Proformafactuur: Wat Het Is, Wanneer Je Hem Gebruikt + Gratis Sjabloon (2026)

Een klant vraagt om een "proformafactuur" en je bevriest. Is dat hetzelfde als een offerte? Betalen ze hem? Telt hij mee voor de belasting? Kun je niet gewoon een normale factuur sturen? Als je ooit hebt getwijfeld bij zo'n verzoek, sta je niet alleen — de proformafactuur is een van de meest misbegrepen documenten in de administratie van kleine ondernemers.

Die verwarring is belangrijk, want het verkeerde document op het verkeerde moment versturen levert echte problemen op: de douane kan een zending vasthouden, een klant kan een vooruitbetaling weigeren vrij te geven, of je boekhouder kan een "verkoop" signaleren die nooit heeft plaatsgevonden. Dit goed doen maakt dat je georganiseerd overkomt én houdt je boekhouding schoon.

In deze gids leggen we precies uit wat een proformafactuur is, hoe hij verschilt van een offerte en een handelsfactuur, wanneer je er een moet sturen, wat erop hoort en hoe de btw werkt. Aan het einde vind je een gratis proformafactuur-sjabloon dat je vandaag nog kunt kopiëren en gebruiken.

Wat Is een Proformafactuur?

Een proformafactuur is een voorlopige verkoopfactuur die je vóór de levering van de goederen of de voltooiing van het werk naar een koper stuurt. Hij laat de koper precies zien wat er in rekening wordt gebracht — factuurregels, aantallen, prijzen, belastingen en het totaal — zodat hij de aankoop kan goedkeuren, de betaling kan regelen of de douane kan passeren, allemaal voordat er een definitieve, juridisch bindende factuur wordt uitgereikt.

De Latijnse uitdrukking pro forma betekent "voor de vorm." Dat is precies het idee: een proformafactuur ziet eruit als een echte factuur en bevat vrijwel dezelfde informatie, maar het is een formaliteit die je vooraf uitreikt in plaats van een betalingsverzoek dat in je boekhouding wordt vastgelegd.

Het allerbelangrijkste om te begrijpen is dit: een proformafactuur is geen echte (handels)factuur. Hij creëert geen vordering, hij komt niet in je verkoopadministratie en in de meeste landen kan de koper er geen btw mee terugvorderen. Het is een schatting te goeder trouw in factuurvorm. Alleen de definitieve handelsfactuur — die je uitreikt zodra de deal bevestigd is — heeft boekhoudkundig en fiscaal gewicht.

Proformafactuur vs Offerte vs Handelsfactuur

Deze drie documenten vormen een natuurlijke volgorde in een verkoop, maar ze zijn niet uitwisselbaar. Het verkeerde document versturen geeft de verkeerde fase van de deal aan.

Kort samengevat: een offerte zegt "dit zou het kosten", een proformafactuur zegt "dit heb je afgesproken te betalen, klaar om op te handelen", en een handelsfactuur zegt "het werk is klaar — betaal dit nu."

Wanneer Moet Je een Proformafactuur Sturen?

Er zijn zes situaties waarin een proformafactuur het juiste document is.

1. Een vooruitbetaling of aanbetaling vragen

Als je betaling nodig hebt voordat je begint — een aanbetaling op een project, een boekingskosten of volledige vooruitbetaling voor een product — laat een proformafactuur de klant betalen op basis van een formeel document zonder dat jij een verkoop hoeft te boeken die nog niet heeft plaatsgevonden. Zodra ze betalen, reik je de echte factuur uit.

2. Internationale verzending en douane

Dit is het klassieke gebruik. Douaneautoriteiten eisen een proformafactuur om invoerrechten en belastingen te bepalen op goederen die nog niet verkocht of volledig geprijsd zijn — monsters, vervangingsonderdelen, goederen die ter reparatie worden opgestuurd of zendingen die op een definitieve handelsfactuur wachten. Zonder die factuur kan je zending aan de grens worden vastgehouden.

3. Een nieuwe klant onboarden

Bij een nieuwe klant wil je misschien schriftelijke bevestiging van de exacte omvang, prijs en voorwaarden voordat er geld of werk van eigenaar wisselt. Een proformafactuur is formeler en specifieker dan een offerte, wat beide partijen geruststelt.

4. Interne goedkeuring of een inkooporder veiligstellen

Zakelijke en overheidsinkopers kunnen vaak geen geld vrijmaken totdat ze een document hebben dat op een factuur lijkt om aan een inkooporder of budgetgoedkeuring te koppelen. Een proforma geeft hun financiële afdeling iets concreets om af te tekenen — zonder dat jij een voortijdige verkoop boekt.

5. Kostenbewijs voor subsidies, visa of financiering

Aanvragers hebben soms bewijs van een vastgelegde kostenpost nodig — voor een subsidie, een visumaanvraag, een lening voor apparatuur of voorafgaande goedkeuring van uitgaven. Een proformafactuur levert dat bewijs zonder de fiscale gevolgen van een echte factuur.

6. Prijs en voorwaarden bevestigen bij een maatwerkorder

Bij maatwerk of variabele orders waarbij het eindtotaal afhangt van de specificaties legt een proforma de afgesproken cijfers vast, zodat er geen verrassingen zijn wanneer de handelsfactuur binnenkomt.

Wat Zet Je op een Proformafactuur?

Een proformafactuur bevat vrijwel alles wat een definitieve factuur ook bevat. De twee verschillen die ertoe doen: hij moet duidelijk als "Proformafactuur" gelabeld zijn en hij mag nooit een handelsfactuurnummer dragen.

• De vermelding "Proformafactuur" — duidelijk zichtbaar, zodat niemand hem aanziet voor een btw-factuur
• Een uniek proforma-kenmerk — los van je factuurreeks (bijv. PF-2026-001)
• Uitgiftedatum en een geldigheids-/vervaldatum — prijzen mogen niet onbeperkt geldig zijn
• Je bedrijfsgegevens — naam, adres, contact en btw-nummer indien van toepassing
• De gegevens van de koper — naam, adres en zijn btw-nummer bij grensoverschrijdende verkopen
• Een duidelijke opsomming per regel — omschrijving, aantal, stukprijs en regeltotaal
• Subtotaal, belasting en eindtotaal — toon btw-tarieven, ook al is het nog geen fiscaal document
• Betalingsvoorwaarden en -methoden — hoe en wanneer je betaald wilt worden zodra bevestigd
• Leveringsvoorwaarden — bij goederen: vermeld Incoterms, gewicht en land van oorsprong voor de douane
• Een vermelding dat het geen betalingsverzoek is — een korte zin zoals "Dit is een proformafactuur en geldt niet als btw-factuur"

Hoe Btw en Belasting Werken op een Proformafactuur

Hier gaan de meeste fouten fout, dus het is de moeite waard om precies te zijn.

Een proformafactuur toont belasting zodat de koper de volledige verwachte kosten kan zien, maar hij brengt boekhoudkundig geen belasting in rekening. Omdat een proforma geen geldige btw-factuur is, kan de koper er over het algemeen geen voorbelasting mee terugvorderen, en jij rapporteert er geen verschuldigde btw op basis van. Het belastbare feit ontstaat wanneer je de definitieve handelsfactuur uitreikt.

De praktische werkwijze is eenvoudig: reik de proforma uit, ontvang bevestiging of betaling, en reik dan meteen een echte handelsfactuur uit die het officiële fiscale document wordt. Als een klant op basis van een proforma betaalt, is de definitieve factuur die je daarna uitreikt wat hij voor zijn btw-aangifte gebruikt — dus die moet naar dezelfde bedragen verwijzen.

Gratis Proformafactuur-Sjabloon

Kopieer de onderstaande structuur, vervang de velden tussen haakjes en je hebt een geldige proformafactuur. Behoud de kop "PROFORMAFACTUUR" en de opmerking "geen btw-factuur" — juist die twee regels maken het een proforma in plaats van een gewone factuur.

                        PROFORMAFACTUUR

[Je Bedrijfsnaam]                       Proformanr: PF-2026-001
[Adres, Plaats, Postcode]               Datum uitgifte: [DD/MM/JJJJ]
[E-mail · Telefoon]                     Geldig tot: [DD/MM/JJJJ]
[Btw-nummer]

FACTUUR AAN:
[Naam Klant]
[Adres Klant]
[Btw-nummer klant — bij grensoverschrijdende verkopen]

-------------------------------------------------------------------
Omschrijving              Aantal  Stukprijs       Regeltotaal
-------------------------------------------------------------------
[Artikel of dienst 1]      2        100,00          200,00
[Artikel of dienst 2]      1        150,00          150,00
-------------------------------------------------------------------
                                     Subtotaal:      350,00
                                     Btw (21%):        73,50
                                     TOTAAL:          423,50
-------------------------------------------------------------------

Betalingsvoorwaarden: [bijv. 100% vooruit / 50% aanbetaling, binnen 7 dagen]
Betaalmethode: [Bankoverschrijving / kaart — vermeld gegevens]
Leveringsvoorwaarden: [Incoterms, gewicht, land van oorsprong — bij goederen]

Dit is een proformafactuur. Het is geen btw-factuur en geldt niet als
betalingsverzoek. Een handelsfactuur wordt uitgereikt bij bevestiging.

Hoe Maak Je een Proformafactuur in KipBill

Proforma's met de hand bouwen in een tekstverwerker gaat een keer of twee goed, maar het wordt snel foutgevoelig — totalen die niet kloppen, ontbrekende belastingregels en inconsistente huisstijl. KipBill neemt het handwerk uit handen.

Begin vanuit een offerte of een factuur. Stel het document op met je factuurregels, en KipBill berekent subtotalen, belasting en totalen automatisch — geen spreadsheet-rekenwerk.

Aparte nummering. KipBill houdt offertes, facturen en creditnota's op eigen kenmerkreeksen, zodat je officiële factuurnummering schoon en controlebestendig blijft.

Consistente huisstijl. Elk document gebruikt je logo, kleuren en opmaak, zodat een proforma er net zo professioneel uitziet als je definitieve factuur.

Omzetten met één klik. Zodra de klant bevestigt, zet je het document met één klik om in een echte handelsfactuur — dezelfde factuurregels, nu als je officiële fiscale document. Geen overtypen, geen bedragen die niet kloppen.

Versturen en volgen. Mail de pdf rechtstreeks naar je klant en zie wanneer hij is afgeleverd en geopend, zodat je precies weet waar de deal staat.

Veelgestelde Vragen

Is een proformafactuur juridisch bindend?

Nee. Een proformafactuur is geen juridisch bindend betalingsverzoek en creëert geen schuld. Hij weerspiegelt de voorwaarden die beide partijen zijn overeengekomen, maar de juridische verplichting om te betalen ontstaat pas wanneer je de definitieve handelsfactuur uitreikt. Hij zit tussen een offerte (een aanbod) en een factuur (een betalingsverzoek) in.

Moet een proformafactuur betaald worden?

Niet uit zichzelf. Een proforma vertelt de koper wat hij verschuldigd zal zijn en hoe hij kan betalen, en wordt vaak gebruikt om een voorschot te vragen — maar het is zelf geen afdwingbaar verzoek. Veel bedrijven innen wel degelijk betaling op basis van een proforma; als ze dat doen, reiken ze daarna meteen een handelsfactuur uit als officiële vastlegging.

Kun je btw terugvorderen op een proformafactuur?

Nee. In de EU, het VK en de meeste rechtsgebieden is een proforma geen geldige btw-factuur, dus de koper kan er geen voorbelasting mee terugvorderen. Alleen de definitieve handelsfactuur ondersteunt een btw-teruggave. Dit is de belangrijkste reden waarom je een echte factuur moet uitreiken zodra de verkoop bevestigd is.

Wat is het verschil tussen een proformafactuur en een offerte?

Een offerte is een aanbod dat je stuurt terwijl de klant nog aan het beslissen is, en de voorwaarden ervan zijn onderhandelbaar. Een proformafactuur wordt gestuurd nadat de deal in wezen rond is en presenteert de bevestigde cijfers in factuurvorm, klaar voor de koper om te betalen, de douane te passeren of interne goedkeuring te krijgen. Een proforma is formeler en definitiever dan een offerte.

Kan een proformafactuur worden omgezet in een handelsfactuur?

Ja — en dat hoort ook. Zodra de koper bevestigt of betaalt, reik je een handelsfactuur uit met dezelfde factuurregels en bedragen. Die definitieve factuur wordt het juridische, fiscaal relevante document. In KipBill is dit een omzetting met één klik, zodat de cijfers altijd overeenkomen.

Hoe lang is een proformafactuur geldig?

Een proforma hoort een geldigheids- of vervaldatum te bevatten, omdat prijzen, beschikbaarheid en wisselkoersen veranderen. Gebruikelijk is 7 tot 30 dagen. Na het verlopen ervan reik je een bijgewerkte proforma uit in plaats van verouderde cijfers te hanteren.

Heb ik een proformafactuur nodig voor internationale verzending?

Meestal wel. Douaneautoriteiten eisen doorgaans een proformafactuur om invoerrechten te bepalen op goederen die nog geen definitieve handelsfactuur hebben — zoals monsters, vervangingen of goederen die ter reparatie worden opgestuurd. Vermeld Incoterms, gewicht en land van oorsprong zodat de douane de zending kan verwerken.

Kan ik niet gewoon een normale factuur sturen in plaats van een proforma?

Alleen als de verkoop echt is afgerond en je wilt dat het een juridisch betalingsverzoek is dat in je boekhouding wordt vastgelegd. Als je om een voorschot vraagt, voorwaarden bevestigt met een nieuwe klant of de douane wilt passeren voordat de verkoop definitief is, dan is een proforma de juiste — en schonere — keuze, omdat je zo een voortijdige verkoop uit je boeken houdt.

Conclusie

Een proformafactuur is eenvoudig zodra je ziet waar hij thuishoort: hij is de brug tussen het afspreken van een prijs en betaald worden. Gebruik hem om voorschotten te vragen, de douane te passeren, nieuwe klanten gerust te stellen en goedkeuringen veilig te stellen — en laat er daarna altijd een echte handelsfactuur op volgen die het fiscale en boekhoudkundige gewicht draagt.

Onthoud de drie regels: label hem duidelijk als proforma, houd hem buiten je officiële factuurnummering, en zet hem om in een echte factuur zodra de verkoop bevestigd is. Doe dat en je zult nooit meer twijfelen wanneer een klant erom vraagt.

Wil je liever het handmatige opmaken overslaan? KipBill maakt proforma's, zet ze met één klik om in handelsfacturen en houdt elk document op de juiste nummerreeks met jouw huisstijl. Combineer het met onze gratis factuursjablonen en gids over factureren aan internationale klanten om je hele facturatieproces op één plek te beheren.