Proforma-Rechnung: Was sie ist, wann du sie brauchst + kostenlose Vorlage (2026)

Ein Kunde bittet dich um eine "Proforma-Rechnung" und du zögerst. Ist das dasselbe wie ein Angebot? Wird sie bezahlt? Zählt sie für die Steuer? Kannst du nicht einfach eine normale Rechnung schicken? Wenn du bei so einer Anfrage schon einmal ins Grübeln geraten bist, bist du nicht allein — die Proforma-Rechnung gehört zu den am meisten missverstandenen Belegen in der Abrechnung von Kleinunternehmen.

Diese Verwirrung ist kein Kleinkram, denn wer zum falschen Zeitpunkt das falsche Dokument verschickt, handelt sich echte Probleme ein: Der Zoll hält eine Sendung fest, ein Kunde gibt eine Vorauszahlung nicht frei, oder dein Steuerberater stolpert über einen "Verkauf", der nie stattgefunden hat. Wer es richtig macht, wirkt organisiert und hält seine Buchhaltung sauber.

Dieser Leitfaden erklärt dir genau, was eine Proforma-Rechnung ist, wie sie sich von einem Angebot und einer Handelsrechnung unterscheidet, wann du sie verschicken solltest, was hineingehört und wie es steuerlich funktioniert. Am Ende findest du eine kostenlose Vorlage für die Proforma-Rechnung, die du direkt kopieren und heute noch verwenden kannst.

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiger Verkaufsbeleg, den du dem Käufer vor der Lieferung der Ware oder dem Abschluss der Arbeit zusendest. Sie zeigt dem Käufer genau, was ihm berechnet wird — Positionen, Mengen, Preise, Steuern und die Gesamtsumme —, damit er den Kauf freigeben, die Zahlung veranlassen oder die Ware verzollen kann, alles noch bevor eine endgültige, rechtsverbindliche Rechnung ausgestellt wird.

Der lateinische Ausdruck pro forma bedeutet "der Form halber". Genau darum geht es: Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine echte Rechnung und enthält fast dieselben Angaben, aber sie ist eine Formsache, die im Voraus ausgestellt wird — und keine Zahlungsaufforderung, die in deiner Buchhaltung erfasst wird.

Das Wichtigste, das du verstehen musst, ist Folgendes: Eine Proforma-Rechnung ist keine echte (Handels-)Rechnung. Sie begründet keine Forderung, taucht nicht in deinem Verkaufsjournal auf, und in den meisten Ländern kann der Käufer damit keine Umsatzsteuer geltend machen. Sie ist eine Schätzung nach bestem Wissen, die im Rechnungsformat präsentiert wird. Erst die endgültige Handelsrechnung — ausgestellt, sobald das Geschäft bestätigt ist — hat buchhalterisches und steuerliches Gewicht.

Proforma-Rechnung vs. Angebot vs. Handelsrechnung

Diese drei Dokumente bilden eine natürliche Abfolge in einem Verkauf, sind aber nicht austauschbar. Wer das falsche verschickt, signalisiert die falsche Phase des Geschäfts.

Kurz gesagt: Ein Angebot sagt "so viel würde es kosten", eine Proforma-Rechnung sagt "das hast du zu zahlen zugesagt, du kannst nun handeln", und eine Handelsrechnung sagt "die Arbeit ist erledigt — bitte zahle jetzt."

Wann solltest du eine Proforma-Rechnung verschicken?

Es gibt sechs Situationen, in denen die Proforma-Rechnung das richtige Dokument ist.

1. Anforderung einer Voraus- oder Anzahlung

Wenn du eine Zahlung brauchst, bevor du loslegst — eine Anzahlung für ein Projekt, eine Buchungsgebühr oder die vollständige Vorauszahlung für ein Produkt —, kann der Kunde gegen ein formelles Dokument zahlen, ohne dass du einen Verkauf verbuchen musst, der noch gar nicht stattgefunden hat. Sobald er zahlt, stellst du die echte Rechnung aus.

2. Internationaler Versand und Zoll

Das ist der Klassiker. Zollbehörden verlangen eine Proforma-Rechnung, um Zölle und Steuern auf Waren zu ermitteln, die noch nicht verkauft oder endgültig bepreist sind — Muster, Ersatzteile, zur Reparatur versandte Ware oder Sendungen, für die noch eine endgültige Handelsrechnung aussteht. Ohne sie kann deine Sendung an der Grenze hängenbleiben.

3. Onboarding eines neuen Kunden

Bei einem Erstkunden willst du vielleicht eine schriftliche Bestätigung des genauen Umfangs, Preises und der Konditionen, bevor Geld oder Arbeit den Besitzer wechseln. Eine Proforma-Rechnung ist formeller und konkreter als ein Angebot, was beide Seiten beruhigt.

4. Interne Freigabe oder Bestellung sichern

Firmen- und Behördenkunden können oft keine Mittel freigeben, bevor sie ein rechnungsähnliches Dokument haben, das sie einer Bestellung oder Budgetfreigabe beilegen können. Eine Proforma gibt ihrer Finanzabteilung etwas Handfestes zum Abzeichnen — ohne dass du einen verfrühten Verkauf verbuchst.

5. Kostennachweis für Zuschüsse, Visa oder Finanzierungen

Antragsteller müssen manchmal eine verbindliche Kostenzusage nachweisen — für einen Zuschuss, einen Visumantrag, einen Ausrüstungskredit oder eine Ausgabenfreigabe. Eine Proforma-Rechnung liefert diesen Nachweis, ohne die steuerlichen Folgen einer echten Rechnung.

6. Preis und Konditionen bei einer Individualbestellung bestätigen

Bei maßgefertigten oder variablen Aufträgen, deren Endsumme von den Spezifikationen abhängt, hält eine Proforma die vereinbarten Zahlen fest, sodass es keine Überraschungen gibt, wenn die Handelsrechnung eintrifft.

Was gehört auf eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung sollte fast alles enthalten, was auch eine endgültige Rechnung enthält. Die zwei entscheidenden Unterschiede: Sie muss deutlich als "Proforma-Rechnung" gekennzeichnet sein, und sie darf niemals eine Handelsrechnungsnummer tragen.

• Die Bezeichnung "Proforma-Rechnung" — gut sichtbar, damit sie niemand mit einer Steuerrechnung verwechselt
• Eine eindeutige Proforma-Referenz — getrennt von deinem Rechnungsnummernkreis (z. B. PF-2026-001)
• Ausstellungsdatum und ein Gültigkeits-/Ablaufdatum — Preise sollten nicht unbefristet gelten
• Deine Unternehmensdaten — Name, Adresse, Kontakt und ggf. Steuernummer
• Die Daten des Käufers — Name, Adresse und bei grenzüberschreitenden Verkäufen dessen Steuernummer
• Eine klare Auflistung der Positionen — Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Positionssumme
• Zwischensumme, Steuer und Gesamtsumme — zeige die Steuersätze an, auch wenn es noch kein Steuerbeleg ist
• Zahlungsbedingungen und -methoden — wie und bis wann du nach Bestätigung Zahlung erwartest
• Lieferbedingungen — bei Waren mit Incoterms, Gewicht und Ursprungsland für den Zoll
• Ein Hinweis, dass es keine Zahlungsaufforderung ist — eine kurze Zeile wie "Dies ist eine Proforma-Rechnung und stellt keinen Steuerbeleg dar"

Wie funktioniert die Umsatzsteuer auf einer Proforma-Rechnung?

Genau hier passieren die meisten Fehler, deshalb lohnt es sich, präzise zu sein.

Eine Proforma-Rechnung weist Steuer aus, damit der Käufer die vollen erwarteten Kosten sieht, aber sie erhebt die Steuer nicht im buchhalterischen Sinne. Da eine Proforma kein gültiger Steuerbeleg ist, kann der Käufer damit in der Regel keine Vorsteuer geltend machen, und du meldest darauf keine Umsatzsteuer an. Der steuerbare Vorgang entsteht erst, wenn du die endgültige Handelsrechnung ausstellst.

Der praktische Ablauf ist einfach: Proforma ausstellen, Bestätigung oder Zahlung erhalten, dann sofort eine ordentliche Handelsrechnung ausstellen, die zum offiziellen Steuerbeleg wird. Zahlt ein Kunde gegen eine Proforma, ist die endgültige Rechnung, die du danach ausstellst, das Dokument, das er für seine Umsatzsteuervoranmeldung einreicht — sie muss also dieselben Beträge ausweisen.

Kostenlose Vorlage für die Proforma-Rechnung

Kopiere die folgende Struktur, ersetze die Felder in Klammern, und schon hast du eine gültige Proforma-Rechnung. Behalte die Überschrift "PROFORMA-RECHNUNG" und den Hinweis "kein Steuerbeleg" bei — diese beiden Zeilen machen aus dem Dokument eine Proforma und keine normale Rechnung.

                        PROFORMA-RECHNUNG

[Dein Firmenname]                       Proforma-Nr.: PF-2026-001
[Adresse, Ort, PLZ]                     Ausstellungsdatum: [TT/MM/JJJJ]
[E-Mail · Telefon]                      Gültig bis: [TT/MM/JJJJ]
[Steuer- / USt-IdNr.]

RECHNUNG AN:
[Kundenname]
[Kundenadresse]
[Steuer- / USt-IdNr. des Kunden — bei grenzüberschreitenden Verkäufen]

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Beschreibung              Menge   Einzelpreis     Positionssumme
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[Artikel oder Leistung 1]  2        100.00          200.00
[Artikel oder Leistung 2]  1        150.00          150.00
-------------------------------------------------------------------
                                     Zwischensumme:  350.00
                                     USt. (19 %):     66.50
                                     GESAMT:          416.50
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Zahlungsbedingungen: [z. B. 100 % Vorkasse / 50 % Anzahlung, fällig innerhalb 7 Tagen]
Zahlungsmethode: [Überweisung / Karte — Details angeben]
Lieferbedingungen: [Incoterms, Gewicht, Ursprungsland — bei Waren]

Dies ist eine Proforma-Rechnung. Sie ist kein Steuerbeleg und stellt
keine Zahlungsaufforderung dar. Eine Handelsrechnung wird nach
Bestätigung ausgestellt.

So erstellst du eine Proforma-Rechnung in KipBill

Proformas ein- oder zweimal von Hand in einem Textprogramm zu bauen, funktioniert — aber es wird schnell fehleranfällig: unpassende Summen, fehlende Steuerzeilen und uneinheitliches Branding. KipBill nimmt dir die manuelle Arbeit ab.

Aus einem Angebot oder einer Rechnung starten. Erstelle das Dokument mit deinen Positionen, und KipBill berechnet Zwischensummen, Steuer und Gesamtbeträge automatisch — keine Tabellenkalkulation nötig.

Getrennte Nummerierung. KipBill führt Angebote, Rechnungen und Gutschriften auf eigenen Nummernkreisen, sodass deine offizielle Rechnungsnummerierung sauber und prüfungssicher bleibt.

Einheitliches Branding. Jedes Dokument nutzt dein Logo, deine Farben und dein Layout, sodass eine Proforma genauso professionell aussieht wie deine endgültige Rechnung.

Umwandlung mit einem Klick. Wenn der Kunde bestätigt, wandelst du das Dokument mit einem Klick in eine ordentliche Handelsrechnung um — dieselben Positionen, jetzt als offizieller Steuerbeleg. Kein Abtippen, keine abweichenden Beträge.

Versenden und nachverfolgen. Schicke das PDF direkt an deinen Kunden und sieh, wann es zugestellt und geöffnet wurde, damit du genau weißt, wo das Geschäft steht.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Proforma-Rechnung rechtsverbindlich?

Nein. Eine Proforma-Rechnung ist keine rechtsverbindliche Zahlungsaufforderung und begründet keine Schuld. Sie spiegelt die von beiden Seiten vereinbarten Konditionen wider, aber die rechtliche Zahlungspflicht entsteht erst, wenn du die endgültige Handelsrechnung ausstellst. Sie steht zwischen einem Angebot (ein Vorschlag) und einer Rechnung (eine Forderung).

Muss eine Proforma-Rechnung bezahlt werden?

Nicht für sich allein. Eine Proforma teilt dem Käufer mit, was er schulden wird und wie er zahlt, und wird oft genutzt, um eine Vorauszahlung anzufordern — aber sie ist selbst keine durchsetzbare Forderung. Viele Unternehmen ziehen durchaus Zahlungen gegen eine Proforma ein; wenn sie das tun, stellen sie unmittelbar danach eine Handelsrechnung als offiziellen Beleg aus.

Kann man auf eine Proforma-Rechnung Vorsteuer geltend machen?

Nein. In der EU, in Großbritannien und den meisten Rechtsordnungen ist eine Proforma kein gültiger Umsatzsteuerbeleg, sodass der Käufer damit keine Vorsteuer abziehen kann. Nur die endgültige Handelsrechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug. Das ist der Hauptgrund, warum du nach Bestätigung des Verkaufs eine ordentliche Rechnung ausstellen musst.

Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma-Rechnung und einem Angebot?

Ein Angebot ist ein Vorschlag, der verschickt wird, während der Kunde noch überlegt, und dessen Konditionen verhandelbar sind. Eine Proforma-Rechnung wird verschickt, nachdem das Geschäft im Grunde vereinbart ist, und präsentiert die bestätigten Zahlen im Rechnungsformat — bereit für den Käufer, um zu zahlen, zu verzollen oder eine interne Freigabe zu erhalten. Eine Proforma ist formeller und verbindlicher als ein Angebot.

Kann eine Proforma-Rechnung in eine Handelsrechnung umgewandelt werden?

Ja — und das sollte sie auch. Sobald der Käufer bestätigt oder zahlt, stellst du eine Handelsrechnung mit denselben Positionen und Beträgen aus. Diese endgültige Rechnung wird zum rechtlich und steuerlich relevanten Dokument. In KipBill ist das eine Umwandlung mit einem Klick, sodass die Zahlen immer übereinstimmen.

Wie lange ist eine Proforma-Rechnung gültig?

Eine Proforma sollte ein Gültigkeits- oder Ablaufdatum enthalten, denn Preise, Verfügbarkeit und Wechselkurse ändern sich. Üblich sind 7 bis 30 Tage. Nach Ablauf stellst du besser eine aktualisierte Proforma aus, statt an veralteten Zahlen festzuhalten.

Brauche ich eine Proforma-Rechnung für den internationalen Versand?

Meistens ja. Zollbehörden verlangen in der Regel eine Proforma-Rechnung, um Zölle auf Waren zu ermitteln, für die noch keine endgültige Handelsrechnung vorliegt — etwa Muster, Ersatzlieferungen oder zur Reparatur versandte Ware. Gib Incoterms, Gewicht und Ursprungsland an, damit der Zoll die Sendung abfertigen kann.

Kann ich statt einer Proforma nicht einfach eine normale Rechnung schicken?

Nur wenn der Verkauf tatsächlich abgeschlossen ist und du beabsichtigst, dass es eine rechtsgültige, in deiner Buchhaltung erfasste Zahlungsaufforderung ist. Wenn du eine Vorauszahlung anforderst, Konditionen mit einem Neukunden bestätigst oder Ware verzollst, bevor der Verkauf endgültig ist, ist eine Proforma die richtige — und sauberere — Wahl, weil sie einen verfrühten Verkauf aus deinen Büchern heraushält.

Fazit

Eine Proforma-Rechnung ist einfach, sobald du siehst, wo sie hingehört: Sie ist die Brücke zwischen der Preisvereinbarung und dem Zahlungseingang. Nutze sie, um Vorauszahlungen anzufordern, Ware zu verzollen, Neukunden zu beruhigen und Freigaben zu sichern — und lass ihr dann immer eine ordentliche Handelsrechnung folgen, die das steuerliche und buchhalterische Gewicht trägt.

Merke dir die drei Regeln: Kennzeichne sie deutlich als Proforma, halte sie aus deiner offiziellen Rechnungsnummerierung heraus, und wandle sie in dem Moment in eine echte Rechnung um, in dem der Verkauf bestätigt ist. Wenn du das tust, zögerst du nie wieder, wenn ein Kunde danach fragt.

Wenn du dir das manuelle Formatieren lieber sparst: KipBill erstellt Proformas, wandelt sie mit einem Klick in Handelsrechnungen um und hält jedes Dokument auf dem richtigen Nummernkreis mit deinem Branding. Kombiniere es mit unseren kostenlosen Rechnungsvorlagen und dem Leitfaden zum Abrechnen mit internationalen Kunden, um deinen gesamten Abrechnungsablauf an einem Ort zu steuern.