Definición
Una orden de compra (PO, del inglés Purchase Order) es un documento emitido por el comprador que autoriza una compra específica. Lista artículos, cantidades, precios acordados, fecha y lugar de entrega y condiciones de pago. Una vez aceptada por el vendedor, la PO se convierte en contrato vinculante.
El ciclo de compra es habitualmente: RFQ → Presupuesto → PO → Entrega → Factura → Pago. El número de PO se arrastra a la factura del vendedor para que el equipo de cuentas a pagar del comprador pueda cuadrar ambos documentos.
Las PO sirven para tres cosas: 1. Control interno — asegura que solo se hacen compras autorizadas, típicamente requiriendo aprobación sobre cierto umbral. 2. Planificación de caja — los compromisos son visibles en el libro de compras antes de que lleguen las facturas. 3. Rastro de auditoría — las industrias reguladas necesitan evidencia documental de cada compromiso con proveedor.
Pequeñas operaciones freelance a menudo saltan la PO, pasando del presupuesto directamente a la factura. La mayoría de grandes compradores y departamentos de compras del sector público no pagarán una factura que no cite un número de PO válido — si facturas a grandes organizaciones, solicita la PO antes de facturar.