Factureren als freelancer in India (GST)

Een freelancer in India die voor de GST (de Indiase belasting op goederen en diensten) is geregistreerd, moet een tax invoice uitreiken met naam, adres en GSTIN, een volgnummer dat uniek is binnen het boekjaar, de datum, naam, adres en GSTIN van de klant, de SAC-code van de dienst, een omschrijving, het belastbare bedrag, het tarief en bedrag aan GST (CGST + SGST als de klant in dezelfde deelstaat zit, anders IGST), de plaats van levering en of de verleggingsregeling geldt. Blijft je omzet onder de registratiegrens en ben je niet geregistreerd, dan factureer je zonder GST en zonder GSTIN.

Deze gids is voor zelfstandigen die vanuit India werken, of met Indiase freelancers samenwerken, in de dienstverlening: ontwerp, development, tekstschrijven, advies, marketing. Elke regel komt aan bod en je vindt een rekenvoorbeeld aan het eind. Heb je nu meteen een factuur nodig? De gratis factuurgenerator voor India werkt zonder account en geeft je een pdf.

Moet je je registreren voor de GST?

Voor dienstverleners is registratie verplicht zodra de totale omzet in een boekjaar boven de 20 lakh roepie komt (₹20 lakh, dus 2 miljoen roepie). In Manipur, Mizoram, Nagaland en Tripura ligt de grens op ₹10 lakh. De omzet telt per PAN (het persoonlijke fiscale nummer) over heel India, niet per klant of per deelstaat.

Drie punten die vaak over het hoofd worden gezien:

• Klanten in andere deelstaten maken registratie niet verplicht. Leveringen tussen deelstaten vereisen normaal registratie ongeacht de omzet, maar aanbieders van diensten onder de grens van ₹20 lakh / ₹10 lakh zijn daarvan vrijgesteld.
• Vrijwillig registreren kan. Veel freelancers doen het omdat zakelijke klanten een GSTIN op de factuur willen om de belasting te verrekenen (input tax credit). Eenmaal geregistreerd reken je GST op elke belaste factuur en doe je aangifte, ook bij een lage omzet.
• Je hebt 30 dagen om registratie aan te vragen zodra de plicht ontstaat. Het Indiase boekjaar loopt van 1 april tot en met 31 maart.

Niet geregistreerd? Dan reken je geen GST en vermeld je geen GSTIN. De administratie van je klant wil wel een duidelijke factuur met naam, adres, PAN, nummer, datum, omschrijving en bedrag.

Wat er op een GST-factuur moet staan

Regel 46 van de CGST Rules somt de gegevens op. Voor een freelancer die diensten factureert, gelden deze:

1. Je naam, adres en GSTIN.
2. Een doorlopend volgnummer, in een of meer reeksen, uniek binnen het boekjaar. Letters, cijfers, koppeltekens en schuine strepen mogen, bijvoorbeeld 2026-27/014.
3. De factuurdatum.
4. Naam, adres en GSTIN (of UIN) van de klant, als die geregistreerd is.
5. Bij een niet-geregistreerde klant naam en adres plus naam en code van de deelstaat, als het belastbare bedrag ₹50.000 of meer is.
6. De HSN-code of, voor diensten, de SAC-code.
7. Een omschrijving van de dienst.
8. Het belastbare bedrag, na korting.
9. Tarief en bedrag van de belasting: CGST en SGST (of UTGST), of IGST, plus eventuele cess.
10. De plaats van levering met de naam van de deelstaat, bij leveringen tussen deelstaten.
11. Of de belasting verlegd is (reverse charge).
12. Je handtekening of digitale handtekening. Die is niet nodig op een elektronische factuur volgens de Information Technology Act 2000.

Een vaste opmaak is er niet. Logo, bankgegevens en vervaldatum zijn optioneel, maar met je rekeningnummer of UPI-ID word je sneller betaald.

Twee exemplaren en de termijn van 30 dagen

Voor diensten maak je de factuur in tweevoud: het origineel met de vermelding ORIGINAL FOR RECIPIENT, de kopie met DUPLICATE FOR SUPPLIER. Bij pdf-facturen komt dat neer op een eigen exemplaar van hetzelfde bestand bewaren.

Je mag voor of na het werk factureren, maar achteraf moet het binnen 30 dagen na de levering. Bij een maandelijks abonnement waarvan het contract een betaaldatum vastlegt, gaat de factuur uiterlijk op die datum de deur uit.

CGST + SGST of IGST?

De GST op een dienst wordt verdeeld op basis van de plaats van levering ten opzichte van de deelstaat waar je geregistreerd bent:

Bij de meeste zakelijke diensten is de plaats van levering waar de geregistreerde klant zit. Een ontwerper in Pune die een bedrijf in Mumbai factureert, rekent CGST + SGST; voor een bedrijf in Bengaluru rekent ze IGST en zet ze Place of supply: Karnataka (29) op de factuur.

Welk GST-tarief?

De meeste freelancediensten, zoals softwareontwikkeling, ontwerp, advies, marketing, tekstschrijven en vertalen, vallen onder 18%. De tariefhervorming van de GST Council die op 22 september 2025 inging, bracht het stelsel terug tot twee hoofdtarieven, 5% en 18%, en verlaagde sommige diensten naar 5% zonder recht op aftrek, zoals sportscholen, kappers en hotelkamers tot ₹7.500 per nacht. Is je werk geen typische zakelijke dienst, controleer dan het tarief van je SAC-code voor je eerste factuur.

HSN-code en SAC-code

Veel mensen zoeken wat een „HSN-code” betekent, en het antwoord is kort. HSN (Harmonised System of Nomenclature) classificeert goederen. SAC (Services Accounting Code) classificeert diensten en is de code die vrijwel elke freelancer nodig heeft. Beide staan in dezelfde kolom van de factuur.

Hoeveel cijfers je vermeldt, hangt af van je totale omzet in het vorige boekjaar:

• Tot ₹5 crore (50 miljoen roepie): 4 cijfers. Op facturen aan niet-geregistreerde klanten mag de code ontbreken.
• Boven ₹5 crore: 6 cijfers op elke factuur.

Dienstencodes beginnen met 99. Zakelijke, technische en professionele diensten vallen bijvoorbeeld onder post 9983. Je exacte code vind je via de HSN/SAC-zoekfunctie op het GST-portaal.

Voorschotten en maandabonnementen

Vooraf 50% vragen is gebruikelijk, en de GST behandelt dat op een eigen manier. Ontvang je een voorschot, dan reik je een receipt voucher (ontvangstbewijs) uit, en bij diensten is de GST al verschuldigd bij ontvangst van het voorschot, niet pas bij oplevering. Het bewijs vermeldt je gegevens, een eigen nummer, de datum, de klant, de omschrijving, het voorschotbedrag en de belasting.

Gaat de opdracht niet door en volgt er geen factuur, dan reik je een refund voucher uit voor het terugbetaalde bedrag.

Voorbeeldmails om die eerste betaling netjes te vragen staan in onze e-mailtemplates voor een aanbetaling.

Klanten buiten India: export en LUT

Werk voor een buitenlandse klant is export van diensten als je onder meer zelf in India zit, de klant buiten India en je wordt betaald in converteerbare buitenlandse valuta (of in roepies waar de centrale bank RBI dat toestaat). Export valt onder het nultarief, met twee mogelijkheden:

1. Met een Letter of Undertaking (LUT), online ingediend met formulier GST RFD-11 vóór de export. Je factureert zonder IGST.
2. Met IGST op de factuur, die je daarna terugvraagt.

De meeste freelancers kiezen de LUT, omdat er geen geld vast komt te zitten. Zet een vermelding als „Supply meant for export under LUT without payment of IGST” en het volledige buitenlandse adres van de klant op de factuur. Je chartered accountant kan de exacte formulering voor jouw situatie bevestigen.

Geldt e-facturatie voor jou?

Waarschijnlijk niet. Bij de Indiase e-invoicing wordt elke B2B-factuur gemeld bij het Invoice Registration Portal en krijgt een IRN en QR-code. Dat is verplicht voor bedrijven met een totale omzet boven ₹5 crore in enig boekjaar vanaf 2017-18 (deze grens geldt sinds 1 augustus 2023). Een freelancer daaronder maakt gewone tax invoices.

Rekenvoorbeeld

Priya is UX-ontwerper in Pune (Maharashtra) en geregistreerd voor de GST. In oktober ontwerpt ze voor ₹80.000 de checkout opnieuw voor een bedrijf in Bengaluru (Karnataka).

• Factuurnummer: 2026-27/014 · Datum: 06/11/2026
• Van: Priya Kulkarni, Pune, Maharashtra · GSTIN 27XXXXX0000X1Z5
• Aan: Client Pvt. Ltd., Bengaluru, Karnataka · GSTIN 29XXXXX0000X1Z2
• Plaats van levering: Karnataka (29) · Reverse charge: nee
• Regel: UX-redesign van de checkout, oktober 2026 · SAC 9983 · ₹80.000

Zat dezelfde klant in Mumbai, dan stond er CGST 9% ₹7.200 en SGST 9% ₹7.200 op de factuur in plaats van IGST, met hetzelfde totaal van ₹94.400.

Je klant mag vóór betaling een voorheffing op de inkomstenbelasting (TDS) inhouden. Aan de factuur verandert dat niets: je factureert het volle bedrag en verrekent de TDS in je aangifte inkomstenbelasting.

GST-facturen met KipBill

Deze factuur maak je in de gratis generator zonder je aan te melden. Factureer je elke maand, dan bewaart een gratis KipBill-account je klanten, nummering en geschiedenis op één plek:

• GSTIN: kies India als land en vul je GSTIN in als fiscaal nummer; de GSTIN van de klant gaat in zijn veld voor het fiscale nummer. Beide staan op de pdf.
• CGST + SGST: een regel kan twee belastingen dragen. Stel CGST 9% en SGST 9% in voor klanten in je eigen deelstaat, of één IGST van 18% voor de rest. De pdf toont het totaal per belasting.
• SAC-code: zet die in de regelomschrijving, bijvoorbeeld „UX-redesign · SAC 9983”.
• Plaats van levering, reverse charge, LUT-vermelding: voeg ze toe aan de factuurnotities; standaardnotities kun je opslaan.
• Nummering: kies je eigen voorvoegsel, zoals 2026-27/.

KipBill maakt geen IRN aan, koppelt niet met het GST-portaal en dient geen GSTR-1 voor je in. Aangiftes lopen via je boekhouder of het portaal.

Maak je gratis account aan om klanten te bewaren en facturen per e-mail te versturen. Voor de basis over betaaltermijnen, herinneringen en bewaren lees je onze complete factuurgids voor freelancers.

Veelgestelde vragen

Moet ik me onder ₹20 lakh omzet registreren voor de GST?

Nee, tenzij je dat zelf wilt. Dienstverleners met minder dan ₹20 lakh omzet per jaar (₹10 lakh in Manipur, Mizoram, Nagaland en Tripura) hoeven zich niet te registreren, ook niet met klanten in andere deelstaten.

Mag ik een factuur sturen zonder GSTIN?

Ja, als je niet geregistreerd bent. Reken dan geen GST en vermeld geen tarief. Na registratie moet elke tax invoice je GSTIN bevatten.

Wat betekent de HSN-code op een factuur?

Het is de classificatiecode van de verkochte goederen. Voor diensten gebruik je de SAC-code. Tot ₹5 crore omzet 4 cijfers, daarboven 6.

Welk formaat gebruik ik voor het factuurnummer?

Elk formaat, zolang de nummers doorlopen en uniek zijn binnen het boekjaar. Letters, cijfers, „-” en „/” mogen, bijvoorbeeld 2026-27/001.

Reken ik GST aan een klant in Nederland of België?

Nee, als het werk voldoet aan de voorwaarden voor export van diensten en je een LUT hebt ingediend: de factuur gaat zonder IGST. Zonder LUT reken je IGST en vraag je die terug.