Faktury freelancera w Japonii

Freelancer w Japonii zarejestrowany jako wystawca faktur kwalifikowanych musi umieścić na każdej fakturze (tekikaku seikyūsho) sześć danych: imię i nazwisko oraz numer rejestracyjny, datę transakcji, opis świadczenia, sumę według stawek z zastosowaną stawką, podatek konsumpcyjny według stawek i nazwę klienta. Bez rejestracji nadal możesz wystawiać zwykłe faktury, ale nie kwalifikowane. Od honorariów za projekty graficzne, teksty czy wykłady japońskie firmy zwykle potrącają 10,21% podatku dochodowego od pierwszego miliona jenów i wypłacają resztę.

Ten przewodnik jest dla polskojęzycznych grafików, copywriterów, programistów i tłumaczy pracujących na własny rachunek (kojin jigyōnushi) w Japonii lub dla japońskich klientów. Omawia każdą zasadę i kończy się pełnym przykładem. Potrzebujesz faktury od razu? Darmowy generator faktur dla Japonii działa bez konta i daje gotowy PDF.

Co musi zawierać faktura kwalifikowana

Od października 2023 r. japoński system faktur (inboisu seido) wymaga, według Krajowej Agencji Podatkowej (NTA), tych sześciu danych:

1. Twoje imię i nazwisko lub nazwa firmy oraz numer rejestracyjny
2. Data transakcji
3. Opis świadczenia, z oznaczeniem pozycji objętych stawką obniżoną
4. Suma według stawek (brutto lub netto) i zastosowana stawka
5. Podatek konsumpcyjny według stawek
6. Nazwa klienta otrzymującego fakturę

Prawie cała praca freelancerska podlega stawce podstawowej 10%. Jeśli fakturujesz też pozycje ze stawką obniżoną 8%, np. żywność i napoje, oznacz je symbolem ※ i dodaj uwagę „※ = stawka obniżona”.

Prawo tego nie wymaga, ale każda japońska księgowość tego oczekuje:

• Numer faktury, np. 2026-0012.
• Termin płatności i dane bankowe: bank, oddział, rodzaj konta (futsū = rachunek bieżący), numer i właściciel rachunku zapisany katakaną.
• Kto płaci prowizję za przelew (furikomi tesūryō). Ustal to w umowie lub na fakturze, bo inaczej dostaniesz kilkaset jenów mniej.

Numer rejestracyjny: „T” i 13 cyfr

Spółka używa „T” i swojego numeru korporacyjnego. Wszyscy pozostali, w tym jednoosobowe działalności, otrzymują z urzędu skarbowego „T” i 13-cyfrowy numer. Przepisz go dokładnie z zawiadomienia o rejestracji.

Jedno zaokrąglenie na stawkę

Jeśli podatek konsumpcyjny ma ułamki jena, zaokrąglasz go raz dla każdej stawki na jednej fakturze. W górę, w dół czy do najbliższego jena: wszystko jest dozwolone. Zaokrąglanie każdej pozycji i sumowanie wyników już nie.

Bez rejestracji (zwolnienie)

Jeśli Twoja opodatkowana sprzedaż w okresie bazowym (dla jednoosobowej działalności: dwa lata wcześniej) nie przekroczyła 10 000 000 ¥ i spełniasz pozostałe warunki, jesteś zwolniony z podatku konsumpcyjnego, dopóki się nie zarejestrujesz. Wtedy:

• Bez numeru rejestracyjnego nie możesz wystawiać faktur kwalifikowanych.
• Nadal możesz wystawiać zwykłe faktury z imieniem i nazwiskiem, datą, opisem i kwotą.
• Twoi klienci biznesowi nie mogą w pełni odliczyć podatku od tego, co Ci płacą.

Klientom przysługuje przejściowe odliczenie od zakupów u niezarejestrowanych sprzedawców. Według materiałów NTA o reformie podatkowej na 2026 r. maleje ono tak:

Dla okresów rozliczeniowych rozpoczynających się 1 października 2026 r. lub później odliczenie przejściowe ma też limit 100 mln jenów rocznie zakupów od jednego niezarejestrowanego sprzedawcy. Niewielu freelancerów do niego dochodzi, ale to jeden z powodów, dla których klienci pytają o rejestrację.

Specjalne zasady 20% i 30%

Kto był zwolniony i stał się podatnikiem tylko przez rejestrację, przez pewien czas płaci mniej podatku:

• Zasada 20% (niwari tokurei): płacisz 20% podatku od sprzedaży. Obowiązuje do okresu rozliczeniowego obejmującego 30 września 2026 r., czyli dla jednoosobowej działalności do zeznania za 2026 r.
• Zasada 30% (sanwari tokurei): nowość z reformy podatkowej na 2026 r. Osoby prowadzące jednoosobową działalność, które stały się podatnikami przez rejestrację, mogą w zeznaniach za 2027 i 2028 r. płacić 30% podatku od sprzedaży, jeśli opodatkowana sprzedaż w okresie bazowym nie przekroczyła 10 000 000 ¥. Spółki nie mogą z niej korzystać.

Przykład: przy sprzedaży netto 8 000 000 ¥ w 2027 r. (800 000 ¥ podatku) zasada 30% oznacza zapłatę 240 000 ¥. Zasady wybierasz przy składaniu zeznania; faktury się nie zmieniają.

Podatek u źródła: obliczenie 10,21%

Firmy płacące osobom fizycznym za teksty, projekty, wykłady i podobne prace potrącają podatek dochodowy wraz z dodatkiem na odbudowę i odprowadzają go do budżetu. Wzór NTA (Tax Answer nr 2795):

• Wypłata do 1 000 000 ¥: kwota × 10,21%
• Powyżej 1 000 000 ¥: (kwota − 1 000 000 ¥) × 20,42% + 102 100 ¥

Ułamki jena się pomija. Jeśli faktura oddziela honorarium od podatku konsumpcyjnego, potrącenie dotyczy tylko honorarium netto. Przy jednej kwocie brutto potrąca się także od podatku. Zawsze podawaj je osobno.

Potrącenie nie musi być na fakturze, ale wiersz „podatek u źródła” i „kwota netto do przelewu” bardzo ułatwiają uzgodnienie wpłaty.

Termin płatności: zasada 60 dni

Zgodnie z japońską ustawą o freelancerach, obowiązującą od 1 listopada 2024 r., firma zlecająca pracę freelancerowi musi ustalić termin zapłaty najpóźniej 60 dni od otrzymania pracy, i to możliwie jak najkrótszy. Japońska Komisja ds. Uczciwego Handlu wyjaśnia, że sformułowanie „do 10. dnia następnego miesiąca” nie wyznacza terminu, a klient nie może opóźnić ustalonej płatności, bo faktura jeszcze nie dotarła.

Wpisz na fakturze konkretną datę, np. 31 grudnia 2026 r. Gdy płatność się spóźnia, pomogą nasze szablony e-maili z przypomnieniem o płatności.

Pełny przykład

Hanako Sato, zarejestrowana projektantka, w listopadzie projektuje stronę internetową za 300 000 ¥ netto.

• Numer faktury: 2026-0012
• Data faktury: 30.11.2026 · Data transakcji: 28.11.2026 (dostarczenie)
• Wystawca: Hanako Sato · Numer rejestracyjny T1234567890123
• Nabywca: Sample Co., Ltd.
• Opis: Projekt strony internetowej (strona główna i pięć podstron)

• Termin płatności: 31.12.2026
• Bank: Bank ○○, oddział △△, rachunek bieżący 1234567, サトウ ハナコ

Potrącenie liczy się tylko od 300 000 ¥ honorarium. Od 330 000 ¥ brutto wyniosłoby 33 693 ¥, czyli o 3063 ¥ więcej.

Faktury dla Japonii w KipBill

Tę fakturę przygotujesz w darmowym generatorze bez rejestracji. Jeśli fakturujesz co miesiąc, darmowe konto KipBill trzyma klientów, numerację i historię w jednym miejscu:

• Numer rejestracyjny: w ustawieniach wpisz T1234567890123 jako numer podatkowy i zmień jego etykietę na 登録番号 (domyślna etykieta dla Japonii to 法人番号, numer korporacyjny). PDF pokazuje etykietę i numer.
• Podatek według stawek: ustaw 10% lub 8% w każdej pozycji. PDF pokazuje podatek dla każdej stawki, a przy kilku stawkach także podstawę każdej z nich.
• Podatek u źródła: dodaj do faktury potrącenie 10,21%. Liczy się od sumy netto, a PDF pokazuje kwotę do zapłaty. KipBill stosuje jedną stawkę, więc przy pojedynczej wypłacie powyżej 1 000 000 ¥ sprawdź kwotę samodzielnie.
• Oznaczenie stawki obniżonej: wpisz ※ w opisie pozycji, a uwagę w notatkach.

KipBill nie składa za Ciebie zeznań z podatku konsumpcyjnego ani dochodowego. Rozliczaj się przez program księgowy albo zeirishi.

Załóż darmowe konto, aby zapisywać faktury i wysyłać je e-mailem. Podstawy, które obowiązują wszędzie, znajdziesz w naszym kompletnym przewodniku po fakturowaniu dla freelancerów.

Najczęstsze pytania

Czy mogę wystawiać faktury bez rejestracji?

Tak. Nie wystawisz faktury kwalifikowanej z numerem T, ale zwykła faktura z imieniem i nazwiskiem, datą, opisem i kwotą jest w porządku. Od 1 października 2026 r. do 30 września 2028 r. Twoi klienci mogą odliczyć 70% podatku.

Czy podatek u źródła liczy się przed podatkiem konsumpcyjnym czy po nim?

Przed, o ile faktura oddziela honorarium od podatku. Jeśli pokazuje tylko kwotę brutto, potrącenie liczy się od niej.

Do kiedy obowiązuje zasada 20%?

Do okresu rozliczeniowego obejmującego 30 września 2026 r. Dla jednoosobowej działalności to zeznanie za 2026 r.; za 2027 i 2028 r. może mieć zastosowanie zasada 30%.

Czy mogę liczyć podatek pozycja po pozycji?

Liczyć możesz, ale ułamki jena zaokrągla się tylko raz dla każdej stawki na fakturze. Zaokrąglanie każdej pozycji i sumowanie jest niedozwolone.

Jaki termin płatności wpisać?

Przy zleceniach od firmy najpóźniej 60 dni od dostarczenia pracy. Nawet przy „zamknięcie na koniec miesiąca, płatność na koniec następnego” sprawdź, czy mieścisz się w 60 dniach, i wpisz konkretną datę.