Restaurant- und Catering-Rechnungen: Abrechnung jenseits der Kasse

Die meisten Restaurant-Transaktionen finden am Point of Sale statt — ein Gast isst, bezahlt und geht. Aber es gibt eine ganze Seite des Restaurant-Umsatzes, die nicht so funktioniert. Catering-Aufträge, Firmenkonten, private Veranstaltungen, Raumvermietungen und Großhandelsbestellungen erfordern ordentliche Rechnungen, Zahlungsbedingungen und Nachverfolgung.

Wenn Sie ein Restaurant oder Catering-Unternehmen betreiben und diese Transaktionen immer noch mit handgeschriebenen Angeboten oder informellen E-Mail-Vereinbarungen abwickeln, lassen Sie Geld auf dem Tisch liegen und schaffen buchhalterische Probleme. Dieser Leitfaden behandelt alles, was Sie über die Rechnungsstellung in der Gastronomie wissen müssen.

Wann Restaurants tatsächlich Rechnungen brauchen

Ihr Kassensystem erledigt die Laufkundschaft. Rechnungen kommen bei allem anderen ins Spiel:

• Catering-Bestellungen — Büro-Mittagessen, Party-Platten, Buffet-Service für externe Veranstaltungen
• Firmenkonten — Unternehmen, die regelmäßig bestellen und auf Rechnung zahlen (14 Tage, 30 Tage netto)
• Private Veranstaltungen — Hochzeitsempfänge, Geburtstagsfeiern, Weihnachtsfeiern in Ihrem Lokal
• Raumvermietung — Vermietung Ihres Gastraums oder Ihrer Terrasse für externe Events
• Großhandelskonten — Verkauf von Soßen, Backwaren oder zubereiteten Speisen an andere Unternehmen
• Food Trucks und Pop-ups — Abrechnung mit Veranstaltern oder Marktbetreibern für gebuchte Auftritte

Jedes dieser Szenarien erfordert eine dokumentierte Preisvereinbarung, eine formelle Rechnung und klare Zahlungsbedingungen. Ohne sie werden Streitigkeiten schwerer zu lösen und der Cashflow unvorhersehbar.

Aufbau einer Catering-Rechnung

Eine Catering-Rechnung ist komplexer als eine Standard-Dienstleistungsrechnung, da sie typischerweise mehrere Kostenkategorien umfasst. So schlüsseln Sie sie übersichtlich auf.

Speisen und Getränke

Listen Sie Menüpositionen einzeln auf, statt alles in einen einzigen „Catering"-Posten zu packen. Diese Transparenz schafft Vertrauen und reduziert Rückfragen des Kunden.

Bei Preisen pro Person formatieren Sie Ihre Positionen so:

• Gegrilltes Hähnchen-Entrée — 45 Gäste × 28,00 € = 1.260,00 €
• Vegetarische Pasta-Option — 12 Gäste × 24,00 € = 288,00 €
• Gemischter Salat (inklusive) — 57 Gäste × 0,00 € = 0,00 €
• Signature-Cocktail-Paket — 57 Gäste × 15,00 € = 855,00 €

Für Buffet- oder Plattenbestellungen bepreisen Sie nach Einheit:

• Mediterrane Platte (für 10 Personen) — 3 × 120,00 € = 360,00 €
• Dessert-Auswahl (für 10 Personen) — 3 × 85,00 € = 255,00 €

Service- und Personalkosten

Trennen Sie Servicegebühren von Lebensmittelkosten. Kunden erwarten diese Aufschlüsselung, und sie ist oft steuerlich relevant.

• Event-Koch (6 Stunden) — 1 × 350,00 €
• Servicepersonal (5 Stunden) — 4 × 150,00 € = 600,00 €
• Barpersonal (5 Stunden) — 2 × 150,00 € = 300,00 €
• Auf- und Abbau — 1 × 200,00 €

Ausstattung und Logistik

Wenn Sie Leihausstattung oder Lieferung bereitstellen, listen Sie diese als separate Posten auf:

• Chafing-Dish-Verleih — 6 × 25,00 € = 150,00 €
• Tischdecken-Verleih (runde Tische) — 8 × 18,00 € = 144,00 €
• Lieferung (innerhalb 25 km) — 1 × 75,00 €
• Transport Kochausstattung — 1 × 150,00 €

Firmenkonten und wiederkehrende Abrechnung

Firmenkonten gehören zu den wertvollsten Umsatzquellen für Restaurants. Ein Büro, das dreimal pro Woche Mittagessen bestellt, oder ein Hotel, das Ihre Küche für den Zimmerservice nutzt, bedeutet stetige, planbare Einnahmen.

Firmenkonten einrichten

Bei der Aufnahme eines Firmenkunden:

1. Zahlungsbedingungen vereinbaren — 14 oder 30 Tage netto ist für Firmen-Verpflegungskonten Standard.
2. Bestellprozess festlegen — Wer ist berechtigt, Bestellungen aufzugeben? Gibt es ein Ausgabenlimit pro Bestellung?
3. Abrechnungsfrequenz bestimmen — Wöchentliche Rechnungen für häufige Bestellungen oder Einzelrechnungen für gelegentliche.
4. Bestellnummer einholen, falls erforderlich — Viele Firmenbuchhaltungen verarbeiten keine Rechnung ohne Bestellnummer.

Automatisierung wiederkehrender Rechnungen

Wenn ein Firmenkunde jeden Dienstag und Donnerstag dasselbe bestellt, richten Sie eine wiederkehrende Rechnung ein, statt jedes Mal eine neue zu erstellen. Die meisten Rechnungsprogramme für Restaurants unterstützen wiederkehrende Zeitpläne, die Rechnungen automatisch generieren und optional in einem festgelegten Rhythmus versenden.

Wenn die Bestellung wöchentlich variiert, ist ein besserer Ansatz, eine Vorlage mit Ihren Standard-Positionen zu verwenden und die Mengen vor dem Versand anzupassen.

Event-Rechnungsstellung: Anzahlungen, Meilensteine und Schlussrechnungen

Private Veranstaltungen sind der Bereich, in dem die Restaurant-Rechnungsstellung am komplexesten wird. Eine einzelne Veranstaltung kann ein Angebot, eine Anzahlungsrechnung, eine oder mehrere Teilzahlungen und eine Schlussrechnung mit Anpassungen umfassen.

Der typische Event-Abrechnungszyklus

Buchungsphase — Senden Sie ein detailliertes Angebot mit den vollständigen geschätzten Kosten. Nach Annahme stellen Sie eine Anzahlungsrechnung aus (typischerweise 25–50 % der geschätzten Gesamtsumme).

Zwei Wochen vorher — Bestätigen Sie die endgültige Gästezahl und Menüauswahl. Wenn sich der Umfang geändert hat, senden Sie ein überarbeitetes Angebot oder eine zweite Teilrechnung.

Tag nach der Veranstaltung — Stellen Sie die Schlussrechnung aus, die die tatsächliche Gästezahl, etwaige Ergänzungen (zusätzliche Weinflaschen, extra Desserts) widerspiegelt und die bereits gezahlte Anzahlung abzieht.

Was auf Event-Rechnungen stehen sollte

Event-Rechnungen sollten klar angeben:

• Veranstaltungsdatum und -ort (auch wenn es Ihr eigenes Lokal ist)
• Garantierte Gästezahl vs. tatsächliche Anwesenheit
• Gezahlte Anzahlung als negativer Posten oder als Abzug in den Summen
• Trinkgeld — Wenn Ihr Vertrag ein automatisches Trinkgeld vorsieht (üblich 18–20 % bei Veranstaltungen), zeigen Sie es als separaten Posten
• Korkgeld — Wenn der Kunde eigenen Wein mitgebracht hat, listen Sie die Gebühr pro Flasche auf
• Raummiete — Getrennt von Speisen- und Servicegebühren
• Überstundengebühren — Wenn die Veranstaltung über die vereinbarte Zeit hinausging

Steuerbehandlung in der Gastronomie

Die Besteuerung auf Restaurant-Rechnungen ist selten einfach, da verschiedene Kategorien oft unterschiedlich besteuert werden. Die Details variieren je nach Land, aber hier sind die häufigen Unterscheidungen, die Sie beachten müssen.

Speisen — In Deutschland unterliegen Restaurant- und Catering-Leistungen grundsätzlich der Umsatzsteuer. Seit 2024 gilt wieder der Regelsteuersatz von 19 % für Speisen im Restaurant (zuvor temporär ermäßigt). Lieferungen und Mitnahme können dem ermäßigten Satz von 7 % unterliegen.

Alkohol — Unterliegt immer dem Regelsteuersatz von 19 %. Listen Sie Alkohol stets als separate Posten auf, damit der korrekte Steuersatz angewendet wird.

Servicegebühren — In manchen Rechtsordnungen sind obligatorische Servicegebühren (automatisches Trinkgeld) umsatzsteuerpflichtig. Freiwilliges Trinkgeld des Gastes ist typischerweise steuerfrei. Prüfen Sie Ihre lokalen Regeln — ein Fehler hier kann erhebliche Haftung erzeugen.

Liefergebühren — Die Steuerpflicht variiert je nach Land. In manchen Rechtsordnungen werden Liefergebühren besteuert, wenn sie Teil einer steuerpflichtigen Transaktion sind.

Ausstattungsverleih — Kann anderen Steuerregeln unterliegen als Gastronomie-Dienstleistungen.

Die praktische Schlussfolgerung: Verwenden Sie separate Positionskategorien für Speisen, Getränke, Service und Verleih und wenden Sie den korrekten Steuersatz auf jede an. Kombinieren Sie nicht alles in einem Posten mit einem pauschalen Steuersatz — das wird irgendwann falsch sein.

Lieferanten- und Eingangsrechnungen verwalten

Rechnungsstellung betrifft nicht nur die Abrechnung mit Ihren Kunden. Restaurants erhalten einen stetigen Strom von Eingangsrechnungen — von Lebensmittellieferanten, Fleischgroßhändlern, Getränkefirmen, Ausstattungslieferanten, Wäscheservices und mehr.

Den Überblick über diese Eingangsrechnungen zu behalten ist genauso wichtig wie das Versenden eigener Rechnungen:

• Fälligkeitsdaten verfolgen, um Skonti zu nutzen (in der Lebensmitteldistribution üblich) und Mahngebühren zu vermeiden.
• Rechnungen mit Lieferscheinen abgleichen — Fehlmengen und Preisfehler kommen häufig vor. Überprüfen Sie Mengen und Preise vor der Bezahlung.
• Ausgaben kategorisieren nach Typ (Wareneinsatz Speisen, Wareneinsatz Getränke, Verbrauchsmaterial, Ausstattung, Dienstleistungen) für eine genaue Margenberechnung.
• Digitale Kopien aufbewahren aller Lieferantenrechnungen. Papierrechnungen gehen in geschäftigen Küchen verloren. Scannen oder fotografieren Sie sie und fügen Sie sie Ihren Ausgabenunterlagen bei.

Die Verwendung eines Tools wie KipBill zum Erfassen von Ausgaben neben Ihren ausgehenden Rechnungen gibt Ihnen ein vollständiges Bild Ihres Cashflows — was Sie Kunden berechnen vs. was Sie Lieferanten schulden — an einem Ort.

Der Angebot-zu-Rechnung-Workflow im Catering

Catering-Aufträge beginnen fast immer mit einem Angebot. Der Kunde beschreibt, was er braucht, Sie stellen die Preise zusammen, er verhandelt oder genehmigt, und dann wandeln Sie das Angebot in eine Rechnung um. Ein sauberer Prozess dafür spart Zeit und verhindert Fehler.

Schritt für Schritt

1. Kundenanfrage — Veranstaltungsdetails erfassen: Datum, Gästezahl, Ernährungsanforderungen, Serviceart (serviert, Buffet, Food Truck), Veranstaltungsort und Budget.
2. Detailliertes Angebot senden — Alle Positionen, Steuerschätzungen, Servicegebühren und Ihre Bedingungen (Anzahlungshöhe, Zahlungsplan, Stornierungsrichtlinie) einbeziehen.
3. Verhandeln und überarbeiten — Rechnen Sie mit mindestens einer Anpassungsrunde. Verfolgen Sie Angebotsversionen, damit Sie wissen, was vereinbart wurde.
4. Angebot angenommen — Wandeln Sie das Angebot direkt in eine Anzahlungsrechnung um. Die Positionen, Preise und Kundendetails werden automatisch übernommen.
5. Nach der Veranstaltung — Erstellen Sie die Schlussrechnung aus demselben Angebot, angepasst an tatsächliche Mengen und Ergänzungen.

Dieser Workflow verhindert den häufigsten Catering-Abrechnungsfehler: Abweichungen zwischen dem, was angeboten wurde, und dem, was abgerechnet wurde. Wenn die Rechnung direkt aus dem genehmigten Angebot erstellt wird, stimmen die Zahlen überein und Streitigkeiten sind selten.

Zahlungsbedingungen für Catering und Veranstaltungen

Standard-Zahlungsbedingungen in der Gastronomie unterscheiden sich von der typischen B2B-Rechnungsstellung, weil die Vorkosten erheblich sind. Sie kaufen Zutaten ein, planen Personal ein und mieten manchmal Ausstattung, bevor die Veranstaltung stattfindet.

Empfohlene Zahlungsstrukturen

Kleine Catering-Bestellungen (unter 1.000 €): Zahlung bei Lieferung oder 7 Tage netto. Keine Anzahlung erforderlich für etablierte Firmenkunden.

Mittelgroße Veranstaltungen (1.000–5.000 €): 50 % Anzahlung bei Buchung. Restbetrag innerhalb von 7 Tagen nach der Veranstaltung.

Große Veranstaltungen (5.000 €+): Dreistufige Zahlung — 30 % Anzahlung bei Buchung, 40 % zwei Wochen vor der Veranstaltung, 30 % Restbetrag innerhalb von 14 Tagen danach.

Firmenkonten (wiederkehrend): 14 oder 30 Tage netto, abhängig von Bestellvolumen und Geschäftsbeziehung. Erwägen Sie, einen 2 %-Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen (2/10 netto 30) für Konten mit konstant großen Bestellungen anzubieten.

Umgang mit verspäteten Zahlungen

Geben Sie Ihre Mahngebührenregelung auf jeder Rechnung an. Ein gängiger Ansatz:

• Zahlungserinnerung am Fälligkeitstag
• Zweite Erinnerung 7 Tage nach Fälligkeit
• Mahngebühr nach 14 Tagen (1,5 % pro Monat ist Standard)
• Leistungseinstellung nach 30 Tagen bei Firmenkonten

KipBill kann diese Erinnerungen automatisieren, sodass Sie Fälligkeitsdaten nicht manuell verfolgen müssen — das System sendet höfliche Nachfassaktionen im von Ihnen festgelegten Rhythmus.

Rechnungsbeispiele aus der Praxis

Beispiel 1: Firmen-Catering-Rechnung

Kunde: Meridian Finanzgruppe — Wöchentliche Mittagsbestellung

Position	Menge	Preis	Betrag
Executive-Lunchbox (Hähnchen)	18	22,00 €	396,00 €
Executive-Lunchbox (vegetarisch)	7	20,00 €	140,00 €
Mineralwasser (Kiste)	2	18,00 €	36,00 €
Kaffee-Service (für 25 Personen)	1	45,00 €	45,00 €
Liefergebühr	1	35,00 €	35,00 €
Zwischensumme			652,00 €
Umsatzsteuer (19 %)			123,88 €
Gesamtbetrag			775,88 €

Bedingungen: 14 Tage netto. Bestellnr. MFG-2026-0342.

Beispiel 2: Hochzeitsempfang-Rechnung

Kunde: Sarah und James Rivera — Empfang für 120 Gäste

Position	Menge	Preis	Betrag
3-Gänge-Menü (serviert)	120	68,00 €	8.160,00 €
Kindermenü (4-12 Jahre)	8	32,00 €	256,00 €
Premium-Getränkepauschale (5 Stunden)	120	45,00 €	5.400,00 €
Cocktailempfang Häppchen	120	18,00 €	2.160,00 €
Hochzeitstorten-Service	1	150,00 €	150,00 €
Korkgeld (Kundenwein)	6	25,00 €	150,00 €
Servicepersonal (6 Stunden)	8	180,00 €	1.440,00 €
Barpersonal (6 Stunden)	3	180,00 €	540,00 €
Event-Koordinator	1	400,00 €	400,00 €
Tischdecken und Dekoration (Verleih)	1	650,00 €	650,00 €
Raummiete (Festsaal, 8 Std.)	1	2.500,00 €	2.500,00 €
Zwischensumme			21.806,00 €
Servicegebühr (20 %)			4.361,20 €
USt. Speisen (19 %)			873,18 €
USt. Getränke (19 %)			582,75 €
Gesamtbetrag			27.623,13 €
Anzahlung bezahlt (1. März)			-8.000,00 €
Teilzahlung (10. März)			-8.000,00 €
Restbetrag fällig			11.623,13 €

Bedingungen: Restbetrag fällig innerhalb von 14 Tagen nach der Veranstaltung. Verzugszinsen von 1,5 %/Monat nach Fälligkeit.

Rechnungsstellung richtig umsetzen

Die Rechnungsstellung für Restaurants und Catering muss nicht kompliziert sein, aber sie muss strukturiert sein. Trennen Sie Ihre Positionen nach Kategorie, wenden Sie die korrekten Steuersätze an, nutzen Sie einen sauberen Angebot-zu-Rechnung-Workflow und setzen Sie klare Zahlungsbedingungen mit Anzahlungen für Veranstaltungen durch.

Die Restaurants, die am schnellsten bezahlt werden, sind diejenigen, die detaillierte, professionelle Rechnungen zeitnah senden — nicht die, die Wochen später mit vagen E-Mails Zahlungen hinterherlaufen. Richten Sie Ihre Vorlagen ein, automatisieren Sie, was möglich ist, und verbringen Sie Ihre Zeit mit dem, was Sie am besten können: Menschen zu bewirten.