Facturer en freelance au Japon

Un freelance au Japon enregistré comme émetteur de factures qualifiées doit faire figurer six mentions sur chaque facture (tekikaku seikyūsho) : son nom et son numéro d'enregistrement, la date de l'opération, la prestation, le total par taux avec le taux appliqué, la taxe sur la consommation par taux et le nom du client. Sans enregistrement, vous pouvez toujours émettre des factures ordinaires, mais pas des factures qualifiées. Sur les honoraires de graphisme, de rédaction ou de conférences, les entreprises japonaises retiennent en général 10,21 % d'impôt sur le revenu sur le premier million de yens et vous versent le reste.

Ce guide s'adresse aux graphistes, rédacteurs, développeurs et traducteurs francophones installés à leur compte (kojin jigyōnushi) au Japon ou travaillant pour des clients japonais. Il détaille chaque règle et se termine par un exemple chiffré. Besoin d'une facture tout de suite ? Le générateur de factures gratuit pour le Japon fonctionne sans compte et vous donne un PDF.

Les mentions d'une facture qualifiée

Depuis octobre 2023, le système de factures japonais (inboisu seido) impose ces six mentions, selon l'Agence nationale des impôts (NTA) :

1. Votre nom ou raison sociale et votre numéro d'enregistrement
2. La date de l'opération
3. La description de la prestation, en signalant les articles au taux réduit
4. Le total par taux (TTC ou HT) et le taux appliqué
5. La taxe sur la consommation par taux
6. Le nom du client destinataire

Presque toutes les prestations de freelance relèvent du taux normal de 10 %. Si vous facturez aussi des articles au taux réduit de 8 %, comme des denrées alimentaires, signalez-les par un symbole comme ※ avec la note « ※ = taux réduit ».

Ces éléments ne sont pas obligatoires, mais tout service comptable japonais les attend :

• Un numéro de facture, par exemple 2026-0012.
• Une date d'échéance et vos coordonnées bancaires : banque, agence, type de compte (futsū = ordinaire), numéro et titulaire en katakana.
• Qui paie les frais de virement (furikomi tesūryō). Précisez-le dans le contrat ou sur la facture, sinon vous recevrez quelques centaines de yens de moins.

Le numéro d'enregistrement : « T » et 13 chiffres

Une société utilise « T » suivi de son numéro d'entreprise. Les autres, entrepreneurs individuels compris, reçoivent « T » suivi d'un numéro à 13 chiffres attribué par le bureau des impôts. Recopiez-le tel qu'il figure sur votre avis d'enregistrement.

Un seul arrondi par taux

Si la taxe sur la consommation comporte des fractions de yen, on arrondit une seule fois par taux et par facture. L'arrondi supérieur, inférieur ou au plus proche est admis. Arrondir chaque ligne puis additionner ne l'est pas.

Rester non enregistré (exonéré)

Si vos ventes taxables de la période de référence (deux ans plus tôt pour un entrepreneur individuel) ne dépassaient pas 10 000 000 ¥ et que les autres conditions sont réunies, vous êtes exonéré de taxe sur la consommation tant que vous ne vous enregistrez pas. Dans ce cas :

• Sans numéro d'enregistrement, vous ne pouvez pas émettre de factures qualifiées.
• Vous pouvez toujours émettre des factures ordinaires avec nom, date, description et montant.
• Vos clients professionnels ne peuvent pas déduire toute la taxe sur ce qu'ils vous paient.

Les clients bénéficient d'une déduction transitoire sur les achats auprès de vendeurs non enregistrés. D'après la documentation de la NTA sur la réforme fiscale 2026, elle diminue ainsi :

Pour les périodes d'imposition ouvertes à partir du 1er octobre 2026, la déduction transitoire est en outre plafonnée à 100 millions de yens d'achats par an auprès d'un même vendeur non enregistré. Peu de freelances atteignent ce montant, mais c'est l'une des raisons pour lesquelles les clients demandent si vous êtes enregistré.

Les régimes spéciaux de 20 % et de 30 %

Ceux qui étaient exonérés et ne sont devenus redevables qu'en s'enregistrant peuvent payer moins de taxe pendant un temps :

• Régime des 20 % (niwari tokurei) : vous payez 20 % de la taxe sur vos ventes. Il s'applique jusqu'à la période d'imposition qui inclut le 30 septembre 2026, soit pour un entrepreneur individuel la déclaration 2026.
• Régime des 30 % (sanwari tokurei) : créé par la réforme fiscale 2026. Les entrepreneurs individuels devenus redevables en s'enregistrant peuvent payer 30 % de la taxe sur leurs ventes dans les déclarations 2027 et 2028, si leurs ventes taxables de la période de référence ne dépassaient pas 10 000 000 ¥. Les sociétés en sont exclues.

Exemple : avec 8 000 000 ¥ de ventes HT en 2027 (800 000 ¥ de taxe), le régime des 30 % ramène le paiement à 240 000 ¥. Ces régimes se choisissent à la déclaration ; vos factures ne changent pas.

La retenue à la source de 10,21 %

Les entreprises qui rémunèrent des particuliers pour de la rédaction, du graphisme, des conférences et des travaux similaires retiennent l'impôt sur le revenu et la surtaxe de reconstruction, puis les reversent à l'État. La formule de la NTA (Tax Answer n° 2795) :

• Paiement de 1 000 000 ¥ ou moins : montant × 10,21 %
• Au-delà de 1 000 000 ¥ : (montant − 1 000 000 ¥) × 20,42 % + 102 100 ¥

Les fractions de yen sont abandonnées. Si votre facture sépare l'honoraire et la taxe sur la consommation, seule la somme HT est soumise à la retenue. Avec un montant unique TTC, la retenue porte aussi sur la taxe. Séparez-les toujours.

Indiquer la retenue sur la facture n'est pas obligatoire, mais une ligne « retenue à la source » et le « net à virer » facilitent beaucoup le rapprochement.

Délai de paiement : la règle des 60 jours

Avec la loi japonaise sur les freelances, en vigueur depuis le 1er novembre 2024, une entreprise qui confie une mission à un freelance doit fixer une date de paiement au plus tard 60 jours après la réception du travail, et le plus tôt possible. La Commission japonaise de la concurrence précise qu'une formule comme « avant le 10 du mois suivant » ne fixe pas de date, et que le client ne peut pas retarder un paiement convenu au motif que votre facture n'est pas arrivée.

Indiquez une date précise sur la facture, par exemple le 31 décembre 2026. En cas de retard, nos modèles d'e-mail de relance de paiement vous aident à relancer avec tact.

Exemple chiffré

Hanako Sato, designer enregistrée, conçoit en novembre un site web pour 300 000 ¥ HT.

• Numéro de facture : 2026-0012
• Date de facture : 30/11/2026 · Date de l'opération : 28/11/2026 (livraison)
• Émettrice : Hanako Sato · Numéro d'enregistrement T1234567890123
• Client : Sample Co., Ltd.
• Désignation : Conception de site web (accueil et cinq pages intérieures)

• Échéance : 31/12/2026
• Banque : Banque ○○, agence △△, compte ordinaire 1234567, サトウ ハナコ

La retenue est calculée sur les seuls 300 000 ¥ d'honoraires. Sur 330 000 ¥ TTC, elle atteindrait 33 693 ¥, soit 3 063 ¥ de plus retenus.

Facturer au Japon avec KipBill

Vous pouvez établir cette facture dans le générateur gratuit sans inscription. Si vous facturez chaque mois, un compte KipBill gratuit garde clients, numérotation et historique au même endroit :

• Numéro d'enregistrement : dans les paramètres, saisissez T1234567890123 comme identifiant fiscal et changez son libellé en 登録番号 (le libellé par défaut pour le Japon est 法人番号, numéro d'entreprise). Le PDF affiche le libellé et le numéro.
• Taxe par taux : indiquez 10 % ou 8 % sur chaque ligne. Le PDF affiche la taxe par taux et, s'il y en a plusieurs, la base de chacun.
• Retenue : ajoutez une retenue de 10,21 % à la facture. Elle se calcule sur le sous-total HT et le PDF affiche le net à payer. KipBill applique un taux unique : vérifiez le montant pour un paiement unique de plus de 1 000 000 ¥.
• Marque du taux réduit : tapez ※ dans la description de la ligne et la note dans les remarques.

KipBill ne dépose pas à votre place les déclarations de taxe sur la consommation ni d'impôt sur le revenu. Déclarez avec votre logiciel comptable ou un zeirishi.

Créez un compte gratuit pour enregistrer vos factures et les envoyer par e-mail. Pour les bases valables partout, lisez notre guide complet de la facturation pour freelances.

FAQ

Puis-je facturer sans être enregistré ?

Oui. Vous ne pouvez pas émettre de facture qualifiée avec numéro T, mais une facture ordinaire avec nom, date, description et montant est valable. Du 1er octobre 2026 au 30 septembre 2028, vos clients peuvent déduire 70 % de la taxe.

La retenue se calcule-t-elle avant ou après la taxe sur la consommation ?

Avant, à condition que la facture sépare l'honoraire et la taxe. Si elle n'affiche qu'un montant TTC, la retenue porte sur ce montant.

Jusqu'à quand s'applique le régime des 20 % ?

Jusqu'à la période d'imposition qui inclut le 30 septembre 2026. Pour un entrepreneur individuel, c'est la déclaration 2026 ; en 2027 et 2028, le régime des 30 % peut s'appliquer.

Puis-je calculer la taxe ligne par ligne ?

Vous pouvez calculer par ligne, mais les fractions de yen ne s'arrondissent qu'une fois par taux sur chaque facture. Arrondir chaque ligne puis additionner est interdit.

Quelle échéance indiquer ?

Pour une mission confiée par une entreprise, au plus tard 60 jours après la livraison. Même avec « fin de mois, paiement fin du mois suivant », vérifiez que vous restez sous 60 jours et indiquez une date précise.