Definición
Una factura pro forma (latín: "como cuestión de forma") no es una factura real. No genera obligación fiscal, no se anota en el libro de ventas y no permite deducir IVA soportado.
Se usa cuando el comprador necesita confirmación formal de precio y condiciones antes de comprometerse. Casos habituales:
1. Despachos aduaneros — se aceptan pro formas para importaciones antes de emitir la factura comercial, especialmente para muestras o envíos no venta. 2. Autorización de compra — compradores con procesos de compras necesitan un documento para emitir un PO o solicitar aprobación interna. 3. Solicitud de anticipo — el vendedor emite pro forma para pedir pago antes del envío. 4. Gestión de visados y viajes — a veces se requieren pro formas como evidencia de transacciones.
Deben marcarse claramente como "FACTURA PRO FORMA" o "PRO FORMA" para evitar confusión con la factura real. Una vez completada la venta, una factura comercial estándar la sustituye y es el documento válido para pago, contabilidad y fiscalidad.
Un comprador estadounidense solicita una pro forma a un proveedor chino por 50.000$ de equipos. La usa para emitir PO interno; después el proveedor emite factura comercial estándar al enviar.