7 beste FreshBooks-Alternativen 2026 (kostenlos und kostenpflichtig)

FreshBooks ist seit Jahren ein beliebtes Rechnungs- und Buchhaltungstool, aber es passt nicht zu jedem. Mit Tarifen ab 17 $/Monat bis hin zu 55 $/Monat für die Premium-Stufe summieren sich die Kosten schnell — besonders wenn Sie Freelancer oder Einzelunternehmer sind, der einfach nur professionelle Rechnungen versenden und pünktlich bezahlt werden möchte.

Viele Nutzer stellen auch fest, dass FreshBooks Funktionen bündelt, die sie nicht brauchen (wie vollständige doppelte Buchführung), während es in Bereichen fehlt, die für die Rechnungsstellung wichtiger sind: Vorlagenvielfalt, mehrsprachiger Support und bezahlbare Skalierung. Der kostenlose Plan ist im Grunde eine Testversion — begrenzt auf 5 Kunden ohne echte langfristige Nutzbarkeit.

Wenn Sie nach FreshBooks-Alternativen suchen, die besseren Wert, mehr Flexibilität oder einen wirklich nutzbaren kostenlosen Tarif bieten, behandelt dieser Leitfaden sieben Optionen, die eine Betrachtung wert sind. Wir haben jedes Tool hinsichtlich Preis, Funktionen, Vorlagenqualität und internationalem Support verglichen, um Ihnen bei der Auswahl zu helfen.

Schnellvergleich

1. KipBill — Beste FreshBooks-Alternative insgesamt

Preis: Kostenloser Plan für immer / Starter 3,49 $/Monat / Pro ab 5,49 $/Monat Website: kipbill.com

KipBill ist eine moderne Rechnungsplattform, die speziell für Freelancer, Selbständige und kleine Unternehmen entwickelt wurde, die professionelle Rechnungsstellung ohne die Komplexität und die Kosten einer vollständigen Buchhaltungssuite benötigen. Während FreshBooks 17 $/Monat allein zum Start berechnet, bietet KipBill einen wirklich nutzbaren kostenlosen Plan — und die kostenpflichtigen Tarife kosten einen Bruchteil des FreshBooks-Preises.

Was KipBill auszeichnet:

• Unbegrenzte Rechnungen im kostenlosen Plan — keine Limits, keine Testphase. Sie erhalten außerdem E-Mail-Versand (bis zu 10/Monat), Echtzeit-Ansichtsverfolgung, ein Kundenportal, WhatsApp-Sharing, Zahlungserfassung und Gutschriften — alles kostenlos.
• 25 professionelle PDF-Vorlagen — die größte Vorlagenbibliothek aller Rechnungsplattformen in dieser Liste. Wählen Sie aus Designs für bestimmte Branchen: Beratung, Bau, Fotografie, Recht, Zahnarzt, Fitness, Gastronomie und mehr. FreshBooks bietet deutlich weniger Anpassungsmöglichkeiten.
• 12 integrierte Sprachen — vollständige Oberflächen- und PDF-Unterstützung für Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Portugiesisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch, Japanisch, Koreanisch, Chinesisch und Arabisch. Wenn Sie mit internationalen Kunden arbeiten, ist dies ein erheblicher Vorteil gegenüber FreshBooks und den meisten Wettbewerbern.
• Multi-Währungsunterstützung — Rechnungen in jeder Währung weltweit, auch im kostenlosen Plan.
• Angebote mit elektronischer Annahme — senden Sie professionelle Angebote, die Kunden online annehmen können, und wandeln Sie sie dann mit einem Klick in Rechnungen um (Starter-Plan und höher).
• Wiederkehrende Rechnungen und automatische Erinnerungen — richten Sie Zeitpläne ein und lassen Sie KipBill die Nachverfolgung übernehmen, damit Sie weniger Zeit mit der Zahlungsverfolgung verbringen.

Der Starter-Plan für 3,49 $/Monat schaltet 50 Kunden, 8 Vorlagen, wiederkehrende Rechnungen, Angebote, Ausgabenverfolgung, Bestandsverwaltung, Berichte und unbegrenzten E-Mail-Versand frei. Der Pro-Plan (ab 5,49 $/Monat) fügt Online-Zahlungen via Stripe, REST-API-Zugang, E-Signaturen, Teamzusammenarbeit für bis zu 100 Nutzer, benutzerdefiniertes SMTP und alle 25 Vorlagen hinzu.

Im Vergleich zu FreshBooks mit 17-55 $/Monat liefert KipBill mehr rechnungsspezifische Funktionen zu etwa einem Fünftel der Kosten. Wenn Ihr primärer Bedarf die Rechnungsstellung und nicht die vollständige Buchhaltung ist, ist dies wahrscheinlich das beste Preis-Leistungs-Verhältnis auf dem Markt.

2. Wave — „Kostenlos" aber mit Haken

Preis: Kostenlos für die Rechnungserstellung (2,9 % + 0,60 $ pro Kartenzahlung, kostenpflichtige Add-ons für Lohnabrechnung) Website: waveapps.com

Wave hat seinen Ruf als „kostenloses" Rechnungstool aufgebaut, und technisch können Sie immer noch Rechnungen ohne Abo erstellen. Aber die Realität 2026 ist differenzierter. Nach der Übernahme durch H&R Block hat Wave sein Modell geändert — einige Buchhaltungsfunktionen sind in bestimmten Regionen hinter Bezahlschranken gewandert, und die Plattform verdient durch hohe Zahlungsverarbeitungsgebühren.

Stärken:

• Kostenlos für das Erstellen und Versenden von Rechnungen — kein monatliches Abo erforderlich.
• Integrierte Belegerfassung und Ausgabenverfolgung.
• Bankverbindungen für automatischen Transaktionsimport.
• Akzeptabel für Nutzer in den USA/Kanada, die grundlegende Buchführung neben der Rechnungsstellung brauchen.

Einschränkungen:

• „Kostenlos" ist irreführend, wenn Sie Zahlungen akzeptieren — 2,9 % + 0,60 $ pro Kreditkartentransaktion. Verarbeiten Sie 5.000 $/Monat, zahlen Sie ca. 205 $/Monat an Gebühren — weit mehr als jedes kostenpflichtige Rechnungstool auf dieser Liste.
• Nur 1 Rechnungsvorlage — die eingeschränktesten Designoptionen aller Tools hier. Keine branchenspezifischen Vorlagen.
• Nur Englisch — keine mehrsprachigen Rechnungen oder Oberfläche. Unbrauchbar für internationale Freelancer.
• USA/Kanada-zentriert — Steuerfunktionen, Bankintegrationen und Zahlungsverarbeitung funktionieren nur in Nordamerika richtig.
• Multi-Währung eingeschränkt — Rechnungsstellung in verschiedenen Währungen erfordert Umwege.
• Werbefinanzierte Oberfläche — Upselling und Werbung innerhalb der Plattform.
• Langsamere Entwicklung seit der Übernahme durch H&R Block — viele Nutzer berichten von weniger neuen Funktionen und längeren Support-Antwortzeiten.

Ideal für: Freelancer in den USA oder Kanada, die nie Online-Zahlungen akzeptieren müssen, nur auf Englisch Rechnungen stellen und grundlegende Buchführung inklusive wünschen. Für alle anderen ist das Label „kostenlos" irreführend. Lesen Sie unseren vollständigen KipBill vs Wave Vergleich für eine tiefere Analyse.

3. Zoho Invoice — Beste Wahl für Nutzer des Zoho-Ökosystems

Preis: Kostenlos (bis zu 5 Kunden) / Teil von Zoho One oder Zoho Books für mehr Website: zoho.com/invoice

Zoho Invoice ist ein leistungsfähiges kostenloses Rechnungstool, das besonders gut funktioniert, wenn Sie bereits andere Zoho-Produkte wie Zoho Books, Zoho CRM oder Zoho Projects verwenden. Der kostenlose Plan unterstützt bis zu 5 Kunden mit den meisten Kernfunktionen.

Stärken:

• Großzügiger kostenloser Tarif mit wiederkehrenden Rechnungen, Ausgabenverfolgung und Zeiterfassung inklusive.
• 16 Rechnungsvorlagen mit ordentlichen Anpassungsoptionen.
• Starke Automatisierung — Workflow-Regeln, Zahlungserinnerungen und automatische Abbuchung für gespeicherte Karten.
• Teil des größeren Zoho-Ökosystems, das für wachsende Unternehmen leistungsstark sein kann.
• Unterstützt über 15 Sprachen für Rechnungs-PDFs.

Einschränkungen:

• 5-Kunden-Limit im kostenlosen Plan — identisch mit der FreshBooks-Beschränkung, was für aktive Freelancer zu eng sein kann.
• Komplexe Benutzeroberfläche — Zohos Oberfläche hat eine steilere Lernkurve als einfachere Tools wie KipBill oder Wave. Die Einrichtung Ihrer ersten Rechnung dauert merklich länger.
• Ökosystem-Abhängigkeit — der wahre Wert von Zoho Invoice zeigt sich in Kombination mit anderen Zoho-Produkten. Allein kann es für einfache Rechnungsbedürfnisse überdimensioniert wirken.
• Die eigenständige Version von Zoho Invoice wird in einigen Regionen eingestellt zugunsten von Zoho Books, was die Preisgestaltung komplexer macht.

Ideal für: Nutzer, die bereits in das Zoho-Ökosystem investiert haben und Rechnungsstellung integriert mit CRM, Projekten oder vollständiger Buchhaltung benötigen. Für einen direkten Vergleich mit einer anderen beliebten kostenlosen Option, lesen Sie unseren Wave vs Zoho Invoice Vergleich.

4. Invoice Ninja (Cloud) — Beste Wahl für Anpassung

Preis: Kostenlos (5 Kunden) / Pro ab 10 $/Monat / Enterprise ab 14 $/Monat Website: invoiceninja.com

Die Cloud-Plattform von Invoice Ninja ist eine solide FreshBooks-Alternative für Nutzer, die mehr Anpassungsmöglichkeiten wünschen. Der kostenlose Plan ist auf 5 Kunden begrenzt, aber der Pro-Plan für 10 $/Monat schaltet unbegrenzte Kunden und weitere Funktionen frei.

Stärken:

• 4 Rechnungsvorlagen inklusive, mit der Möglichkeit, eigene Designs zu erstellen.
• Unterstützt über 10 Sprachen.
• Angebote, wiederkehrende Rechnungen und Aufgaben-/Projektverfolgung inklusive.
• Bankintegrationen und automatische Abbuchung bei kostenpflichtigen Plänen.
• Aktive Community und regelmäßige Updates.

Einschränkungen:

• Kostenloser Plan auf 5 Kunden begrenzt — dieselbe Einschränkung wie bei FreshBooks, also eigentlich eine Testversion.
• Nur 4 integrierte Vorlagen — im Vergleich zu KipBills 25. Eigene Vorlagen erfordern Programmierkenntnisse.
• Die Oberfläche wirkt veraltet — die Oberfläche ist zwar funktional, aber weniger poliert als moderne SaaS-Alternativen.
• Pro-Plan bei 10 $/Monat — fast das 3-fache der Kosten von KipBills Starter-Plan für ähnliche Kernfunktionen.
• Steilere Lernkurve — mehr Einstellungen und Optionen als einfachere Tools, was neue Nutzer überfordern kann.

Ideal für: Nutzer, die umfangreiche Anpassung benötigen und sich an einer komplexeren Oberfläche nicht stören. Lesen Sie unseren detaillierten Vergleich KipBill vs Invoice Ninja für einen tieferen Einblick.

5. PayPal Invoicing — Am einfachsten, wenn Sie PayPal bereits nutzen

Preis: Kostenloser Versand (2,9 % + 0,49 $ pro Transaktion) Website: paypal.com

Wenn Sie bereits ein PayPal-Business-Konto haben, ist die integrierte Rechnungsfunktion der Weg des geringsten Widerstands. Es gibt keine monatliche Gebühr — Sie zahlen nur pro Transaktion, wenn Kunden über PayPal bezahlen.

Stärken:

• Kein monatliches Abo — Sie zahlen nur, wenn Sie bezahlt werden.
• Kunden können per Kreditkarte, Debitkarte oder PayPal-Guthaben bezahlen, ohne ein eigenes PayPal-Konto zu benötigen.
• In über 200 Märkten mit über 20 Sprachen verfügbar.
• Bekannte Marke, der Kunden vertrauen.
• Grundlegende wiederkehrende Rechnungen und Kostenvoranschläge inklusive.

Einschränkungen:

• Hohe Transaktionsgebühren — 2,9 % + 0,49 $ pro Transaktion summiert sich schnell. Bei einer 5.000 $-Rechnung verlieren Sie 145,49 $. Über ein Jahr hinweg übersteigt dies oft das, was Sie für ein dediziertes Rechnungstool zahlen würden.
• Sehr einfache Vorlagen — nur 3 minimalistische Designs mit begrenzter Anpassung. Rechnungen sehen aus wie PayPal-Rechnungen, nicht wie Ihre eigene Marke.
• Keine Ausgabenverfolgung, Berichte oder Bestandsverwaltung — es ist reine Rechnungsstellung mit Zahlungsabwicklung.
• Eingeschränktes professionelles Erscheinungsbild — Rechnungen fehlen die Finesse und Branding-Optionen, die Kunden von etablierten Unternehmen erwarten.

Ideal für: Freelancer, die PayPal bereits nutzen, weniger als 10 Rechnungen pro Monat versenden und Einfachheit über Branding und Funktionen stellen.

6. Harvest — Am besten für Zeiterfassung + Rechnungsstellung

Preis: 10,80 $/Monat pro Nutzer Website: getharvest.com

Harvest ist in erster Linie ein Zeiterfassungstool, das Rechnungsfunktionen beinhaltet. Wenn Ihr Arbeitsablauf sich um die stundenweise Abrechnung mit Kunden dreht, kann die enge Integration von Harvest zwischen erfasster Zeit und Rechnungen erhebliche manuelle Arbeit einsparen.

Stärken:

• Hervorragende Zeiterfassung mit Timer, manueller Eingabe und Projektbudgets.
• Ein-Klick-Umwandlung von erfasster Zeit in Rechnungsposten.
• Team-Zeiterfassung und Kapazitätsplanung für Agenturen und Studios.
• Integrationen mit Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello und Basecamp.
• Ausgabenverfolgung mit Belegerfassung.

Einschränkungen:

• Kein kostenloser Plan — 10,80 $/Monat pro Nutzer ohne kostenlosen Tarif. Für einen einzelnen Freelancer ist das bereits teurer als KipBills Starter-Plan, und für ein 5-Personen-Team sind es 54 $/Monat.
• Nur 1 Rechnungsvorlage — extrem begrenzte Anpassung. Rechnungen sind funktional, aber schlicht.
• Nur Englisch — kein mehrsprachiger Support für Rechnungen oder die Oberfläche.
• Rechnungsstellung ist zweitrangig — Harvest ist zunächst ein Zeittracker. Wenn Sie nicht stundenweise abrechnen, ist der größte Teil des Wertangebots irrelevant.
• Keine Angebote, wiederkehrenden Rechnungen oder Kundenportal — Funktionen, die die meisten dedizierten Rechnungstools bieten.

Ideal für: Agenturen und Freelancer, die stundenweise abrechnen und Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einem einzigen Tool wollen. Nicht ideal, wenn Sie Rechnungsstellung als Ihren primären Arbeitsablauf brauchen.

7. Harpoon — Am besten für die Finanzplanung von Agenturen

Preis: Von 25 $/Monat (Solo) bis 75 $/Monat (Studio) Website: harpoonapp.com

Harpoon ist ein Nischen-Tool für kreative Agenturen und Studios, die neben der Rechnungsstellung auch Finanzprognosen brauchen. Es geht weniger darum, schöne Rechnungen zu versenden, als vielmehr darum, Ihre Umsatzpipeline zu verstehen.

Stärken:

• Umsatzprognosen und Verfolgung finanzieller Ziele — einzigartige Funktionen, die Sie in den meisten Rechnungstools nicht finden.
• Projektbudgets mit Burndown-Diagrammen.
• Wiederkehrende Rechnungen und Ausgabenverfolgung inklusive.
• Zeiterfassung mit Rechnungsintegration.
• Speziell für den Arbeitsablauf von Agenturen und Studios konzipiert.

Einschränkungen:

• Beginnt bei 25 $/Monat — die teuerste Option auf dieser Liste. Der Studio-Plan bei 75 $/Monat konkurriert mit der Premium-Stufe von FreshBooks.
• Überdimensioniert für Einzel-Freelancer — die Finanzplanungsfunktionen fügen Komplexität hinzu, die Selbständige nicht brauchen.
• Begrenzte Vorlagenoptionen — die Rechnungsanpassung ist einfach im Vergleich zu dedizierten Rechnungsplattformen.
• Nur Englisch — kein mehrsprachiger Support.
• Kleinere Nutzerbasis — weniger Community-Support und weniger Integrationen als größere Plattformen.

Ideal für: Kreative Agenturen und Studios mit mehreren Teammitgliedern, die Finanzprognosen und projektbasierte Abrechnung brauchen. Nicht empfohlen für Einzel-Freelancer oder diejenigen, die in erster Linie FreshBooks-Alternativen mit einfacherer, günstigerer Rechnungsstellung suchen.

So wählen Sie die richtige FreshBooks-Alternative

Mit sieben Optionen auf dem Tisch ist hier ein einfacher Rahmen, um Ihre Wahl einzugrenzen:

Beginnen Sie mit Ihrem Budget:

• Kostenlos nötig? KipBill, Wave, Zoho Invoice oder Invoice Ninja (selbst gehostet) bieten alle echt kostenlose Pläne.
• Unter 5 $/Monat? KipBill Starter für 3,49 $/Monat ist die funktionsreichste Option in diesem Bereich.
• Budget flexibel? Überlegen Sie, welche spezifischen Funktionen die Mehrkosten rechtfertigen, bevor Sie 10+ $/Monat zahlen.

Berücksichtigen Sie Ihre Kundenbasis:

• Internationale Kunden? KipBill (12 Sprachen) oder Zoho Invoice (15+ Sprachen) handhaben mehrsprachige Rechnungsstellung nativ.
• Nur USA/Kanada? Waves kostenlose Kombination aus Buchhaltung und Rechnungsstellung ist für rein inländische Unternehmen schwer zu schlagen.

Denken Sie an Ihren Arbeitsablauf:

• Stundenabrechnung? Harvests Zeit-zu-Rechnung-Pipeline ist dafür gemacht.
• Projektbasierte Rechnungsstellung? KipBill oder Zoho Invoice handhaben Pauschal- und Einzelpostenabrechnung gut.
• Brauchen Sie Angebote und wiederkehrende Rechnungen? KipBill, Zoho Invoice und Invoice Ninja bieten alle diese Funktionen.

Bewerten Sie Ihre Vorlagenbedürfnisse:

• Markenbewusst? KipBills 25 branchenspezifische Vorlagen bieten Ihnen die meisten Designoptionen ohne eigene Programmierung.
• Minimale Markenbedürfnisse? Wave oder PayPal reichen aus, wenn eine saubere, einfache Rechnung alles ist, was Sie brauchen.

Von FreshBooks wechseln: Migrationstipps

Der Wechsel von FreshBooks muss nicht schmerzhaft sein. Hier sind einige Tipps für einen reibungslosen Übergang:

1. Exportieren Sie zuerst Ihre Daten. FreshBooks ermöglicht den Export von Kunden, Rechnungen und Ausgaben als CSV-Dateien. Laden Sie alles herunter, bevor Sie Ihr Abo kündigen.
2. Importieren Sie Kunden in Ihr neues Tool. Die meisten Plattformen auf dieser Liste unterstützen CSV-Import für Kundendaten. Beginnen Sie damit, Ihre Kundenliste einzurichten.
3. Erstellen Sie Ihre Rechnungsvorlage neu. Laden Sie Ihr Logo hoch, legen Sie Ihre Markenfarben fest und konfigurieren Sie Ihre Standard-Steuersätze und Zahlungsbedingungen. In KipBill dauert das etwa zwei Minuten im Einstellungsbereich.
4. Richten Sie wiederkehrende Rechnungen ein. Wenn Sie wiederkehrende Kunden haben, konfigurieren Sie diese Zeitpläne in Ihrem neuen Tool, bevor Sie FreshBooks deaktivieren.
5. Aktualisieren Sie Ihre Zahlungslinks. Wenn Sie FreshBooks Payments verwendet haben, stellen Sie sicher, dass Ihr neuer Zahlungsablauf funktioniert, bevor Sie Kunden benachrichtigen.
6. Behalten Sie FreshBooks vorübergehend zugänglich. Löschen Sie Ihr FreshBooks-Konto nicht sofort. Behalten Sie es einen Monat lang aktiv (oder im günstigsten Tarif), damit Sie während des Übergangs auf alte Rechnungen zugreifen können.

Fazit

FreshBooks ist ein solides Tool, aber sein Preis — 17 bis 55 $ pro Monat — ist schwer zu rechtfertigen, wenn Alternativen gleichwertige oder bessere Rechnungsfunktionen zu einem Bruchteil der Kosten bieten. Ob Sie eine kostenlose Plattform wie KipBill oder Wave, eine Open-Source-Lösung wie Invoice Ninja oder ein spezialisiertes Tool wie Harvest wählen — es gibt starke FreshBooks-Alternativen für jedes Budget und jeden Arbeitsablauf.

Für die meisten Freelancer und kleinen Unternehmen bietet KipBill das beste Gleichgewicht zwischen Funktionen, Preis und Flexibilität. Ein wirklich nutzbarer kostenloser Plan, 25 professionelle Vorlagen, Unterstützung für 12 Sprachen und kostenpflichtige Tarife ab nur 3,49 $/Monat machen es zur vollständigsten Rechnungsplattform auf dieser Liste — ohne die Buchführungskomplexität, die viele Menschen von FreshBooks wegdrängt.

Für weitere Optionen schauen Sie sich unsere vollständige Übersicht der besten kostenlosen Rechnungssoftware 2026 an.