Faturar como freelancer nos Países Baixos

Uma fatura válida de um independente (zzp'er) nos Países Baixos tem doze elementos fixos: o seu nome e morada e os do cliente, o seu número de IVA (btw-id), o seu número na Câmara de Comércio (KvK), um número de fatura sequencial, a data da fatura, a data da prestação, uma descrição, o valor sem IVA, a taxa e o valor do IVA. No regime dos pequenos empresários (KOR), não cobra IVA e acrescenta uma menção de isenção. Se faturar a uma empresa noutro país da UE, escreve "btw verlegd" (autoliquidação) e o número de IVA do cliente.

Este guia é para quem fala português e trabalha por conta própria nos Países Baixos, normalmente com uma eenmanszaak (empresa em nome individual). Explicamos cada regra e terminamos com uma fatura de exemplo. Precisa de uma fatura já? O gerador de faturas gratuito para os Países Baixos funciona sem conta e dá-lhe um PDF.

Elementos obrigatórios da fatura

A administração fiscal neerlandesa (Belastingdienst) chama-lhes factuureisen. Aplicam-se a qualquer empresa que cobre IVA (btw), incluindo independentes:

1. O seu nome completo e o do cliente. O nome jurídico, ou o nome comercial se estiver registado na KvK com morada e localidade.
2. A sua morada e a do cliente. A morada real da empresa. Um apartado não basta.
3. O seu btw-id, o número que começa por NL.
4. O seu número KvK, se estiver inscrito na Câmara de Comércio.
5. A data da fatura: o dia em que a emite.
6. Um número de fatura que dê seguimento ao anterior. Pode usar várias séries, mas cada número só aparece uma vez.
7. Os bens fornecidos: tipo e quantidade.
8. Os serviços prestados e a sua extensão.
9. A data de entrega ou prestação, ou a de um adiantamento.
10. O valor sem IVA por taxa, com o preço unitário quando se aplica.
11. A taxa de IVA aplicada.
12. O valor do IVA.

Logótipo, assinatura e data de vencimento não são obrigatórios. Ainda assim, indique o seu IBAN e o prazo de pagamento, ou vai esperar mais pelo dinheiro. Faturas de 100 € ou menos, IVA incluído, têm requisitos mais leves.

Btw-id ou omzetbelastingnummer: qual vai na fatura?

Ao registar-se, o Belastingdienst atribuiu-lhe dois números, que se confundem com facilidade:

O btw-id nunca contém o seu número de cidadão (BSN). Encontra os dois em Mijn Belastingdienst Zakelijk, na secção Omzetbelasting.

Taxas de IVA: 21 %, 9 % e 0 %

• 21 % é a taxa normal, para tudo o que não está isento nem tem 9 % ou 0 %. A maioria dos serviços de independentes (design, desenvolvimento, consultoria, marketing, tradução) cabe aqui.
• 9 % aplica-se a uma lista limitada de bens e serviços, por exemplo os alimentos. Em caso de dúvida, consulte a lista do Belastingdienst.
• 0 % usa-se sobretudo para bens enviados para o estrangeiro.

Algumas atividades estão isentas, como certos serviços de saúde e de ensino. A fatura não leva IVA, o que não é o mesmo que a taxa de 0 %.

O regime dos pequenos empresários (KOR)

Com a kleineondernemersregeling (KOR), não cobra IVA aos clientes nem entrega declarações de IVA. Podem aderir empresas estabelecidas nos Países Baixos com um volume de negócios até 20.000 € por ano civil, no ano em curso e no anterior.

Nas suas faturas, isso significa:

• Não é obrigado a emitir fatura, mas pode.
• Não aparece taxa nem valor de IVA. A KvK recomenda esta menção: "Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB" (fatura isenta de IVA ao abrigo do artigo 25 da lei do IVA).
• Segundo a KvK, os requisitos formais da fatura não se aplicam a si. Uma fatura arrumada, com número, data e descrição, poupa-lhe na mesma perguntas dos clientes.

Se ultrapassar os 20.000 € durante o ano, a isenção termina com a operação que o faz passar o limite, e a partir dessa fatura volta a cobrar IVA. Desde 2025 não há período mínimo de adesão. Quem sai por iniciativa própria não pode voltar no resto desse ano nem no ano seguinte.

Clientes no estrangeiro: btw verlegd

Empresa noutro país da UE. Por um serviço prestado a uma empresa em Portugal ou na Bélgica, por exemplo, normalmente não cobra IVA neerlandês. Na fatura escreve:

• a menção "btw verlegd" (IVA autoliquidado pelo adquirente);
• o número de IVA do cliente, com o código do país.

Confirme esse número antes no VIES, a ferramenta da Comissão Europeia. Além da declaração de IVA, entrega normalmente uma opgaaf ICP, o equivalente à declaração recapitulativa.

Cliente fora da UE. Por serviços a uma empresa fora da UE, em regra não põe IVA na fatura nem declara o serviço na declaração neerlandesa. Em caso de dúvida, verifique se tem de declarar no país do cliente. O nosso guia sobre faturar a clientes internacionais também trata moedas e meios de pagamento.

Fatura de exemplo

Inês Carvalho é designer gráfica e trabalha a partir de Utrecht com a sua eenmanszaak. Entrega um logótipo e um manual de identidade à Bureau Noord B.V., em Amesterdão.

Fatura 2026-047 Data da fatura: 30-10-2026 · Data da prestação: 28-10-2026 · Vencimento: 29-11-2026

De: Estúdio Carvalho, Oudegracht 120, 3511 AZ Utrecht · KvK 12345678 · btw-id NL001234567B01 Para: Bureau Noord B.V., Keizersgracht 300, 1016 EZ Amesterdão

Nos Países Baixos a data escreve-se dd-mm-aaaa e o valor com o símbolo à frente: € 2.746,70.

Se a Inês estivesse na KOR, a linha do IVA desaparecia, o total seria 2.270,00 € e no rodapé constaria "Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB". Se o cliente fosse de Lisboa, o total seria também 2.270,00 €, com "btw verlegd" e o número de IVA português do cliente (PT…).

Prazo de pagamento: o que diz a lei

• Nada combinado? O prazo entre empresas é de 30 dias.
• Máximo: entre empresas pode combinar-se até 60 dias.
• Cliente grande: uma grande empresa tem de pagar a PME e independentes em 30 dias.

Se uma empresa pagar tarde, pode cobrar juros comerciais legais e custos de cobrança de, no mínimo, 40 €. Antes disso, um lembrete simpático costuma resultar: use os nossos modelos de email para pagamentos em atraso.

Durante quanto tempo guardar as faturas

Tem de conservar a contabilidade durante 7 anos, incluindo as faturas emitidas e recebidas. Para dados sobre imóveis, o prazo é de 10 anos. Guarde o PDF que enviou de facto, não apenas um ficheiro editável.

Fatura eletrónica: o que se aplica hoje

Hoje não existe nos Países Baixos a obrigação de enviar faturas eletrónicas entre empresas: um PDF por email basta. A Europa está a mudar: segundo a Comissão Europeia, a partir de 1 de julho de 2030 aplica-se a comunicação digital das operações transfronteiriças entre empresas, baseada na fatura eletrónica. A Alemanha e a França já começaram. O nosso resumo dos requisitos de faturação eletrónica na UE mostra o que se aplica em cada país.

Faturar mais depressa

A primeira fatura faz-se depressa no Word ou no Excel. Com dez clientes por mês passa a ser trabalho: copiar moradas, procurar o último número, controlar quem ainda não pagou.

Perguntas frequentes

O meu número KvK tem de constar da fatura?

Sim, se estiver inscrito na KvK. Com uma eenmanszaak, quase sempre está.

Posso recomeçar a numeração todos os anos?

Sim, desde que cada número apareça uma única vez. Com o ano no número (2026-001), fica resolvido.

Estou na KOR. Tenho de enviar fatura na mesma?

Não é obrigatório. As empresas costumam pedi-la para a contabilidade: nesse caso, sem IVA e com a menção de isenção.

Cobro IVA a um cliente em Portugal?

Se for uma empresa com número de IVA válido, normalmente não: "btw verlegd" e o número de IVA do cliente na fatura, e depois a opgaaf ICP.

Como corrijo uma fatura já enviada?

Não altere a fatura enviada. Emita uma nota de crédito (creditfactuur) que remeta para o número original e, se for preciso, uma nova fatura com um novo número.

Atualizado a 30 de outubro de 2026. Fontes: Belastingdienst (requisitos da fatura, taxas de IVA, KOR, conservação), KvK (usar a KOR), Ondernemersplein (número de IVA, IVA em serviços para o estrangeiro, prazo de pagamento e custos de cobrança), Comissão Europeia (VAT in the Digital Age). Este artigo não substitui aconselhamento fiscal.