Factureren als freelancer in Japan

Een freelancer in Japan die geregistreerd is als uitreiker van gekwalificeerde facturen, zet zes gegevens op elke factuur (tekikaku seikyūsho): naam en registratienummer, de datum van de transactie, wat je hebt geleverd, het totaal per tarief met het toegepaste tarief, de consumptiebelasting per tarief en de naam van de klant. Zonder registratie mag je gewone facturen blijven sturen, maar geen gekwalificeerde. Op honoraria voor ontwerp, teksten of lezingen houden Japanse bedrijven meestal 10,21% inkomstenbelasting in over de eerste miljoen yen en betalen ze de rest uit.

Deze gids is voor Nederlandstalige ontwerpers, tekstschrijvers, developers en vertalers die als zelfstandige (kojin jigyōnushi) in Japan werken of Japanse klanten hebben. Elke regel komt aan bod, met een rekenvoorbeeld aan het eind. Heb je nu meteen een factuur nodig? De gratis factuurgenerator voor Japan werkt zonder account en geeft je een pdf.

Wat er op een gekwalificeerde factuur moet staan

Sinds oktober 2023 schrijft het Japanse factuurstelsel (inboisu seido) volgens de Nationale Belastingdienst (NTA) deze zes gegevens voor:

1. Je naam of handelsnaam en je registratienummer
2. De datum van de transactie
3. Een omschrijving van wat je leverde, met een markering bij artikelen tegen het verlaagde tarief
4. Het totaal per tarief (inclusief of exclusief belasting) en het toegepaste tarief
5. De consumptiebelasting per tarief
6. De naam van de klant die de factuur ontvangt

Vrijwel alle freelancewerk valt onder het algemene tarief van 10%. Factureer je ook artikelen tegen het verlaagde tarief van 8%, zoals eten en drinken, markeer die dan met een teken als ※ en de opmerking „※ = verlaagd tarief”.

Niet wettelijk verplicht, maar elke Japanse administratie verwacht het:

• Een factuurnummer, bijvoorbeeld 2026-0012.
• Een vervaldatum en bankgegevens: bank, filiaal, rekeningsoort (futsū = gewone rekening), rekeningnummer en rekeninghouder in katakana.
• Wie de overboekingskosten betaalt (furikomi tesūryō). Leg het vast in het contract of op de factuur, anders ontvang je een paar honderd yen minder.

Het registratienummer: „T” plus 13 cijfers

Een onderneming gebruikt „T” plus haar bedrijfsnummer. Alle anderen, eenmanszaken inbegrepen, krijgen van het belastingkantoor „T” plus een nummer van 13 cijfers. Neem het precies over van je registratiebericht.

Eén keer afronden per tarief

Heeft de consumptiebelasting een fractie van een yen, dan rond je één keer per tarief per factuur af. Naar boven, naar beneden of naar de dichtstbijzijnde yen: het mag allemaal. Elke regel apart afronden en dan optellen mag niet.

Zonder registratie (vrijgesteld)

Was je belaste omzet in de referentieperiode (voor een eenmanszaak: twee jaar eerder) niet meer dan ¥10.000.000 en voldoe je aan de overige voorwaarden, dan ben je vrijgesteld van consumptiebelasting zolang je je niet registreert. In dat geval:

• Zonder registratienummer kun je geen gekwalificeerde facturen uitreiken.
• Gewone facturen met naam, datum, omschrijving en bedrag blijven mogelijk.
• Je zakelijke klanten kunnen de consumptiebelasting op wat ze jou betalen niet volledig aftrekken.

Klanten krijgen een overgangsaftrek voor inkopen bij niet-geregistreerde verkopers. Volgens het materiaal van de NTA over de belastinghervorming 2026 loopt die zo af:

Voor belastingtijdvakken die op of na 1 oktober 2026 beginnen, geldt de overgangsaftrek bovendien tot ¥100 miljoen per jaar aan inkopen bij één niet-geregistreerde verkoper. Weinig freelancers halen dat, maar het is een van de redenen waarom klanten vragen of je geregistreerd bent.

De 20%- en 30%-regeling

Wie vrijgesteld was en alleen door de registratie belastingplichtig werd, betaalt een tijd lang minder consumptiebelasting:

• 20%-regeling (niwari tokurei): je betaalt 20% van de belasting op je omzet. Die geldt tot en met het belastingtijdvak waarin 30 september 2026 valt, voor een eenmanszaak dus tot en met de aangifte over 2026.
• 30%-regeling (sanwari tokurei): nieuw in de belastinghervorming 2026. Eenmanszaken die door registratie belastingplichtig werden, betalen in de aangiftes over 2027 en 2028 30% van de belasting op hun omzet, als de belaste omzet in de referentieperiode niet boven ¥10.000.000 lag. Rechtspersonen vallen erbuiten.

Voorbeeld: bij ¥8.000.000 omzet exclusief belasting in 2027 (¥800.000 consumptiebelasting) betaal je met de 30%-regeling ¥240.000. Je kiest deze regelingen bij de aangifte; je facturen veranderen niet.

Bronheffing: de berekening van 10,21%

Bedrijven die particulieren betalen voor teksten, ontwerp, lezingen en vergelijkbaar werk, houden inkomstenbelasting plus wederopbouwtoeslag in en dragen die af. De formule van de NTA (Tax Answer nr. 2795):

• Betaling tot en met ¥1.000.000: bedrag × 10,21%
• Boven ¥1.000.000: (bedrag − ¥1.000.000) × 20,42% + ¥102.100

Fracties van een yen vervallen. Staan honorarium en consumptiebelasting apart op je factuur, dan geldt de inhouding alleen voor het honorarium exclusief belasting. Zet je er één bedrag inclusief belasting op, dan wordt ook over de belasting ingehouden. Vermeld ze dus altijd apart.

De inhouding hoeft niet op de factuur, maar een regel „bronheffing” en het „netto over te maken bedrag” maken het afstemmen van de betaling veel makkelijker.

Betaaltermijn: de 60-dagenregel

Volgens de Japanse freelancewet, die sinds 1 november 2024 geldt, moet een bedrijf dat een freelancer inhuurt een betaaldatum vastleggen die uiterlijk 60 dagen na ontvangst van het werk ligt, en zo vroeg mogelijk. De Japanse mededingingsautoriteit stelt dat formuleringen als „vóór de 10e van de volgende maand” geen datum vastleggen, en dat een klant een afgesproken betaaldatum niet mag uitstellen omdat je factuur nog niet binnen is.

Zet een concrete datum op de factuur, zoals 31 december 2026. Blijft de betaling uit, dan helpen onze e-mailtemplates voor betalingsherinneringen.

Rekenvoorbeeld

Hanako Sato, geregistreerd ontwerper, ontwerpt in november een website voor ¥300.000 exclusief belasting.

• Factuurnummer: 2026-0012
• Factuurdatum: 30-11-2026 · Transactiedatum: 28-11-2026 (oplevering)
• Van: Hanako Sato · Registratienummer T1234567890123
• Aan: Sample Co., Ltd.
• Omschrijving: Websiteontwerp (homepage en vijf subpagina's)

• Vervaldatum: 31-12-2026
• Bank: ○○ Bank, filiaal △△, gewone rekening 1234567, サトウ ハナコ

De inhouding wordt alleen over het honorarium van ¥300.000 berekend. Over ¥330.000 inclusief belasting zou het ¥33.693 zijn, dus ¥3.063 meer ingehouden.

Factureren in Japan met KipBill

Deze factuur maak je in de gratis generator zonder aanmelding. Factureer je elke maand, dan bewaart een gratis KipBill-account je klanten, nummering en geschiedenis op één plek:

• Registratienummer: vul in de instellingen T1234567890123 in als fiscaal nummer en verander het label in 登録番号 (het standaardlabel voor Japan is 法人番号, bedrijfsnummer). De pdf toont label en nummer.
• Belasting per tarief: zet 10% of 8% op elke regel. De pdf toont de consumptiebelasting per tarief en bij meerdere tarieven ook de grondslag per tarief.
• Bronheffing: voeg een inhouding van 10,21% toe aan de factuur. Die wordt berekend over het subtotaal exclusief belasting en de pdf toont het netto te betalen bedrag. KipBill past één tarief toe, dus controleer het bedrag zelf bij een enkele betaling boven ¥1.000.000.
• Markering verlaagd tarief: typ ※ in de regelomschrijving en de toelichting in de notities.

KipBill dient geen aangiftes consumptiebelasting of inkomstenbelasting voor je in. Doe je aangifte met je boekhoudsoftware of een zeirishi.

Maak een gratis account aan om facturen te bewaren en per e-mail te versturen. Voor de basis die overal geldt, lees je onze complete factuurgids voor freelancers.

Veelgestelde vragen

Mag ik factureren zonder registratie?

Ja. Een gekwalificeerde factuur met T-nummer kan niet, maar een gewone factuur met naam, datum, omschrijving en bedrag wel. Van 1 oktober 2026 tot en met 30 september 2028 kunnen je klanten 70% van de belasting daarop aftrekken.

Wordt de bronheffing vóór of na de consumptiebelasting berekend?

Ervoor, zolang de factuur honorarium en belasting apart vermeldt. Staat er alleen een bedrag inclusief belasting, dan geldt dat bedrag als grondslag.

Tot wanneer geldt de 20%-regeling?

Tot en met het belastingtijdvak waarin 30 september 2026 valt. Voor een eenmanszaak is dat de aangifte over 2026; voor 2027 en 2028 kan de 30%-regeling gelden.

Mag ik de belasting per regel berekenen?

Berekenen per regel mag, maar fracties van een yen rond je maar één keer per tarief per factuur af. Elke regel afronden en optellen is niet toegestaan.

Welke vervaldatum zet ik op mijn facturen?

Bij opdrachten van een bedrijf uiterlijk 60 dagen na oplevering. Ook bij „einde maand, betaling einde volgende maand” moet je controleren dat je binnen 60 dagen blijft, en een concrete datum noemen.