Abschlagsrechnung und Schlussrechnung am Bau

Am Bau rechnen Sie selten erst am Ende ab. Üblich sind Abschlagsrechnungen nach Leistungsstand während der Bauphase und zum Schluss eine Schlussrechnung, die die gesamte Leistung abrechnet und alle gezahlten Abschläge samt Umsatzsteuer wieder abzieht. Wer für einen anderen Baubetrieb arbeitet, muss außerdem prüfen, ob die Steuerschuld nach § 13b UStG auf den Auftraggeber übergeht.

Dieser Leitfaden zeigt, was in eine Bau-Rechnung gehört, wie Sie Abschläge und Schlussrechnung korrekt aufbauen und wo die typischen Fehler liegen. Die Paragrafen haben wir im Oktober 2026 auf gesetze-im-internet.de geprüft. Bei Verträgen nach VOB/B oder Sonderfällen klären Sie Details mit Ihrem Steuerberater.

Abschlagsrechnung: was § 632a BGB erlaubt

Nach § 632a Abs. 1 BGB können Sie vom Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Werts der bereits erbrachten und vertragsgemäßen Leistung verlangen. Drei Punkte sind in der Praxis entscheidend:

• Nachvollziehbare Aufstellung. Die Leistung muss durch eine Aufstellung belegt sein, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Ein Aufmaß oder eine Positionsliste mit Leistungsstand je Position erfüllt das, ein Pauschalbetrag „1. Abschlag 20.000 €" eher nicht.
• Mängel. Ist die Leistung nicht vertragsgemäß, darf der Besteller einen angemessenen Teil des Abschlags verweigern. Bis zur Abnahme tragen Sie die Beweislast für die vertragsgemäße Leistung.
• Material. Angelieferte oder eigens angefertigte Stoffe und Bauteile können Sie ebenfalls als Abschlag abrechnen, wenn Sie dem Besteller das Eigentum übertragen oder eine Sicherheit leisten.

Sonderregeln beim Verbraucherbauvertrag

Bauen Sie für Privatleute ein neues Gebäude oder bauen Sie ein bestehendes erheblich um, gilt meist das Recht des Verbraucherbauvertrags. § 650m BGB setzt dann zwei Grenzen:

• Höchstens 90 %. Die Summe aller Abschläge darf 90 % der vereinbarten Gesamtvergütung nicht übersteigen, Nachträge nach § 650c BGB eingeschlossen. Der Rest kommt erst mit der Schlussrechnung.
• 5 % Sicherheit. Bei der ersten Abschlagszahlung kann der Verbraucher eine Sicherheit von 5 % der vereinbarten Gesamtvergütung für die rechtzeitige und mangelfreie Herstellung verlangen. Auf Ihren Wunsch kann er sie durch Einbehalt von den Abschlägen leisten, oder Sie stellen eine Bürgschaft einer Bank oder eines Kreditversicherers.

Bei gewerblichen Auftraggebern regelt meist der Vertrag (oft mit VOB/B) den Sicherheitseinbehalt. Prüfen Sie dort Höhe, Ablösung durch Bürgschaft und Rückgabefrist.

Was auf jede Bau-Rechnung gehört

Für Abschlags- und Schlussrechnungen gelten die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG:

1. Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und vom Auftraggeber
2. Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
5. Menge und Art der Lieferungen bzw. Umfang und Art der Leistung
6. Zeitpunkt der Leistung (bei Abschlägen vor Fertigstellung: Zeitpunkt der Vereinnahmung, falls er feststeht)
7. Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
8. Steuersatz und Steuerbetrag, oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung bzw. auf § 13b
9. Bei Bauleistungen an Privatkunden: der Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht

Zwei Besonderheiten am Bau:

• Rechnungsfrist von sechs Monaten. Für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen Sie nach § 14 Abs. 2 UStG innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung eine Rechnung ausstellen, auch gegenüber Privatkunden.
• Aufbewahrungshinweis für Privatkunden. Ein Satz wie „Bitte bewahren Sie diese Rechnung zwei Jahre auf" deckt Nr. 9 ab.

Umsatzsteuer auf Abschläge

Bei Anzahlungen und Abschlägen entsteht die Umsatzsteuer schon mit dem Zahlungseingang, nicht erst bei Fertigstellung. Deshalb weist jede Abschlagsrechnung die Umsatzsteuer gesondert aus (außer im Fall von § 13b oder als Kleinunternehmer).

In der Schlussrechnung schreibt § 14 Abs. 5 UStG vor: Die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge werden abgesetzt. Wer nur den Bruttobetrag der Abschläge abzieht, ohne die Steuer getrennt auszuweisen, schuldet die Steuer unter Umständen doppelt.

Rechenbeispiel: zwei Abschläge und Schlussrechnung

Auftrag: Umbau eines Einfamilienhauses für einen Privatkunden, Festpreis 60.000 € netto, 19 % Umsatzsteuer. Während der Bauphase kommt ein schriftlich beauftragter Nachtrag über 2.500 € netto dazu (zusätzliche Dachfenster).

1. Abschlagsrechnung (Rohbau fertig)

2. Abschlagsrechnung (Dach und Installation)

Die Abschläge summieren sich auf 45.000 € netto, das sind 75 % des Festpreises. Damit bleiben Sie unter der 90-%-Grenze des § 650m BGB.

Schlussrechnung

Kontrolle: 74.375,00 € − 23.800,00 € − 29.750,00 € = 20.825,00 €. Der Kunde sieht auf einen Blick, was die Leistung insgesamt kostet, was er schon gezahlt hat und was noch offen ist. Hat er eine Sicherheit nach § 650m einbehalten, führen Sie diesen Betrag getrennt auf und vermerken, wann er fällig wird.

Subunternehmer: § 13b UStG und Bauabzugsteuer

Arbeiten Sie als Subunternehmer für einen Bauträger, Generalunternehmer oder anderen Handwerksbetrieb, gelten oft zwei Sonderregeln.

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

Bauleistungen, also Werklieferungen und sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen, fallen unter § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG. Erbringt Ihr Auftraggeber selbst nachhaltig Bauleistungen, schuldet er die Umsatzsteuer (§ 13b Abs. 5 UStG). Davon ist auszugehen, wenn er Ihnen eine gültige Bescheinigung seines Finanzamts vorlegt (Vordruck USt 1 TG).

Ihre Rechnung sieht dann so aus:

• Nettobetrag ohne Umsatzsteuer
• der Pflichthinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§ 14a Abs. 5 UStG)

Beispiel: Fliesenarbeiten für einen Generalunternehmer, 8.400,00 € netto, Rechnungsbetrag 8.400,00 €, Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Weisen Sie hier trotzdem 19 % aus, schulden Sie die ausgewiesene Steuer, ohne dass Ihr Auftraggeber sie als Vorsteuer abziehen darf.

Bauabzugsteuer nach § 48 EStG

Unabhängig davon muss ein unternehmerischer Auftraggeber von jeder Zahlung für Bauleistungen 15 % einbehalten und ans Finanzamt abführen, es sei denn, Sie legen eine bei Zahlung gültige Freistellungsbescheinigung vor. Ohne Bescheinigung entfällt der Abzug nur, wenn die Zahlungen an Sie im Kalenderjahr voraussichtlich unter 5.000 € bleiben (15.000 € bei Auftraggebern, die nur steuerfreie Vermietungsumsätze ausführen). Schicken Sie die Freistellungsbescheinigung deshalb mit der ersten Rechnung mit.

E-Rechnung am Bau: was sich bis 2028 ändert

Für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland wird die E-Rechnung im strukturierten Format (zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD) Pflicht. Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG:

• Bis 31.12.2026 dürfen Sie B2B-Rechnungen noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF schicken.
• Im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € betrug.
• Ab 2028 stellen Sie inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung aus.

Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen: Hier bleibt das PDF erlaubt. Mehr zu den Formaten in Deutschland und der EU lesen Sie in unserem Überblick zu den E-Rechnungs-Pflichten 2026.

Die häufigsten Fehler bei Bau-Rechnungen

1. Abschläge ohne Aufstellung. Ohne prüfbaren Leistungsstand darf der Auftraggeber den Abschlag zurückweisen.
2. Schlussrechnung ohne Steuerabzug der Abschläge. Die Teilentgelte und die Steuer darauf müssen getrennt abgezogen werden (§ 14 Abs. 5 UStG).
3. Umsatzsteuer trotz § 13b. Prüfen Sie vor der ersten Rechnung, ob Ihr Auftraggeber eine Bescheinigung nach § 13b Abs. 5 hat.
4. Mehr als 90 % Abschläge beim Verbraucherbauvertrag. Planen Sie den Zahlungsplan so, dass mindestens 10 % für die Schlussrechnung bleiben.
5. Nachträge ohne Auftrag. Rechnen Sie nur ab, was schriftlich beauftragt ist, und nummerieren Sie Nachträge fortlaufend.
6. Zu spät abgerechnet. Die Sechsmonatsfrist für grundstücksbezogene Leistungen gilt auch für Privatkunden.

So setzen Sie das mit KipBill um

Mit KipBill legen Sie jede Abschlagsrechnung als eigene Rechnung mit fortlaufender Nummer an, mit Positionen für Arbeit, Material und Nachträge und dem Steuersatz je Position. In der Schlussrechnung tragen Sie die gezahlten Abschläge als eigene Zeilen ein. Eingehende Zahlungen, auch Teilzahlungen, erfassen Sie an der jeweiligen Rechnung, damit Sie sehen, was noch offen ist. Für Angebote, Zahlungserinnerungen und branchentypische Vorlagen gibt es unsere Rechnungssoftware für das Baugewerbe.

Für die E-Rechnung ab den oben genannten Stichtagen: Mit dem kostenlosen XRechnung-Generator erstellen Sie ohne Konto eine XRechnung (XML) oder eine ZUGFeRD-PDF nach EN 16931, auch mit § 13b UStG. Ab dem Starter-Tarif laden Sie jede Rechnung Ihres Betriebs auch in der App als XRechnung oder ZUGFeRD herunter. Den Versand über Peppol übernimmt KipBill nicht.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Schlussrechnung?

Die Abschlagsrechnung rechnet während der Bauphase einen Teil der bereits erbrachten Leistung ab. Die Schlussrechnung rechnet nach Fertigstellung die gesamte Leistung einschließlich Nachträgen ab und zieht alle gezahlten Abschläge mit ihrer Umsatzsteuer wieder ab.

Muss auf der Abschlagsrechnung Umsatzsteuer stehen?

Ja, im Normalfall. Die Steuer entsteht schon mit dem Zahlungseingang. Ausnahmen: Die Steuerschuld geht nach § 13b UStG auf den Auftraggeber über, oder Sie sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

Wie viel darf ich beim Hausbau für Privatkunden als Abschlag verlangen?

Beim Verbraucherbauvertrag höchstens 90 % der vereinbarten Gesamtvergütung über alle Abschläge zusammen (§ 650m BGB). Jeder einzelne Abschlag muss außerdem dem Wert der bereits erbrachten Leistung entsprechen.

Brauche ich für jeden Abschlag eine neue Rechnungsnummer?

Ja. Jede Abschlagsrechnung ist eine eigene Rechnung und bekommt eine eigene, fortlaufende Nummer. In der Schlussrechnung verweisen Sie auf diese Nummern.

Für allgemeine Tipps zu Zahlungszielen und Mahnungen lesen Sie unsere Vorlagen für Zahlungserinnerungen.