Factuursjabloon Excel gratis: wat erop moet

Een factuur uit Excel is in Nederland geldig als alle verplichte gegevens erop staan, het factuurnummer aansluit op het vorige en u een kopie zeven jaar bewaart. Het gratis Excel-sjabloon (.xlsx, met de formules voor totalen en btw al ingevuld) downloadt u zonder account op de pagina factuursjablonen downloaden. Wilt u helemaal geen spreadsheet bijhouden, dan geeft de gratis factuurgenerator u binnen een paar minuten een kant-en-klare pdf.

Eén kanttekening vooraf: factureert u aan bedrijven in Duitsland of Frankrijk, dan is een pdf uit Excel binnenkort niet meer genoeg. Daarover verderop meer.

Wat er op elke Excel-factuur moet staan

De Belastingdienst stelt eisen aan de inhoud van uw factuur. Voor een zzp'er of kleine onderneming komt het neer op:

1. Een uniek factuurnummer dat aansluit op het vorige.
2. De factuurdatum en de datum van levering of dienst als die anders is.
3. Uw naam en adres, uw btw-identificatienummer en uw KvK-nummer.
4. De naam en het adres van uw klant.
5. Een duidelijke omschrijving van wat u levert, met hoeveelheid: niet alleen "advies", maar "Workshop socialemediastrategie, 2 dagen".
6. Het bedrag exclusief btw per tarief, met eventuele kortingen.
7. Het btw-tarief (21 %, 9 % of 0 %) en het btw-bedrag.

Een handtekening, logo of vervaldatum is niet verplicht. Zet er wel een betalingstermijn en uw IBAN op, anders wacht u langer op uw geld.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Gebruikt u de KOR, dan rekent u geen btw. Haal de btw-regels uit het sjabloon of zet het tarief op 0 %. Veel ondernemers zetten er een korte regel onder als "Vrijgesteld van btw op grond van de KOR", zodat de klant niet denkt dat u de btw bent vergeten.

De drie formules die een factuurspreadsheet nodig heeft

De meeste fouten in Excel-facturen zijn rekenfouten: een regel die buiten de som valt, of btw die per regel is afgerond en aan het eind een cent afwijkt.

Een voorbeeld: een trainer uit Utrecht factureert een workshop van twee dagen en verkoopt tegelijk tien exemplaren van haar boek. De workshop valt onder 21 %, boeken onder 9 %.

1. Bedrag per regel (in E5, daarna naar beneden doortrekken):

=B5*C5

2. Btw per tarief. Zet onder de tabel elk tarief in een eigen cel (21 % in D9, 9 % in D10). Bereken in E9, en daarna in E10, de btw over het totaal van dat tarief, niet per regel:

=AFRONDEN(SOM.ALS($D$5:$D$7;D9;$E$5:$E$7)*D9;2)

Dat geeft € 252,00 bij 21 % en € 22,41 bij 9 %.

3. Totaal:

=SOM(E5:E7)+SOM(E9:E10)

Resultaat: € 1.449,00 excl. btw + € 274,41 btw = € 1.723,41.

Factuurnummers: het veld dat Excel niet voor u invult

Excel weet niet wat uw laatste factuurnummer was. Veel zzp'ers slaan het sjabloon elke keer opnieuw op, overschrijven per ongeluk een oude factuur of gebruiken een nummer twee keer. Drie gewoonten helpen:

• Een vast patroon, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002… Met het jaar vooraan begint u in januari weer bij 001 zonder dat nummers dubbel voorkomen.
• Een factuurregister in dezelfde map: nummer, datum, klant, bedrag, btw, totaal, betaald op. Nieuw nummer = laatste regel plus één.
• Eén bestand per factuur, met het nummer in de naam: 2026-014_Bureau-Noord.xlsx. Het sjabloon zelf blijft leeg en alleen-lezen.

Een pdf versturen en zeven jaar bewaren

Stuur uw klant nooit het .xlsx-bestand. Hij kan bedragen aanpassen en op een andere computer verschuift de opmaak. Exporteer de factuur als pdf (Bestand → Opslaan als → PDF) en verstuur die.

U bent wettelijk verplicht uw administratie, facturen inbegrepen, zeven jaar te bewaren; voor gegevens over onroerende zaken is dat tien jaar. Bewaar de pdf die u hebt verstuurd, niet alleen de spreadsheet die nog te wijzigen is.

Wanneer een Excel-factuur niet meer genoeg is

Steeds meer landen verplichten gestructureerde e-facturen tussen bedrijven: een databestand (XML, of een pdf met XML erin) dat de software van de klant direct inleest. Een pdf uit Excel is geen e-factuur, hoe netjes hij er ook uitziet. In Duitsland gaat de verplichting stapsgewijs in vanaf 2027, in Frankrijk vanaf september 2026. Ons overzicht van de e-factuurverplichtingen in de EU zet op een rij wie wanneer moet.

Wanneer overstappen van Excel loont

Voor de eerste facturen is Excel een prima keuze: gratis, offline en u ziet elke formule. Het wordt omslachtig als u elke maand meerdere facturen verstuurt: adressen opnieuw typen, het laatste nummer zoeken, openstaande posten met de hand naast uw bankafschrift leggen.

Factuursoftware neemt precies die stukken over: ze nummert zelf, onthoudt klanten en diensten en laat zien wat nog openstaat. In KipBill importeert u uw klanten, producten en oude facturen uit een Excel- of CSV-bestand, met hun oorspronkelijke nummers, en gaat u verder waar uw spreadsheet ophield.

Veelgestelde vragen

Is een factuur uit Excel rechtsgeldig?

Ja, als alle verplichte gegevens erop staan. De wet schrijft geen programma voor. Let op bij zakelijke klanten in landen met een e-factuurplicht.

Kan ik het sjabloon in Google Sheets of LibreOffice gebruiken?

Ja. Het .xlsx-bestand opent in LibreOffice Calc en Numbers, en op de downloadpagina staat een aparte kopie voor Google Sheets. Afhankelijk van de taalinstelling verwacht Google Sheets de Engelse functienamen: SUM, SUMIF en ROUND in plaats van SOM, SOM.ALS en AFRONDEN.

Moet ik de factuur ondertekenen?

Nee. Een handtekening hoort niet bij de verplichte gegevens, op papier noch in een pdf.

Hoe corrigeer ik een Excel-factuur die al verstuurd is?

Pas het verstuurde bestand niet aan. Maak een creditfactuur die verwijst naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur, en daarna zo nodig een nieuwe factuur met een nieuw nummer.

Bijgewerkt op 27 oktober 2026. Bron: Belastingdienst, factuureisen en bewaarplicht. Dit artikel vervangt geen belastingadvies.