Factuur maken als zzp'er: wat erop moet

Als zzp'er maakt u een geldige factuur door er twaalf vaste gegevens op te zetten: uw naam en adres en die van de klant, uw btw-identificatienummer, uw KvK-nummer, een doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum, een omschrijving, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Gebruikt u de kleineondernemersregeling (KOR), dan laat u de btw weg en zet u er een vrijstellingstekst op. Factureert u een bedrijf in een ander EU-land, dan schrijft u "btw verlegd" en het btw-nummer van de klant op de factuur.

Hieronder vindt u elke regel uitgelegd, met een uitgewerkte voorbeeldfactuur. Wilt u meteen een factuur maken? De gratis factuurgenerator voor Nederland werkt zonder account en geeft u een pdf.

De verplichte gegevens op een factuur

De Belastingdienst noemt deze factuureisen. Ze gelden voor elke ondernemer die btw rekent, dus ook voor de zzp'er met een eenmanszaak:

1. Uw volledige naam en die van uw klant. De juridische naam, of de handelsnaam als die met adres en plaats bij de KvK staat ingeschreven.
2. Uw adres en dat van uw klant. Het adres waar het bedrijf echt gevestigd is. Alleen een postbus is niet genoeg.
3. Uw btw-identificatienummer (btw-id), het nummer dat met NL begint.
4. Uw KvK-nummer, als u bij de KvK staat ingeschreven.
5. De factuurdatum: de dag waarop u de factuur uitreikt.
6. Een factuurnummer dat aansluit op het vorige. U mag meerdere reeksen gebruiken, maar elk nummer komt maar één keer voor.
7. Wat u hebt geleverd: bij goederen de soort en de hoeveelheid.
8. Welke dienst u hebt verricht en de omvang ervan.
9. De leverdatum: wanneer u de dienst of de goederen leverde, of de datum van een vooruitbetaling.
10. Het bedrag exclusief btw, per tarief, met de prijs per eenheid als dat van toepassing is.
11. Het btw-tarief dat u toepast.
12. Het btw-bedrag.

Een logo, een handtekening of een vervaldatum is niet verplicht. Zet wel uw IBAN en de betalingstermijn op de factuur, anders laat de betaling langer op zich wachten. Voor facturen van € 100 of minder inclusief btw gelden lichtere eisen.

Btw-id of omzetbelastingnummer: welk nummer zet u erop?

Bij uw inschrijving kreeg u twee nummers van de Belastingdienst, en ze worden vaak verwisseld:

Het btw-id bevat nooit uw burgerservicenummer. Beide nummers vindt u in Mijn Belastingdienst Zakelijk, onder Omzetbelasting.

Btw-tarieven: 21 %, 9 % en 0 %

• 21 % is het algemene tarief. Het geldt voor alles wat niet vrijgesteld is en niet onder 9 % of 0 % valt. De meeste zzp-diensten (ontwerp, ontwikkeling, advies, marketing, vertaalwerk) vallen hieronder.
• 9 % geldt voor een beperkte lijst goederen en diensten, bijvoorbeeld voedingsmiddelen. Twijfelt u, kijk dan in de lijst van de Belastingdienst.
• 0 % gebruikt u meestal bij levering van goederen naar het buitenland.

Daarnaast zijn sommige prestaties vrijgesteld van btw, zoals bepaalde zorg en onderwijs. Dan zet u geen btw op de factuur. Dat is iets anders dan het 0 %-tarief.

De kleineondernemersregeling (KOR)

Met de KOR rekent u geen btw aan uw klanten, en u doet geen btw-aangifte. De regeling is er voor ondernemers die in Nederland gevestigd zijn en een omzet hebben van maximaal € 20.000 per kalenderjaar, in het lopende en in het vorige jaar.

Voor uw facturen betekent dat:

• U bent niet verplicht een factuur uit te reiken, maar het mag.
• Op de factuur staat geen btw-tarief en geen btw-bedrag. De KvK raadt deze tekst aan: "Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB".
• De factuureisen hierboven gelden volgens de KvK niet voor uw factuur. Een nette factuur met nummer, datum en omschrijving voorkomt toch vragen van uw klant.

Gaat u in de loop van het jaar over de € 20.000, dan stopt de vrijstelling vanaf de levering of dienst waarmee u de grens passeert. Vanaf die factuur rekent u weer btw. Sinds 2025 is er geen minimale deelnameperiode meer. Wie zelf stopt, kan de rest van het jaar en het hele volgende jaar niet opnieuw meedoen.

Klanten in het buitenland: btw verlegd

Zakelijke klant in een ander EU-land. Verricht u een dienst voor een bedrijf in bijvoorbeeld België of Duitsland, dan rekent u meestal geen Nederlandse btw. U zet op de factuur:

• de tekst "btw verlegd";
• het btw-identificatienummer van uw klant, met landcode.

Controleer dat nummer vooraf in VIES, de controletool van de Europese Commissie. Naast uw btw-aangifte doet u dan meestal een opgaaf ICP (intracommunautaire prestaties).

Klant buiten de EU. Voor diensten aan een bedrijf buiten de EU zet u in de regel geen btw op de factuur, en u geeft de dienst niet op in uw Nederlandse btw-aangifte. Vraag bij twijfel na of u in het land van de klant aangifte moet doen. Ons artikel over facturen aan internationale klanten gaat ook in op valuta en betaalmethoden.

Voorbeeldfactuur

Sanne de Vries heeft een eenmanszaak in grafisch ontwerp in Utrecht. Ze levert een logo en een huisstijlhandboek aan Bureau Noord B.V. in Amsterdam.

Factuur 2026-047 Factuurdatum: 30-10-2026 · Leverdatum: 28-10-2026 · Te betalen vóór: 29-11-2026

Van: Studio De Vries, Oudegracht 120, 3511 AZ Utrecht · KvK 12345678 · btw-id NL001234567B01 Aan: Bureau Noord B.V., Keizersgracht 300, 1016 EZ Amsterdam

Graag binnen 30 dagen overmaken op NL00 BANK 0123 4567 89 o.v.v. factuurnummer 2026-047.

Zou Sanne de KOR gebruiken, dan vervalt de btw-regel, is het totaal € 2.270,00 en staat onderaan: "Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB". Zou de klant in Antwerpen zitten, dan blijft het totaal ook € 2.270,00, met "btw verlegd" en het Belgische btw-nummer van de klant.

Betalingstermijn: wat de wet zegt

• Niets afgesproken? Dan is de betalingstermijn tussen bedrijven 30 dagen.
• Maximum: tussen bedrijven mag u tot 60 dagen afspreken.
• Grote klant: een grootbedrijf moet binnen 30 dagen betalen aan mkb'ers en zelfstandigen.

Betaalt een zakelijke klant te laat, dan mag u de wettelijke handelsrente rekenen, en incassokosten met een minimum van € 40. Een vriendelijke herinnering werkt meestal eerder: gebruik daarvoor onze e-mailsjablonen voor late betalingen.

Hoe lang bewaart u facturen?

U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren, facturen inbegrepen: de facturen die u verstuurt en de facturen die u ontvangt. Voor gegevens over onroerende zaken is dat 10 jaar. Bewaar de pdf die u daadwerkelijk hebt verstuurd, niet alleen een bewerkbaar bestand.

E-facturen: wat geldt er nu?

Voor facturen tussen bedrijven binnen Nederland is er vandaag geen verplichting om e-facturen te sturen: een pdf per e-mail is genoeg. Dat verandert wel in Europa. Volgens de Europese Commissie gaat vanaf 1 juli 2030 digitale rapportage gelden voor grensoverschrijdende leveringen tussen bedrijven, gebaseerd op e-facturen. Duitsland en Frankrijk zijn al eerder begonnen. Ons overzicht van de e-factuurverplichtingen in de EU zet per land op een rij wat er geldt.

Zo factureert u sneller

Een eerste factuur maakt u snel in Word of Excel. Bij tien klanten per maand wordt het werk: adressen overtypen, het laatste nummer opzoeken, bijhouden wie nog niet betaald heeft.

Veelgestelde vragen

Moet mijn KvK-nummer op de factuur?

Ja, als u bij de KvK staat ingeschreven. Als zzp'er met een eenmanszaak bent u dat bijna altijd.

Mag ik mijn factuurnummers per jaar opnieuw laten beginnen?

Ja, zolang elk nummer maar één keer voorkomt. Met het jaartal erin (2026-001) is dat geregeld.

Ik gebruik de KOR. Moet ik dan toch een factuur sturen?

Nee, het is niet verplicht. Zakelijke klanten vragen er meestal wel om voor hun administratie. Zet er dan geen btw op en vermeld de vrijstelling.

Moet ik btw rekenen aan een klant in Duitsland?

Is het een bedrijf met een geldig btw-nummer, dan meestal niet: u schrijft "btw verlegd" en het btw-nummer van de klant op de factuur, en u doet een opgaaf ICP.

Hoe corrigeer ik een factuur die al verstuurd is?

Pas de verstuurde factuur niet aan. Maak een creditfactuur die naar het oorspronkelijke nummer verwijst en stuur daarna zo nodig een nieuwe factuur met een nieuw nummer.

Bijgewerkt op 30 oktober 2026. Bronnen: Belastingdienst (factuureisen, btw-tarieven, kleineondernemersregeling, bewaarplicht), KvK (KOR gebruiken), Ondernemersplein (btw-identificatienummer, btw bij diensten in het buitenland, betalingstermijn en incassokosten), Europese Commissie (VAT in the Digital Age). Dit artikel vervangt geen belastingadvies.