Rechnungen als Freelancer in Japan

Ein Freelancer in Japan, der als Aussteller qualifizierter Rechnungen registriert ist, muss auf jeder Rechnung (tekikaku seikyūsho) sechs Angaben machen: Name und Registrierungsnummer, Datum des Umsatzes, die erbrachte Leistung, den Betrag je Steuersatz mit dem angewandten Satz, die Verbrauchsteuer je Satz und den Namen des Kunden. Ohne Registrierung dürfen Sie weiter normale Rechnungen stellen, aber keine qualifizierten. Bei Honoraren für Design, Texte oder Vorträge behalten japanische Firmen meist 10,21 % Einkommensteuer auf die erste Million Yen ein und überweisen den Rest.

Dieser Leitfaden richtet sich an deutschsprachige Designer, Texter, Entwickler und Übersetzer, die in Japan selbstständig sind (kojin jigyōnushi) oder für japanische Kunden arbeiten. Er erklärt jede Regel und endet mit einem Rechenbeispiel. Sie brauchen sofort eine Rechnung? Der kostenlose Rechnungsgenerator für Japan funktioniert ohne Konto und liefert ein PDF.

Pflichtangaben einer qualifizierten Rechnung

Seit Oktober 2023 schreibt das japanische Rechnungssystem (inboisu seido) laut der Nationalen Steuerbehörde (NTA) diese sechs Angaben vor:

1. Ihr Name oder Firmenname und Ihre Registrierungsnummer
2. Das Datum des Umsatzes
3. Eine Beschreibung der Leistung, ermäßigt besteuerte Artikel gekennzeichnet
4. Der Betrag je Steuersatz (brutto oder netto) und der angewandte Satz
5. Die Verbrauchsteuer je Satz
6. Der Name des Rechnungsempfängers

Fast alle Freelance-Leistungen unterliegen dem Regelsatz von 10 %. Berechnen Sie auch Artikel zum ermäßigten Satz von 8 %, etwa Lebensmittel, markieren Sie diese mit einem Zeichen wie ※ und dem Hinweis „※ = ermäßigter Satz“.

Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber von jeder japanischen Buchhaltung erwartet:

• Eine Rechnungsnummer, zum Beispiel 2026-0012.
• Ein Fälligkeitsdatum und Bankdaten: Bank, Filiale, Kontoart (futsū = Girokonto), Kontonummer und Kontoinhaber in Katakana.
• Wer die Überweisungsgebühr trägt (furikomi tesūryō). Regeln Sie das im Vertrag oder auf der Rechnung, sonst kommen ein paar hundert Yen weniger an.

Die Registrierungsnummer: „T“ plus 13 Ziffern

Unternehmen verwenden „T“ plus ihre Firmennummer. Alle anderen, Einzelunternehmer eingeschlossen, erhalten vom Finanzamt „T“ plus eine 13-stellige Nummer. Übernehmen Sie sie genau wie in Ihrer Registrierungsmitteilung.

Nur einmal je Steuersatz runden

Hat die Verbrauchsteuer Bruchteile eines Yen, wird einmal je Steuersatz und Rechnung gerundet. Auf-, Ab- und kaufmännisches Runden sind erlaubt. Jede Zeile einzeln zu runden und dann zu addieren, ist es nicht.

Ohne Registrierung (steuerbefreit)

Lagen Ihre steuerpflichtigen Umsätze im Bemessungszeitraum (bei Einzelunternehmern zwei Jahre zuvor) bei höchstens 10.000.000 ¥ und sind die übrigen Bedingungen erfüllt, sind Sie von der Verbrauchsteuer befreit, solange Sie sich nicht registrieren. Dann gilt:

• Ohne Registrierungsnummer können Sie keine qualifizierten Rechnungen ausstellen.
• Normale Rechnungen mit Name, Datum, Beschreibung und Betrag sind weiter möglich.
• Ihre Firmenkunden können die Verbrauchsteuer auf Ihre Rechnungen nicht voll abziehen.

Für Käufe bei nicht registrierten Verkäufern gibt es einen Übergangsabzug. Laut den Unterlagen der NTA zur Steuerreform 2026 sinkt er so:

Für Besteuerungszeiträume ab dem 1. Oktober 2026 ist der Übergangsabzug außerdem auf Einkäufe von 100 Millionen Yen pro Jahr bei einem einzelnen nicht registrierten Verkäufer begrenzt. Kaum ein Freelancer erreicht das, aber es ist ein Grund, warum Kunden nach Ihrer Registrierung fragen.

Die 20-%- und die 30-%-Sonderregel

Wer steuerbefreit war und nur durch die Registrierung steuerpflichtig wurde, zahlt eine Zeit lang weniger Verbrauchsteuer:

• 20-%-Regel (niwari tokurei): Sie zahlen 20 % der Steuer auf Ihre Umsätze. Sie gilt bis zum Besteuerungszeitraum, der den 30. September 2026 einschließt, für Einzelunternehmer also bis zur Erklärung für 2026.
• 30-%-Regel (sanwari tokurei): neu mit der Steuerreform 2026. Einzelunternehmer, die durch die Registrierung steuerpflichtig wurden, zahlen in den Erklärungen für 2027 und 2028 30 % der Steuer auf ihre Umsätze, wenn die steuerpflichtigen Umsätze im Bemessungszeitraum höchstens 10.000.000 ¥ betrugen. Kapitalgesellschaften sind ausgenommen.

Beispiel: Bei 8.000.000 ¥ Nettoumsatz im Jahr 2027 (800.000 ¥ Verbrauchsteuer) zahlen Sie mit der 30-%-Regel 240.000 ¥. Die Regeln wählen Sie bei der Erklärung; Ihre Rechnungen ändern sich nicht.

Quellensteuer: die Berechnung mit 10,21 %

Firmen, die Privatpersonen für Texte, Design, Vorträge und Ähnliches bezahlen, behalten Einkommensteuer samt Wiederaufbau-Zuschlag ein und führen sie ab. Die Formel der NTA (Tax Answer Nr. 2795):

• Zahlung bis 1.000.000 ¥: Betrag × 10,21 %
• Über 1.000.000 ¥: (Betrag − 1.000.000 ¥) × 20,42 % + 102.100 ¥

Bruchteile eines Yen entfallen. Weist Ihre Rechnung Honorar und Verbrauchsteuer getrennt aus, wird nur das Nettohonorar besteuert. Steht nur ein Bruttobetrag da, wird auch auf die Steuer einbehalten. Trennen Sie beides immer.

Die Quellensteuer muss nicht auf der Rechnung stehen, aber eine Zeile „Quellensteuer“ und der „Überweisungsbetrag“ erleichtern den Zahlungsabgleich sehr.

Zahlungsfrist: die 60-Tage-Regel

Nach Japans Freelance-Gesetz, in Kraft seit dem 1. November 2024, muss ein Unternehmen, das einen Freelancer beauftragt, einen Zahlungstermin spätestens 60 Tage nach Erhalt der Arbeit festlegen, und zwar so früh wie möglich. Die japanische Wettbewerbsbehörde stellt klar, dass Formulierungen wie „bis zum 10. des Folgemonats“ keinen Termin festlegen und ein Kunde einen vereinbarten Termin nicht verschieben darf, weil Ihre Rechnung noch nicht da ist.

Schreiben Sie ein konkretes Datum auf die Rechnung, etwa den 31. Dezember 2026. Bleibt die Zahlung aus, helfen unsere E-Mail-Vorlagen für Zahlungserinnerungen.

Rechenbeispiel

Hanako Sato, registrierte Designerin, gestaltet im November eine Website für 300.000 ¥ netto.

• Rechnungsnummer: 2026-0012
• Rechnungsdatum: 30.11.2026 · Leistungsdatum: 28.11.2026 (Lieferung)
• Von: Hanako Sato · Registrierungsnummer T1234567890123
• An: Sample Co., Ltd.
• Leistung: Webdesign (Startseite und fünf Unterseiten)

• Fällig am: 31.12.2026
• Bank: ○○ Bank, Filiale △△, Girokonto 1234567, サトウ ハナコ

Die Quellensteuer wird nur auf die 300.000 ¥ Honorar berechnet. Auf brutto 330.000 ¥ wären es 33.693 ¥, also 3.063 ¥ mehr Einbehalt.

Rechnungen für Japan mit KipBill

Diese Rechnung erstellen Sie im kostenlosen Generator ohne Anmeldung. Wenn Sie jeden Monat abrechnen, hält ein kostenloses KipBill-Konto Kunden, Nummernkreis und Verlauf an einem Ort:

• Registrierungsnummer: Tragen Sie in den Einstellungen T1234567890123 als Steuernummer ein und ändern Sie die Bezeichnung in 登録番号 (Standard für Japan ist 法人番号, Firmennummer). Das PDF zeigt Bezeichnung und Nummer.
• Steuer je Satz: Setzen Sie pro Position 10 % oder 8 %. Das PDF zeigt die Verbrauchsteuer je Satz und bei mehreren Sätzen auch die jeweilige Bemessungsgrundlage.
• Quellensteuer: Fügen Sie der Rechnung 10,21 % Einbehalt hinzu. Er wird auf die Nettosumme berechnet, und das PDF zeigt den Zahlbetrag. KipBill wendet einen einzigen Satz an; prüfen Sie den Betrag bei einer Einzelzahlung über 1.000.000 ¥ selbst.
• Kennzeichen für den ermäßigten Satz: Tippen Sie ※ in die Positionsbeschreibung und den Hinweis in die Notizen.

KipBill reicht keine Verbrauchsteuer- oder Einkommensteuererklärungen für Sie ein. Die Erklärungen machen Sie mit Ihrer Buchhaltungssoftware oder einem zeirishi.

Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um Rechnungen zu speichern und per E-Mail zu senden. Die Grundlagen, die überall gelten, finden Sie in unserem kompletten Rechnungsleitfaden für Freelancer.

Häufige Fragen

Darf ich ohne Registrierung Rechnungen stellen?

Ja. Eine qualifizierte Rechnung mit T-Nummer geht nicht, eine normale Rechnung mit Name, Datum, Beschreibung und Betrag schon. Vom 1. Oktober 2026 bis 30. September 2028 können Ihre Kunden 70 % der Steuer darauf abziehen.

Wird die Quellensteuer vor oder nach der Verbrauchsteuer berechnet?

Vorher, sofern die Rechnung Honorar und Steuer getrennt ausweist. Steht nur ein Bruttobetrag da, gilt dieser als Grundlage.

Bis wann gilt die 20-%-Regel?

Bis zum Besteuerungszeitraum, der den 30. September 2026 einschließt. Für Einzelunternehmer ist das die Erklärung für 2026; für 2027 und 2028 kommt die 30-%-Regel in Frage.

Darf ich die Steuer zeilenweise berechnen?

Berechnen ja, aber Bruchteile eines Yen werden nur einmal je Satz pro Rechnung gerundet. Jede Zeile zu runden und zu addieren, ist nicht zulässig.

Welches Fälligkeitsdatum setze ich?

Bei Aufträgen von Unternehmen höchstens 60 Tage nach Lieferung. Auch bei „Monatsende, Zahlung Ende Folgemonat“ sollten Sie prüfen, dass Sie unter 60 Tagen bleiben, und ein konkretes Datum nennen.