Faktury dla freelancera w Holandii

Ważna faktura samozatrudnionego (zzp'er) w Holandii zawiera dwanaście stałych elementów: Twoje imię, nazwisko i adres oraz dane klienta, Twój numer VAT (btw-id), numer w Izbie Handlowej (KvK), kolejny numer faktury, datę wystawienia, datę wykonania usługi, opis, kwotę netto, stawkę i kwotę VAT. Jeśli korzystasz ze zwolnienia dla małych firm (KOR), nie doliczasz VAT i dodajesz adnotację o zwolnieniu. Gdy wystawiasz fakturę firmie z innego kraju UE, piszesz „btw verlegd” (odwrotne obciążenie) i numer VAT klienta.

Ten poradnik jest dla Polaków prowadzących własną działalność w Holandii, zwykle jako eenmanszaak (jednoosobowa firma). Omawiamy każdą zasadę, a na końcu pokazujemy przykładową fakturę. Potrzebujesz faktury od razu? Darmowy generator faktur dla Holandii działa bez konta i daje gotowy PDF.

Obowiązkowe elementy faktury

Holenderski urząd skarbowy (Belastingdienst) nazywa je factuureisen. Dotyczą każdej firmy, która nalicza VAT (btw), także freelancerów:

1. Twoja pełna nazwa i nazwa klienta. Nazwa prawna albo nazwa handlowa, jeśli jest wpisana do KvK z adresem i miejscowością.
2. Twój adres i adres klienta. Rzeczywisty adres firmy. Sama skrytka pocztowa nie wystarczy.
3. Twój btw-id, numer zaczynający się od NL.
4. Twój numer KvK, jeśli jesteś wpisany do Izby Handlowej.
5. Data faktury: dzień jej wystawienia.
6. Numer faktury, który kontynuuje poprzedni. Możesz mieć kilka serii, ale każdy numer występuje tylko raz.
7. Dostarczone towary: rodzaj i ilość.
8. Wykonane usługi i ich zakres.
9. Data dostawy lub wykonania usługi albo data zaliczki.
10. Kwota netto według stawek, z ceną jednostkową, jeśli ma zastosowanie.
11. Zastosowana stawka VAT.
12. Kwota VAT.

Logo, podpis i termin płatności nie są obowiązkowe. Mimo to podaj IBAN i termin zapłaty, bo inaczej dłużej poczekasz na pieniądze. Faktury do 100 € brutto mają łagodniejsze wymagania.

Btw-id czy omzetbelastingnummer: który numer na fakturę?

Przy rejestracji Belastingdienst nadał Ci dwa numery, które łatwo pomylić:

Btw-id nigdy nie zawiera Twojego numeru BSN. Oba numery znajdziesz w Mijn Belastingdienst Zakelijk, w zakładce Omzetbelasting.

Stawki VAT: 21%, 9% i 0%

• 21% to stawka podstawowa dla wszystkiego, co nie jest zwolnione i nie podlega stawce 9% ani 0%. Należy do niej większość usług freelancerów (projektowanie, programowanie, doradztwo, marketing, tłumaczenia).
• 9% obejmuje ograniczoną listę towarów i usług, na przykład żywność. W razie wątpliwości sprawdź listę Belastingdienst.
• 0% stosuje się głównie do towarów wysyłanych za granicę.

Niektóre czynności są zwolnione z VAT, np. część usług medycznych i edukacyjnych. Wtedy faktura nie zawiera VAT, co nie jest tym samym co stawka 0%.

Zwolnienie dla małych firm (KOR)

W ramach kleineondernemersregeling (KOR) nie doliczasz VAT klientom i nie składasz deklaracji VAT. Mogą z niej korzystać firmy z siedzibą w Holandii, których obrót nie przekracza 20 000 € w roku kalendarzowym, zarówno w bieżącym, jak i w poprzednim roku.

Dla Twoich faktur oznacza to:

• Nie musisz wystawiać faktur, ale możesz.
• Nie ma na nich stawki ani kwoty VAT. KvK zaleca adnotację: „Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB” (faktura zwolniona z VAT na podstawie art. 25 ustawy o VAT), podobną do polskiego „zw.” z podstawą prawną.
• Według KvK formalne wymogi dotyczące faktur Cię nie obowiązują. Porządna faktura z numerem, datą i opisem i tak oszczędzi Ci pytań klientów.

Jeśli w trakcie roku przekroczysz 20 000 €, zwolnienie kończy się z transakcją, która przekracza limit, i od tej faktury znów doliczasz VAT. Od 2025 roku nie ma minimalnego okresu uczestnictwa. Kto zrezygnuje dobrowolnie, nie może wrócić do końca roku ani w roku następnym.

Klienci za granicą: btw verlegd

Firma w innym kraju UE. Za usługę dla firmy np. w Polsce lub Belgii zwykle nie doliczasz holenderskiego VAT. Na fakturze piszesz:

• adnotację „btw verlegd” (odwrotne obciążenie);
• numer VAT klienta z kodem kraju.

Sprawdź ten numer wcześniej w VIES, narzędziu Komisji Europejskiej. Oprócz deklaracji VAT zwykle składasz opgaaf ICP, odpowiednik polskiej informacji podsumowującej.

Klient spoza UE. Za usługi dla firmy spoza UE z reguły nie wpisujesz VAT na fakturze i nie wykazujesz usługi w holenderskiej deklaracji. W razie wątpliwości sprawdź, czy musisz coś zgłosić w kraju klienta. Nasz poradnik o fakturowaniu klientów zagranicznych omawia też waluty i metody płatności.

Przykładowa faktura

Anna Kowalska jest graficzką i prowadzi eenmanszaak w Utrechcie. Dostarcza logo i księgę znaku firmie Bureau Noord B.V. z Amsterdamu.

Faktura 2026-047 Data wystawienia: 30-10-2026 · Data wykonania usługi: 28-10-2026 · Termin płatności: 29-11-2026

Od: Studio Kowalska, Oudegracht 120, 3511 AZ Utrecht · KvK 12345678 · btw-id NL001234567B01 Dla: Bureau Noord B.V., Keizersgracht 300, 1016 EZ Amsterdam

W Holandii datę zapisuje się jako dd-mm-rrrr, a kwotę z symbolem euro na początku: € 2.746,70.

Gdyby Anna korzystała z KOR, wiersz VAT by zniknął, suma wyniosłaby 2 270,00 €, a w stopce widniałoby „Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB”. Gdyby klient był z Krakowa, suma także wyniosłaby 2 270,00 €, z adnotacją „btw verlegd” i polskim numerem VAT klienta (PL…).

Termin płatności: co mówi prawo

• Nic nie ustalono? Między firmami termin wynosi 30 dni.
• Maksimum: firmy mogą umówić się na maksymalnie 60 dni.
• Duży klient: duże przedsiębiorstwo musi zapłacić MŚP i samozatrudnionym w ciągu 30 dni.

Gdy klient biznesowy się spóźnia, możesz naliczyć ustawowe odsetki handlowe i koszty windykacji w wysokości co najmniej 40 €. Wcześniej zwykle wystarczy uprzejme przypomnienie: skorzystaj z naszych szablonów e-maili o zaległych płatnościach.

Jak długo przechowywać faktury

Dokumentację musisz przechowywać przez 7 lat, w tym faktury wystawione i otrzymane. Dane dotyczące nieruchomości przechowuje się 10 lat. Zachowaj PDF, który faktycznie wysłałeś, a nie tylko edytowalny plik.

E-faktury: co obowiązuje dziś

W Holandii nie ma dziś obowiązku wysyłania e-faktur między firmami: wystarczy PDF e-mailem. Europa jednak się zmienia: według Komisji Europejskiej od 1 lipca 2030 roku obowiązywać będzie cyfrowe raportowanie transgranicznych transakcji między firmami, oparte na e-fakturach. Niemcy i Francja już zaczęły. Nasze zestawienie wymogów dotyczących e-faktur w UE pokazuje, co obowiązuje w poszczególnych krajach.

Szybsze fakturowanie

Pierwszą fakturę szybko zrobisz w Wordzie lub Excelu. Przy dziesięciu klientach miesięcznie robi się z tego praca: przepisywanie adresów, szukanie ostatniego numeru, pilnowanie, kto nie zapłacił.

Najczęstsze pytania

Czy numer KvK musi być na fakturze?

Tak, jeśli jesteś wpisany do KvK. Prowadząc eenmanszaak, prawie zawsze jesteś.

Czy mogę co roku zaczynać numerację od nowa?

Tak, o ile każdy numer występuje tylko raz. Rok w numerze (2026-001) załatwia sprawę.

Korzystam z KOR. Czy mimo to muszę wystawiać faktury?

Nie jest to obowiązkowe. Firmy zwykle proszą o fakturę do księgowości: wtedy bez VAT i z adnotacją o zwolnieniu.

Czy doliczam VAT klientowi w Polsce?

Jeśli to firma z ważnym numerem VAT, zwykle nie: „btw verlegd” i jej numer VAT na fakturze, a potem opgaaf ICP.

Jak poprawić wysłaną już fakturę?

Nie zmieniaj wysłanej faktury. Wystaw fakturę korygującą (creditfactuur) z odwołaniem do pierwotnego numeru, a w razie potrzeby nową fakturę z nowym numerem.

Aktualizacja: 30 października 2026. Źródła: Belastingdienst (wymogi dotyczące faktur, stawki VAT, KOR, przechowywanie), KvK (korzystanie z KOR), Ondernemersplein (numer VAT, VAT od usług za granicę, termin płatności i koszty windykacji), Komisja Europejska (VAT in the Digital Age). Ten artykuł nie zastępuje porady podatkowej.