Cómo enviar el trimestre a tu gestor

Con KipBill puedes enviar a tu gestor todo lo del trimestre en un solo enlace. Abre Para tu gestor en el menú, elige el trimestre, escribe el email de tu gestor y pulsa Enviar. Le llega un email con un enlace a una página, sin cuenta y sin instalar nada, desde la que descarga un ZIP con cada factura y nota de crédito en PDF, los justificantes de tus gastos y un Excel con los libros de ventas y gastos, los impuestos por tipo, los cobros y los totales.

Si lo prefieres, lo activas una vez y se lo envía solo a los 3 días de acabar cada trimestre. Está incluido en los planes Starter, Pro y Business. En esta guía verás cada paso con capturas reales y qué recibe exactamente tu gestor.

Paso a paso

1. Abre «Para tu gestor» y elige el periodo

   En el menú de KipBill, pulsa Para tu gestor. Arriba eliges Trimestre, Mes o Año y, al lado, el periodo concreto. De entrada aparece el último trimestre terminado.

   Debajo, Lo que recibe tu gestor cuenta lo que va en el envío: las facturas y notas de crédito, los gastos (y cuántos tienen justificante), los cobros y la hoja de cálculo.

   kipbill.com/es/dashboard/accountant

   

2. Repasa lo que conviene corregir

   En Antes de enviarlo, KipBill te enseña lo que tu gestor también verá y conviene arreglar antes. Cada aviso dice qué documentos son y lleva un enlace Corregir:

   • facturas sin el NIF del cliente;
   • gastos sin justificante;
   • facturas en borrador sin emitir, que no se incluyen;
   • notas de crédito enviadas pero no aplicadas, que aún no cuentan;
   • facturas anuladas, que aparecen en la lista pero no en los totales;
   • importes en otras monedas, que van aparte y nunca se suman.

   Cifras del periodo te enseña lo mismo que verá tu gestor: ventas (base), impuesto repercutido, retención si la aplicas, gastos (base), impuesto soportado y la diferencia entre repercutido y soportado.

   

3. Añade a tu gestor

   En Tu gestor, escribe su email. El nombre es opcional. Elige el idioma del email y de la hoja de cálculo, que puede ser distinto del tuyo, y, si quieres que le llegue solo, marca Envío automático cada trimestre. Pulsa Guardar. Solo hace falta hacerlo una vez.

   

4. Pulsa Enviar

   Pulsa Enviar a y el email de tu gestor. Le llega un email con el resumen del periodo y el botón Abrir los documentos, y a ti te llega una copia de lo que ha recibido.

   ¿Prefieres mandárselo por WhatsApp o desde tu correo? Pulsa Copiar enlace y pégalo donde quieras. Con Ver lo que recibe abres su página tal y como la verá. Y Descargar ZIP y Hoja de cálculo te descargan los archivos a ti.

   

Qué recibe tu gestor

Un email con el resumen

Le llega a nombre de tu empresa, con el periodo, cuántas facturas y gastos hay, las cifras principales, lo que conviene revisar y un botón con el color de tu marca. Si responde, su respuesta te llega a ti.

Una página para descargarlo todo

El botón abre una página con las cifras del periodo por moneda y por tipo de impuesto, lo que conviene revisar y dos descargas: Descargar todo (ZIP) y Solo la hoja de cálculo (Excel). Funciona en el ordenador y en el móvil, sin crear ninguna cuenta.

El ZIP

• Ventas y gastos - 3.º trimestre de 2026.xlsx: la hoja de cálculo.
• Facturas: cada factura en PDF, exactamente como la recibió tu cliente, con tu plantilla, tu logo y su idioma.
• Notas de crédito: cada nota de crédito en PDF.
• Justificantes de gastos: la foto o el PDF de cada justificante, tal y como lo subiste.
• LEEME.txt: qué hay en la carpeta.

Cada archivo lleva la fecha, el número y el nombre del cliente o del proveedor, así que se ordenan solos.

El Excel

Tiene cuatro hojas. Las fechas y los importes son fechas y números de verdad, para que tu gestor pueda ordenar, filtrar y sumar:

• Resumen: por moneda, las ventas por tipo de impuesto, las retenciones, los gastos por tipo, el resultado, el impuesto repercutido menos el soportado, los cobros y lo que conviene revisar.
• Ventas: una fila por factura y tipo de impuesto, con el NIF del cliente. Las notas de crédito van en negativo y las facturas anuladas aparecen, pero no suman.
• Gastos: una fila por gasto, con el NIF del proveedor y el nombre del archivo de su justificante en el ZIP.
• Cobros: cada cobro del periodo, con su factura, el cliente y la forma de pago.

Que le llegue solo cada trimestre

Marca Envío automático cada trimestre en los datos de tu gestor. A los 3 días de acabar cada trimestre (el 3 de enero, de abril, de julio y de octubre), KipBill le envía el trimestre con lo que haya en ese momento y a ti te llega una copia.

Si no lo tienes activado, el Panel te recuerda durante los primeros días de cada trimestre que el anterior está listo para tu gestor, con un botón para enviarlo.

Saber si lo ha abierto

En Enviados ves cada envío: el periodo, cuándo y a quién, y si tu gestor aún no lo ha abierto, lo abrió o lo descargó, con la fecha. Tus propias visitas con Ver lo que recibe no cuentan.

¿Te has equivocado de dirección o ya no quieres que el enlace funcione? Pulsa Desactivar enlace y deja de funcionar al momento.

Si cambias algo después de enviarlo

El enlace siempre enseña los documentos del periodo tal y como están en ese momento. Si después de enviarlo añades el NIF que faltaba, subes un justificante o emites una factura con fecha de ese trimestre, tu gestor ya lo verá al abrirlo o al descargarlo. No hace falta enviarlo otra vez.

Funciona en cualquier país

No depende de ningún formato oficial: son tus propios documentos en PDF y un Excel con tus libros, en la moneda y con los impuestos de cada factura (IVA, retenciones como el IRPF u otros). Si facturas en varias monedas, cada una va en su propio bloque y nunca se suman entre sí. El email y el Excel pueden ir en cualquiera de los 12 idiomas de KipBill.

Qué plan necesitas

Para tu gestor está incluido en los planes Starter, Pro y Business. En el plan Free puedes abrirlo y ver cuántas facturas, gastos y cobros irían y qué conviene revisar, pero no los importes; para enviarlo o descargarlo hace falta pasar a Starter. Consulta los precios.

En un equipo, pueden enviarlo el propietario y los administradores de la empresa.