolejny numer faktury, data wystawienia, data wykonania usługi, ilość i opis, kwota netto, stawka i kwota VAT. Omawiamy je z przykładami w naszym poradniku fakturowania jako freelancer w Niemczech.

Nowością jest to, gdzie muszą się znaleźć: w części ustrukturyzowanej. Odesłanie w XML do załączonego PDF-a z opisem nie wystarczy. Możesz natomiast dołączyć dodatkowe dokumenty, np. zestawienie godzin.

BMF rozróżnia dwa rodzaje błędów:

• Błędy formatu: plik nie spełnia normy. Wtedy nie jest to E-Rechnung, tylko „inna faktura", co jest problemem, gdy obowiązek już obowiązuje.
• Błędy reguł biznesowych: brakuje pola albo jest sprzeczne z innym. Brak referencji nabywcy (BT-10) w XRechnung nie ma znaczenia dla VAT. Błędna stawka VAT pozostaje jednak błędem merytorycznym.

Walidator pomaga wykryć oba rodzaje błędów. W fakturach do niemieckich urzędów referencją nabywcy jest zwykle Leitweg-ID; bez niego urzędy z reguły nie przyjmą XRechnung.

Przygotowanie w pięciu krokach

1. Wybierz skrzynkę. Poinformuj dostawców, na jaki adres e-mail mają wysyłać e-faktury.
2. Zaplanuj archiwum. Ustal, gdzie przez osiem lat będziesz przechowywać niezmienione oryginalne pliki.
3. Sprawdź, czy Cię to dotyczy. Kleinunternehmer, tylko klienci prywatni, tylko klienci spoza Niemiec? Jeśli nie: od 2027 czy od 2028 r.?
4. Uzupełnij dane. Poprawna E-Rechnung wymaga pełnych adresów, e-maila klienta, Twojego Steuernummer lub numeru VAT UE oraz, w przypadku XRechnung, Twojego telefonu.
5. Przetestuj, zanim stanie się to obowiązkiem. Wyślij stałym klientom fakturę ZUGFeRD już teraz i sprawdź, czy ich księgowość ją obsłuży.

Niemieckie e-faktury w KipBill

Do pojedynczych faktur wystarczy darmowy generator XRechnung: wpisujesz sprzedawcę, klienta i pozycje, formularz już w trakcie pisania pokazuje brakujące pola obowiązkowe, a potem pobierasz XRechnung 3.0 (XML) lub PDF ZUGFeRD (PDF/A-3, profil EN 16931). Obsługuje stawki 19%, 7% i 0% ze zwolnieniem Kleinunternehmer (§ 19 UStG) lub odwrotnym obciążeniem (§ 13b UStG). Nic nie jest zapisywane i nie potrzebujesz konta.

Jeśli fakturujesz regularnie, firmy z siedzibą w Niemczech pobierają w aplikacji każdą fakturę w jednym z tych dwóch formatów, od planu Starter. A gdy wysyłasz fakturę e-mailem z aplikacji, załączony PDF jest już e-fakturą ZUGFeRD, o ile każda pozycja ma VAT, a dane są kompletne. XRechnung dla urzędu przesyła się przez jego portal. KipBill nie wysyła faktur przez sieć Peppol.

Jak e-fakturę wprowadzają inne kraje UE, w tym Polska, przeczytasz w naszym przeglądzie wymogów e-fakturowania w UE w 2026 r..

Najczęstsze pytania

Czy po 2028 r. wystarczy PDF wysłany e-mailem?

Nie w przypadku faktur dla innych firm w Niemczech, z wyjątkiem Kleinunternehmer, faktur do 250 € i biletów. Klientom prywatnym i zagranicznym nadal można wysyłać PDF.

Prowadzę działalność w Polsce i fakturuję niemieckie firmy. Czy to mnie dotyczy?

Nie, chyba że masz siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Niemczech. Obowiązek istnieje tylko wtedy, gdy obie strony mają tam siedzibę. Twój klient może jednak woleć E-Rechnung, a generator ją utworzy.

Który obrót liczy się do progu 800 000 €?

Łączny obrót w rozumieniu § 19 ust. 2 UStG z poprzedniego roku kalendarzowego: dla 2027 r. jest to obrót z 2026 r.

XRechnung czy ZUGFeRD?

Oba są ważne; format uzgadniasz z klientem. Urzędy zwykle wymagają XRechnung. Firmy bez specjalnego oprogramowania często wolą ZUGFeRD, bo otwierają PDF jak zwykle.

Czy program do e-faktur musi mieć certyfikat?

Nie. W Niemczech nie ma certyfikacji oprogramowania dla XRechnung ani ZUGFeRD. KipBill tworzy pliki zgodnie z normą EN 16931 i sprawdza je we własnych testach walidatorem KoSIT. Jak przy każdej fakturze, za jej treść odpowiada wystawca.

Stan na 20 października 2026 r. Źródła: § 14 i § 27 ust. 38 UStG, § 33 i § 34a UStDV oraz pisma BMF z 15 października 2024 r. i 15 października 2025 r. Ten artykuł nie zastępuje porady podatkowej.