Fatura proforma: o que é, quando usar + modelo grátis (2026)

Um cliente pede-lhe uma "fatura proforma" e você fica sem saber o que fazer. É a mesma coisa que um orçamento? O cliente paga? Conta para efeitos fiscais? Não pode simplesmente enviar uma fatura normal? Se alguma vez hesitou perante esse pedido, não está sozinho — a fatura proforma é um dos documentos mais mal compreendidos na faturação das pequenas empresas.

Essa confusão tem consequências, porque enviar o documento errado no momento errado causa problemas reais: a alfândega pode reter uma encomenda, um cliente pode recusar-se a libertar um adiantamento, ou o seu contabilista pode assinalar uma "venda" que nunca chegou a acontecer. Acertar neste ponto faz com que pareça organizado e mantém a sua contabilidade limpa.

Este guia explica exatamente o que é uma fatura proforma, em que se distingue de um orçamento e de uma fatura comercial, quando deve enviar uma, o que deve constar nela e como funciona a parte fiscal. No final vai encontrar um modelo de fatura proforma grátis que pode copiar e usar hoje mesmo.

O que é uma fatura proforma?

Uma fatura proforma é um documento preliminar de venda enviado ao comprador antes de os bens serem entregues ou de o trabalho estar concluído. Mostra ao comprador exatamente aquilo que lhe será cobrado — itens, quantidades, preços, impostos e o total — para que possa aprovar a compra, organizar o pagamento ou desalfandegar os bens, tudo antes de ser emitida uma fatura final juridicamente vinculativa.

A expressão latina pro forma significa "por uma questão de forma". É essa a ideia central: uma fatura proforma parece uma fatura verdadeira e contém quase a mesma informação, mas é uma formalidade emitida antecipadamente e não uma exigência de pagamento registada na sua contabilidade.

O mais importante de tudo é isto: uma fatura proforma não é uma fatura verdadeira (comercial). Não cria uma conta a receber, não entra no seu diário de vendas e, na maioria dos países, não pode ser usada pelo comprador para deduzir o IVA. É uma estimativa de boa-fé apresentada em formato de fatura. Só a fatura comercial final — emitida assim que o negócio é confirmado — tem peso contabilístico e fiscal.

Fatura proforma vs orçamento vs fatura comercial

Estes três documentos formam uma sequência natural numa venda, mas não são intermutáveis. Enviar o documento errado transmite a fase errada do negócio.

Em resumo: um orçamento diz "eis quanto custaria", uma fatura proforma diz "eis aquilo que aceitou pagar, pronto para agir" e uma fatura comercial diz "o trabalho está feito — por favor pague isto agora."

Quando deve enviar uma fatura proforma?

Há seis situações em que a fatura proforma é o documento certo.

1. Pedir um adiantamento ou entrada

Quando precisa de receber antes de começar — uma entrada num projeto, uma taxa de reserva ou o pré-pagamento total de um produto — a fatura proforma permite que o cliente pague com base num documento formal, sem que você tenha de registar uma venda que ainda não aconteceu. Depois de pagar, emite a fatura verdadeira.

2. Envios internacionais e alfândega

Este é o uso clássico. As autoridades aduaneiras exigem uma fatura proforma para calcular direitos e impostos sobre bens que ainda não foram vendidos ou totalmente valorizados — amostras, peças de substituição, bens enviados para reparação ou remessas à espera de uma fatura comercial final. Sem ela, a sua encomenda pode ficar retida na fronteira.

3. Integrar um novo cliente

Com um cliente pela primeira vez, pode querer uma confirmação por escrito do âmbito, do preço e das condições exatas antes de qualquer dinheiro ou trabalho mudar de mãos. Uma fatura proforma é mais formal e específica do que um orçamento, o que dá segurança a ambas as partes.

4. Obter aprovação interna ou uma ordem de compra

Compradores empresariais e do setor público muitas vezes não conseguem libertar fundos enquanto não tiverem um documento que se pareça com uma fatura para anexar a uma ordem de compra ou a uma aprovação de orçamento. Uma proforma dá ao departamento financeiro deles algo concreto para aprovar — sem que você contabilize uma venda prematura.

5. Prova de custo para subsídios, vistos ou financiamento

Por vezes é necessário demonstrar um custo assumido — para um subsídio, um pedido de visto, um crédito para equipamento ou uma pré-aprovação de despesa. A fatura proforma fornece essa prova sem as consequências fiscais de uma fatura verdadeira.

6. Confirmar preço e condições numa encomenda personalizada

Em encomendas personalizadas ou variáveis, em que o total final depende das especificações, a proforma fixa os valores acordados para que não haja surpresas quando chegar a fatura comercial.

O que incluir numa fatura proforma

Uma fatura proforma deve conter quase tudo o que uma fatura final tem. As duas diferenças que importam: tem de estar claramente identificada como "Fatura proforma" e nunca deve levar um número de fatura comercial.

• A designação "Fatura proforma" — bem visível, para que ninguém a confunda com uma fatura fiscal
• Uma referência proforma única — separada da sua sequência de faturas (ex.: PF-2026-001)
• Data de emissão e data de validade — os preços não devem ficar em aberto
• Os dados da sua empresa — nome, morada, contacto e número de contribuinte, se aplicável
• Os dados do comprador — nome, morada e o número de contribuinte dele em vendas transfronteiriças
• Uma discriminação clara dos itens — descrição, quantidade, preço unitário e total da linha
• Subtotal, imposto e total geral — indique as taxas de IVA, mesmo não sendo ainda um documento fiscal
• Condições e formas de pagamento — como e até quando espera receber depois de confirmado
• Condições de entrega — para bens, inclua Incoterms, peso e país de origem para a alfândega
• Uma nota de que não é uma exigência de pagamento — uma frase curta como "Este é um documento proforma e não constitui uma fatura fiscal"

Como funcionam o IVA e os impostos numa fatura proforma

É aqui que a maioria dos erros acontece, por isso vale a pena ser preciso.

Uma fatura proforma mostra o imposto para que o comprador veja o custo total previsto, mas não cobra imposto em termos contabilísticos. Como a proforma não é uma fatura fiscal válida, o comprador geralmente não pode deduzir o IVA suportado com base nela, e você não declara qualquer imposto a partir dela. O facto tributável ocorre quando emite a fatura comercial final.

O processo prático é simples: emita a proforma, receba a confirmação ou o pagamento e emita de imediato uma fatura comercial adequada, que se torna o documento fiscal oficial. Se um cliente pagar com base numa proforma, a fatura final que emitir depois é a que ele arquiva para efeitos de IVA — por isso tem de refletir os mesmos valores.

Modelo de fatura proforma grátis

Copie a estrutura abaixo, substitua os campos entre parênteses e terá uma fatura proforma válida. Mantenha o título "FATURA PROFORMA" e a nota "não é uma fatura fiscal" — são essas duas linhas que a tornam uma proforma e não uma fatura comum.

                        FATURA PROFORMA

[Nome da sua empresa]                   Proforma N.º: PF-2026-001
[Morada, Cidade, Código Postal]         Data de emissão: [DD/MM/AAAA]
[Email · Telefone]                      Válida até: [DD/MM/AAAA]
[Número de contribuinte / IVA]

FATURAR A:
[Nome do cliente]
[Morada do cliente]
[Número de contribuinte / IVA do cliente — em vendas transfronteiriças]

-------------------------------------------------------------------
Descrição                 Qtd     Preço Unit.     Total Linha
-------------------------------------------------------------------
[Item ou serviço 1]        2        100,00          200,00
[Item ou serviço 2]        1        150,00          150,00
-------------------------------------------------------------------
                                     Subtotal:       350,00
                                     IVA (20%):        70,00
                                     TOTAL:           420,00
-------------------------------------------------------------------

Condições de pagamento: [ex.: 100% adiantado / 50% de entrada, a 7 dias]
Forma de pagamento: [Transferência bancária / cartão — indique os dados]
Condições de entrega: [Incoterms, peso, país de origem — se forem bens]

Este é um documento proforma. Não é uma fatura fiscal e não constitui
uma exigência de pagamento. Será emitida uma fatura comercial após a
confirmação.

Como criar uma fatura proforma no KipBill

Fazer proformas à mão num editor de texto funciona uma ou duas vezes, mas rapidamente se torna propenso a erros — totais que não batem certo, linhas de imposto em falta e uma imagem inconsistente. O KipBill elimina esse trabalho manual.

Comece a partir de um orçamento ou de uma fatura. Preencha o documento com os seus itens e o KipBill calcula automaticamente os subtotais, o imposto e os totais — sem contas em folhas de cálculo.

Numeração separada. O KipBill mantém orçamentos, faturas e notas de crédito em sequências de referência próprias, para que a sua numeração oficial de faturas se mantenha limpa e à prova de auditoria.

Imagem consistente. Cada documento usa o seu logótipo, as suas cores e o seu esquema, para que uma proforma tenha o mesmo ar profissional da sua fatura final.

Conversão num clique. Quando o cliente confirma, converte o documento numa fatura comercial adequada com um único clique — os mesmos itens, agora como o seu documento fiscal oficial. Sem voltar a escrever, sem valores que não batem certo.

Envie e acompanhe. Envie o PDF diretamente para o seu cliente por email e veja quando foi entregue e aberto, para saber exatamente em que ponto está o negócio.

Perguntas frequentes

Uma fatura proforma é juridicamente vinculativa?

Não. Uma fatura proforma não é uma exigência de pagamento juridicamente vinculativa e não cria uma dívida. Reflete as condições que ambas as partes acordaram, mas a obrigação legal de pagar só surge quando emite a fatura comercial final. Situa-se entre um orçamento (uma proposta) e uma fatura (uma exigência).

Uma fatura proforma exige pagamento?

Não por si só. Uma proforma diz ao comprador o que vai dever e como pagar, e é muitas vezes usada para pedir um adiantamento — mas não é, em si mesma, uma exigência com força executiva. Muitas empresas cobram efetivamente o pagamento com base numa proforma; quando o fazem, emitem logo a seguir uma fatura comercial como registo oficial.

Posso deduzir o IVA de uma fatura proforma?

Não. Na UE, no Reino Unido e na maioria das jurisdições, uma proforma não é uma fatura de IVA válida, pelo que o comprador não a pode usar para deduzir o imposto suportado. Só a fatura comercial final permite a dedução. Esta é a principal razão pela qual tem de emitir uma fatura adequada assim que a venda for confirmada.

Qual é a diferença entre uma fatura proforma e um orçamento?

Um orçamento é uma proposta enviada enquanto o cliente ainda está a decidir, e as suas condições podem ser negociadas. Uma fatura proforma é enviada depois de o negócio estar essencialmente fechado e apresenta os valores confirmados em formato de fatura, prontos para o comprador pagar, desalfandegar bens ou obter aprovação interna. Uma proforma é mais formal e mais definitiva do que um orçamento.

Uma fatura proforma pode ser convertida numa fatura comercial?

Sim — e deve ser. Assim que o comprador confirma ou paga, emite uma fatura comercial com os mesmos itens e valores. Essa fatura final torna-se o documento legal e relevante para efeitos fiscais. No KipBill isto é uma conversão num clique, por isso os valores batem sempre certo.

Durante quanto tempo é válida uma fatura proforma?

Uma proforma deve incluir uma data de validade, porque os preços, a disponibilidade e as taxas de câmbio mudam. É comum definir entre 7 e 30 dias. Depois de expirar, emita uma proforma atualizada em vez de manter valores desatualizados.

Preciso de uma fatura proforma para envios internacionais?

Normalmente, sim. As autoridades aduaneiras costumam exigir uma fatura proforma para calcular os direitos sobre bens que ainda não têm uma fatura comercial final — como amostras, substituições ou bens enviados para reparação. Inclua os Incoterms, o peso e o país de origem para que a alfândega possa processar a remessa.

Posso simplesmente enviar uma fatura normal em vez de uma proforma?

Só se a venda estiver realmente concluída e a intenção for que seja uma exigência legal de pagamento registada na sua contabilidade. Se está a pedir um adiantamento, a confirmar condições com um novo cliente ou a desalfandegar bens antes de a venda estar fechada, a proforma é a escolha correta — e mais limpa —, porque mantém uma venda prematura fora dos seus livros.

Conclusão

Uma fatura proforma é simples assim que percebe onde se encaixa: é a ponte entre acordar um preço e receber o pagamento. Use-a para pedir adiantamentos, desalfandegar bens, dar segurança a novos clientes e obter aprovações — e faça-a sempre seguir de uma fatura comercial adequada, que carrega o peso fiscal e contabilístico.

Lembre-se das três regras: identifique-a claramente como proforma, mantenha-a fora da sua numeração oficial de faturas e converta-a numa fatura verdadeira assim que a venda for confirmada. Faça isto e nunca mais vai hesitar quando um cliente lhe pedir uma.

Se preferir dispensar a formatação manual, o KipBill cria proformas, converte-as em faturas comerciais num clique e mantém cada documento na sequência de numeração certa com a sua imagem. Combine-o com os nossos modelos de fatura grátis e o guia para faturar clientes internacionais para gerir todo o seu fluxo de faturação num só lugar.