Rechnungen stellen als Freelancer in Kanada: GST/HST & Musterrechnungen

Als Freelancer in Kanada zu arbeiten bringt viel Freiheit mit sich, aber auch eine Aufgabe, an die die meisten Angestellten nie denken: Sie werden zu Ihrem eigenen Steuereinnehmer. Sobald Sie als Einzelunternehmer Kunden abrechnen, übernehmen Sie die Verantwortung dafür, die richtige Umsatzsteuer zu berechnen, Rechnungen auszustellen, die einer Prüfung standhalten, und genug Geld zurückzulegen, damit die kanadische Steuerbehörde (Canada Revenue Agency, CRA) Sie zum Abgabetermin nicht auf dem falschen Fuß erwischt.

Der knifflige Teil für kanadische Freelancer ist, dass die Umsatzsteuer kein einheitlicher landesweiter Satz ist. Je nachdem, wo Ihr Unternehmen ansässig ist, berechnen Sie vielleicht 5 % GST, eine kombinierte HST von 13 % oder 15 % oder GST plus eine separate Provinzsteuer. Hinzu kommt eine Umsatzgrenze, die darüber entscheidet, ob Sie sich überhaupt für GST/HST registrieren müssen. Wenn Sie diese Details richtig handhaben, wird die Rechnungsstellung zur Routine; wenn nicht, schulden Sie am Ende womöglich Steuern, die Sie nie eingezogen haben.

Dieser Leitfaden erklärt genau, was ein kanadischer Freelancer wissen muss: wie die Umsatzsteuer je nach Provinz funktioniert, wann Sie sich registrieren müssen, wie eine gesetzeskonforme Rechnung aussieht und wie Sie die CRA zufriedenstellen und dabei tatsächlich bezahlt werden. Falls Sie auch mit Kunden jenseits der Grenze arbeiten, decken unsere Leitfäden zum Rechnungen stellen als Freelancer in den USA und zum Rechnungen stellen als Freelancer im Vereinigten Königreich die dortigen Entsprechungen ab.

Wer in Kanada als Freelancer gilt

Wenn Sie mit Kunden Geld verdienen, ohne angestellt zu sein, behandelt die CRA Sie in der Regel als selbstständig — meist als Einzelunternehmer (sole proprietor). Sie müssen keine Kapitalgesellschaft gründen, um Kunden Rechnungen zu stellen. Sie können unter Ihrem eigenen bürgerlichen Namen oder unter einem eingetragenen Geschäftsnamen (Trade Name) abrechnen und geben die Einnahmen in Ihrer persönlichen Steuererklärung an.

Das zentrale Dokument zur Steuerzeit ist das Formular T2125 (Statement of Business or Professional Activities), das Sie zusammen mit Ihrer persönlichen Erklärung einreichen. Dort geben Sie Ihre Bruttoeinnahmen als Freelancer an und ziehen legitime Betriebsausgaben ab — Software, Homeoffice-Kosten, Ausrüstung, Honorare und so weiter —, um Ihr Nettoeinkommen aus selbstständiger Tätigkeit zu ermitteln. Dieser Nettobetrag ist die Grundlage Ihrer Besteuerung, zu Ihren üblichen bundes- und provinzweiten Grenzsteuersätzen.

Selbstständig zu sein bedeutet auch, dass kein Arbeitgeber Steuern oder CPP-Beiträge für Sie einbehält. Sie sind sowohl für den Arbeitnehmer- als auch für den Arbeitgeberanteil am Canada Pension Plan auf Ihr selbstständiges Einkommen verantwortlich, was ein Grund dafür ist, dass Ihre Steuerlast höher ausfallen kann als erwartet. Von Ihrer allerersten Rechnung an dafür zu planen ist weit weniger schmerzhaft, als im April hektisch nachzurechnen.

Wie die Umsatzsteuer funktioniert: GST, HST, PST und QST

Kanadas bundesweite Umsatzsteuer ist die Goods and Services Tax (GST), festgelegt auf 5 %. Was sich von Provinz zu Provinz ändert, ist die Art, wie der Provinzanteil darauf aufgeschlagen wird. Es gibt drei grundlegende Modelle, und welches gilt, hängt vor allem davon ab, wo sich Ihr Kunde befindet (die Regeln zum „Ort der Leistung", place of supply) — auch wenn es für viele Freelancer mit lokalen Kunden mit ihrer eigenen Provinz übereinstimmt.

So ist die Struktur nach Provinztyp:

Provinztyp	Wie die Steuer funktioniert	Beispiele	Kombinierter Satz
HST-Provinzen	Eine einzige Harmonized Sales Tax vereint Bundes- und Provinzanteil	Ontario; New Brunswick, Nova Scotia, Newfoundland and Labrador, Prince Edward Island	13 % (Ontario); 15 % (Atlantik-Provinzen)
GST + Provinzsteuer	5 % GST plus eine separate Provinz-Umsatzsteuer (PST/RST/QST)	British Columbia, Manitoba, Saskatchewan (PST/RST); Québec (QST)	5 % GST + Provinzanteil
Nur GST	Nur die 5 % Bundes-GST, keine Provinz-Umsatzsteuer	Alberta; Yukon, Northwest Territories, Nunavut	5 %

Ein paar praktische Punkte, über die viele stolpern:

• PST/QST ist getrennt von GST/HST. In BC, Manitoba, Saskatchewan und Québec wird die Provinzsteuer separat verwaltet (die QST von Québec wird von Revenu Québec betrieben). Das kann eine separate Registrierung und separate Abführungen zusätzlich zu Ihrer Bundes-GST bedeuten.
• Viele professionelle Dienstleistungen können von der PST befreit oder mit Nullsatz belegt sein, auch wenn die GST weiterhin gilt. Die PST-Regeln sind waren­orientiert und variieren stark je nach Provinz — prüfen Sie also, ob Ihre konkrete Dienstleistung provinzweit steuerpflichtig ist.
• Exporte von Dienstleistungen an Nicht-Ansässige sind für GST/HST oft mit Nullsatz belegt, das heißt, Sie berechnen 0 %, können aber trotzdem Vorsteuergutschriften (input tax credits) geltend machen. Das ist relevant, wenn Sie US- oder Überseekunden abrechnen.

Wenn Sie die Steuer auf einer bestimmten Rechnung schnell gegenprüfen möchten, können Sie mit unserem kostenlosen Umsatzsteuerrechner rasch einen Betrag und einen Satz eingeben.

Die 30.000-$-Kleinunternehmergrenze

Das ist die einzelne wichtigste Zahl, die ein neuer kanadischer Freelancer verstehen sollte.

Sie gelten als Kleinlieferant (small supplier) — und müssen sich nicht für GST/HST registrieren —, solange Ihr gesamter steuerpflichtiger Umsatz über vier aufeinanderfolgende Kalenderquartale bei oder unter 30.000 CAD bleibt (grob gesagt in jedem rollierenden Zwölfmonatszeitraum). Unterhalb dieser Grenze ist die Registrierung freiwillig. Sie berechnen einfach keine GST/HST und führen auch keine ab.

Sobald Ihr steuerpflichtiger Umsatz 30.000 $ übersteigt, müssen Sie sich in der Regel für ein GST/HST-Konto registrieren, die anwendbare Steuer auf Ihren Rechnungen berechnen und das Eingezogene an die CRA abführen. Die Grenze wird rollierend gemessen, behalten Sie also Ihren nachlaufenden Umsatz im Auge und nicht nur Ihre Kalenderjahressumme.

Warum sich manche Freelancer freiwillig registrieren

Auch unter 30.000 $ können Sie sich registrieren lassen. Der Hauptgrund sind Vorsteuergutschriften (input tax credits, ITCs): Einmal registriert, können Sie die GST/HST zurückfordern, die Sie auf Betriebsausgaben zahlen — Software-Abos, ein neuer Laptop, Honorare und mehr. Wenn Sie nennenswerte Geschäftskosten haben, kann eine freiwillige Registrierung Geld in Ihre Tasche zurückspülen. Außerdem wirken Sie auf größere Kunden, die eine GST/HST-Nummer auf Rechnungen erwarten, etablierter.

Der Preis dafür ist der Verwaltungsaufwand: Sie müssen nun Steuer berechnen, GST/HST-Erklärungen nach einem von der CRA zugewiesenen Zeitplan einreichen und saubere Aufzeichnungen führen. Für viele Teilzeit-Freelancer unter der Grenze ist es die richtige Entscheidung, nicht registriert und einfach zu bleiben. Für jene, die schnell wachsen oder viel in ihr Geschäft investieren, zahlt sich eine frühe Registrierung oft aus.

Was eine gesetzeskonforme kanadische Rechnung enthalten muss

Die CRA hat konkrete Erwartungen an Rechnungen, besonders sobald Sie für GST/HST registriert sind — denn Ihre registrierten Kunden verlassen sich auf Ihre Rechnung, um ihre eigenen Vorsteuergutschriften geltend zu machen. Eine saubere, vollständige Rechnung schützt beide Seiten.

Mindestens sollte eine professionelle kanadische Freelancer-Rechnung Folgendes enthalten:

• Ihren Namen oder Geschäftsnamen (und Adresse/Kontaktdaten)
• Namen und Adresse Ihres Kunden
• Eine eindeutige Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
• Eine klare Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Den berechneten Betrag für jede Position und die Zwischensumme
• Die anwendbare GST/HST (und PST/QST, wo relevant), als separate Zeile ausgewiesen
• Ihre GST/HST-Registrierungsnummer — verpflichtend, sobald Sie registriert sind
• Den fälligen Gesamtbetrag in CAD sowie Zahlungsbedingungen und akzeptierte Zahlungsmethoden

Wenn Sie registriert sind, macht das Ausweisen der Steuer als separate, klar beschriftete Zeile — nicht stillschweigend in die Summe eingerechnet — die Rechnung für die ITC-Ansprüche Ihres Kunden verwendbar. Bei größeren Rechnungen erwartet die CRA mehr Details (etwa den Geschäftsnamen des Käufers und eine Aufschlüsselung der Steuern); bei kleinen Beträgen sind die Anforderungen geringer.

Hier ist eine kurze Checkliste, die Sie vor dem Versand gegen jede Rechnung laufen lassen können:

Element	Erforderlich?	Hinweise
Ihr Geschäfts-/bürgerlicher Name	Immer	Muss dem Eingetragenen entsprechen, wenn Sie einen Geschäftsnamen nutzen
Kundenname und -adresse	Immer	Vollständige Angaben bei Geschäftskunden
Rechnungsnummer	Immer	Fortlaufend und eindeutig
Rechnungsdatum	Immer	Auch das Fälligkeitsdatum ergänzen
Leistungsbeschreibung	Immer	Konkret genug, um die Dienstleistung zu identifizieren
Zwischensumme (vor Steuer)	Immer	In CAD
GST/HST-Zeile	Falls registriert	Satz und Betrag separat ausweisen
PST/QST-Zeile	Falls anwendbar	Szenarien in BC, MB, SK, QC
GST/HST-Registrierungsnummer	Falls registriert	Rechtlich auf der Rechnung erwartet
Fälliger Gesamtbetrag in CAD	Immer	Währung ausdrücklich angeben

Wenn Sie das lieber nicht von Grund auf aufbauen möchten, erstellt der kostenlose Rechnungsgenerator für Kanada von KipBill in wenigen Minuten eine korrekt strukturierte Rechnung mit Steuerzeilen und einem Platz für Ihre GST/HST-Nummer — ohne Konto. Für eine ausführlichere Anleitung zu Layout und Formulierung sehen Sie sich unseren Leitfaden wie man eine professionelle Rechnung erstellt an.

Ein Muster-Rechnungsablauf für einen kanadischen Freelancer

Nehmen wir an, Sie sind ein in Ontario ansässiger Webdesigner, für GST/HST registriert, und stellen einem Kunden in Toronto 2.000 $ für ein Projekt in Rechnung. Ihre Rechnung würde zeigen:

• Zwischensumme: 2.000,00 CAD
• HST (13 %): 260,00 $
• Fälliger Gesamtbetrag: 2.260,00 CAD
• Ihre HST-Registrierungsnummer, nahe den Summen abgedruckt

Sie ziehen die vollen 2.260 $ ein, behalten Ihre 2.000 $ und legen die 260 $ beiseite, weil sie nicht Ihnen gehören — sie gehören der CRA, und Sie führen sie ab, wenn Sie Ihre GST/HST-Erklärung einreichen. Das ist die Denkweise, die registrierte Freelancer aus Schwierigkeiten heraushält: Die Steuer, die Sie berechnen, ist Geld, das Sie im Auftrag des Staates halten, kein Umsatz.

Wären Sie stattdessen ein nicht registrierter Kleinlieferant unter 30.000 $, würde dieselbe Rechnung einfach 2.000,00 CAD ohne Steuerzeile ausweisen — sauber und einfach.

Bezahlt werden, Aufzeichnungen führen und die Steuer im Griff behalten

Das Geld einzutreiben ist eine Kunst für sich. Kanadische Freelancer werden häufig per Interac e-Transfer bezahlt (schnell und unkompliziert für inländische Kunden), per Kredit-/Debitkarte, per Direktüberweisung oder per Auslands-/SWIFT-Überweisung für Kunden im Ausland. Welche Methode Sie auch nutzen, geben Sie sie zusammen mit Ihren Bedingungen (Netto 15, Netto 30 usw.) klar auf der Rechnung an.

Ein paar Gewohnheiten machen einen großen Unterschied:

• Setzen Sie klare Zahlungsbedingungen und haken Sie zügig nach. Verspätete Zahlung ist das chronische Kopfweh des Freelancers. Automatische Erinnerungen helfen — KipBill kann automatische Zahlungserinnerungen nach einem Zeitplan versenden, sodass Sie überfälligen Rechnungen nicht manuell hinterherlaufen müssen, und unser kompletter Leitfaden zur Rechnungsstellung für Freelancer behandelt Bedingungen und Nachfass-Taktiken im Detail.
• Rechnen Sie internationale Kunden bewusst ab. Wenn Ihr Kunde in den USA oder Übersee sitzt, entscheiden Sie, ob Sie in CAD oder USD abrechnen und ob die Leistung für GST/HST mit Nullsatz belegt ist. Rechnungsstellung in mehreren Währungen vermeidet umständliche Umrechnungen und lässt Sie gegenüber ausländischen Kunden professionell wirken.
• Nutzen Sie wiederkehrende Rechnungen für Retainer. Wenn Sie monatliche Kunden haben, richten Sie wiederkehrende Rechnungen einmal ein und lassen Sie sie automatisch verschicken, statt jeden Monat dasselbe Dokument neu zu bauen.
• Verwandeln Sie Angebote ohne Neutippen in Rechnungen. Wenn Sie Projekte anbieten, spart die Möglichkeit, ein angenommenes Angebot mit einem Klick in eine Rechnung umzuwandeln, Zeit und reduziert Fehler.

Aufzeichnungen, die die CRA erwartet

Bewahren Sie alle Rechnungen, Belege und Geschäftsunterlagen auf — in der Regel mindestens sechs Jahre lang —, falls die CRA nachfragt. Dazu gehören Kopien jeder von Ihnen ausgestellten Rechnung, Belege für Ausgaben, die Sie in Ihrer T2125 absetzen, und Aufzeichnungen über die GST/HST, die Sie eingezogen und gezahlt haben. Gute Software, die das automatisch speichert, ist weit mehr wert als ihre Kosten, wenn Sie unter Zeitdruck ein Jahr an Aktivität rekonstruieren müssen.

Vorauszahlungen und Abgabetermine

Selbstständige Kanadier und ihre Ehepartner haben bis zum 15. Juni Zeit, die persönliche Steuererklärung einzureichen — aber eine etwaige Restschuld ist trotzdem bis zum 30. April fällig, verspätetes Einreichen verschafft Ihnen also keine zusätzliche Zeit zum Zahlen. Wenn Ihre netto geschuldete Steuer durchgehend hoch ist, kann die CRA verlangen, dass Sie vierteljährliche Steuervorauszahlungen leisten statt einer einzigen Summe. GST/HST-Erklärungen folgen ihrem eigenen Zeitplan (monatlich, vierteljährlich oder jährlich), der bei der Registrierung zugewiesen wird. Tragen Sie diese Termine in Ihren Kalender ein, sobald Sie sich registrieren — sie zu verpassen löst Zinsen und Strafen aus, die vollständig vermeidbar sind.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Rechnungen stellen als Freelancer in Kanada läuft auf eine Handvoll Regeln hinaus, konsequent angewandt:

• Die Umsatzsteuer ist geschichtet. Die GST beträgt bundesweit 5 %; HST-Provinzen berechnen kombiniert 13 % oder 15 %; BC, Manitoba, Saskatchewan und Québec fügen eine separate PST/QST hinzu; Alberta und die Territorien berechnen nur GST. Bestätigen Sie den aktuellen Satz Ihrer Provinz, statt ihn anzunehmen.
• Die 30.000-$-Grenze entscheidet über die Registrierung. Darunter über vier aufeinanderfolgende Quartale ist die GST/HST-Registrierung freiwillig. Darüber müssen Sie sich registrieren, berechnen und abführen — und die freiwillige Registrierung kann sich wegen der Vorsteuergutschriften lohnen.
• Eine gesetzeskonforme Rechnung zeigt Ihre Angaben, die Angaben des Kunden, eine eindeutige Nummer und ein Datum, eine klare Beschreibung, Beträge in CAD, die Steuer als separate Zeile und Ihre GST/HST-Nummer, sobald Sie registriert sind.
• Sie sind der Steuereinnehmer. Geld, das Sie als GST/HST berechnen, ist kein Einkommen — legen Sie es beiseite, zusammen mit 25–30 % für Einkommensteuer und CPP, und bewahren Sie sechs Jahre an Aufzeichnungen für die CRA auf.
• Melden Sie auf der T2125 mit Ihrer persönlichen Erklärung, denken Sie an den 30. April für die Zahlung, auch wenn das Einreichen bis zum 15. Juni läuft, und achten Sie auf Vorauszahlungspflichten.

Bringen Sie diese Grundlagen in Ordnung, und der Papierkram tritt in den Hintergrund, sodass Sie sich auf die Arbeit konzentrieren können. Wenn Sie bereit sind, in wenigen Minuten eine sauber formatierte, steuerfertige Rechnung zu versenden, übernimmt KipBill die GST/HST-Zeilen, Erinnerungen, wiederkehrende Abrechnung und Mehrwährungsfunktion für Sie — und Sie können mit dem kostenlosen kanadischen Rechnungsgenerator starten, ohne überhaupt ein Konto anzulegen.