Rechnungen für Coaches: Pakete und Anzahlungen

Eine Coaching-Rechnung braucht eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, Ihren Namen und Ihre Steuernummer, Name und Anschrift des Kunden, eine klare Leistungsbeschreibung (wie viele Sitzungen, wie lang, wann), den Preis pro Sitzung, die Summe und entweder die ausgewiesene Umsatzsteuer oder den Hinweis, warum keine anfällt. Typisch fürs Coaching ist das Wie: Sitzungspakete gegen Vorkasse, Anzahlungen bei längeren Programmen und Firmen, die das Coaching ihrer Mitarbeitenden bezahlen.

Dieser Leitfaden richtet sich an Life-Coaches, Karriere-, Business- und Executive-Coaches. Welche Angaben genau Pflicht sind, hängt vom Land ab; prüfen Sie die Vorgaben Ihrer Steuerverwaltung. Der letzte Abschnitt behandelt Frankreich, wo viele unserer Coaching-Leserinnen und -Leser arbeiten. Personal Trainer finden eine passendere Seite unter Rechnungssoftware für Personal Trainer.

Was auf jede Coaching-Rechnung gehört

Fast jedes Steuersystem verlangt dieselben Kernangaben:

1. Rechnungsnummer: einmalig und fortlaufend (2026-001, 2026-002 …), ohne Lücken und Dubletten.
2. Ausstellungsdatum und Leistungsdatum oder -zeitraum: eine Sitzung oder „4. November bis 20. Dezember 2026“ für ein Programm.
3. Ihre Angaben: Name oder Firma, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr.
4. Kundenangaben: Name und Anschrift der Person bzw. Firmenname und Anschrift.
5. Leistungsbeschreibung: Anzahl der Sitzungen, Dauer, Format (vor Ort, Video), Einzelpreis.
6. Beträge: Nettobetrag, Rabatte, Steuer, Rechnungsbetrag.
7. Steuer: Steuersatz und Steuerbetrag oder, wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen (etwa als Kleinunternehmer), der Hinweis, den Ihre Steuerverwaltung verlangt.
8. Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Zahlungsweg, bei Firmenkunden die Folgen verspäteter Zahlung.

Zahlt eine Firma, übernehmen Sie deren Bestellnummer, falls es eine gibt. Viele Buchhaltungen geben ohne sie keine Zahlung frei.

Sitzungspakete richtig abrechnen

Pakete sind im Coaching das häufigste Format: 6 oder 10 Sitzungen gegen Vorkasse, oft mit kleinem Rabatt. Die Rechnung soll zeigen, was der Kunde gekauft hat, und Ihnen im Streitfall als Nachweis dienen.

Beispiel. Julia, Karrierecoach in Köln, verkauft einer Privatkundin ein Paket zur beruflichen Neuorientierung.

Darunter die Steuer bzw. der Hinweis, warum keine anfällt, und der Endbetrag. In den Bedingungen: „Paket zahlbar bei Buchung. Sitzungen gültig bis 31.01.2027. Absagen weniger als 24 Stunden vorher werden berechnet.“

Drei einfache Regeln:

• Eine Zeile pro Leistung, mit Menge und Einzelpreis. „Coaching: 540 €“ sagt nichts und schützt niemanden.
• Das Ablaufdatum des Pakets gehört auf die Rechnung, nicht nur in eine E-Mail. So vermeiden Sie Kunden, die ein Jahr später ihre Sitzungen einfordern.
• Ihre Stornoregel aus der Coaching-Vereinbarung wiederholen.

Hat der Kunde vorher ein Angebot unterschrieben, übernehmen Sie dessen Positionen auf die Rechnung: Er erkennt wieder, was er angenommen hat.

Anzahlungen bei längeren Programmen

Bei einem dreimonatigen Programm oder einem Teamcoaching ist eine Anzahlung bei Vertragsschluss üblich. Stellen Sie die Anzahlungsrechnung aus, wenn das Geld eingeht, mit der nächsten Nummer Ihres Nummernkreises. Die Schlussrechnung nennt am Ende den Gesamtpreis, zieht die Anzahlung ab (mit Nummer der Anzahlungsrechnung) und weist den Restbetrag aus.

Beispiel. Dreimonatiges Führungsprogramm für ein kleines Unternehmen, 2.400 € netto:

• Rechnung 2026-051 vom 4. November: Anzahlung 30 %, 720 €;
• Rechnung 2027-003 Ende Januar: Programm gesamt 2.400 €, abzüglich Anzahlung laut Rechnung 2026-051 (720 €), Restbetrag 1.680 €, zuzüglich gegebenenfalls Umsatzsteuer.

Mit unseren E-Mail-Vorlagen für Anzahlungsanfragen fragen Sie die Anzahlung ohne Verlegenheit an.

Privatkunde oder Firma: zwei Arten der Abrechnung

Bezahlt eine Firma das Coaching einer Mitarbeiterin, ist die Firma Ihr Kunde: Die Rechnung lautet auf sie, auch wenn Sie nur mit der Coachee sprechen. Bleiben Sie in der Leistungsbeschreibung diskret („Einzelcoaching, 8 Sitzungen, Oktober bis Dezember 2026“). Die Rechnung läuft durch die Buchhaltung; Coaching-Ziele haben darauf nichts zu suchen.

Coaching in Frankreich: die zusätzlichen Regeln

Wer in Frankreich als micro-entrepreneur (auto-entrepreneur) coacht, muss weitere Angaben machen. Wir haben sie am 3. November 2026 auf den offiziellen Seiten von service-public.gouv.fr geprüft:

• Ihre Identität: Name mit dem Zusatz „Entrepreneur individuel“ oder „EI“, Anschrift und SIREN-Nummer.
• Mehrwertsteuerbefreiung (franchise en base): 2026 bleiben Sie bei Dienstleistungen befreit, solange der Umsatz im Vorjahr unter 37.500 € und im laufenden Jahr unter 41.250 € liegt. Jede Rechnung trägt dann den Satz „TVA non applicable, art. 293 B du CGI“. Ab Überschreiten der 41.250 € ist die TVA ab dem ersten Tag fällig; Coaching unterliegt dem Normalsatz von 20 %.
• Firmenkunden: Fälligkeitsdatum, Verzugszinssatz und die Pauschale von 40 € für Beitreibungskosten. Ohne Skonto: „Escompte pour paiement anticipé : néant“.
• E-Rechnung: Seit dem 1. September 2026 muss jedes französische Unternehmen, das der TVA unterliegt, E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. September 2027 müssen Kleinstunternehmen an französische Firmenkunden E-Rechnungen über eine zugelassene Plattform (plateforme agréée) senden; Umsätze mit Privatkunden werden stattdessen gemeldet (E-Reporting). Unser Leitfaden zur E-Rechnung in Frankreich erklärt Zeitplan und Formate.

Den Versand an Ihre Kunden und die Meldung an die Steuerverwaltung übernimmt allein die Plattform, die Sie selbst gewählt haben.

Häufige Fehler

1. Pakete ohne Ablaufdatum. Schreiben Sie die Gültigkeit auf die Rechnung.
2. Die gecoachte Person anschreiben, obwohl die Firma zahlt. Wer zahlt, ist der Kunde.
3. Nummern durcheinander. Auch eine Anzahlungsrechnung bekommt einfach die nächste Nummer.
4. Zu spät abrechnen. Pakete bei Buchung, Einzelsitzungen am selben Tag.
5. Den Befreiungshinweis vergessen. Wenn Sie keine Steuer ausweisen, begründen Sie es mit der Formulierung, die Ihre Steuerverwaltung erwartet.

Ein Werkzeug, damit Sie nicht mehr daran denken müssen

Bei wenigen Kunden genügt eine gut ausgefüllte Vorlage. Danach verhindert Software Nummernfehler und vergessene Angaben. In KipBill hinterlegen Sie Ihren Steuerhinweis einmal in den Standardnotizen, wandeln ein angenommenes Angebot in eine Rechnung um und nutzen ab dem Starter-Tarif (ab 3 €/Monat) wiederkehrende Rechnungen und automatische Zahlungserinnerungen. Der kostenlose Tarif reicht schon für bis zu 5 Kunden: Konto anlegen und die erste Coaching-Rechnung in wenigen Minuten verschicken.

Häufige Fragen

Muss ich als Coach Umsatzsteuer berechnen?

Das hängt von Ihrem Land und Ihrem Umsatz ab. Viele Länder befreien kleine Unternehmen unterhalb einer Umsatzgrenze; darüber wird Coaching meist zum Normalsatz besteuert. Sind Sie befreit, gehört der von Ihrer Steuerverwaltung verlangte Hinweis auf jede Rechnung.

Brauche ich eine Rechnung pro Sitzung?

Nein. Sie können ein Paket bei Buchung in einer Rechnung abrechnen oder die Sitzungen eines Monats zusammenfassen. Wichtig ist, dass jede erbrachte Sitzung abgerechnet und über die Beschreibung nachvollziehbar ist.

Ändert Online-Coaching etwas an der Rechnung?

Bei Kunden im eigenen Land nicht: Die Angaben bleiben gleich. Nennen Sie das Format in der Beschreibung. Bei Kunden im Ausland hängen die Steuerregeln davon ab, ob es sich um ein Unternehmen oder eine Privatperson handelt und wo der Kunde sitzt: Prüfen Sie das vor der Rechnungsstellung.

Gehört die Anzahlung auf eine eigene Rechnung?

Ja. Stellen Sie bei Zahlungseingang eine Anzahlungsrechnung aus und ziehen Sie den Betrag in der Schlussrechnung ab, mit Verweis auf die Nummer der Anzahlungsrechnung.

Französische Regeln: entreprendre.service-public.gouv.fr (Seiten F31808, F21746 und F23266, geprüft am 3. November 2026). Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.