E-factuur in Duitsland: regels en deadlines

Sinds 1 januari 2025 moet elk bedrijf dat in Duitsland gevestigd is e-facturen (E-Rechnung) kunnen ontvangen, ook zzp'ers en Kleinunternehmer. Versturen wordt verplicht voor facturen aan andere Duitse bedrijven voor prestaties vanaf 1 januari 2028, of al vanaf 1 januari 2027 als de totale omzet in het voorgaande jaar boven € 800.000 lag. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) en facturen tot € 250 zijn blijvend vrijgesteld van de verplichting om e-facturen te versturen.

Deze gids is voor Nederlanders en Belgen die als zelfstandige in Duitsland werken, en voor zzp'ers in Nederland of België met Duitse klanten die willen weten of de regel voor hen geldt (meestal niet).

Vraagt een klant of een Duitse overheidsinstantie nu al om een XRechnung? Met de gratis XRechnung-generator maak je zonder account een XRechnung of een ZUGFeRD-pdf, in het Nederlands.

Wat in Duitsland als e-factuur telt

De Duitse wet (§ 14 lid 1 UStG) definieert een E-Rechnung als een factuur die „in een gestructureerd elektronisch formaat wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen" en automatische verwerking mogelijk maakt. Het formaat moet de Europese norm EN 16931 volgen of daarmee interoperabel zijn.

Al het andere is een „overige factuur" (sonstige Rechnung): papier, maar ook een gewone pdf, een scan, een foto of factuurgegevens in de tekst van een e-mail. Het Duitse ministerie van Financiën (BMF) noemt „pdf-bestanden zonder geïntegreerde gegevens" uitdrukkelijk. De pdf die je nu vanuit Word of de meeste factuurprogramma's verstuurt, is dus geen E-Rechnung, ook al gaat hij per e-mail.

In de praktijk zijn er twee formaten:

	XRechnung	ZUGFeRD
Wat het is	Een puur XML-bestand	Een pdf met ingebed XML-bestand (hybride)
Leesbaar voor mensen	Alleen met een viewer	Ja, opent als elke pdf
Typisch gebruik	Overheden, klanten met boekhoudsoftware	Bedrijven die de factuur nog willen „zien"
Geldig als E-Rechnung	Ja	Vanaf versie 2.0.1, behalve de profielen MINIMUM en BASIC-WL

Bij ZUGFeRD telt juridisch de XML: als pdf en XML van elkaar afwijken, gaan volgens het BMF de gestructureerde gegevens voor.

De tijdlijn

De overgangsregels staan in § 27 lid 38 UStG. Wat telt is de datum van de prestatie (wanneer je het werk deed), niet de factuurdatum.

Prestatie verricht in	Wat je naar zakelijke klanten in Duitsland mag sturen
2025 en 2026	Papier, pdf (als de klant akkoord is) of E-Rechnung
2027, omzet vorig jaar tot € 800.000	Nog steeds papier of pdf (met akkoord) of E-Rechnung
2027, omzet vorig jaar boven € 800.000	E-Rechnung (EDI met akkoord nog toegestaan)
Vanaf 1 januari 2028	E-Rechnung voor iedereen

Een voorbeeld: een UX-ontwerper uit Utrecht die in Düsseldorf woont, btw-plichtig in Duitsland met € 60.000 omzet, factureert een bureau in Keulen € 2.000 plus € 380 btw (19%). Voor een opdracht in november 2026 mag dat een pdf zijn. Voor een opdracht in maart 2027 ook, omdat de omzet over 2026 onder € 800.000 lag. Voor een opdracht in februari 2028 moet het een E-Rechnung zijn.

Ontvangen: wat sinds 2025 geldt

Elk in Duitsland gevestigd bedrijf moet e-facturen kunnen ontvangen, en volgens het BMF geldt dat ook voor Kleinunternehmer. Een Duitse leverancier heeft geen toestemming van je nodig om je er een te sturen.

Een gewone mailbox volstaat; een apart adres alleen voor e-facturen is niet nodig. Maar je moet het bestand kunnen lezen en het origineel bewaren:

Bewaar het XML-bestand (of de hele ZUGFeRD-pdf) ongewijzigd, acht jaar lang (§ 14b UStG).
Gebruik een viewer om een XRechnung leesbaar te maken. Een afdruk vervangt het bestand niet.
Controleer de gegevens zoals bij elke factuur.

Weiger je een E-Rechnung, dan kun je niet eisen dat je in plaats daarvan een pdf of papieren factuur krijgt.

Wie e-facturen moet versturen

De plicht geldt als beide partijen bedrijven zijn die in Duitsland gevestigd zijn (zetel, vaste inrichting of woonplaats) en de prestatie voor het bedrijf van de klant is. Ze geldt ook voor self-billing (Gutschrift), binnenlandse verleggingsregeling volgens § 13b UStG en voor klanten die zelf Kleinunternehmer zijn of alleen vrijgestelde prestaties leveren (bijvoorbeeld een verhuurder).

De plicht geldt niet voor:

Particulieren (B2C): pdf of papier blijft toegestaan. Een E-Rechnung aan een consument mag alleen met diens akkoord.
Grensoverschrijdende facturen: als een van beide partijen niet in Duitsland gevestigd is, geldt geen plicht. Een zzp'er in Eindhoven die een bedrijf in Aken factureert, mag een pdf blijven sturen, tenzij het contract iets anders bepaalt.
Vrijgestelde prestaties volgens § 4 nr. 8 tot 29 UStG, zoals veel medische behandelingen. Is maar een deel van de factuur vrijgesteld, dan geldt de plicht voor de hele factuur.

De drie uitzonderingen die je moet kennen

Ook als de plicht geldt, mogen deze facturen altijd als overige factuur (papier of pdf) worden verstuurd:

Kleinunternehmer volgens § 19 UStG (§ 34a UStDV), ook na 2028. Dat is de Duitse kleineondernemersregeling, vergelijkbaar met de KOR in Nederland. Voor een pdf is nog steeds akkoord van de klant nodig; dat kan stilzwijgend, bijvoorbeeld als de klant je pdf-facturen zonder bezwaar accepteert.
Facturen voor kleine bedragen tot € 250 in totaal (§ 33 UStDV), zoals een taxirit of een onderdeel van € 89.
Vervoersbewijzen voor personenvervoer (§ 34 UStDV).

Je mag in deze gevallen toch een E-Rechnung sturen, zonder dat een Duitse zakelijke klant akkoord hoeft te geven.

Kleinunternehmer hoeven geen e-facturen te versturen, maar moeten ze wel kunnen ontvangen. Hun factuur moet nog steeds de vermelding van de vrijstelling volgens § 19 UStG bevatten. Maak je vrijwillig een XRechnung, dan staan de regels op 0% met als reden „Kleinunternehmer".

Wat er in een E-Rechnung moet staan

De inhoud verandert niet: het zijn de verplichte gegevens van § 14 lid 4 UStG, dus naam en adres van beide partijen, Duits belastingnummer (Steuernummer) of btw-id, een doorlopend factuurnummer, factuurdatum, datum van de prestatie, hoeveelheid en omschrijving, nettobedrag, btw-tarief en btw-bedrag. We lopen ze met voorbeelden door in onze gids voor factureren als freelancer in Duitsland.

Nieuw is waar ze moeten staan: in het gestructureerde deel. Een verwijzing in de XML naar een bijgevoegde pdf met de omschrijving is niet genoeg. Bijlagen zoals een urenstaat mag je wel meesturen.

Het BMF onderscheidt twee soorten fouten:

Formaatfouten: het bestand voldoet niet aan de norm. Dan is het geen E-Rechnung maar een overige factuur, en dat is een probleem zodra de plicht geldt.
Fouten in de bedrijfsregels: een veld ontbreekt of spreekt een ander veld tegen. Het ontbreken van de kopersreferentie (BT-10) in een XRechnung heeft geen gevolgen voor de btw. Een verkeerd btw-tarief blijft wel een inhoudelijke fout.

Een validator helpt beide op te sporen. Bij facturen aan Duitse overheden is de kopersreferentie meestal de Leitweg-ID; zonder die ID nemen ze een XRechnung in de regel niet aan.

In vijf stappen voorbereid

Kies een mailbox. Laat leveranciers weten op welk e-mailadres e-facturen binnen moeten komen.
Regel de archivering. Bepaal waar je de originele bestanden acht jaar lang ongewijzigd bewaart.
Check of het voor jou geldt. Kleinunternehmer, alleen particulieren, alleen klanten buiten Duitsland? Zo niet: vanaf 2027 of 2028?
Vul je gegevens aan. Een geldige E-Rechnung vraagt volledige adressen, het e-mailadres van de klant, je Steuernummer of btw-id en, voor de XRechnung, je telefoonnummer.
Test voordat het moet. Stuur vaste klanten nu al een ZUGFeRD-factuur en kijk of hun boekhouding ermee overweg kan.

Duitse e-facturen maken met KipBill

Voor losse facturen volstaat de gratis XRechnung-generator: je vult verkoper, klant en regels in, het formulier laat tijdens het typen zien welke verplichte velden nog ontbreken, en je downloadt een XRechnung 3.0 (XML) of een ZUGFeRD-pdf (PDF/A-3, profiel EN 16931). Hij kent 19%, 7% en 0% met de Kleinunternehmer-regeling (§ 19 UStG) of verlegging (§ 13b UStG). Er wordt niets opgeslagen en je hebt geen account nodig.

Factureer je vaker, dan downloaden bedrijven met vestiging in Duitsland in de app elke factuur in een van beide formaten, vanaf het Starter-abonnement. En als je een factuur vanuit de app per e-mail verstuurt, is de bijgevoegde pdf al een ZUGFeRD-e-factuur, zolang elke regel btw heeft en de gegevens compleet zijn. Een XRechnung voor een overheidsinstantie upload je zelf via haar portaal. KipBill verstuurt niet via het Peppol-netwerk.

Factureer je vanuit Nederland of België aan Duitse klanten, of blijf je tot 2027 bij pdf? De factuurgenerator voor Duitsland maakt de factuur met btw zonder account. Wil je alles op één plek, maak dan een gratis account.

Hoe andere EU-landen de e-factuur invoeren, lees je in ons overzicht van de e-factuurvereisten in de EU in 2026.

Veelgestelde vragen

Is een pdf per e-mail na 2028 nog genoeg?

Niet voor facturen aan andere bedrijven in Duitsland, behalve voor Kleinunternehmer, facturen tot € 250 en vervoersbewijzen. Voor particulieren en klanten in het buitenland blijft de pdf toegestaan.

Ik werk vanuit Nederland en factureer Duitse bedrijven. Geldt dit voor mij?

Nee, tenzij je een zetel of vaste inrichting in Duitsland hebt. De plicht geldt alleen als beide partijen daar gevestigd zijn. Je klant kan toch een E-Rechnung willen, en de generator maakt die.

Welke omzet telt voor de grens van € 800.000?

De totale omzet volgens § 19 lid 2 UStG in het voorgaande kalenderjaar: voor 2027 dus die van 2026.

XRechnung of ZUGFeRD?

Beide zijn geldig; het formaat spreek je met de klant af. Overheden vragen meestal om XRechnung. Bedrijven zonder speciale software werken vaak makkelijker met ZUGFeRD, omdat ze de pdf gewoon kunnen openen.

Moet software voor e-facturen gecertificeerd zijn?

Nee. In Duitsland bestaat geen certificering van software voor XRechnung of ZUGFeRD. KipBill maakt de bestanden volgens EN 16931 en test ze in eigen tests met de KoSIT-validator. Zoals bij elke factuur blijft de inhoud de verantwoordelijkheid van wie de factuur uitreikt.

Stand van zaken: 20 oktober 2026. Bronnen: §§ 14 en 27 lid 38 UStG, §§ 33 en 34a UStDV en de BMF-brieven van 15 oktober 2024 en 15 oktober 2025. Dit artikel is geen belastingadvies.