Facture électronique en Allemagne : le calendrier

Depuis le 1er janvier 2025, toute entreprise établie en Allemagne doit pouvoir recevoir des factures électroniques (E-Rechnung), y compris les indépendants et les Kleinunternehmer. L'émission devient obligatoire pour les factures adressées à d'autres entreprises allemandes pour les opérations réalisées à partir du 1er janvier 2028, ou dès le 1er janvier 2027 si le chiffre d'affaires total de l'année précédente dépassait 800 000 €. Les Kleinunternehmer (§ 19 UStG) et les factures jusqu'à 250 € en sont dispensés de façon permanente.

Ce guide s'adresse aux francophones installés en Allemagne comme indépendants, et aux freelances établis en France, en Belgique ou en Suisse qui facturent des clients allemands et se demandent si la règle les concerne (en général, non).

Un client ou un organisme public allemand vous demande déjà une XRechnung ? Le générateur de XRechnung gratuit crée une XRechnung ou un PDF ZUGFeRD sans inscription, en français.

Ce qu'est une facture électronique en Allemagne

La loi allemande (§ 14, al. 1, UStG) définit l'E-Rechnung comme une facture « émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré » permettant un traitement automatique. Le format doit suivre la norme européenne EN 16931 ou être interopérable avec elle.

Tout le reste est une « autre facture » (sonstige Rechnung) : le papier, mais aussi un PDF classique, un scan, une photo ou des mentions tapées dans le corps d'un e-mail. Le ministère fédéral des Finances (BMF) cite expressément les « fichiers PDF sans données intégrées ». Le PDF que vous envoyez aujourd'hui depuis Word ou la plupart des logiciels de facturation n'est donc pas une E-Rechnung, même s'il part par e-mail.

Deux formats comptent en pratique :

	XRechnung	ZUGFeRD
Nature	Un fichier XML pur	Un PDF avec un XML intégré (hybride)
Lisible à l'œil	Seulement avec une visionneuse	Oui, s'ouvre comme un PDF
Usage courant	Administrations, clients équipés d'un logiciel comptable	Entreprises qui veulent encore « voir » la facture
Valable comme E-Rechnung	Oui	À partir de la version 2.0.1, sauf profils MINIMUM et BASIC-WL

ZUGFeRD est le cousin allemand du Factur-X français. Juridiquement, c'est le XML qui compte : en cas d'écart entre le PDF et le XML, le BMF fait prévaloir les données structurées.

Le calendrier

Les règles de transition figurent au § 27, al. 38, UStG. C'est la date de l'opération (la prestation) qui compte, pas la date de la facture.

Opération réalisée en	Ce que vous pouvez envoyer à un client professionnel en Allemagne
2025 et 2026	Papier, PDF (avec l'accord du client) ou E-Rechnung
2027, CA de l'année précédente jusqu'à 800 000 €	Toujours papier ou PDF (avec accord) ou E-Rechnung
2027, CA de l'année précédente au-delà de 800 000 €	E-Rechnung (EDI encore permis avec accord)
À partir du 1er janvier 2028	E-Rechnung pour tous

Exemple : une traductrice lyonnaise installée à Berlin, assujettie à la TVA allemande avec 55 000 € de chiffre d'affaires, facture une agence de Hambourg 2 000 € HT plus 380 € de TVA (19 %). Pour une mission de novembre 2026, un PDF suffit. Pour une mission de mars 2027 aussi, car son CA 2026 est inférieur à 800 000 €. Pour une mission de février 2028, ce sera une E-Rechnung.

Recevoir : ce qui s'applique depuis 2025

Toute entreprise établie en Allemagne doit pouvoir recevoir des factures électroniques ; le BMF précise que cela vaut aussi pour les Kleinunternehmer. Un fournisseur allemand n'a pas besoin de votre accord pour vous en envoyer une.

Une simple boîte e-mail suffit ; une adresse dédiée n'est pas exigée. Mais vous devez pouvoir lire le fichier et conserver l'original :

Gardez le XML (ou le PDF ZUGFeRD complet) sans le modifier pendant huit ans (§ 14b UStG).
Utilisez une visionneuse pour lire une XRechnung. Une impression ne remplace pas le fichier.
Vérifiez les mentions comme pour toute facture.

Si vous refusez une E-Rechnung, vous ne pouvez pas exiger un PDF ou une facture papier à la place.

Qui doit en émettre

L'obligation s'applique lorsque les deux parties sont des entreprises établies en Allemagne (siège, établissement stable ou domicile) et que la prestation est destinée à l'activité du client. Elle couvre aussi l'autofacturation (Gutschrift), l'autoliquidation nationale du § 13b UStG et les clients eux-mêmes Kleinunternehmer ou n'ayant que des opérations exonérées (un bailleur, par exemple).

Elle ne s'applique pas :

aux particuliers (B2C) : le PDF ou le papier restent valables. Une E-Rechnung à un consommateur suppose son accord ;
aux factures transfrontalières : si l'une des parties n'est pas établie en Allemagne, il n'y a pas d'obligation. Une graphiste de Bordeaux qui facture une entreprise de Munich peut continuer à envoyer un PDF, sauf si le contrat prévoit autre chose ;
aux prestations exonérées du § 4, n° 8 à 29, UStG, comme de nombreux soins médicaux. Si seule une partie de la facture est exonérée, l'obligation vaut pour toute la facture.

Les trois exceptions à connaître

Même lorsque l'obligation s'applique, ces factures peuvent toujours être envoyées comme « autre facture » (papier ou PDF) :

Les Kleinunternehmer du § 19 UStG (§ 34a UStDV), y compris après 2028. C'est l'équivalent allemand de la franchise en base de TVA. L'envoi d'un PDF suppose toujours l'accord du client, qui peut être tacite, par exemple s'il accepte vos PDF sans objection.
Les factures de faible montant jusqu'à 250 € au total (§ 33 UStDV), comme un taxi ou une pièce à 89 €.
Les titres de transport de voyageurs (§ 34 UStDV).

Vous pouvez quand même envoyer une E-Rechnung dans ces cas, sans l'accord d'un client professionnel allemand.

Les Kleinunternehmer n'ont pas à émettre d'E-Rechnung mais doivent pouvoir en recevoir. Leur facture doit toujours mentionner l'exonération du § 19 UStG. Si vous créez une XRechnung volontairement, les lignes sont à 0 % avec le motif « Kleinunternehmer ».

Ce que doit contenir une E-Rechnung

Le contenu ne change pas : ce sont les mentions obligatoires du § 14, al. 4, UStG, c'est-à-dire nom et adresse des deux parties, numéro fiscal allemand (Steuernummer) ou numéro de TVA intracommunautaire, numéro de facture séquentiel, date d'émission, date de la prestation, quantité et description, montant HT, taux et montant de TVA. Nous les détaillons avec des exemples dans notre guide de la facturation en freelance en Allemagne.

La nouveauté, c'est où elles doivent figurer : dans la partie structurée. Un renvoi dans le XML vers un PDF joint qui contient la description ne suffit pas. Vous pouvez en revanche joindre des annexes, comme un relevé d'heures.

Le BMF distingue deux types d'erreurs :

Erreurs de format : le fichier ne respecte pas la norme. Ce n'est alors pas une E-Rechnung mais une « autre facture », ce qui pose problème une fois l'obligation en vigueur.
Erreurs de règles métier : un champ manque ou en contredit un autre. L'absence de la référence acheteur (BT-10) dans une XRechnung est sans effet en matière de TVA. Un taux de TVA erroné reste une erreur de contenu.

Un validateur aide à repérer les deux. Pour les factures aux administrations allemandes, la référence acheteur est généralement le Leitweg-ID, sans lequel elles n'acceptent en principe pas de XRechnung.

Se préparer en cinq étapes

Choisir une boîte de réception. Indiquez à vos fournisseurs l'adresse e-mail qui reçoit les E-Rechnungen.
Organiser l'archivage. Où garderez-vous les fichiers originaux, intacts, pendant huit ans ?
Vérifier si vous êtes concerné. Kleinunternehmer, uniquement des particuliers, uniquement des clients hors d'Allemagne ? Sinon : dès 2027 ou 2028 ?
Compléter vos données. Une E-Rechnung valide demande des adresses complètes, l'e-mail du client, votre Steuernummer ou numéro de TVA et, pour la XRechnung, votre téléphone.
Tester avant l'échéance. Envoyez dès maintenant une facture ZUGFeRD à vos clients réguliers et voyez si leur comptabilité la traite sans souci.

Créer des factures électroniques allemandes avec KipBill

Pour des factures ponctuelles, le générateur de XRechnung gratuit suffit : vous saisissez vendeur, client et lignes, le formulaire signale les champs obligatoires manquants au fil de la saisie, et vous téléchargez une XRechnung 3.0 (XML) ou un PDF ZUGFeRD (PDF/A-3, profil EN 16931). Il gère 19 %, 7 % et 0 % avec le régime Kleinunternehmer (§ 19 UStG) ou l'autoliquidation (§ 13b UStG). Rien n'est enregistré et aucun compte n'est nécessaire.

Si vous facturez régulièrement, les entreprises établies en Allemagne téléchargent n'importe quelle facture dans l'un des deux formats directement dans l'application, à partir de l'offre Starter. Et lorsque vous envoyez une facture par e-mail depuis l'application, le PDF joint est déjà une facture électronique ZUGFeRD, à condition que chaque ligne porte de la TVA et que les données soient complètes. Une XRechnung destinée à une administration se dépose vous-même sur son portail. KipBill n'envoie pas via le réseau Peppol.

Vous facturez depuis la France des clients allemands, ou vous restez au PDF jusqu'en 2027 ? Le générateur de factures pour l'Allemagne crée la facture avec TVA sans inscription. Pour tout réunir au même endroit, créez un compte gratuit.

Pour voir comment les autres pays de l'UE, dont la France, déploient la facture électronique, consultez notre point sur les obligations de facturation électronique dans l'UE en 2026.

Questions fréquentes

Un PDF par e-mail suffit-il encore après 2028 ?

Pas pour les factures à d'autres entreprises en Allemagne, sauf pour les Kleinunternehmer, les factures jusqu'à 250 € et les titres de transport. Pour les particuliers et les clients à l'étranger, le PDF reste permis.

Je suis freelance en France et je facture des entreprises allemandes. Suis-je concerné ?

Non, sauf si vous avez un siège ou un établissement stable en Allemagne. L'obligation ne joue que si les deux parties y sont établies. Votre client peut néanmoins préférer une E-Rechnung, et le générateur sait la produire.

Quel chiffre d'affaires compte pour le seuil de 800 000 € ?

Le chiffre d'affaires total au sens du § 19, al. 2, UStG de l'année civile précédente : pour 2027, celui de 2026.

XRechnung ou ZUGFeRD ?

Les deux sont valables ; le format se convient avec le client. Les administrations exigent généralement la XRechnung. Les entreprises sans logiciel spécifique préfèrent souvent ZUGFeRD, qu'elles ouvrent comme un PDF habituel.

Un logiciel de facture électronique doit-il être certifié ?

Non. L'Allemagne ne prévoit pas de certification de logiciel pour la XRechnung ou ZUGFeRD. KipBill produit les fichiers selon la norme EN 16931 et les vérifie dans ses propres tests avec le validateur KoSIT. Comme pour toute facture, le contenu reste sous la responsabilité de l'émetteur.

Mis à jour le 20 octobre 2026. Sources : §§ 14 et 27, al. 38, UStG, §§ 33 et 34a UStDV, circulaires du BMF du 15 octobre 2024 et du 15 octobre 2025. Cet article ne remplace pas un conseil fiscal.