Rechnungsvorlage Excel kostenlos: Pflichtangaben

Eine Rechnung aus Excel ist in Deutschland gültig, wenn sie alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält, eine fortlaufende Rechnungsnummer trägt und Sie eine Kopie acht Jahre aufbewahren. Die kostenlose Excel-Vorlage (.xlsx, mit fertigen Summen- und Steuerformeln) laden Sie ohne Anmeldung unter Rechnungsvorlagen herunterladen. Wer gar keine Tabelle pflegen will, füllt den kostenlosen Rechnungsgenerator aus und lädt ein fertiges PDF herunter.

Eine Einschränkung vorweg: Für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland reicht eine Excel- oder PDF-Rechnung nur noch bis Ende 2026 für alle, danach schrittweise nicht mehr. Dazu weiter unten mehr.

Was in jeder Excel-Rechnung stehen muss

§ 14 Abs. 4 UStG zählt die Angaben auf. Für eine normale Rechnung eines Selbstständigen sind das:

1. Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift sowie Name und Anschrift des Kunden.
2. Ihre Steuernummer oder Ihre USt-IdNr. Wer eine USt-IdNr. hat, nimmt besser diese: So steht die private Steuernummer nicht auf jeder Rechnung.
3. Das Ausstellungsdatum.
4. Eine fortlaufende Rechnungsnummer, „mit einer oder mehreren Zahlenreihen", die nur einmal vergeben wird.
5. Menge und Art der Leistung, also nicht nur „Beratung", sondern zum Beispiel „Workshop Social-Media-Strategie, 2 Tage".
6. Den Zeitpunkt der Leistung, auch wenn er im selben Monat wie das Rechnungsdatum liegt. „Leistungszeitraum Oktober 2026" genügt.
7. Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, und jede im Voraus vereinbarte Minderung wie Skonto.
8. Den Steuersatz und den Steuerbetrag – oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Eine Unterschrift, ein Logo oder ein Fälligkeitsdatum verlangt das Gesetz nicht. Ein Zahlungsziel und Ihre Bankverbindung gehören trotzdem auf die Rechnung, sonst zahlt der Kunde später oder gar nicht.

Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuer, aber ein Hinweis

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Vorjahresumsatz höchstens 25.000 €, im laufenden Jahr höchstens 100.000 €) weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. In der Vorlage löschen Sie die Steuerzeilen oder setzen den Satz auf 0 % und ergänzen unter den Positionen einen Satz wie:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Weisen Sie als Kleinunternehmer versehentlich 19 % aus, schulden Sie diese Steuer trotzdem dem Finanzamt. Prüfen Sie deshalb die Vorlage, bevor Sie die erste Rechnung verschicken.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 €

Bei Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) reichen weniger Angaben: Ihr Name und Ihre Anschrift, Datum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit dem Steuersatz. Kundenanschrift, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen. Für eine Tabelle, die Sie ohnehin pflegen, lohnt sich ein eigenes Formular dafür selten.

Die drei Formeln, die eine Rechnungstabelle braucht

Die meisten Fehler in Excel-Rechnungen sind Rechenfehler: eine Zeile, die nicht in der Summe landet, oder Umsatzsteuer, die pro Zeile gerundet wurde und am Ende um einen Cent abweicht. Diese drei Formeln reichen für fast jede Rechnung.

Ein Beispiel: Eine Dozentin aus Leipzig berechnet einen zweitägigen Workshop und verkauft dabei zehn Exemplare ihres Fachbuchs. Der Workshop unterliegt 19 %, Bücher 7 %.

1. Netto pro Zeile (in E5, nach unten ziehen):

=B5*C5

2. Umsatzsteuer je Steuersatz. Tragen Sie unter der Tabelle die Sätze ein, zum Beispiel 19 % in D9 und 7 % in D10, und rechnen Sie in E9 und E10 die Steuer auf die Summe jedes Satzes, nicht pro Zeile (in E9, dann nach E10 kopieren):

=RUNDEN(SUMMEWENN($D$5:$D$7;D9;$E$5:$E$7)*D9;2)

Das ergibt 228,00 € für 19 % und 17,43 € für 7 %. So steht auf der Rechnung, was § 14 verlangt: das Entgelt und der Steuerbetrag je Steuersatz.

3. Bruttobetrag:

=SUMME(E5:E7)+SUMME(E9:E10)

Ergebnis: 1.449,00 € netto + 245,43 € Umsatzsteuer = 1.694,43 €.

Rechnungsnummer: das Feld, das Excel nicht für Sie füllt

Excel kennt Ihre letzte Rechnungsnummer nicht. Viele Selbstständige speichern die Vorlage für jede Rechnung neu, überschreiben dabei aus Versehen eine alte Rechnung oder vergeben dieselbe Nummer zweimal. Drei Gewohnheiten helfen:

• Ein festes Schema, zum Beispiel 2026-001, 2026-002 … Mit dem Jahr vorne beginnen Sie im Januar wieder bei 001, ohne dass sich Nummern wiederholen.
• Eine Rechnungsausgangsliste im selben Ordner: Nummer, Datum, Kunde, Netto, Steuer, Brutto, bezahlt am. Neue Nummer = letzte Zeile plus eins.
• Ein Dateiname pro Rechnung, der die Nummer enthält: 2026-014_Agentur-Nord.xlsx. Die Vorlage selbst bleibt leer und schreibgeschützt.

Als PDF verschicken und acht Jahre aufbewahren

Schicken Sie dem Kunden nie die .xlsx-Datei. Er könnte Beträge ändern, und auf einem anderen Rechner verschiebt sich das Layout. Exportieren Sie die Rechnung als PDF (Datei → Speichern unter → PDF) und versenden Sie dieses PDF. Für ein PDF per E-Mail an ein Unternehmen brauchen Sie bis zur E-Rechnungspflicht die Zustimmung des Empfängers; sie kann formlos sein, etwa indem er Ihre PDF-Rechnungen bezahlt.

Die Kopie jeder ausgestellten Rechnung bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b UStG, ebenso § 147 AO für Buchungsbelege). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 dürfen Sie also frühestens Anfang 2035 löschen. Bewahren Sie das verschickte PDF auf, nicht nur die Excel-Datei, die man später noch verändern kann.

Ab 2027 und 2028: Wann eine Excel-Rechnung nicht mehr reicht

Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss an inländische Unternehmen für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen schicken, alle anderen ab dem 1. Januar 2028.

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, etwa eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF. Ein PDF, das Sie aus Excel exportieren, ist keine E-Rechnung, egal wie sauber es aussieht. Die Excel-Vorlage bleibt aber erlaubt für:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG, auch nach 2028,
• Rechnungen bis 250 € brutto,
• Privatkunden und Kunden im Ausland.

Alles Weitere zum Zeitplan, zu Ausnahmen und zum Empfang lesen Sie in unserem Leitfaden zur E-Rechnungspflicht für Selbstständige. Verlangt ein Kunde oder eine Behörde schon heute eine XRechnung, erstellen Sie sie mit dem kostenlosen XRechnung-Generator ohne Anmeldung.

Wann sich der Umstieg von Excel lohnt

Excel ist für die ersten Rechnungen eine gute Wahl: kostenlos, offline, und Sie sehen jede Formel. Mühsam wird es, wenn Sie jeden Monat mehrere Rechnungen schreiben. Dann tippen Sie Kundenadressen neu, suchen die letzte Rechnungsnummer und gleichen offene Posten von Hand mit dem Kontoauszug ab.

Ein Rechnungsprogramm übernimmt genau diese Teile: Es vergibt die Nummern selbst, merkt sich Kunden und Leistungen und zeigt, welche Rechnung noch offen ist. In KipBill importieren Sie Ihre Kunden, Produkte und alten Rechnungen aus einer Excel- oder CSV-Datei, mit ihren bisherigen Rechnungsnummern, und machen dort weiter, wo Ihre Tabelle aufgehört hat.

Häufige Fragen

Ist eine Rechnung aus Excel rechtlich gültig?

Ja, wenn alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind. Das Programm, mit dem Sie die Rechnung schreiben, schreibt das Gesetz nicht vor. Ab 2027 bzw. 2028 gilt das für Rechnungen an inländische Unternehmen nur noch in den Ausnahmen oben.

Kann ich die Vorlage in Google Sheets oder LibreOffice nutzen?

Ja. Die .xlsx-Datei öffnet sich in LibreOffice Calc und Numbers; für Google Sheets gibt es auf der Download-Seite eine eigene Kopie. Je nach Spracheinstellung erwartet Google Sheets die englischen Funktionsnamen: SUM, SUMIF und ROUND statt SUMME, SUMMEWENN und RUNDEN.

Muss ich die Rechnung unterschreiben?

Nein. Eine Unterschrift gehört nicht zu den Pflichtangaben, weder auf Papier noch im PDF.

Wie korrigiere ich eine falsche Excel-Rechnung?

Ändern Sie nicht die verschickte Datei. Stellen Sie eine Rechnungskorrektur oder eine Stornorechnung aus, die sich auf die Nummer und das Datum der ursprünglichen Rechnung bezieht, und danach eine neue Rechnung mit neuer Nummer.

Stand: 27. Oktober 2026. Grundlage: §§ 14, 14b, 19 und 27 Abs. 38 UStG, § 33 UStDV, § 147 AO. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.