Die 7 besten kostenlosen Rechnungsprogramme 2026

Die richtige Rechnungssoftware kann Ihnen Stunden pro Monat sparen und dabei helfen, schneller bezahlt zu werden — egal ob Sie Freelancer, Selbstständiger, kleines Unternehmen oder wachsendes Unternehmen sind. Doch bei Dutzenden von Optionen auf dem Markt ist die Auswahl nicht einfach — besonders wenn man die Kosten niedrig halten möchte.

Wir haben sieben der besten kostenlosen Rechnungstools getestet und verglichen, die 2026 verfügbar sind. Für jede Plattform haben wir Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Einschränkungen des kostenlosen Plans und die Upgrade-Optionen bewertet. Hier sind unsere Ergebnisse.

Unsere Bewertungskriterien

Bevor wir die einzelnen Tools im Detail betrachten, hier die Kriterien unserer Bewertung:

• Nutzbarkeit des kostenlosen Plans: Kann man damit tatsächlich Ihr Unternehmen führen, oder ist er zu eingeschränkt?
• Rechnungsqualität: Sehen die erstellten Rechnungen professionell aus?
• Kernfunktionen: PDF-Erstellung, wiederkehrende Rechnungen, Ausgabenverfolgung, Mehrwährungsunterstützung.
• Benutzerfreundlichkeit: Wie schnell kann ein neuer Nutzer seine erste Rechnung erstellen und versenden?
• Upgrade-Pfad: Sind die kostenpflichtigen Pläne angemessen bepreist, wenn man den kostenlosen Plan übersteigt?

1. KipBill

Am besten für: Alle, die Rechnungen schreiben — vom Einzelunternehmer bis zum 100-Personen-Team.

KipBill ist eine cloudbasierte Rechnungsplattform mit übersichtlicher Oberfläche, umfangreicher Vorlagenbibliothek und 12 nativen Sprachen. Der kostenlose Plan ist der umfassendste auf dieser Liste — kein anderer Anbieter bietet E-Mail-Versand, Leseverfolgung, WhatsApp-Sharing, Kundenportal und Zahlungserfassung in einem Gratispaket.

Hauptfunktionen im kostenlosen Plan:

• Unbegrenzte Rechnungen — keine Obergrenze
• E-Mail-Versand (10/Monat) — Rechnungen direkt an Kunden senden
• Echtzeit-Leseverfolgung — erfahren Sie, wann Ihr Kunde Ihre Rechnung öffnet
• Kundenportal — Kunden können Rechnungen ansehen und herunterladen
• WhatsApp-Sharing — Rechnungslink per WhatsApp teilen
• Zahlungserfassung — eingehende Zahlungen manuell verbuchen
• Steuerberechnung — automatische Steuerbehandlung pro Position
• Produktbibliothek — Dienstleistungen und Produkte für schnelle Rechnungsstellung speichern
• Mehrwährungsunterstützung — Rechnungen in jeder Währung erstellen
• 12 Sprachen — Oberfläche und Rechnungen in EN, ES, FR, DE, PT, IT, NL, PL, JA, KO, ZH, AR
• Dashboard mit Geschäftsübersicht und Kennzahlen
• Gutschriften — Stornos und Korrekturen direkt im System
• Integrierte Support-Tickets — Hilfe direkt in der App anfordern
• 3 professionelle PDF-Vorlagen, 5 Kunden, 1 Unternehmen
• Kostenloses Rechnungserstellungstool (ohne Registrierung)

Kostenpflichtige Pläne: Starter (3,49 $/Monat) bietet unbegrenzte E-Mails, automatische Zahlungserinnerungen, wiederkehrende Rechnungen, Angebote, Ausgabenverfolgung, Inventarverwaltung, Berichte, CSV-Export, 50 Kunden, 2 Unternehmen und 8 Vorlagen. Pro (ab 6,99 $/Monat) schaltet Online-Zahlungen via Stripe, API-Zugang, elektronische Signaturen, Dateianhänge, Teams bis 100 Nutzer, benutzerdefiniertes SMTP, Massen-E-Mail, alle 25 Vorlagen und unbegrenzte Kunden und Unternehmen frei.

Stärken: Kein Konkurrent bietet E-Mail-Versand, Leseverfolgung, WhatsApp-Sharing, Kundenportal und Zahlungserfassung zusammen im kostenlosen Plan. 24 PDF-Vorlagen (mehr als jeder andere Anbieter), 12 native Sprachen, Angebots-zu-Rechnungs-Konvertierung und Gutschriften runden das Paket ab.

Einschränkungen im kostenlosen Plan: 5 Kunden, 1 Unternehmen, 3 Vorlagen, 10 E-Mails pro Monat. Wiederkehrende Rechnungen, Angebote und automatische Erinnerungen erfordern mindestens den Starter-Plan.

2. Wave

Am besten für: Einzelunternehmer in den USA und Kanada, die auch eine Basisbuchhaltung benötigen.

Wave ist seit Jahren ein fester Bestandteil im Bereich kostenloser Rechnungssoftware. Es kombiniert Rechnungsstellung mit Basisbuchhaltung und ist damit eine gute Komplettlösung für sehr kleine Unternehmen.

Hauptfunktionen im kostenlosen Plan:

• Unbegrenzte Rechnungen und Kunden
• Basisbuchhaltung und Finanzberichte
• Belegerfassung
• Bankanbindungen (USA/Kanada)

Kostenpflichtige Funktionen: Zahlungsabwicklung (2,9 % + 0,60 $ pro Transaktion), Lohnbuchhaltung.

Stärken: Wirklich unbegrenzte Rechnungsstellung im kostenlosen Plan. Die integrierte Buchhaltung ist nützlich, wenn Sie keine separate Buchhaltungssoftware verwenden.

Einschränkungen: Begrenzte Vorlagenanpassung. Nur auf Englisch verfügbar. Bankanbindungen auf USA und Kanada beschränkt. Die Oberfläche wirkt veraltet im Vergleich zu neueren Alternativen. Wurde von H&R Block übernommen, und die Produktausrichtung ist ungewiss.

3. Zoho Invoice

Am besten für: Unternehmen, die bereits das Zoho-Ökosystem nutzen.

Zoho Invoice ist Teil der umfassenden Zoho-Suite und bietet eine solide kostenlose Rechnungserfahrung. Es integriert sich nahtlos mit Zoho Books, Zoho CRM und anderen Zoho-Produkten.

Hauptfunktionen im kostenlosen Plan:

• Bis zu 5 Kunden
• Wiederkehrende Rechnungen
• Zeiterfassung
• Ausgabenverfolgung
• Mehrwährungsunterstützung

Stärken: Tiefe Integration mit dem Zoho-Ökosystem. Automatische Zahlungserinnerungen. Kundenportal. Gute Mehrwährungsunterstützung.

Einschränkungen: Der kostenlose Plan ist auf 5 Kunden beschränkt (ähnlich wie KipBill). Die Oberfläche kann für Nutzer, die nur einfache Rechnungsstellung benötigen, komplex wirken. Die Vorlagenanpassung ist eingeschränkter als bei dedizierten Rechnungstools.

4. Invoice Ninja

Am besten für: Technisch versierte Nutzer, die eine Open-Source-Option mit Selbsthosting suchen.

Invoice Ninja ist eine Open-Source-Rechnungsplattform, die Sie entweder als gehosteten Dienst nutzen oder auf Ihrem eigenen Server bereitstellen können. Es ist eine der funktionsreichsten kostenlosen Optionen auf dem Markt.

Hauptfunktionen im kostenlosen Plan:

• Unbegrenzte Kunden und Rechnungen
• Wiederkehrende Rechnungen und automatischer Einzug
• Angebote und Kostenvoranschläge
• 4 Rechnungsvorlagen
• Ausgabenverfolgung

Kostenpflichtige Pläne: Pro (10 $/Monat) und Enterprise (14 $/Monat) bieten mehr Vorlagen, benutzerdefinierte Domains und erweiterte Funktionen.

Stärken: Open Source mit Selbsthosting-Option. Sehr funktionsreicher kostenloser Plan. Aktive Entwicklergemeinschaft. API-Zugang.

Einschränkungen: Die Oberfläche ist funktional, aber nicht so poliert wie neuere SaaS-Alternativen. Selbsthosting erfordert technisches Wissen. Die Vorlagendesigns sind im kostenlosen Plan begrenzt.

5. PayPal Invoicing

Am besten für: Unternehmen, die vorwiegend PayPal-Zahlungen akzeptieren.

Wenn Ihre Kunden bereits über PayPal zahlen, ist die integrierte Rechnungsstellung von PayPal sinnvoll. Sie ist einfach, die Rechnungserstellung ist kostenlos und der Zahlungseinzug funktioniert nahtlos im PayPal-Ökosystem.

Hauptfunktionen:

• Unbegrenzte Rechnungen
• Automatischer Zahlungsabgleich
• Basisvorlagen mit Logo-Upload
• Mobile App

Stärken: Extrem einfach zu bedienen. Kunden können direkt über die Rechnung per PayPal oder Kreditkarte bezahlen. Kein separates Konto nötig, wenn Sie bereits PayPal haben.

Einschränkungen: PayPal-Transaktionsgebühren fallen an (landesabhängig, typischerweise 2,9 % + Festgebühr). Sehr begrenzte Anpassungsmöglichkeiten. Keine wiederkehrenden Rechnungen im Basisplan. Nicht geeignet für Unternehmen, die detaillierte Finanzberichte oder Mehrwährungsrechnungen benötigen.

6. Square Invoices

Am besten für: Einzelhandels- und Dienstleistungsunternehmen, die bereits Square als Kassensystem nutzen.

Square Invoices integriert sich in das breitere Square-Ökosystem, einschließlich POS-Hardware, Terminplanung und Zahlungsabwicklung.

Hauptfunktionen im kostenlosen Plan:

• Unbegrenzte Rechnungen
• Online-Zahlungsakzeptanz
• Wiederkehrende Rechnungen
• Basisberichte

Kostenpflichtiger Plan: Square Invoices Plus (20 $/Monat) bietet benutzerdefinierte Felder, meilensteinbasierte Rechnungsstellung und automatische Erinnerungen.

Stärken: Übersichtliche Oberfläche. Integrierte Zahlungsabwicklung. Gut für Unternehmen, die auch im stationären Handel über Square POS verkaufen.

Einschränkungen: Bearbeitungsgebühren bei jeder Zahlung (2,9 % + 0,30 $ online). Begrenzte Vorlagenoptionen. Hauptsächlich auf den US-Markt ausgerichtet. Nicht ideal für Unternehmen, die das breitere Square-Ökosystem nicht nutzen.

7. Hiveage

Am besten für: Kleine Teams, die einfache Rechnungsstellung mit Zeiterfassung benötigen.

Hiveage ist ein unkompliziertes Rechnungstool mit integrierter Zeiterfassung und einfacher Ausgabenverwaltung. Es richtet sich an Freelancer und kleine Teams.

Hauptfunktionen im kostenlosen Plan:

• Bis zu 5 Kunden
• 2 Teammitglieder
• Zeiterfassung
• Ausgabenverfolgung

Kostenpflichtige Pläne: Ab 16 $/Monat für unbegrenzte Kunden und erweiterte Funktionen.

Stärken: Klare, fokussierte Oberfläche. Integrierte Zeiterfassung. Einfach zu erlernen und zu nutzen.

Einschränkungen: Sehr begrenzter kostenloser Plan (5 Kunden, begrenzte Rechnungen). Weniger Vorlagen als die Konkurrenz. Die kostenpflichtigen Pläne sind im Vergleich zu Alternativen relativ teuer für das Gebotene.

Schnellvergleichstabelle

Funktion	KipBill	Wave	Zoho	Invoice Ninja	PayPal	Square	Hiveage
Kostenlose Rechnungen	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Begrenzt	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Begrenzt
Kostenlose Kunden	5	Unbegrenzt	5	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Unbegrenzt	5
E-Mail-Versand	Kostenlos (10/Mo.)	Kostenlos	Kostenpfl.	Kostenlos	Kostenlos	Kostenlos	Kostenpfl.
Leseverfolgung	Kostenlos	Nein	Kostenpfl.	Kostenpfl.	Nein	Nein	Nein
Kundenportal	Kostenlos	Nein	Kostenpfl.	Kostenpfl.	Nein	Nein	Nein
Vorlagen	3 (25 kostenpfl.)	3	5	4	2	3	3
Sprachen	12	1	6	5	5	2	1
Steuerberechnung	Kostenlos	Kostenlos	Kostenlos	Kostenlos	Nein	Kostenlos	Kostenlos
Produktbibliothek	Kostenlos	Nein	Kostenlos	Kostenlos	Nein	Nein	Nein
Mehrwährung	Kostenlos	Begrenzt	Kostenlos	Kostenlos	Begrenzt	Begrenzt	Kostenpfl.
Wiederkehrend	Kostenpfl.	Kostenlos	Kostenlos	Kostenlos	Kostenpfl.	Kostenlos	Kostenpfl.
Online-Zahlungen	Kostenpfl.	Ja (Gebühren)	Kostenpfl.	Kostenpfl.	Ja (Gebühren)	Ja (Gebühren)	Kostenpfl.
Selbsthosting	Nein	Nein	Nein	Ja	Nein	Nein	Nein
Angebote	Kostenpfl.	Nein	Kostenlos	Kostenlos	Nein	Nein	Kostenpfl.

Unsere Empfehlung

Es gibt keine einzige „beste" Option — es kommt auf Ihre Bedürfnisse an:

• Für internationale Unternehmen und Fachleute: Die 12-Sprachen-Unterstützung, 25 Vorlagen und der kostenlose E-Mail-Versand mit Leseverfolgung von KipBill machen es zur stärksten Wahl für alle, die über Grenzen hinweg arbeiten oder den umfassendsten kostenlosen Plan suchen. Mit dem Pro-Plan skaliert KipBill nahtlos bis zu Teams von 100 Nutzern.
• Für US-Einzelunternehmer mit Buchhaltungsbedarf: Der unbegrenzte kostenlose Plan von Wave mit integrierter Buchhaltung ist schwer zu schlagen, wenn Sie in Nordamerika ansässig sind.
• Für technisch versierte Nutzer, die Kontrolle wollen: Die Open-Source- und Selbsthosting-Option von Invoice Ninja gibt Ihnen volle Kontrolle über Ihre Daten.
• Für PayPal-zentrierte Unternehmen: PayPal Invoicing ist der einfachste Weg, wenn Ihre Kunden bereits über PayPal bezahlen.

Starten Sie mit dem kostenlosen Plan des Tools, das am besten zu Ihrem Workflow passt, und upgraden Sie erst, wenn Sie die zusätzlichen Funktionen wirklich benötigen. KipBill sticht hier hervor, weil der kostenlose Plan bereits E-Mail-Versand, Leseverfolgung, WhatsApp-Sharing, Kundenportal und Zahlungserfassung enthält — Funktionen, die die meisten Konkurrenten hinter Bezahlschranken verstecken. Mit 3,49 $/Monat für Starter und Pro ab 6,99 $/Monat bietet es den günstigsten Upgrade-Pfad aller Plattformen auf dieser Liste — und skaliert vom Solo-Selbstständigen bis hin zu Teams mit 100 Nutzern.