Fatura eletrónica na Alemanha: prazos e regras

Desde 1 de janeiro de 2025, todas as empresas estabelecidas na Alemanha têm de conseguir receber faturas eletrónicas (E-Rechnung), incluindo trabalhadores independentes e Kleinunternehmer. Emiti-las passa a ser obrigatório nas faturas a outras empresas alemãs para operações realizadas a partir de 1 de janeiro de 2028, ou já a partir de 1 de janeiro de 2027 se o volume de negócios total do ano anterior tiver ultrapassado 800.000 €. Os Kleinunternehmer (§ 19 UStG) e as faturas até 250 € ficam dispensados de as emitir, de forma permanente.

Este guia é para quem trabalha por conta própria na Alemanha, vindo de Portugal ou do Brasil, e para quem fatura a clientes alemães a partir de outro país e quer saber se a regra se aplica (normalmente, não).

Um cliente ou um organismo público alemão já lhe pede uma XRechnung? Com o gerador de XRechnung gratuito cria uma XRechnung ou um PDF ZUGFeRD sem registo, em português.

O que é uma fatura eletrónica na Alemanha

A lei alemã (§ 14 UStG) define a E-Rechnung como uma fatura «emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado» que permite o processamento automático. O formato tem de seguir a norma europeia EN 16931 ou ser interoperável com ela.

Tudo o resto é uma «outra fatura» (sonstige Rechnung): o papel, mas também um PDF normal, uma digitalização, uma fotografia ou os dados escritos no corpo de um e-mail. O Ministério Federal das Finanças (BMF) refere expressamente os «ficheiros PDF sem dados integrados». O PDF que envia hoje a partir do Word ou da maioria dos programas de faturação não é uma E-Rechnung, mesmo que siga por e-mail.

Na prática, contam dois formatos:

	XRechnung	ZUGFeRD
O que é	Um ficheiro XML puro	Um PDF com um XML incorporado (híbrido)
Legível a olho nu	Só com um visualizador	Sim, abre como qualquer PDF
Uso habitual	Organismos públicos, clientes com software de contabilidade	Empresas que ainda querem «ver» a fatura
Válido como E-Rechnung	Sim	A partir da versão 2.0.1, exceto os perfis MINIMUM e BASIC-WL

No ZUGFeRD, juridicamente conta o XML: se o PDF e o XML não coincidirem, segundo o BMF prevalecem os dados estruturados.

O calendário

As regras de transição estão no § 27, n.º 38, UStG. Conta a data da operação (quando prestou o serviço), não a data da fatura.

Operação realizada em	O que pode enviar a clientes empresariais na Alemanha
2025 e 2026	Papel, PDF (com o acordo do cliente) ou E-Rechnung
2027, volume de negócios do ano anterior até 800.000 €	Ainda papel ou PDF (com acordo) ou E-Rechnung
2027, volume de negócios do ano anterior acima de 800.000 €	E-Rechnung (EDI ainda permitido com acordo)
A partir de 1 de janeiro de 2028	E-Rechnung para todos

Um exemplo: uma programadora do Porto a viver em Berlim, com IVA alemão e 70.000 € de volume de negócios, fatura a uma startup de Munique 3.000 € mais 570 € de IVA (19 %). Por um trabalho de novembro de 2026 pode enviar um PDF. Por um de março de 2027 também, porque em 2026 faturou menos de 800.000 €. Por um de fevereiro de 2028, terá de ser uma E-Rechnung.

Receber: o que se aplica desde 2025

Todas as empresas estabelecidas na Alemanha têm de conseguir receber faturas eletrónicas, e o BMF esclarece que isto inclui os Kleinunternehmer. Um fornecedor alemão não precisa do seu acordo para lhe enviar uma.

Basta uma caixa de e-mail normal; não é preciso um endereço exclusivo. Mas tem de conseguir ler o ficheiro e guardar o original:

Guarde o XML (ou o PDF ZUGFeRD completo) sem alterações durante oito anos (§ 14b UStG).
Use um visualizador para ler uma XRechnung. Imprimi-la não substitui o ficheiro.
Verifique os dados como em qualquer fatura.

Se recusar uma E-Rechnung, não pode exigir um PDF ou uma fatura em papel em alternativa.

Quem tem de as emitir

A obrigação aplica-se quando ambas as partes são empresas estabelecidas na Alemanha (sede, estabelecimento estável ou domicílio) e o serviço é para a atividade do cliente. Abrange também a autofaturação (Gutschrift), a autoliquidação interna do § 13b UStG e os clientes que sejam eles próprios Kleinunternehmer ou que só tenham operações isentas (por exemplo, um senhorio).

Não se aplica:

a particulares (B2C): o PDF ou o papel continuam válidos. Uma E-Rechnung a um consumidor exige o seu acordo;
a faturas transfronteiriças: se uma das partes não estiver estabelecida na Alemanha, não há obrigação. Um designer de Lisboa que fatura a uma empresa de Colónia pode continuar a enviar a fatura em PDF, salvo se o contrato disser outra coisa;
a serviços isentos do § 4, n.os 8 a 29, UStG, como muitos tratamentos médicos. Se só parte da fatura estiver isenta, a obrigação aplica-se à fatura inteira.

As três exceções a conhecer

Mesmo quando a obrigação se aplica, estas faturas podem ser enviadas sempre como «outra fatura» (papel ou PDF):

Kleinunternehmer do § 19 UStG (§ 34a UStDV), também depois de 2028. É o regime alemão dos pequenos empresários que não cobram IVA, parecido com o regime de isenção do artigo 53.º em Portugal. Para enviar um PDF continua a ser preciso o acordo do cliente, que pode ser tácito, por exemplo se aceitar os seus PDF sem objeções.
Faturas de pequeno montante até 250 € no total (§ 33 UStDV), como um táxi ou uma peça de 89 €.
Bilhetes de transporte de passageiros (§ 34 UStDV).

Nestes casos pode enviar na mesma uma E-Rechnung, sem que um cliente empresarial alemão tenha de concordar.

Os Kleinunternehmer não têm de emitir E-Rechnungen, mas têm de as conseguir receber. A fatura continua a precisar da menção à isenção do § 19 UStG. Se criar uma XRechnung voluntariamente, as linhas ficam a 0 % com o motivo «Kleinunternehmer».

O que deve conter uma E-Rechnung

O conteúdo não muda: são os elementos obrigatórios do § 14, n.º 4, UStG, ou seja, nome e morada das duas partes, número fiscal alemão (Steuernummer) ou número de IVA, número de fatura sequencial, data de emissão, data da operação, quantidade e descrição, valor sem IVA, taxa e valor do IVA. Explicamo-los com exemplos no nosso guia de faturação como freelancer na Alemanha.

A novidade é onde devem estar: na parte estruturada. Uma remissão no XML para um PDF anexo com a descrição não chega. Pode, no entanto, anexar extras, como uma folha de horas.

O BMF distingue dois tipos de erro:

Erros de formato: o ficheiro não cumpre a norma. Nesse caso não é uma E-Rechnung, mas uma «outra fatura», o que é um problema quando a obrigação já se aplica.
Erros de regras de negócio: falta um campo ou contradiz outro. A falta da referência do comprador (BT-10) numa XRechnung é irrelevante para efeitos de IVA. Uma taxa de IVA errada continua a ser um erro de conteúdo.

Um validador ajuda a detetar ambos. Nas faturas a organismos públicos alemães, a referência do comprador é normalmente o Leitweg-ID, sem o qual em regra não aceitam uma XRechnung.

Preparar-se em cinco passos

Escolha uma caixa de correio. Diga aos fornecedores para que e-mail devem enviar as E-Rechnungen.
Defina o arquivo. Onde vai guardar os ficheiros originais, intactos, durante oito anos.
Confirme se está abrangido. Kleinunternehmer, só particulares, só clientes fora da Alemanha? Se estiver abrangido: a partir de 2027 ou 2028?
Complete os seus dados. Uma E-Rechnung válida precisa de moradas completas, do e-mail do cliente, da sua Steuernummer ou número de IVA e, para a XRechnung, do seu telefone.
Teste antes de ser obrigatório. Envie já uma fatura ZUGFeRD aos clientes habituais e veja se a contabilidade deles a processa.

Faturas eletrónicas alemãs com KipBill

Para faturas pontuais chega o gerador de XRechnung gratuito: introduz vendedor, cliente e linhas, o formulário indica à medida que escreve que campos obrigatórios faltam, e descarrega uma XRechnung 3.0 (XML) ou um PDF ZUGFeRD (PDF/A-3, perfil EN 16931). Aceita 19 %, 7 % e 0 % com o regime de Kleinunternehmer (§ 19 UStG) ou autoliquidação (§ 13b UStG). Nada fica guardado e não precisa de conta.

Se fatura com frequência, as empresas com sede na Alemanha descarregam qualquer fatura num dos dois formatos dentro da aplicação, a partir do plano Starter. E quando envia uma fatura por e-mail a partir da aplicação, o PDF anexado já é uma fatura eletrónica ZUGFeRD, desde que todas as linhas tenham IVA e os dados estejam completos. Uma XRechnung para um organismo público é carregada por si no respetivo portal. KipBill não envia através da rede Peppol.

Fatura a clientes alemães a partir de Portugal, ou continua com PDF até 2027? O gerador de faturas para a Alemanha cria a fatura com IVA sem registo. Para ter tudo num só sítio, crie uma conta gratuita.

Para ver como os outros países da UE estão a introduzir a fatura eletrónica, consulte o nosso resumo dos requisitos de faturação eletrónica na UE em 2026.

Perguntas frequentes

Um PDF por e-mail ainda serve depois de 2028?

Não para faturas a outras empresas na Alemanha, exceto para Kleinunternehmer, faturas até 250 € e bilhetes de transporte. Para particulares e clientes no estrangeiro, o PDF continua permitido.

Trabalho a partir de Portugal e faturo a empresas alemãs. Aplica-se a mim?

Não, a menos que tenha sede ou estabelecimento estável na Alemanha. A obrigação só existe quando ambas as partes estão lá estabelecidas. O seu cliente pode preferir uma E-Rechnung na mesma, e o gerador cria-a.

Que volume de negócios conta para o limite de 800.000 €?

O volume de negócios total nos termos do § 19, n.º 2, UStG do ano civil anterior: para 2027, o de 2026.

XRechnung ou ZUGFeRD?

Ambos são válidos; o formato combina-se com o cliente. Os organismos públicos costumam exigir XRechnung. As empresas sem software específico preferem muitas vezes ZUGFeRD, porque abrem o PDF como sempre.

O software de fatura eletrónica tem de ser certificado?

Não. Na Alemanha não existe certificação de software para XRechnung ou ZUGFeRD. KipBill cria os ficheiros segundo a EN 16931 e verifica-os nos seus próprios testes com o validador KoSIT. Como em qualquer fatura, o conteúdo é da responsabilidade de quem a emite.

Atualizado a 20 de outubro de 2026. Fontes: §§ 14 e 27, n.º 38, UStG, §§ 33 e 34a UStDV e os ofícios do BMF de 15 de outubro de 2024 e de 15 de outubro de 2025. Este artigo não substitui aconselhamento fiscal.