Facturar como freelance en Canadá: GST/HST y facturas de ejemplo

Trabajar como freelance en Canadá te da mucha libertad, pero también te asigna una tarea en la que la mayoría de los empleados nunca piensa: convertirte en tu propio recaudador de impuestos. En el momento en que empiezas a facturar a clientes como autónomo, asumes la responsabilidad de cobrar el impuesto sobre las ventas correcto, emitir facturas que resistan cualquier revisión y apartar suficiente dinero para que la Agencia Tributaria de Canadá (CRA) no te pille corto cuando toque declarar.

Lo complicado para los freelances canadienses es que el impuesto sobre las ventas no es un único tipo nacional fijo. Según dónde tengas tu actividad, puede que cobres un 5 % de GST, un HST combinado del 13 % o el 15 %, o el GST más un impuesto provincial aparte. Además, existe un umbral de ingresos que determina si siquiera estás obligado a darte de alta en el GST/HST. Si aciertas con estos detalles, facturar se vuelve rutina; si te equivocas, puedes acabar debiendo un impuesto que nunca cobraste.

Esta guía repasa exactamente lo que un freelance canadiense necesita saber: cómo funciona el impuesto sobre las ventas por provincia, cuándo hay que registrarse, qué aspecto tiene una factura que cumple la normativa y cómo tener contenta a la CRA mientras cobras de verdad. Si además trabajas con clientes al otro lado de la frontera, nuestras guías sobre facturar como freelance en EE. UU. y facturar como freelance en Reino Unido cubren los equivalentes en esos países.

Quién cuenta como freelance en Canadá

Si ganas dinero de clientes sin ser empleado, la CRA por lo general te considera trabajador por cuenta propia — normalmente operando como autónomo (sole proprietor). No necesitas constituir una sociedad para facturar a tus clientes. Puedes facturar bajo tu propio nombre legal o bajo un nombre comercial registrado, y declaras los ingresos en tu declaración de la renta personal.

El documento clave en época de impuestos es el Formulario T2125 (Statement of Business or Professional Activities), que presentas junto con tu declaración personal. Ahí es donde declaras tus ingresos brutos como freelance y deduces los gastos legítimos del negocio — software, costes de oficina en casa, equipamiento, honorarios profesionales, etc. — para llegar a tu renta neta como autónomo. Sobre esa cifra neta es sobre la que tributas, a tus tipos marginales habituales federales y provinciales.

Ser autónomo también significa que ningún empleador te retiene impuestos ni aporta al CPP por ti. Eres responsable tanto de la parte del empleado como de la del empleador del Plan de Pensiones de Canadá (CPP) sobre tus ingresos por cuenta propia, y esa es una de las razones por las que tu factura fiscal puede parecer mayor de lo esperado. Planificarlo desde tu primera factura es mucho menos doloroso que hacer malabares en abril.

Cómo funciona el impuesto sobre las ventas: GST, HST, PST y QST

El impuesto federal sobre las ventas de Canadá es el Impuesto sobre Bienes y Servicios (GST), fijado en el 5 %. Lo que cambia de una provincia a otra es cómo se superpone la parte provincial. Hay tres modelos generales, y cuál se aplica depende sobre todo de dónde esté ubicado tu cliente (las reglas del "lugar de suministro"), aunque para muchos freelances que atienden a clientes locales coincide con su propia provincia.

Esta es la estructura por tipo de provincia:

Tipo de provincia	Cómo funciona el impuesto	Ejemplos	Tipo combinado
Provincias con HST	Un único Impuesto sobre las Ventas Armonizado combina la parte federal y la provincial	Ontario; Nuevo Brunswick, Nueva Escocia, Terranova y Labrador, Isla del Príncipe Eduardo	13 % (Ontario); 15 % (provincias atlánticas)
GST + impuesto provincial	5 % de GST más un impuesto provincial aparte (PST/RST/QST)	Columbia Británica, Manitoba, Saskatchewan (PST/RST); Quebec (QST)	5 % GST + parte provincial
Solo GST	Únicamente el 5 % federal de GST, sin impuesto provincial	Alberta; Yukón, Territorios del Noroeste, Nunavut	5 %

Algunos puntos prácticos con los que la gente tropieza:

• El PST/QST es independiente del GST/HST. En Columbia Británica, Manitoba, Saskatchewan y Quebec, el impuesto provincial se administra por separado (el QST de Quebec lo gestiona Revenu Québec). Eso puede implicar un registro aparte y liquidaciones aparte de tu GST federal.
• Muchos servicios profesionales pueden estar exentos o a tipo cero en el PST, aunque el GST siga aplicándose. Las normas del PST están enfocadas en los bienes y varían mucho según la provincia, así que comprueba si tu servicio concreto tributa a nivel provincial.
• Las exportaciones de servicios a no residentes suelen estar a tipo cero en el GST/HST, lo que significa que cobras un 0 % pero aún puedes reclamar créditos por el impuesto soportado. Esto importa si facturas a clientes de EE. UU. o del extranjero.

Si quieres comprobar rápidamente el impuesto de una factura concreta, nuestra calculadora gratuita de impuesto sobre las ventas te permite introducir un importe y un tipo en un momento.

El umbral de pequeño proveedor de 30.000 $

Este es el número más importante que debe entender un freelance canadiense que empieza.

Se te considera pequeño proveedor — y no estás obligado a registrarte en el GST/HST — siempre que tus ingresos gravables totales se mantengan en o por debajo de 30.000 $ CAD a lo largo de cuatro trimestres naturales consecutivos (a grandes rasgos, cualquier periodo móvil de 12 meses). Por debajo de esa línea, el registro es opcional. Simplemente no cobras GST/HST y no liquidas nada.

Una vez que tus ingresos gravables superan los 30.000 $, por lo general debes registrarte en una cuenta de GST/HST, empezar a cobrar el impuesto correspondiente en tus facturas y liquidar ante la CRA lo que recaudes. El umbral se mide de forma móvil, así que vigila tus ingresos acumulados de los últimos meses y no solo tu total del año natural.

Por qué algunos freelances se registran voluntariamente

Incluso por debajo de los 30.000 $, puedes elegir registrarte. La razón principal son los créditos por impuesto soportado (ITC): una vez registrado, puedes recuperar el GST/HST que pagas en los gastos del negocio — suscripciones de software, un portátil nuevo, servicios profesionales y más. Si tienes costes de negocio relevantes, el registro voluntario puede devolverte dinero al bolsillo. Además, te hace parecer más establecido ante clientes grandes que esperan ver un número de GST/HST en las facturas.

La contrapartida es administrativa: ahora tienes que cobrar el impuesto, presentar las declaraciones de GST/HST según el calendario que te asigne la CRA y llevar un registro ordenado. Para muchos freelances a tiempo parcial por debajo del umbral, mantenerse sin registrar y sin complicaciones es la opción correcta. Para quienes crecen rápido o invierten mucho en su negocio, registrarse pronto suele salir a cuenta.

Qué debe incluir una factura canadiense que cumple la normativa

La CRA tiene expectativas concretas sobre las facturas, sobre todo una vez que estás registrado en el GST/HST, porque tus clientes registrados dependen de tu factura para reclamar sus propios créditos por impuesto soportado. Una factura limpia y completa protege a ambas partes.

Como mínimo, una factura freelance canadiense profesional debería incluir:

• Tu nombre o el de tu negocio (y dirección/datos de contacto)
• El nombre y la dirección de tu cliente
• Un número de factura único y la fecha de la factura
• Una descripción clara de los bienes o servicios prestados
• El importe cobrado por cada línea y el subtotal
• El GST/HST correspondiente (y el PST/QST cuando proceda), mostrado en una línea aparte
• Tu número de registro de GST/HST — obligatorio una vez que estás registrado
• El total a pagar en CAD, junto con las condiciones de pago y los métodos de pago aceptados

Si estás registrado, mostrar el impuesto en una línea aparte y claramente etiquetada — no incorporado en silencio en el total — es lo que hace que la factura sirva para las reclamaciones de ITC de tu cliente. Para facturas de mayor importe, la CRA espera más detalle (como el nombre comercial del comprador y un desglose de los impuestos); para importes pequeños los requisitos son más ligeros.

Aquí tienes un checklist rápido que puedes repasar en cada factura antes de enviarla:

Elemento	¿Obligatorio?	Notas
Tu nombre legal/comercial	Siempre	Debe coincidir con lo registrado si usas un nombre comercial
Nombre y dirección del cliente	Siempre	Datos completos para clientes empresa
Número de factura	Siempre	Secuencial y único
Fecha de factura	Siempre	Añade también la fecha de vencimiento
Descripción del trabajo	Siempre	Lo bastante específica para identificar el servicio
Subtotal (antes de impuestos)	Siempre	En CAD
Línea de GST/HST	Si estás registrado	Muestra el tipo y el importe por separado
Línea de PST/QST	Si procede	Casos de BC, MB, SK, QC
Número de registro de GST/HST	Si estás registrado	Legalmente esperado en la factura
Total a pagar en CAD	Siempre	Con la moneda indicada explícitamente

Si prefieres no montar esto desde cero, el generador gratuito de facturas para Canadá de KipBill produce una factura bien estructurada con líneas de impuestos y un hueco para tu número de GST/HST en un par de minutos — sin necesidad de cuenta. Para un repaso más a fondo del diseño y la redacción, consulta nuestra guía sobre cómo crear una factura profesional.

Un flujo de factura de ejemplo para un freelance canadiense

Supón que eres diseñador web con sede en Ontario, registrado en el GST/HST, y facturas a un cliente de Toronto 2.000 $ por un proyecto. Tu factura mostraría:

• Subtotal: 2.000,00 $ CAD
• HST (13 %): 260,00 $
• Total a pagar: 2.260,00 $ CAD
• Tu número de registro de HST impreso cerca de los totales

Cobras los 2.260 $ completos, te quedas con tus 2.000 $ y apartas los 260 $ porque no son tuyos: pertenecen a la CRA y los liquidarás cuando presentes tu declaración de GST/HST. Este es el modelo mental que mantiene a los freelances registrados fuera de problemas: el impuesto que cobras es dinero que guardas en nombre del gobierno, no ingresos.

Si en cambio fueras un pequeño proveedor no registrado por debajo de los 30.000 $, la misma factura pondría simplemente 2.000,00 $ CAD sin línea de impuestos — limpia y sencilla.

Cobrar, llevar registros y mantener los impuestos bajo control

Cobrar el dinero es una habilidad en sí misma. Los freelances canadienses suelen cobrar mediante Interac e-Transfer (rápido y sin fricción para clientes nacionales), tarjeta de crédito/débito, ingreso directo o transferencia bancaria/internacional para clientes en el extranjero. Sea cual sea el método, indícalo con claridad en la factura junto con tus condiciones (Net 15, Net 30, etc.).

Unos cuantos hábitos marcan una gran diferencia:

• Fija condiciones de pago claras y haz seguimiento sin demora. Los pagos que se retrasan son el dolor de cabeza crónico del freelance. Los avisos automáticos ayudan: KipBill puede enviar recordatorios de pago automáticos según un calendario para que no persigas manualmente las facturas vencidas, y nuestra guía completa de facturación para freelances trata a fondo las condiciones y las tácticas de seguimiento.
• Factura a clientes internacionales con cabeza. Si tu cliente está en EE. UU. o en el extranjero, decide si facturas en CAD o en USD y si el servicio está a tipo cero para el GST/HST. La facturación multidivisa evita conversiones incómodas y te hace parecer profesional ante clientes extranjeros.
• Usa facturas recurrentes para las iguala. Si tienes clientes mensuales, configura las facturas recurrentes una vez y deja que salgan automáticamente en lugar de reconstruir el mismo documento cada mes.
• Convierte presupuestos en facturas sin volver a teclear. Si presupuestas proyectos, poder convertir un presupuesto aceptado en factura con un solo clic ahorra tiempo y reduce errores.

Los registros que espera la CRA

Conserva todas las facturas, recibos y registros del negocio — por lo general durante al menos seis años — por si la CRA los solicita. Eso incluye copias de cada factura que emitas, recibos de los gastos que deduces en tu T2125 y registros del GST/HST que has cobrado y pagado. Un buen software que guarde esto automáticamente vale mucho más que su coste cuando tienes que reconstruir un año de actividad contrarreloj.

Pagos fraccionados y fechas de presentación

Los canadienses por cuenta propia y sus cónyuges tienen hasta el 15 de junio para presentar la declaración de la renta personal, pero cualquier saldo pendiente sigue venciendo el 30 de abril, así que presentar tarde no te da tiempo extra para pagar. Si tu impuesto neto a pagar es sistemáticamente alto, la CRA puede exigirte pagar cuotas trimestrales a cuenta en lugar de un único pago. Las declaraciones de GST/HST siguen su propio calendario (mensual, trimestral o anual) asignado al registrarte. Apunta estas fechas en tu calendario en cuanto te registres: incumplirlas genera intereses y sanciones totalmente evitables.

Puntos clave

Facturar como freelance en Canadá se reduce a un puñado de reglas, aplicadas de forma coherente:

• El impuesto sobre las ventas se superpone por capas. El GST es del 5 % a nivel federal; las provincias con HST cobran un combinado del 13 % o el 15 %; Columbia Británica, Manitoba, Saskatchewan y Quebec añaden un PST/QST aparte; Alberta y los territorios cobran solo GST. Confirma el tipo vigente de tu provincia en lugar de darlo por hecho.
• El umbral de 30.000 $ decide el registro. Por debajo de él a lo largo de cuatro trimestres consecutivos, registrarse en el GST/HST es opcional. Por encima, debes registrarte, cobrar y liquidar — y el registro voluntario puede merecer la pena por los créditos por impuesto soportado.
• Una factura que cumple la normativa muestra tus datos, los del cliente, un número y una fecha únicos, una descripción clara, importes en CAD, el impuesto en una línea aparte y tu número de GST/HST una vez registrado.
• Tú eres el recaudador de impuestos. El dinero que cobras como GST/HST no es ingreso: apártalo, junto con un 25-30 % para el impuesto sobre la renta y el CPP, y conserva seis años de registros para la CRA.
• Declara en el T2125 con tu declaración personal, recuerda que el pago vence el 30 de abril aunque la presentación llegue hasta el 15 de junio, y está atento a la posible obligación de pagos a cuenta.

Acierta con estos fundamentos y el papeleo pasa a un segundo plano para que puedas centrarte en el trabajo. Cuando estés listo para enviar una factura bien formateada y lista fiscalmente en cuestión de minutos, KipBill se encarga por ti de las líneas de GST/HST, los recordatorios, la facturación recurrente y la multidivisa — y puedes empezar con el generador gratuito de facturas para Canadá sin siquiera crear una cuenta.