Factura electrónica en Alemania: plazos y reglas

Desde el 1 de enero de 2025, toda empresa establecida en Alemania tiene que poder recibir facturas electrónicas (E-Rechnung), también los autónomos y los Kleinunternehmer. Emitirlas será obligatorio en las facturas a otras empresas alemanas por operaciones realizadas desde el 1 de enero de 2028, o desde el 1 de enero de 2027 si la facturación total del año anterior superó los 800.000 €. Los Kleinunternehmer (§ 19 UStG) y las facturas de hasta 250 € quedan exentos de emitirlas de forma permanente.

Esta guía es para dos tipos de lector: quien trabaja por cuenta propia en Alemania y no quiere descifrar las circulares del Ministerio de Hacienda alemán, y el autónomo español que factura a clientes alemanes y se pregunta si esto le afecta (spoiler: normalmente no).

¿Un cliente o un organismo público alemán ya te pide una XRechnung? Con el generador gratuito de XRechnung creas una XRechnung o un PDF ZUGFeRD sin registrarte, en español.

Qué es una factura electrónica en Alemania

La ley alemana (§ 14, apartado 1, UStG) define la E-Rechnung como una factura que se «emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado» que permite su procesamiento automático. El formato debe seguir la norma europea EN 16931 o ser interoperable con ella.

Todo lo demás es una «otra factura» (sonstige Rechnung): el papel, pero también un PDF normal, un escaneo, una foto o los datos escritos en el cuerpo de un correo. El Ministerio Federal de Finanzas (BMF) menciona expresamente los «archivos PDF sin datos integrados». El PDF que envías hoy desde Word o desde la mayoría de programas de facturación no es una E-Rechnung, aunque viaje por email.

En la práctica hay dos formatos:

	XRechnung	ZUGFeRD
Qué es	Un archivo XML puro	Un PDF con un XML incrustado (híbrido)
Legible a simple vista	Solo con un visor	Sí, se abre como cualquier PDF
Uso habitual	Administraciones públicas, clientes con software contable	Empresas que quieren seguir viendo «una factura»
Válido como E-Rechnung	Sí	Desde la versión 2.0.1, salvo los perfiles MINIMUM y BASIC-WL

En ZUGFeRD lo que cuenta legalmente es el XML: si el PDF y el XML no coinciden, según el BMF prevalecen los datos estructurados.

El calendario

Las reglas de transición están en el § 27, apartado 38, UStG. Lo que cuenta es la fecha de la operación (cuándo prestaste el servicio), no la fecha de la factura.

Operación realizada en	Qué puedes enviar a clientes empresa en Alemania
2025 y 2026	Papel, PDF (si el cliente acepta) o E-Rechnung
2027, facturación del año anterior hasta 800.000 €	Aún papel o PDF (si el cliente acepta) o E-Rechnung
2027, facturación del año anterior de más de 800.000 €	E-Rechnung (EDI todavía permitido con consentimiento)
Desde el 1 de enero de 2028	E-Rechnung para todos

Un ejemplo: una diseñadora de Valencia que vive en Berlín, dada de alta con IVA alemán y 65.000 € de facturación, cobra a una agencia de Hamburgo 2.000 € más 380 € de IVA (19 %). Por un proyecto de noviembre de 2026 puede enviar un PDF. Por uno de marzo de 2027, también, porque en 2026 facturó menos de 800.000 €. Por uno de febrero de 2028 tendrá que ser una E-Rechnung.

Recibir: lo que rige desde 2025

Toda empresa establecida en Alemania debe poder recibir facturas electrónicas, y el BMF aclara que esto incluye a los Kleinunternehmer. Un proveedor alemán no necesita tu permiso para enviarte una.

Basta con un buzón de correo normal; no hace falta uno exclusivo para E-Rechnungen. Pero tienes que poder leer el archivo y conservar el original:

Guarda el XML (o el PDF ZUGFeRD completo) sin modificar durante ocho años (§ 14b UStG).
Usa un visor para leer una XRechnung. Imprimirla no sustituye al archivo.
Revisa los datos como en cualquier factura.

Si rechazas una E-Rechnung, no puedes exigir que te la manden en PDF o papel.

Quién tiene que emitirlas

La obligación se aplica cuando las dos partes son empresas o profesionales establecidos en Alemania (sede, establecimiento permanente o domicilio) y el servicio es para la actividad del cliente. También cubre la autofacturación (Gutschrift), la inversión del sujeto pasivo nacional del § 13b UStG y a los clientes que sean Kleinunternehmer o solo tengan operaciones exentas (por ejemplo, un arrendador de viviendas).

No se aplica a:

Particulares (B2C): el PDF o el papel siguen valiendo. Una E-Rechnung a un consumidor requiere su consentimiento.
Facturas transfronterizas: si una de las dos partes no está establecida en Alemania, no hay obligación. Un autónomo de Sevilla que factura a una empresa de Fráncfort puede seguir enviando su factura en PDF, salvo que el contrato pida otra cosa.
Servicios exentos del § 4, números 8 a 29, UStG, como muchos tratamientos médicos. Si solo una parte de la factura está exenta, la obligación se aplica a toda la factura.

Las tres excepciones que debes conocer

Aunque la obligación se aplique, estas facturas pueden enviarse siempre como «otra factura» (papel o PDF):

Kleinunternehmer del § 19 UStG (§ 34a UStDV), también después de 2028. Es el régimen alemán de pequeños empresarios que no repercuten IVA. Para enviar un PDF sigue haciendo falta el consentimiento del cliente, que puede ser tácito, por ejemplo si acepta tus PDF sin objetar.
Facturas de importe pequeño de hasta 250 € en total (§ 33 UStDV), como un taxi o un repuesto de 89 €.
Billetes de transporte de viajeros (§ 34 UStDV).

En estos casos puedes enviar igualmente una E-Rechnung, y un cliente empresa alemán no tiene que aceptarla expresamente.

Los Kleinunternehmer no tienen que emitir E-Rechnungen, pero sí poder recibirlas. Su factura sigue necesitando la mención a la exención del § 19 UStG. Si creas una XRechnung voluntariamente, las líneas van al 0 % con el motivo «Kleinunternehmer».

Qué debe contener una E-Rechnung

El contenido no cambia: los datos obligatorios del § 14, apartado 4, UStG, es decir, nombre y dirección de ambas partes, número fiscal alemán (Steuernummer) o NIF-IVA, número de factura correlativo, fecha de emisión, fecha de la operación, cantidad y descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA. Los repasamos con ejemplos en nuestra guía para facturar como freelance en Alemania.

Lo nuevo es dónde deben estar: en la parte estructurada. Una referencia en el XML a un PDF adjunto con la descripción no basta. Sí puedes adjuntar extras, como un parte de horas.

El BMF distingue dos tipos de error:

Errores de formato: el archivo no cumple la norma. Entonces no es una E-Rechnung sino una «otra factura», lo que es un problema cuando ya rige la obligación.
Errores de reglas de negocio: falta un campo o contradice a otro. La falta de la referencia del comprador (BT-10) en una XRechnung no tiene efectos a efectos de IVA. Un tipo de IVA erróneo sigue siendo un error de contenido.

Pasar el archivo por un validador ayuda a detectar ambos. En facturas a organismos públicos alemanes, la referencia del comprador suele ser el Leitweg-ID, sin el cual normalmente no aceptan una XRechnung.

Prepárate en cinco pasos

Elige un buzón. Indica a tus proveedores a qué email deben enviar las E-Rechnungen.
Decide el archivo. Dónde guardarás los archivos originales, sin cambios, durante ocho años.
Comprueba si te afecta. ¿Kleinunternehmer, solo particulares, solo clientes fuera de Alemania? Si te afecta: ¿desde 2027 o 2028?
Completa tus datos. Una E-Rechnung válida necesita direcciones completas, el email del cliente, tu Steuernummer o NIF-IVA y, para la XRechnung, tu teléfono.
Prueba antes de que sea obligatorio. Envía ya una factura ZUGFeRD a tus clientes habituales y comprueba que su contabilidad la procesa.

Facturas electrónicas alemanas con KipBill

Para facturas puntuales basta el generador gratuito de XRechnung: introduces vendedor, cliente y líneas, el formulario te dice qué campos obligatorios faltan mientras escribes, y descargas una XRechnung 3.0 (XML) o un PDF ZUGFeRD (PDF/A-3, perfil EN 16931). Admite 19 %, 7 % y 0 % con el régimen de Kleinunternehmer (§ 19 UStG) o inversión del sujeto pasivo (§ 13b UStG). No se guarda nada y no necesitas cuenta.

Si facturas a menudo, las empresas con sede en Alemania descargan cualquier factura en uno de los dos formatos dentro de la app, desde el plan Starter. Y cuando envías una factura por email desde la app, el PDF adjunto ya es una factura electrónica ZUGFeRD, siempre que todas las líneas lleven IVA y los datos estén completos. La XRechnung para un organismo público la subes tú a su portal. KipBill no envía a través de la red Peppol.

¿Facturas desde España a clientes alemanes o sigues con PDF hasta 2027? El generador de facturas para Alemania crea la factura con IVA sin registro. Si quieres tenerlo todo en un sitio, crea una cuenta gratis.

Para ver cómo implantan la factura electrónica los demás países de la UE, incluida España, consulta nuestro resumen de los requisitos de factura electrónica en la UE en 2026.

Preguntas frecuentes

¿Vale un PDF por email a partir de 2028?

No para facturas a otras empresas en Alemania, salvo Kleinunternehmer, facturas de hasta 250 € y billetes de transporte. A particulares y a clientes en el extranjero, el PDF sigue valiendo.

Soy autónomo en España y facturo a empresas alemanas. ¿Me afecta?

No, salvo que tengas sede o establecimiento permanente en Alemania. La obligación solo existe cuando ambas partes están establecidas allí. Tu cliente puede preferir una E-Rechnung igualmente, y el generador la crea.

¿Qué facturación cuenta para el límite de 800.000 €?

La facturación total según el § 19, apartado 2, UStG del año natural anterior: para 2027, la de 2026.

¿XRechnung o ZUGFeRD?

Ambos son válidos; el formato lo acuerdas con el cliente. Las administraciones públicas suelen exigir XRechnung. Las empresas sin software específico suelen preferir ZUGFeRD, porque abren el PDF como siempre.

¿El software de factura electrónica tiene que estar certificado?

No. En Alemania no existe una certificación de software para XRechnung o ZUGFeRD. KipBill genera los archivos según la EN 16931 y los comprueba en sus propias pruebas con el validador KoSIT. Como en cualquier factura, el contenido es responsabilidad de quien la emite.

Actualizado a 20 de octubre de 2026. Fuentes: §§ 14 y 27.38 UStG, §§ 33 y 34a UStDV y las circulares del BMF de 15 de octubre de 2024 y 15 de octubre de 2025. Este artículo no sustituye el asesoramiento fiscal.