Facturar como freelance en Japón

Un freelance en Japón registrado como emisor de facturas cualificadas debe incluir seis datos en cada factura (tekikaku seikyūsho): su nombre y número de registro, la fecha de la operación, lo que ha prestado, el total por tipo impositivo con el tipo aplicado, el impuesto sobre el consumo por tipo y el nombre del cliente. Si no te registras, puedes seguir emitiendo facturas normales, pero no cualificadas. En honorarios de diseño, redacción o conferencias, las empresas japonesas suelen retener un 10,21 % del impuesto sobre la renta sobre el primer millón de yenes y te pagan el resto.

Esta guía es para diseñadores, redactores, desarrolladores y traductores hispanohablantes que trabajan por cuenta propia (kojin jigyōnushi) en Japón o con clientes japoneses. Explica cada regla y termina con un ejemplo completo. ¿Necesitas una factura ya? El generador de facturas gratuito para Japón funciona sin cuenta y te da un PDF.

Qué debe incluir una factura cualificada

Desde octubre de 2023, el sistema de facturas de Japón (inboisu seido) exige estos seis datos, según la Agencia Tributaria Nacional (NTA):

1. Tu nombre o el de tu negocio y tu número de registro
2. La fecha de la operación
3. La descripción de lo prestado, marcando los artículos con tipo reducido
4. El total por tipo impositivo (con o sin impuesto) y el tipo aplicado
5. El impuesto sobre el consumo por tipo
6. El nombre del cliente que recibe la factura

Casi todo el trabajo freelance tributa al tipo general del 10 %. Si facturas también artículos al 8 % reducido, como alimentos y bebidas, márcalos con un símbolo como ※ y añade la nota «※ = tipo reducido».

Lo siguiente no es obligatorio por ley, pero cualquier departamento de cuentas japonés lo espera:

• Un número de factura, por ejemplo 2026-0012.
• Fecha de vencimiento y datos bancarios: banco, sucursal, tipo de cuenta (futsū = ordinaria), número y titular en katakana.
• Quién paga la comisión de transferencia (furikomi tesūryō). Déjalo claro en el contrato o en la factura, o recibirás unos cientos de yenes menos de lo facturado.

El número de registro: «T» y 13 cifras

Una empresa usa «T» más su número corporativo. Los demás, autónomos incluidos, reciben «T» más un número de 13 cifras de la oficina tributaria. Cópialo tal como aparece en tu notificación de registro.

Un solo redondeo por tipo

Si el impuesto sobre el consumo tiene fracciones de yen, se redondea una sola vez por tipo impositivo y por factura. Vale redondear al alza, a la baja o al yen más próximo. Lo que no vale es redondear cada línea y sumar los resultados.

Si no te registras (exento)

Si tus ventas sujetas en el periodo de referencia (para un autónomo, dos años antes) no superaron los 10.000.000 ¥ y cumples las demás condiciones, estás exento del impuesto sobre el consumo mientras no te registres. En ese caso:

• No tienes número de registro, así que no puedes emitir facturas cualificadas.
• Puedes seguir emitiendo facturas normales con nombre, fecha, descripción e importe.
• Tus clientes empresariales no pueden deducirse todo el impuesto de lo que te pagan.

Los clientes tienen una deducción transitoria por compras a vendedores sin registro. Según el material de la NTA sobre la reforma fiscal de 2026, baja así:

Además, en los periodos impositivos que empiezan a partir del 1 de octubre de 2026, la deducción transitoria se limita a 100 millones de yenes al año de compras a un mismo vendedor sin registro. Pocos freelance llegan a esa cifra, pero es uno de los motivos por los que los clientes preguntan si estás registrado.

Las reglas especiales del 20 % y del 30 %

Quien estaba exento y pasó a tributar solo por registrarse puede pagar menos impuesto durante un tiempo:

• Regla del 20 % (niwari tokurei): pagas el 20 % del impuesto de tus ventas. Se aplica hasta el periodo impositivo que incluye el 30 de septiembre de 2026; para un autónomo, la declaración de 2026.
• Regla del 30 % (sanwari tokurei): nueva en la reforma fiscal de 2026. Los autónomos que pasaron a tributar por registrarse pueden pagar el 30 % del impuesto de sus ventas en las declaraciones de 2027 y 2028, si sus ventas sujetas del periodo de referencia no superaron los 10.000.000 ¥. Las sociedades no pueden usarla.

Ejemplo: con 8.000.000 ¥ de ventas sin impuesto en 2027 (800.000 ¥ de impuesto), la regla del 30 % deja el pago en 240.000 ¥. Estas reglas se eligen al declarar; tus facturas no cambian.

Retención: el cálculo del 10,21 %

Las empresas que pagan a personas físicas por redacción, diseño, conferencias y trabajos similares retienen el impuesto sobre la renta más el recargo de reconstrucción y lo ingresan al Estado. La fórmula de la NTA (Tax Answer n.º 2795):

• Pago de 1.000.000 ¥ o menos: importe × 10,21 %
• Más de 1.000.000 ¥: (importe − 1.000.000 ¥) × 20,42 % + 102.100 ¥

Las fracciones de yen se descartan. Si tu factura separa el honorario y el impuesto sobre el consumo, solo se retiene sobre el honorario sin impuesto. Si pones un único importe con impuesto, también se retiene sobre el impuesto. Sepáralos siempre.

No es obligatorio indicar la retención en la factura, pero añadir una línea de «retención» y el «importe neto a transferir» facilita mucho cuadrar el cobro.

Plazo de pago: la regla de los 60 días

Con la Ley de Freelance de Japón, en vigor desde el 1 de noviembre de 2024, la empresa que encarga un trabajo a un freelance debe fijar una fecha de pago no posterior a 60 días desde que recibe el trabajo, y lo antes posible. La Comisión de Comercio Justo de Japón aclara que fórmulas como «hasta el día 10 del mes siguiente» no fijan una fecha, y que el cliente no puede retrasar el pago acordado porque no le haya llegado tu factura.

Pon una fecha concreta en la factura, como el 31 de diciembre de 2026. Si el pago se retrasa, nuestras plantillas de correo para cobrar pagos atrasados te ayudan a reclamarlo con tacto.

Ejemplo completo

Hanako Sato, diseñadora registrada, diseña en noviembre una web por 300.000 ¥ sin impuesto.

• Número de factura: 2026-0012
• Fecha de factura: 30/11/2026 · Fecha de la operación: 28/11/2026 (entrega)
• Emisora: Hanako Sato · Número de registro T1234567890123
• Cliente: Sample Co., Ltd.
• Concepto: Diseño web (portada y cinco páginas interiores)

• Vencimiento: 31/12/2026
• Banco: Banco ○○, sucursal △△, cuenta ordinaria 1234567, サトウ ハナコ

La retención se calcula solo sobre los 300.000 ¥ de honorarios. Sobre los 330.000 ¥ con impuesto serían 33.693 ¥, es decir, 3.063 ¥ más retenidos.

Facturar en Japón con KipBill

Puedes hacer esta factura en el generador gratuito sin registrarte. Si facturas cada mes, una cuenta gratuita de KipBill guarda clientes, numeración e historial en un solo sitio:

• Número de registro: en ajustes, introduce T1234567890123 como identificador fiscal y cambia su etiqueta a 登録番号 (la etiqueta por defecto para Japón es 法人番号, número corporativo). El PDF muestra la etiqueta y el número.
• Impuesto por tipo: pon 10 % u 8 % en cada línea. El PDF muestra el impuesto por tipo y, si hay más de uno, también la base de cada tipo.
• Retención: añade una retención del 10,21 % a la factura. Se calcula sobre el subtotal sin impuesto y el PDF muestra el neto a pagar. KipBill aplica un solo tipo, así que revisa la cifra en un pago único de más de 1.000.000 ¥.
• Marca de tipo reducido: escribe ※ en la descripción de la línea y la nota en las observaciones.

KipBill no presenta por ti las declaraciones del impuesto sobre el consumo ni de la renta. Declara con tu programa de contabilidad o un zeirishi.

Crea una cuenta gratuita para guardar facturas y enviarlas por correo. Para lo básico que vale en cualquier país, consulta nuestra guía completa de facturación para freelancers.

Preguntas frecuentes

¿Puedo facturar si no estoy registrado?

Sí. No puedes emitir una factura cualificada con número T, pero una factura normal con nombre, fecha, descripción e importe es válida. Del 1 de octubre de 2026 al 30 de septiembre de 2028, tus clientes pueden deducirse el 70 % del impuesto.

¿La retención se calcula antes o después del impuesto sobre el consumo?

Antes, siempre que la factura separe el honorario y el impuesto. Si solo muestra un importe con impuesto, se retiene sobre ese importe.

¿Hasta cuándo se aplica la regla del 20 %?

Hasta el periodo impositivo que incluye el 30 de septiembre de 2026. Para un autónomo es la declaración de 2026; en 2027 y 2028 puede aplicarse la regla del 30 %.

¿Puedo calcular el impuesto línea por línea?

Puedes calcularlo por línea, pero las fracciones de yen se redondean una sola vez por tipo en cada factura. Redondear cada línea y sumar no está permitido.

¿Qué fecha de vencimiento pongo?

En trabajos encargados por una empresa, como máximo 60 días después de la entrega. Incluso con «cierre a fin de mes y pago a fin del mes siguiente», comprueba que no pasas de 60 días y escribe una fecha concreta.