Rechnung per E-Mail senden: 7 Vorlagen

Die Rechnung ist fertig. Die Arbeit ist abgeliefert. Jetzt müssen Sie nur noch die E-Mail schreiben, mit der Sie sie versenden — und genau bei diesem leeren Nachrichtenfeld erstarren viele Freelancer. Zu locker, und Sie wirken unprofessionell. Zu steif, und Sie klingen wie ein Inkassobüro, bevor die Rechnung überhaupt fällig ist.

Hier liegt der Denkfehler, den die meisten machen: Die E-Mail, die eine Rechnung begleitet, ist keine reine Formsache. Sie entscheidet darüber, ob Sie in drei Tagen oder erst in drei Wochen bezahlt werden. Eine klare Betreffzeile sorgt dafür, dass die Rechnung geöffnet wird. Ein kurzer, freundlicher Text mit Zahlungslink sorgt dafür, dass sie bezahlt wird. Ein vages „anbei finden Sie", vergraben in einem langen Absatz, sorgt dafür, dass sie vergessen wird.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen sieben fertige E-Mail-Vorlagen für Rechnungen für jede Situation, die Ihnen tatsächlich begegnen wird — Ihre erste Rechnung an einen neuen Kunden, eine Anzahlungsanforderung, eine Standardrechnung, wiederkehrende Aufträge und die Schlussrechnung am Projektende. Jede ist bewusst kurz gehalten. Platzhalter ersetzen, absenden, bezahlt werden.

Noch keine Rechnung? Erstellen Sie sie kostenlos in einer Minute mit dem Rechnungsgenerator, ohne Anmeldung, und senden Sie sie mit einer dieser Vorlagen.

Was jede Rechnungs-E-Mail braucht

Vor den Vorlagen die fünf Elemente, die jede gute Rechnungs-E-Mail gemeinsam hat. Fehlt eines davon, entsteht Reibung — und Reibung ist es, die die Zahlung verzögert.

Element	Warum es wichtig ist
Eine konkrete Betreffzeile	„Rechnung #INV-001 von [Ihr Unternehmen]" wird geöffnet. „Rechnung" allein geht unter.
Rechnungsnummer und Betrag	Der Kunde sollte wissen, was er schuldet, ohne den Anhang zu öffnen.
Ein Zahlungslink	Jeder zusätzliche Schritt zwischen Lesen und Zahlen kostet Sie Tage. Ein Klick ist das Ziel.
Das Fälligkeitsdatum ausgeschrieben	„Fällig am 21. Juli" ist für Nicht-Buchhalter klarer als „Zahlungsziel 30 Tage".
Ein freundlicher, menschlicher Gruss	Sie sind eine Person, mit der man wieder arbeiten möchte, kein automatisiertes System.

Hängen Sie die PDF an und fügen Sie einen Zahlungslink ein. Manche Kunden leiten die PDF an ihre Buchhaltung weiter, andere zahlen in zehn Sekunden vom Handy aus über den Link. Geben Sie beiden Gruppen in derselben E-Mail, was sie brauchen.

Vorlage 1: Versand einer Standardrechnung

Ihr täglicher Arbeitspferd. Verwenden Sie diese für jede Rechnung an einen bestehenden Kunden, der Ihre Sätze und Ihre Arbeit bereits kennt. Halten Sie sie kurz — er hat schon Rechnungen von Ihnen gesehen.

Betreff: Rechnung #INV-001 von [Ihr Unternehmensname]

Guten Tag [Kundenname],

anbei finden Sie die Rechnung #INV-001 über 2.500,00 $ für [kurze Beschreibung der Arbeit — z. B. „die Designarbeiten zur Juni-Kampagne"].

Sie können sie hier online einsehen und bezahlen: [Zahlungslink]

Fälliger Betrag: 2.500,00 $ Fälligkeitsdatum: 21. Juli 2026

Vielen Dank nochmals für den Auftrag — es war eine Freude. Melden Sie sich gerne, falls Sie Fragen zur Rechnung haben.

Viele Grüße [Ihr Name] [Ihr Unternehmensname]

Vorlage 2: Ihre erste Rechnung an einen neuen Kunden

Die erste Rechnung gibt den Ton für die gesamte Beziehung vor. Seien Sie etwas herzlicher und erklären Sie die Zahlungsmöglichkeiten klar — der Kunde hat Sie noch nie bezahlt und weiß vielleicht nicht, wie Sie bezahlt werden möchten.

Betreff: Rechnung #INV-001 von [Ihr Unternehmen] — Zahlungsdetails enthalten

Guten Tag [Kundenname],

die Zusammenarbeit an [Projektname] hat mir große Freude gemacht. Anbei finden Sie meine erste Rechnung, #INV-001, über 2.500,00 $.

Hier alles, was Sie zur Zahlung brauchen:

Fälliger Betrag: 2.500,00 $

Fälligkeitsdatum: 21. Juli 2026 (Zahlungsziel 30 Tage)

Online bezahlen: [Zahlungslink]

Banküberweisung: Die Kontodaten finden Sie auf der Rechnung, falls Sie diesen Weg bevorzugen.

Falls Ihr Team etwas für die Unterlagen benötigt — eine Bestellnummer, eine andere Rechnungsadresse oder weitere Angaben — sagen Sie mir kurz Bescheid, dann kümmere ich mich umgehend darum.

Ich freue mich auf eine weitere Zusammenarbeit.

Herzliche Grüße [Ihr Name] [Ihr Unternehmensname]

Fragen Sie bei einer Erstrechnung einmal nach, ob der Kunde etwas für seine Unterlagen benötigt. Eine fehlende Bestellnummer oder ein fehlendes Steuerformular jetzt zu klären, verhindert später die Verzögerung „Wir können das nicht bezahlen, solange X fehlt".

Vorlage 3: Anzahlung oder Vorauszahlung anfordern

Bei größeren Projekten schützt eine Anzahlung Sie und signalisiert Verbindlichkeit vonseiten des Kunden. Entscheidend ist, sie als normalen, professionellen Schritt darzustellen — denn genau das ist sie.

Betreff: Anzahlungsrechnung #INV-001 für den Start von [Projektname]

Guten Tag [Kundenname],

ich freue mich sehr auf den Start von [Projektname]! Wie besprochen arbeite ich mit einer Anzahlung von 50 % zum Beginn, der Restbetrag wird bei Fertigstellung fällig.

Anbei finden Sie die Anzahlungsrechnung #INV-001 über 1.250,00 $.

Fälliger Betrag: 1.250,00 $

Online bezahlen: [Zahlungslink]

Sobald die Anzahlung eingegangen ist, reserviere ich Ihren Starttermin und lege los. Die Schlussrechnung über den Restbetrag folgt, sobald die Arbeit abgeliefert ist.

Vielen Dank — melden Sie sich gerne, falls Sie Fragen haben.

Viele Grüße [Ihr Name] [Ihr Unternehmensname]

Vorlage 4: Schlussrechnung am Ende eines Projekts

Die Arbeit ist erledigt und Sie wünschen sich einen sauberen, zufriedenstellenden Abschluss. Würdigen Sie den Abschluss, nennen Sie den offenen Betrag erneut und machen Sie die Zahlung mühelos.

Betreff: Schlussrechnung #INV-004 für [Projektname]

Guten Tag [Kundenname],

damit ist [Projektname] abgeschlossen — vielen Dank für ein großartiges Projekt. Anbei finden Sie die Schlussrechnung, #INV-004, über 1.250,00 $ (der Restbetrag nach Ihrer Anzahlung).

Fälliger Betrag: 1.250,00 $

Fälligkeitsdatum: 21. Juli 2026

Online bezahlen: [Zahlungslink]

Die Zusammenarbeit mit Ihnen war mir eine echte Freude. Sollten Sie jemals wieder [Ihre Leistung] benötigen, helfe ich Ihnen gerne — und über eine Weiterempfehlung freue ich mich jederzeit.

Alles Gute [Ihr Name] [Ihr Unternehmensname]

Die Schlussrechnung ist der perfekte Moment, um nach dem Nächsten zu fragen: einer Referenz, einer Weiterempfehlung oder einem Folgeprojekt. Der Kunde ist zufrieden und die Arbeit ist ihm frisch in Erinnerung — lassen Sie diesen Moment nie ungenutzt verstreichen.

Vorlage 5: Wiederkehrende Rechnung oder monatliches Retainer-Honorar

Bei laufenden Kunden mit Retainer sollte die E-Mail vorhersehbar und unaufwendig sein. Sie erwarten sie; erklären Sie nicht zu viel. Beständigkeit schafft hier Vertrauen.

Betreff: Rechnung #INV-007 — Retainer für [Monat]

Guten Tag [Kundenname],

hier ist Ihre Rechnung für Juli — #INV-007 über 2.000,00 $ für das Retainer-Honorar dieses Monats.

Fälliger Betrag: 2.000,00 $

Fälligkeitsdatum: 21. Juli 2026

Online bezahlen: [Zahlungslink]

Eine kurze Zusammenfassung der Leistungen dieses Monats finden Sie auf der Rechnung. Wie immer vielen Dank für die fortlaufende Zusammenarbeit — sagen Sie Bescheid, falls Sie den Umfang für nächsten Monat anpassen möchten.

Viele Grüße [Ihr Name] [Ihr Unternehmensname]

Retainer-Rechnungen lassen sich am einfachsten automatisieren. Stellen Sie sie so ein, dass sie jeden Monat am selben Tag versendet werden, damit der Kunde sie erwartet — vorhersehbare Abrechnung wird schneller bezahlt und reduziert unangenehmes Hin und Her.

Vorlage 6: Eine vom Kunden übersehene Rechnung erneut senden

Noch nicht überfällig — nur unbeantwortet. Vielleicht ist sie im Spam gelandet, vielleicht ist sie untergegangen. Geben Sie dem Kunden den Vertrauensvorschuss mit einem leichten, druckfreien Anstoss.

Betreff: Erneuter Versand der Rechnung #INV-001 (falls sie untergegangen ist)

Guten Tag [Kundenname],

ich wollte sichergehen, dass diese E-Mail Sie erreicht — ich habe die Rechnung #INV-001 über 2.500,00 $ am [Datum] gesendet, aber ich weiß, wie voll Postfächer werden und dass manches durchrutscht.

Ich hänge sie hier noch einmal an, und Sie können sie mit wenigen Klicks online bezahlen: [Zahlungslink]

Es eilt überhaupt nicht — ich wollte nur darauf hinweisen, damit sie nicht von Ihrem Radar fällt. Melden Sie sich, falls Sie etwas von mir brauchen.

Vielen Dank [Ihr Name] [Ihr Unternehmensname]

Wenn eine Rechnung tatsächlich überfällig und nicht nur übersehen ist, wechseln Sie zu einer richtigen Mahnsequenz mit steigendem Ton. Was Sie wann senden sollten, erklären wir genau in E-Mail-Vorlagen für Zahlungserinnerungen, die wirklich funktionieren.

Vorlage 7: Rechnung mit Rabatt oder Dankeschön

Belohnen Sie frühe Zahlung, Treue oder eine Weiterempfehlung mit einem kleinen Rabatt — und sorgen Sie dafür, dass der Kunde das Wohlwollen spürt. Es ist günstiges Marketing, das schneller bezahlt wird.

Betreff: Rechnung #INV-001 — mit einem Dankeschön-Rabatt

Guten Tag [Kundenname],

anbei finden Sie die Rechnung #INV-001. Weil Sie [einen neuen Kunden empfohlen haben / seit einem vollen Jahr bei mir sind / letztes Mal früh gezahlt haben], habe ich einen Treuerabatt von 10 % gewährt — der Gesamtbetrag beträgt 2.250,00 $ statt 2.500,00 $.

Fälliger Betrag: 2.250,00 $

Fälligkeitsdatum: 21. Juli 2026

Online bezahlen: [Zahlungslink]

Nur ein kleines Dankeschön dafür, dass Sie ein so guter Kunde sind. Ich weiß das sehr zu schätzen.

Viele Grüße [Ihr Name] [Ihr Unternehmensname]

Betreffzeilen, die wirklich geöffnet werden

Der Text spielt keine Rolle, wenn die E-Mail nie geöffnet wird. Starke Betreffzeilen für Rechnungen sind konkret und enthalten Ihren Unternehmensnamen und die Rechnungsnummer, damit der Kunde sie später wiederfindet:

✅ Rechnung #INV-001 von [Ihr Unternehmensname]
✅ Rechnung #INV-001 — 2.500,00 $ fällig am 21. Juli
✅ Rechnung von [Ihr Unternehmen] für [Projektname]
❌ Rechnung
❌ Zahlung
❌ Nachfrage

Geben Sie die Rechnungsnummer jedes Mal in der Betreffzeile an. Wenn ein Kunde drei Wochen später sein Postfach durchsucht, um Sie zu bezahlen, ist „#INV-001" das, was er eintippt — sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail dabei auftaucht.

Schluss mit Rechnungs-E-Mails von Grund auf

Vorlagen sind ein guter Anfang, aber das Kopieren, Einfügen und Bearbeiten von Platzhaltern für jede Rechnung kostet trotzdem Zeit — und es ist leicht, den falschen Betrag zu senden oder den Zahlungslink zu vergessen. Genau dafür ist Rechnungssoftware da.

Mit KipBill geht jede Rechnung, die Sie senden, automatisch mit einer professionellen, gebrandeten E-Mail hinaus — der richtige Betrag, ein Zahlungslink mit einem Klick und eine saubere PDF, in einer von 12 Sprachen. Sie können:

Rechnungen per E-Mail mit einem Klick senden, mit eingebautem Zahlungslink
Sehen, wann ein Kunde die Rechnung öffnet, damit Sie wissen, dass sie angekommen ist
Wiederkehrende Rechnungen einrichten, die sich jeden Monat von selbst versenden
Online-Zahlung akzeptieren über Stripe, direkt aus der E-Mail
Automatische Erinnerungen senden, falls eine Rechnung unbezahlt bleibt

Sie können Ihre erste Rechnung kostenlos erstellen — keine Kreditkarte, keine Testlimits bei den Kernfunktionen. Oder holen Sie sich eine kostenlose Rechnungsvorlage, wenn Sie nur schnell eine versenden möchten.

Häufig gestellte Fragen

Was schreibt man in eine E-Mail beim Versand einer Rechnung?

Halten Sie es kurz: grüßen Sie den Kunden, nennen Sie Rechnungsnummer und Betrag, geben Sie das Fälligkeitsdatum und einen Zahlungslink an und schließen Sie freundlich. Drei oder vier Sätze genügen. Ziel ist es, die Zahlung mühelos zu machen, nicht die Arbeit erneut zu erklären — das gehört auf die Rechnung selbst.

Soll ich die Rechnung als PDF anhängen oder nur einen Link senden?

Beides. Hängen Sie die PDF an für Kunden, die sie an eine Buchhaltung weiterleiten, und fügen Sie einen Zahlungslink ein für Kunden, die sofort vom Handy aus bezahlen möchten. Beide Optionen zu geben, beseitigt den häufigsten Grund, warum Rechnungen unbezahlt liegen bleiben.

Was ist eine gute Betreffzeile für eine Rechnungs-E-Mail?

Verwenden Sie Ihren Unternehmensnamen und die Rechnungsnummer: „Rechnung #INV-001 von [Ihr Unternehmensname]". Mit Betrag und Fälligkeitsdatum — „Rechnung #INV-001 — 2.500,00 $ fällig am 21. Juli" — funktioniert es noch besser. Vermeiden Sie Ein-Wort-Betreffe wie „Rechnung", die leicht untergehen.

Wie bitte ich um Zahlung, ohne aufdringlich zu wirken?

Wenn Sie die Rechnung versenden (und nicht einer überfälligen hinterherlaufen), ist daran nichts Aufdringliches — Sie haben Arbeit geliefert und stellen sie in Rechnung. Bleiben Sie freundlich und sachlich, fügen Sie einen Zahlungslink ein und bedanken Sie sich. Wird die Rechnung später überfällig, gehen Sie zu einer eigenen Mahnsequenz über, die höflich und im Lauf der Zeit eskaliert.

Kann ich Rechnungs-E-Mails automatisieren?

Ja. Rechnungstools wie KipBill senden die Rechnungs-E-Mail in dem Moment für Sie, in dem Sie auf Absenden klicken — mit Ihrem Branding, dem Zahlungslink und der PDF — und sie können wiederkehrende Rechnungen und Mahnungen für überfällige Rechnungen automatisch versenden, sodass Sie diese E-Mails gar nicht mehr von Hand schreiben.