Modelo de fatura Excel grátis: o que deve ter

Um modelo de fatura em Excel serve para orçamentos, faturas proforma e faturas a clientes em países que não exigem um sistema oficial. Para clientes em Portugal ou no Brasil, porém, a regra geral é outra: em Portugal as faturas emitem-se num programa de faturação certificado pela AT ou no Portal das Finanças, e no Brasil o documento fiscal é a nota fiscal, emitida nos sistemas oficiais. Para os usos em que o Excel serve, o modelo gratuito (.xlsx, com as fórmulas de totais e IVA já prontas) descarrega-se sem registo na página modelos de fatura para descarregar.

Se não quiser manter uma folha de cálculo, o gerador de faturas gratuito dá-lhe um PDF pronto em poucos minutos, para os mesmos usos.

Antes de usar Excel: Portugal e Brasil

Em Portugal, quem emite faturas tem regras próprias: programas de faturação certificados pela Autoridade Tributária, e o Portal das Finanças, onde os trabalhadores independentes passam as faturas-recibo. Antes de usar uma folha de cálculo para faturar a clientes portugueses, confirme no Portal das Finanças se o seu caso o permite.

No Brasil, a nota fiscal (NF-e para produtos, NFS-e para serviços) é emitida nos sistemas da Receita, do estado ou do município. Uma planilha não a substitui; pode, no máximo, acompanhar a nota como fatura comercial ou resumo da cobrança.

Onde o Excel continua útil:

• Orçamentos e faturas proforma, que não são documentos fiscais e servem para acordar o valor ou pedir um adiantamento. Veja o exemplo completo no nosso artigo sobre a fatura proforma.
• Contas de horas, materiais e despesas que depois passa para o programa oficial.
• Faturas noutros países, onde a lei permite emiti-las com qualquer programa.

O que deve ter uma fatura feita em Excel

Os dados exatos dependem do país, mas quase todas as autoridades fiscais pedem o mesmo núcleo:

1. Número único e sequencial, que continue o anterior.
2. Data de emissão e, se for diferente, data da venda ou do serviço.
3. Nome, morada e número de contribuinte (NIF) seus e do cliente.
4. Descrição clara de cada serviço ou produto, com quantidade e preço unitário sem IVA.
5. Taxa de IVA de cada linha e valor do IVA por taxa.
6. Total sem IVA e total a pagar.

A assinatura e o logótipo não são obrigatórios. Acrescente ainda assim o prazo de pagamento e o IBAN: poupam e-mails e atrasos.

As três fórmulas de que a folha precisa

A maioria dos erros em faturas de Excel são erros de conta: uma linha que fica fora da soma, ou um IVA arredondado linha a linha que no fim falha por um cêntimo.

Um exemplo de proforma: uma formadora de Lisboa orça um workshop de dois dias e dez exemplares do seu livro. O workshop está sujeito a 23 % e os livros a 6 %.

1. Base por linha (em E5, depois arraste para baixo):

=B5*C5

2. IVA por taxa. Por baixo da tabela, escreva cada taxa numa célula (23 % em D9, 6 % em D10). Em E9, e depois em E10, calcule o IVA sobre o total de cada taxa, não linha a linha:

=ARRED(SOMA.SE($D$5:$D$7;D9;$E$5:$E$7)*D9;2)

No Excel em português do Brasil, a função chama-se SOMASE, sem ponto. O resultado é 276,00 € a 23 % e 14,94 € a 6 %.

3. Total a pagar:

=SOMA(E5:E7)+SOMA(E9:E10)

Resultado: 1 449,00 € de base + 290,94 € de IVA = 1 739,94 €.

Numeração e envio

O Excel não sabe qual foi o seu último número. É fácil gravar por cima de um documento antigo ou repetir um número. Três hábitos ajudam:

• Um formato fixo, por exemplo 2026-001, 2026-002… Com o ano à frente, recomeça em 001 em janeiro sem repetir números.
• Um registo na mesma pasta: número, data, cliente, base, IVA, total, data de pagamento. Número novo = última linha mais um.
• Um ficheiro por documento, com o número no nome: 2026-014_Agencia-Norte.xlsx. O modelo fica vazio e só de leitura.

Nunca envie o ficheiro .xlsx ao cliente: podia alterar valores, e a formatação desfaz-se noutro computador. Exporte para PDF (Ficheiro → Guardar como → PDF) e envie o PDF.

Quando compensa deixar o Excel

O Excel chega para os primeiros documentos: grátis, sem internet e com todas as fórmulas à vista. Torna-se pesado quando emite vários por mês: voltar a escrever moradas, procurar o último número, conferir à mão o que já foi pago.

Um programa de faturação trata exatamente disso: numera sozinho, guarda clientes e serviços e mostra o que falta receber. KipBill não é um programa certificado pela AT e não emite notas fiscais brasileiras; serve para orçamentos, proformas e faturas a clientes de outros países. Clientes, produtos e faturas antigas importam-se de um ficheiro Excel ou CSV, com os números originais.

Perguntas frequentes

Posso passar faturas em Excel em Portugal?

Depende do seu caso. Em geral, as faturas emitem-se num programa certificado pela AT ou no Portal das Finanças. Confirme no Portal das Finanças qual é a regra para a sua atividade.

O modelo funciona no Google Sheets e no LibreOffice?

Sim. O ficheiro .xlsx abre no LibreOffice Calc e no Numbers, e a página de download tem uma cópia própria para Google Sheets. Conforme a definição de idioma, o Google Sheets pode pedir os nomes ingleses das funções: SUM, SUMIF e ROUND.

A fatura tem de ser assinada?

Não. A assinatura não faz parte dos dados obrigatórios.

Atualizado a 27 de outubro de 2026. Este artigo não substitui o aconselhamento de um contabilista certificado.