Rechnungen als Freelancer in den Niederlanden

Eine gültige Rechnung eines Selbstständigen (zzp'er) in den Niederlanden enthält zwölf feste Angaben: Ihren Namen und Ihre Anschrift sowie die des Kunden, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (btw-id), Ihre Nummer bei der Handelskammer (KvK), eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Leistungsdatum, eine Beschreibung, den Nettobetrag, den Steuersatz und den Steuerbetrag. Mit der Kleinunternehmerregelung (KOR) lassen Sie die Umsatzsteuer weg und ergänzen einen Befreiungshinweis. Rechnen Sie an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land ab, schreiben Sie „btw verlegd“ (Reverse Charge) und die USt-IdNr. des Kunden auf die Rechnung.

Dieser Leitfaden richtet sich an deutschsprachige Selbstständige in den Niederlanden, meist mit einer eenmanszaak (Einzelunternehmen). Jede Regel wird erklärt, am Ende steht eine Beispielrechnung. Sie brauchen sofort eine Rechnung? Der kostenlose Rechnungsgenerator für die Niederlande funktioniert ohne Konto und liefert ein PDF.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Die niederländische Steuerverwaltung (Belastingdienst) nennt sie factuureisen. Sie gelten für jedes Unternehmen, das Umsatzsteuer (btw) berechnet, also auch für Freelancer:

1. Ihr vollständiger Name und der des Kunden. Der juristische Name oder der Handelsname, wenn er mit Anschrift und Ort bei der KvK eingetragen ist.
2. Ihre Anschrift und die des Kunden. Die tatsächliche Geschäftsadresse. Ein Postfach allein reicht nicht.
3. Ihre btw-id, die Nummer, die mit NL beginnt.
4. Ihre KvK-Nummer, falls Sie bei der Handelskammer eingetragen sind.
5. Das Rechnungsdatum: der Tag der Ausstellung.
6. Eine Rechnungsnummer, die an die vorige anschließt. Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, jede Nummer darf aber nur einmal vorkommen.
7. Gelieferte Waren: Art und Menge.
8. Erbrachte Leistungen und ihr Umfang.
9. Das Leistungsdatum oder das Datum einer Anzahlung.
10. Der Nettobetrag je Steuersatz, gegebenenfalls mit Einzelpreis.
11. Der angewandte Steuersatz.
12. Der Steuerbetrag.

Logo, Unterschrift und Fälligkeitsdatum sind nicht vorgeschrieben. Geben Sie trotzdem Ihre IBAN und das Zahlungsziel an, sonst warten Sie länger auf Ihr Geld. Für Rechnungen bis 100 € brutto gelten erleichterte Anforderungen.

Btw-id oder omzetbelastingnummer: welche Nummer gehört auf die Rechnung?

Bei der Anmeldung hat Ihnen der Belastingdienst zwei Nummern zugeteilt, die oft verwechselt werden:

Die btw-id enthält nie Ihre Bürgerservicenummer (BSN). Beide Nummern finden Sie in Mijn Belastingdienst Zakelijk unter Omzetbelasting.

Steuersätze: 21 %, 9 % und 0 %

• 21 % ist der Regelsteuersatz für alles, was nicht befreit ist und nicht unter 9 % oder 0 % fällt. Die meisten Freelance-Leistungen (Design, Entwicklung, Beratung, Marketing, Übersetzung) gehören dazu.
• 9 % gilt für eine begrenzte Liste von Waren und Leistungen, zum Beispiel Lebensmittel. Im Zweifel hilft die Liste des Belastingdienst.
• 0 % gilt vor allem für Waren, die ins Ausland geliefert werden.

Manche Tätigkeiten sind steuerbefreit, etwa bestimmte Gesundheits- und Bildungsleistungen. Dann steht keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, was nicht dasselbe ist wie der Nullsatz.

Die Kleinunternehmerregelung (KOR)

Mit der kleineondernemersregeling (KOR) berechnen Sie keine Umsatzsteuer und geben keine Umsatzsteuererklärungen ab. Sie steht Unternehmen offen, die in den Niederlanden ansässig sind und höchstens 20.000 € Umsatz pro Kalenderjahr haben, im laufenden wie im vorigen Jahr.

Für Ihre Rechnungen heißt das:

• Sie müssen keine Rechnung ausstellen, dürfen es aber.
• Weder Steuersatz noch Steuerbetrag stehen darauf. Die KvK empfiehlt diesen Hinweis: „Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB“ (Rechnung umsatzsteuerfrei nach Artikel 25 des Umsatzsteuergesetzes), vergleichbar mit dem deutschen Hinweis nach §19 UStG.
• Laut KvK gelten die Pflichtangaben für Sie nicht. Eine saubere Rechnung mit Nummer, Datum und Beschreibung erspart Ihnen trotzdem Rückfragen.

Überschreiten Sie im laufenden Jahr 20.000 €, endet die Befreiung mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, und ab dieser Rechnung berechnen Sie wieder Umsatzsteuer. Seit 2025 gibt es keine Mindestteilnahmedauer mehr. Wer freiwillig aussteigt, kann für den Rest des Jahres und das ganze Folgejahr nicht wieder teilnehmen.

Kunden im Ausland: btw verlegd

Unternehmen in einem anderen EU-Land. Für eine Dienstleistung an ein Unternehmen etwa in Deutschland oder Belgien berechnen Sie in der Regel keine niederländische Umsatzsteuer. Auf die Rechnung gehören:

• der Hinweis „btw verlegd“ (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers);
• die USt-IdNr. des Kunden mit Länderkennung.

Prüfen Sie diese Nummer vorab in VIES, dem Prüftool der Europäischen Kommission. Neben der Umsatzsteuererklärung geben Sie meist eine opgaaf ICP ab, das Gegenstück zur Zusammenfassenden Meldung.

Kunde außerhalb der EU. Für Leistungen an ein Unternehmen außerhalb der EU steht in der Regel keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, und Sie melden die Leistung nicht in Ihrer niederländischen Erklärung. Klären Sie im Zweifel, ob Sie im Land des Kunden etwas melden müssen. Unser Leitfaden zur Rechnungsstellung an internationale Kunden behandelt auch Währungen und Zahlungswege.

Beispielrechnung

Jonas Becker ist Grafikdesigner und arbeitet mit seiner eenmanszaak in Utrecht. Er liefert ein Logo und ein Corporate-Design-Handbuch an Bureau Noord B.V. in Amsterdam.

Rechnung 2026-047 Rechnungsdatum: 30-10-2026 · Leistungsdatum: 28-10-2026 · Zahlbar bis: 29-11-2026

Von: Studio Becker, Oudegracht 120, 3511 AZ Utrecht · KvK 12345678 · btw-id NL001234567B01 An: Bureau Noord B.V., Keizersgracht 300, 1016 EZ Amsterdam

In den Niederlanden schreibt man das Datum als tt-mm-jjjj und den Betrag mit vorangestelltem Eurozeichen: € 2.746,70.

Würde Jonas die KOR nutzen, entfiele die Steuerzeile, der Gesamtbetrag läge bei 2.270,00 €, und unten stünde „Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB“. Säße der Kunde in Köln, betrüge der Gesamtbetrag ebenfalls 2.270,00 €, mit „btw verlegd“ und der deutschen USt-IdNr. des Kunden (DE…).

Zahlungsziel: was das Gesetz sagt

• Nichts vereinbart? Zwischen Unternehmen gilt ein Zahlungsziel von 30 Tagen.
• Höchstens: Unternehmen dürfen bis zu 60 Tage vereinbaren.
• Großkunden: Ein Großunternehmen muss KMU und Selbstständige innerhalb von 30 Tagen bezahlen.

Zahlt ein Geschäftskunde zu spät, dürfen Sie die gesetzlichen Handelszinsen und Inkassokosten von mindestens 40 € verlangen. Eine freundliche Erinnerung wirkt meist schneller: nutzen Sie dafür unsere E-Mail-Vorlagen für Zahlungsverzug.

Wie lange Sie Rechnungen aufbewahren

Sie müssen Ihre Buchhaltung 7 Jahre aufbewahren, Rechnungen eingeschlossen: ausgestellte und erhaltene. Für Unterlagen zu Immobilien gelten 10 Jahre. Bewahren Sie das tatsächlich versandte PDF auf, nicht nur eine bearbeitbare Datei.

E-Rechnung: was heute gilt

In den Niederlanden gibt es derzeit keine Pflicht, E-Rechnungen zwischen Unternehmen zu verschicken: ein PDF per E-Mail genügt. Europa bewegt sich trotzdem: Laut Europäischer Kommission gilt ab dem 1. Juli 2030 eine digitale Meldepflicht für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen, die auf E-Rechnungen beruht. Deutschland und Frankreich haben bereits begonnen. Unsere Übersicht der E-Rechnungs-Anforderungen in der EU zeigt, was in welchem Land gilt.

Schneller abrechnen

Die erste Rechnung ist in Word oder Excel schnell geschrieben. Bei zehn Kunden im Monat wird es mühsam: Adressen abtippen, die letzte Nummer suchen, offene Posten im Blick behalten.

Häufige Fragen

Muss meine KvK-Nummer auf die Rechnung?

Ja, wenn Sie bei der KvK eingetragen sind. Als Freelancer mit eenmanszaak sind Sie das fast immer.

Darf ich die Rechnungsnummern jedes Jahr neu beginnen?

Ja, solange jede Nummer nur einmal vorkommt. Mit der Jahreszahl in der Nummer (2026-001) ist das gelöst.

Ich nutze die KOR. Muss ich trotzdem Rechnungen schicken?

Nein, Pflicht ist es nicht. Geschäftskunden möchten aber meist eine für ihre Buchhaltung: dann ohne Umsatzsteuer und mit Befreiungshinweis.

Berechne ich einem Kunden in Deutschland Umsatzsteuer?

Ist es ein Unternehmen mit gültiger USt-IdNr., in der Regel nicht: „btw verlegd“ und seine USt-IdNr. auf die Rechnung, dazu die opgaaf ICP.

Wie korrigiere ich eine bereits verschickte Rechnung?

Ändern Sie die verschickte Rechnung nicht. Stellen Sie eine Gutschrift (creditfactuur) mit Bezug auf die ursprüngliche Nummer aus und bei Bedarf eine neue Rechnung mit neuer Nummer.

Aktualisiert am 30. Oktober 2026. Quellen: Belastingdienst (Pflichtangaben, Steuersätze, KOR, Aufbewahrung), KvK (KOR nutzen), Ondernemersplein (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Umsatzsteuer bei Leistungen ins Ausland, Zahlungsziel und Inkassokosten), Europäische Kommission (VAT in the Digital Age). Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.