XRechnung erstellen – kostenlos
Einmal ausfüllen: Das Formular fragt genau ab, was eine E-Rechnung braucht, und zeigt, was noch fehlt. Laden Sie ein ZUGFeRD-PDF für Unternehmen oder die XRechnung (XML) für Behörden herunter.
- Kostenlos
- Ohne Anmeldung
- XRechnung 3.0 · ZUGFeRD EN 16931
- Nichts wird gespeichert
Ihr Unternehmen (Rechnungssteller)
Ihr Kunde (Rechnungsempfänger)
Rechnung
Leistungsdatum: wann Sie geliefert oder die Leistung erbracht haben. Es gehört auf jede Rechnung (§ 14 UStG).
Positionen
Übersicht
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ZUGFeRD: ein PDF, das jeder öffnen kann, mit den E-Rechnungsdaten darin (für Unternehmen). XRechnung: die XML-Datei, die Behörden verlangen.
Keine Lust, alles neu einzutippen?
In KipBill sind Kunden und Rechnungsnummern gespeichert, und jede Rechnung wird mit wenigen Klicks zum ZUGFeRD-PDF oder zur XRechnung (ab dem Starter-Tarif).
KipBill kostenlos testenXRechnung oder ZUGFeRD – was brauchen Sie?
Beide enthalten dieselben Daten nach der europäischen Norm EN 16931, und beide gelten in Deutschland als E-Rechnung. Der Unterschied liegt im Versand.
ZUGFeRD-PDF
Für Unternehmen
Eine ganz normale PDF-Rechnung, in die die E-Rechnungsdaten (XML) eingebettet sind. Ihr Kunde liest sie wie jedes PDF, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten.
- Öffnet sich in jedem PDF-Programm
- PDF/A-3 im Profil EN 16931
- Per E-Mail versenden wie bisher
XRechnung (XML)
Für Behörden
Nur die Datendatei, in dem Format, das öffentliche Auftraggeber verlangen. Tragen Sie deren Leitweg-ID als Referenz ein und laden Sie die Datei in deren Rechnungsportal hoch.
- XRechnung 3.0 in UBL
- Pflicht bei Rechnungen an Behörden
- Auch von vieler Buchhaltungssoftware lesbar
Wer muss E-Rechnungen senden – und ab wann?
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland und kommt in drei Stufen.
1. Januar 2025
Empfangen ist Pflicht
Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt.
1. Januar 2027
Senden bei über 800.000 € Umsatz
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026 müssen an andere Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.
1. Januar 2028
Senden ist Pflicht für alle
Alle Unternehmen müssen an andere Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen ausstellen. Papier und einfaches PDF sind dort nicht mehr erlaubt.
Nicht betroffen
Kleinunternehmer (§ 19 UStG), Rechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen weiter auf Papier oder als PDF kommen, ebenso Rechnungen an Privatkunden und an Kunden im Ausland. Empfangen können müssen E-Rechnungen aber auch Kleinunternehmer.
Pflichtangaben einer XRechnung
Das Formular fragt alles ab, und die Liste neben der Summe zeigt, was noch fehlt.
- Ihr Name, die vollständige Anschrift, E-Mail und Telefonnummer
- Ihre USt-IdNr. oder Steuernummer
- Name, vollständige Anschrift und E-Mail Ihres Kunden
- Eine eindeutige Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
- Das Leistungsdatum (Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung)
- Je Position: Beschreibung, Menge, Einheit, Nettopreis und Steuersatz
- Nettobetrag und Umsatzsteuer je Steuersatz sowie der Zahlbetrag
- Bei 0 % der Grund: Kleinunternehmer oder Reverse Charge
- Bei Behörden deren Leitweg-ID
XRechnung erstellen in 3 Schritten
Ihr Unternehmen und Ihren Kunden eintragen
Name, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, E-Mail und Telefon. Ihre Angaben bleiben für die nächste Rechnung in diesem Browser.
Positionen hinzufügen
Beschreibung, Menge, Einheit, Nettopreis und Steuersatz. Das Formular prüft beim Tippen und zeigt, was noch fehlt.
Herunterladen und versenden
Ein ZUGFeRD-PDF für Unternehmen oder die XRechnung (XML) für Behörden. Per E-Mail versenden oder im Portal der Behörde hochladen.
Auf einen Blick
- Formate
- XRechnung 3.0 (UBL 2.1) und ZUGFeRD / Factur-X im Profil EN 16931 (PDF/A-3)
- Preis
- Kostenlos, ohne Konto
- Prüfung
- Pflichtangaben werden beim Tippen geprüft; die Dateien testen wir mit dem KoSIT-Validator, Mustang und veraPDF
- Umsatzsteuer
- 19 % und 7 %, Kleinunternehmer (§ 19 UStG) und Reverse Charge (§ 13b UStG)
- Ihre Daten
- Nur zum Erstellen der Datei verwendet und sofort zurückgeschickt; nichts wird gespeichert
- Sprachen
- Formular und PDF in 12 Sprachen; Beträge in Euro
Mit den offiziellen Prüfwerkzeugen getestet
Die Dateien entstehen mit derselben Technik wie die E-Rechnungen in KipBill. Wir testen sie mit dem KoSIT-Validator (der Referenz für die XRechnung), Mustang (ZUGFeRD / Factur-X) und veraPDF (PDF/A-3) – mit normaler Umsatzsteuer, als Kleinunternehmer und mit Reverse Charge.
Ihre Daten
Das Formular wird nur in diesem Browser gespeichert, damit die nächste Rechnung schneller geht. Zum Erstellen der Datei gehen Ihre Angaben einmal an unseren Server und kommen sofort zurück; wir speichern sie nicht.
Dieses Tool hilft beim Erstellen von E-Rechnungen und ist keine Steuerberatung. Bewahren Sie jede E-Rechnung 8 Jahre so auf, wie Sie sie versendet haben (§ 14b UStG): die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF selbst.
Jede Rechnung als E-Rechnung – ohne Formular
In KipBill speichern Sie Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Produkte einmal. Jede Rechnung eines deutschen Unternehmens wird mit wenigen Klicks zum ZUGFeRD-PDF oder zur XRechnung – ab dem Starter-Tarif.
- Was die E-Rechnung braucht, wird vor dem Download geprüft
- Kleinunternehmer und Reverse Charge (§ 13b) inklusive
- Rechnungen per E-Mail senden, sehen, wann sie geöffnet werden, und automatisch erinnern
- Angebote, Gutschriften, Ausgaben und Berichte an einem Ort
Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD
Was ist eine XRechnung?+
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen: eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931, die Buchhaltungssoftware ohne Abtippen einlesen kann. Behörden in Deutschland verlangen sie, und zwischen Unternehmen ist sie eines der Formate, die als E-Rechnung gelten. Dieses Tool erstellt die XRechnung 3.0 im UBL-Format.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?+
Beide enthalten dieselben Daten nach EN 16931. Die XRechnung ist nur die XML-Datei – lesen kann man sie mit einem Viewer. ZUGFeRD ist ein PDF/A-3, in das diese Daten als XML eingebettet sind: Ihr Kunde öffnet es wie jedes PDF, seine Software liest die Daten. Unternehmen bevorzugen meist ZUGFeRD, Behörden verlangen die XRechnung.
Muss ich E-Rechnungen versenden?+
Zwischen Unternehmen in Deutschland: ja, schrittweise. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können (ein E-Mail-Postfach genügt). Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026 müssen sie ab 2027 ausstellen, alle anderen ab dem 1. Januar 2028. Ausgenommen sind Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 €, Fahrausweise sowie Rechnungen an Privatkunden und ins Ausland.
Darf ich noch PDF-Rechnungen schicken?+
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung mehr, bleibt aber mit Zustimmung des Kunden bis Ende 2026 erlaubt – und bis Ende 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € betrug. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Privatkunden dürfen beim PDF bleiben. Ein ZUGFeRD-PDF gilt schon heute als E-Rechnung: Sie können also jetzt umstellen, ohne den Versand zu ändern.
Brauche ich eine Leitweg-ID?+
Nur für Rechnungen an Behörden: Sie leitet die Rechnung im Portal an die richtige Stelle, und die Behörde teilt sie Ihnen mit. Tragen Sie sie als Referenz ein. Zwischen Unternehmen ist keine Leitweg-ID nötig: Geben Sie die Bestellnummer Ihres Kunden an oder lassen Sie das Feld leer – dann steht in der E-Rechnung der Platzhalter „-“, den die Finanzverwaltung akzeptiert.
Ich bin Kleinunternehmer. Kann ich das Tool nutzen?+
Ja. Stellen Sie Ihre Positionen auf 0 % und wählen Sie „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“: Die E-Rechnung enthält dann den Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“ an der vom Standard vorgesehenen Stelle. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, dürfen es aber – und müssen sie empfangen können.
Wie versende ich eine E-Rechnung, und wie lange muss ich sie aufbewahren?+
Zwischen Unternehmen genügt eine E-Mail mit der Datei im Anhang. Behörden nehmen die XRechnung über ihre Portale an, etwa die ZRE oder die OZG-RE des Bundes. Bewahren Sie jede E-Rechnung 8 Jahre in der versendeten Form auf (§ 14b UStG): die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF selbst, keinen Ausdruck.
Ist das wirklich kostenlos?+
Ja: ohne Konto, so viele Rechnungen, wie Sie brauchen, und nichts wird gespeichert. KipBill verdient an seinen kostenpflichtigen Tarifen, in denen Kunden, Nummernkreise und Steuereinstellungen gespeichert sind und jede Rechnung mit wenigen Klicks zum ZUGFeRD-PDF oder zur XRechnung wird.
Weitere kostenlose Generatoren
Bereit für die E-Rechnungspflicht 2027 und 2028
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