E-Rechnungspflicht: Was Selbstständige jetzt tun

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Selbstständige und Kleinunternehmer. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen an andere inländische Unternehmen spätestens für Leistungen ab dem 1. Januar 2028; wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, schon für Leistungen ab dem 1. Januar 2027. Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Rechnungen bis 250 € brutto sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Sie brauchen jetzt schon eine XRechnung, etwa weil ein Kunde oder eine Behörde sie verlangt? Mit dem kostenlosen XRechnung-Generator erstellen Sie ohne Anmeldung eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF.

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht" (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein.

Alles andere ist eine sonstige Rechnung: Papier, aber auch ein normales PDF, ein Scan, ein Foto oder Rechnungsangaben im E-Mail-Text. Das BMF nennt ausdrücklich „PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze" als sonstige Rechnung. Das PDF, das Sie heute aus Word oder einem Rechnungsprogramm verschicken, ist also keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch versendet wird.

In der Praxis gibt es zwei Formate, die Sie kennen sollten:

Bei ZUGFeRD zählt rechtlich der XML-Teil. Weichen PDF und XML voneinander ab, gehen nach dem BMF-Schreiben die Daten des strukturierten Teils vor. Ein ZUGFeRD-PDF, dessen Bildteil korrekt ist, dessen XML aber einen falschen Betrag enthält, ist also eine falsche Rechnung.

Der Zeitplan im Überblick

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Entscheidend ist das Datum der Leistung, nicht das Rechnungsdatum.

Ein Beispiel: Eine Grafikdesignerin aus Köln mit 60.000 € Umsatz stellt einer Agentur in Hamburg 2.000 € plus 380 € Umsatzsteuer in Rechnung. Für ein Projekt im November 2026 darf sie ein PDF schicken. Für ein Projekt im März 2027 ebenfalls, weil ihr Umsatz 2026 unter 800.000 € lag. Für ein Projekt im Februar 2028 muss es eine E-Rechnung sein.

Wichtig: Die Übergangsfristen betreffen nur das Ausstellen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon heute.

Empfangen: Was seit 2025 gilt

Jedes inländische Unternehmen muss die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt laut BMF ausdrücklich auch für Kleinunternehmer. Die Ausstellung einer E-Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen braucht keine Zustimmung des Empfängers: Ihr Lieferant darf Ihnen also jederzeit eine XRechnung schicken.

Die gute Nachricht: Ein E-Mail-Postfach genügt. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich. Sie müssen die Datei aber lesen und im Original aufbewahren können. Das heißt konkret:

• Die XML-Datei (bei ZUGFeRD die ganze PDF-Datei) unverändert speichern, acht Jahre lang (§ 14b UStG).
• Ein Anzeigeprogramm nutzen, um eine XRechnung lesbar zu machen. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.
• Prüfen, ob die Pflichtangaben stimmen, wie bei jeder Rechnung.

Verweigern Sie die Annahme einer E-Rechnung, haben Sie keinen Anspruch darauf, dass Ihnen der Lieferant stattdessen ein PDF oder Papier schickt.

Wer ist von der Ausstellungspflicht betroffen?

Die Pflicht gilt, wenn beide Seiten Unternehmer mit Sitz (oder Betriebsstätte, Wohnsitz) in Deutschland sind und die Leistung für das Unternehmen des Kunden erbracht wird. Sie gilt auch für Gutschriften, für Reverse-Charge-Fälle nach § 13b UStG zwischen inländischen Unternehmen und für Kunden, die selbst Kleinunternehmer sind oder nur steuerfreie Umsätze haben (zum Beispiel ein Vermieter).

Nicht betroffen sind:

• Privatkunden (B2C): Hier bleibt das PDF oder Papier erlaubt. Eine E-Rechnung an Privatpersonen geht nur mit deren Zustimmung.
• Kunden im Ausland: Ist eine Seite nicht in Deutschland ansässig, besteht keine Pflicht zur E-Rechnung.
• Rein steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel viele Heilbehandlungen. Ist nur ein Teil der Rechnung steuerfrei, gilt die Pflicht für die ganze Rechnung.

Die drei Ausnahmen, die Selbstständige kennen sollten

Auch wenn die Pflicht grundsätzlich greift, dürfen diese Rechnungen immer als sonstige Rechnung (Papier oder PDF) ausgestellt werden:

1. Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Das gilt auch nach 2028. Für ein PDF brauchen Sie aber weiterhin die Zustimmung des Kunden; die kann formlos sein, etwa indem er Ihre PDF-Rechnungen widerspruchslos annimmt.
2. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Gesamtbetrag (§ 33 UStDV), zum Beispiel eine Taxiquittung oder ein Ersatzteil für 89 €.
3. Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Sie dürfen in diesen Fällen trotzdem eine E-Rechnung schicken. An ein anderes inländisches Unternehmen geht das ohne dessen Zustimmung.

Was muss in einer E-Rechnung stehen?

Inhaltlich ändert sich nichts: Es gelten die bekannten Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, also Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Menge und Art der Leistung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Eine Übersicht mit Beispielen finden Sie in unserem Leitfaden zur Rechnungsstellung als Freelancer in Deutschland.

Neu ist, wo die Angaben stehen müssen: im strukturierten Teil. Ein Verweis im XML auf ein angehängtes PDF mit der Leistungsbeschreibung genügt nicht. Anlagen wie Stundennachweise dürfen Sie aber zusätzlich mitschicken.

Das BMF unterscheidet zwei Fehlerarten:

• Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der Norm. Dann liegt keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung. Ab dem Stichtag ist das ein Problem.
• Geschäftsregelfehler: Ein Feld fehlt oder passt nicht zu einem anderen. Fehlt etwa die Käuferreferenz (BT-10) in einer XRechnung, ist das umsatzsteuerlich unbeachtlich. Ein falscher Steuersatz bleibt dagegen ein Inhaltsfehler.

Eine Validierung mit einem geeigneten Prüfprogramm hilft, beides zu erkennen. Bei Rechnungen an Behörden ist die Käuferreferenz meist die Leitweg-ID, ohne die öffentliche Auftraggeber eine XRechnung in der Regel nicht annehmen.

In fünf Schritten vorbereitet

1. Postfach festlegen. Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, an welche E-Mail-Adresse E-Rechnungen gehen sollen.
2. Archiv klären. Legen Sie fest, wo Sie die Original-Dateien acht Jahre lang unverändert speichern.
3. Eigene Rechnungen prüfen. Brauchen Sie die Pflicht überhaupt (Kleinunternehmer, nur Privatkunden, nur Kunden im Ausland)? Wenn ja: ab wann, 2027 oder 2028?
4. Stammdaten vervollständigen. Für eine gültige E-Rechnung brauchen Sie vollständige Anschriften, die E-Mail-Adresse des Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. und, für die XRechnung, Ihre Telefonnummer.
5. Testen, bevor es Pflicht wird. Schicken Sie Stammkunden jetzt schon eine ZUGFeRD-Rechnung. Sie sehen dann früh, ob deren Buchhaltung damit zurechtkommt.

E-Rechnung mit KipBill erstellen

Für einzelne Rechnungen reicht der kostenlose XRechnung-Generator: Sie geben Verkäufer, Kunde und Positionen ein, das Formular zeigt beim Tippen, welche Pflichtfelder noch fehlen, und Sie laden eine XRechnung 3.0 (XML) oder ein ZUGFeRD-PDF (PDF/A-3, Profil EN 16931) herunter. Er kennt 19 %, 7 % und 0 % mit Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) oder Reverse Charge (§ 13b UStG). Es wird nichts gespeichert, ein Konto brauchen Sie nicht.

Wenn Sie regelmäßig abrechnen: In der App laden Sie ab dem Starter-Tarif jede Rechnung Ihres deutschen Unternehmens in einem der beiden Formate herunter. Und wenn Sie eine Rechnung aus der App per E-Mail senden, ist das angehängte PDF bereits eine ZUGFeRD-E-Rechnung – sofern jede Position Umsatzsteuer hat und alle Angaben vollständig sind. Eine XRechnung für eine Behörde laden Sie selbst in deren Portal hoch. Über das Peppol-Netz versendet KipBill nicht.

Wie die anderen EU-Länder die E-Rechnung einführen, lesen Sie in unserem Überblick zu den E-Rechnungs-Pflichten in der EU 2026.

Häufige Fragen

Reicht ab 2028 ein PDF per E-Mail?

Nein, nicht für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland. Ausnahmen sind Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 € und Fahrausweise. An Privatkunden und ins Ausland bleibt das PDF erlaubt.

Ich bin Kleinunternehmer. Muss ich etwas tun?

Sie müssen E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können, ein E-Mail-Postfach genügt. Ausstellen müssen Sie keine. Wechseln Sie zur Regelbesteuerung, gilt die Pflicht für Sie wie für alle anderen.

Welcher Umsatz zählt für die 800.000-€-Grenze?

Der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr, für 2027 also der Umsatz 2026.

XRechnung oder ZUGFeRD: Was soll ich nehmen?

Beide sind zulässig, die Wahl vereinbaren Sie mit dem Kunden. Behörden verlangen meist XRechnung. Unternehmen ohne spezielle Software kommen mit ZUGFeRD oft besser zurecht, weil sie das PDF wie gewohnt öffnen können.

Muss E-Rechnungs-Software zertifiziert sein?

Nein. In Deutschland gibt es für XRechnung und ZUGFeRD keine Zertifizierung von Software. KipBill erstellt die Dateien nach EN 16931 und prüft sie in eigenen Tests mit dem KoSIT-Validator. Ob Ihre Rechnung inhaltlich richtig ist, bleibt wie bei jeder Rechnung Ihre Verantwortung.

Stand: 20. Oktober 2026. Grundlage: § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, §§ 33, 34a UStDV und die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.